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编码工作流程和过程审计

作者:Ashley cleenger, CPC, CCS-P

在工作场所、人员配置和流程变化如此之多的时代，为了适应我们周围的世界，HIM部门和提供商办公室管理必须跟上工作流程和编码员生产力的波动。这些方面的变化通常开始时很微妙，但在短短几个月内就会发展成重大问题。无论员工规模和数量如何，所有编码人员都应该有一个工作流结构，以及需要维护的质量和生产力度量。关键是要设定可实现的目标，有效地减少冗余任务，避免积压费用激增。但是什么是可实现的目标呢?如何设置和维护一个有效的工作流程?

这些问题的答案会因练习而异。然而，固化工作流流程并将其放入策略的方式应该包括类似的称为工作流流程审计的步骤。

最初，应该对当前的工作流程、策略和收费量进行基线审查。在这个阶段，你还应该检查当前编码员的工作效率，当编码员执行类似任务时，将它们相互比较，并根据平均数量和积压分析这些数字。

为了改进任何流程，您必须首先知道您的起点在哪里。在一定时间内分析费用的总输入和输出将显示出积压的周期性波动。注意到诸如数量激增和/或人员短缺等趋势将有助于确认临时积压的增加，并可能支持流程审计完成后对额外工作人员的需求。使用这些信息，您应该能够确定需要改进的关键领域。

一旦您完成了基线数据审查，就应该让员工输入当前的工作流程以及流程中的痛点。你的编码人员是第一线，是衡量哪些工作良好，哪些工作可以改进日常任务的最佳资源。一项建议是在多名工作人员执行日常任务时跟踪他们。问问他们哪些事情做得好，哪些事情他们觉得花了太多时间。注意它们是否利用了所有当前资源，并验证它们是否使用了任何系统快捷键或其他节省时间的设置。不要忘记检查提供者查询流程以及文档缺陷和附录工作流。

在跟踪和数据分析之后，应该开发一个标准化的编码工作流程文档，其中包括一步一步的编码手册、查询和附录过程(在可能的情况下，提供常见或重复问题的示例)，以及编码技巧和系统导航快捷方式。在向员工翻译这些信息时，屏幕剪辑和视觉效果往往非常有帮助。这种方法既可以用于现有员工，也可以作为新员工的入职工具，以确保所有员工都使用相同的流程和工具来完成收费。

在审计和更新工作流或实现流程改进时，最令人生畏的障碍通常是教育。能够有效地沟通变更或更新是至关重要的。虽然编码世界的变化是不可避免的，但工作流程和流程的变化通常比每年更新的编码指南更难让人接受。在实现之前，我们建议举行专门的教育会议或会议，以审查更新的工作流和任何其他过程更改。这些会议将允许编码人员输入，并促进小组讨论需要做出的任何更改。

通过在分析阶段使用编码人员的输入，可以突出显示来自其他编码人员的过程改进，以显示并支持管理层和编码人员在审计/改进过程中的协作努力。在任何教育课程结束后，书面工作流程和任何更新的政策应发送给所有受影响的员工，并附上一份理解的确认(例如，要签署的PDF文件，通过电子邮件发送给管理层)。

在实施后的几周内，预计会出现问题、学习曲线和一些小问题。安排一个后续会议来讨论这些问题，并在必要时作为一个小组审查解决方案。在会议期间总是推荐积极的反馈，因为流程变更会给每个参与者带来压力。我们还建议在工作流或流程审计的最后阶段，在新流程中继续跟踪收费量、编码员生产力和痛点。在实施后的两到三个月内，通常可以看到工作流和积压工作的改进。

最后，应该使用与初始审查相同的度量、时间框架和标准来执行实施后的后续审计。这些发现在相互比较时应该显示出明显的改善。强调工作流更新帮助简化生产力和任务完成的领域。此外，它可以用来识别仍然需要注意和可能的调整的领域。审查比较数据，安排额外的员工培训和/或发出更新的工作流程(需要编码人员确认)，以完成审计过程。

正如您所熟知的，编码管理和流程改进是不断发展的，并且需要定期审核以跟上指导方针、EMR系统更新、人员配置变化和数量调整的变化。

- Ashley Cleavenger, CPC, CCS-P，最初于2019年6月加入RCCS, Inc咨询团队。她作为外科、评估和管理编码方面的主题专家入职。2020年10月，她担任编码+经理，目前管理RCCS, Inc所有编码专家和客户账户，涉及广泛的专业和外科服务。