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2018年转录成本分析
戴尔·基维，MBA
本文确定了当今医学转录市场中常用的转录人工和技术成本变量。精确测量数量和识别所有合同细则报表，这些报表可能会在发票中添加可计费项目(或人为夸大每个文档的数量计算)，这是直接比较供应商或内部团队之间总预期成本的关键。
外包服务供应商之间的生产率仍然差别很大;然而，该行业在操纵交易量计量方式或收取哪些附加成本方面的名声仍是一个问题。因此，在一个被广泛视为商品的市场中，以数量为基础的价格主导着购买决策，仅凭这些价格并不能提供准确的成本比较。
体积测量清晰度
由于供应商在计算量的方式上含糊不清，AHIMA与医疗保健文档完整性协会(劳工协会)和医疗转录行业协会(服务公司高管)合作，为该行业定义了“标准度量单位”。这项工作推荐使用可见黑色字符(VBC)体积计数方法(无论格式如何，页面上打印的每个字符的值都为1)作为最准确的度量单位。另一种常用的度量是“65字符行”方法，它对打印的字符、空格和制表符进行计数，然后除以65。
在这两种情况下，对于在Microsoft Word中打开的文档，可以在审查/单词计数函数下验证体积计算，该函数定义了“字符(无空格)”和“字符(有空格)”等指标，它们等于AHIMA预期的VBC测量值，而“字符(有空格)”除以65，等于AHIMA预期的65个字符行测量值。
重要的是要注意，页眉和页脚内容不被考虑在“字数计算”中。考虑到当文档上传到EHR时，这样的转录平台内容被剥离，这些平台实际使用的页眉和页脚卷为零。因此，不向供应商支付此类内容是常见和合理的。在一些合同中仍然可以看到的另一种常见的人为体积乘数是“对文档最终外观有贡献的所有字符”的功劳，它计算定义每个文件的字体、页边距和其他报表格式问题的编程语言。
为了避免这些人为的数量膨胀策略，一些供应商建议低单位数量的费率，而实际上每个报告收取更多的费用，要求提案和合同数量计量定义应该包括明确的语言，以排除标题和页脚或任何其他不能立即使用微软Word的“字数统计”工具进行审计的数量。作为后续工作，允许并执行随机的单个文档级批量审计是至关重要的，这些审计有严厉的财务处罚作为支持。
成本变量/量率影响
供应商在成本清晰度和可见性方面继续存在巨大差异的另一个领域是附加费用。无论是仅针对内部员工生产的技术方案，还是具有预期技术支持的全方位服务安排，重要的是要量化可能导致医疗记录/HIM部门或it部门收费的所有内容。一些供应商将共同成本包含在批量费率内，而另一些供应商则单独收取，包括以下费用:
- 年度维护/技术服务协议;
- 个人用户/企业许可费;
- 实施费用;
- 接口成本;和
- 杂项(例如，每个传真页，电子签名访问和移动应用程序费用)。
根据供应商的商业模式，这些可交付的产品可能被认为是标准的运营费用，包括它们的批量费率，而其他人(通常是那些更注重技术的商业模式)更喜欢对每个项目单独收费。无论哪种方式，重要的是要定义所有预期的非特定于数量的费用，并将总成本除以预计的合同期限数量，以确定它们对数量费率的影响。然后需要将计算出的每批量费率调整添加到基本批量费率中，以直接比较内部与供应商或供应商之间的成本。
成本计算器
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*在分析现有服务或技术供应商的成本时，从审计其数量测量方法开始是至关重要的。供应商之间每月或每年的总交易量存在显著差异是很常见的。为了准确地比较竞争供应商的成本，您必须确保对所有技术和服务来源应用相同的经过验证的单一体积测量方法。
行业标准
AHIMA及其附属行业协会为基于数量的成本测量、质量评估和典型周转时间(TAT)预期定义了医疗转录行业标准。谷歌搜索以下短语将引导你到相应的PDF文档:
- 成本:通用度量单位;
- 质量:临床文献质量评估与管理最佳实践和
- 答:通用文档类型的转录周转时间。
其他计数注意事项
即使转录平台以Word格式以外的格式交付文档，基本上任何其他技术格式都可以转换为Word或在Word中打开。每个供应商都可以校准他们的转录平台的音量测量工具，以匹配Word的计算。因此，坚持使用“字数统计”工具进行审计是合理的。
在使用不同版本的Word进行测量时，在大型文档中可能会出现细微的体积差异，尽管这种差异通常只有一两个字符，而且通常只在长度超过10页的文档中才会出现。因此，供应商的平台计数和单词计数之间任何超过一两个字符的差异都是供应商故意校准以增加数量。
一般市场考虑
由于前端语音识别和其他人工智能技术的不断改进，今天的转录市场被广泛视为一种技术杠杆商品服务，未来前景堪忧。因此，即使可以很容易地节省大量成本，大多数提供商组织也不愿意改变他们现有的内部人员配置模式或外包服务劳动力供应商，因为他们预计整个过程很快就会过时。
前端语音识别和EHR供应商积极鼓励这种对劳动密集型转录过程进行更改的厌恶，这些供应商致力于以医生为中心的文档工作流程及其所代表的技术销售机会。另一方面，以服务为中心的供应商名册急剧减少，他们将这项技术(包括前端语音识别)视为商品，并指出各种同行评议的研究表明超过7%通过以医生为中心的工作流方案生成的许多文档包含错误。
在这些最新研究的推动下，人们越来越关注以医生为中心的工作流程质量问题、医生的时间成本，以及由于质量和时间问题而导致的简短文档细节对下游收入的影响。尽管每个人都期望在人力和技术之间保持不断变化的平衡，但严格评估医生和专业之间平衡的全部组织成本(特别是对于更复杂的困难专业的报告)使得一些文档量的转录成本回归合理。
- Dale Kivi，工商管理硕士，医学转录行业协会董事会前成员，并因促进行业计费道德和问责制而获得Beacon奖。他是AHIMA标准“临床文件质量评估和管理最佳实践”的合著者之一，也是AHIMA的成员正式声明编辑顾问委员会。他还担任FutureNet(100%国内转录服务提供商)的业务发展副总裁。可以联系到他dale.kivi@fnehr.com．
