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一致的财务流程是多地点医疗保健实践的关键

作者:Shannon Crowley，注册会计师，MSA

随着医疗保健业务的发展并扩展到多个办公地点，保持一致的财务流程的重要性和挑战也在增加。准确和及时的财务信息、对所有地点的可见性、适当的控制和有效的沟通对于蓬勃发展的医疗保健实践至关重要。

为了有效地管理财务业绩，所有地点应使用相同的总分类账系统和会计科目表。盈亏和资产负债表应在实践层面上由每个地点和医生/卫生保健提供者运行。一些多办公室的实践错误地利用了竖井——不能与其他系统一起操作的系统——导致缺乏实时报告。

如果每个地点在单独的系统上运行，则无法实现整体财务跟踪和展望。筒仓在一个组织中创造了一个独立的和不同的系统环境，使整个实践的财务报告延迟，增加了员工的注意力，并增加了错误的可能性。

此外，管理层应评估在各个地点处理的当前流程与在财务办公室级别处理的流程，以确保流程的一致性并减少冗余。在工作流程中普遍缺乏控制和中断是在实践中缺乏一致的财务流程的最终结果。虽然在个别办公地点，一定程度的自主权可能是一个健康的因素，但患者服务收入、现金管理和银行业务、采购和应付账款、工资和人力服务、财务报表结算和报告应该在一个屋檐下。

培养技术悟性
技术可以进一步简化操作，特别是基于云的存储。简而言之，云计算指的是允许公司在远程和虚拟环境中存储、访问和编辑数据的任何服务，而不是在办公地点。云集成为多位置实践提供了在办公环境内外通过使用internet和内部网进行协作的能力，使办公人员能够在统一的系统中共享、编辑和发布文档。沟通得到了改善，营销能力得到了提高，总的来说，日常业务流程也因此得到了改善。

一个强大的网络安全协议也应该是医疗保健实践的一项授权。除了对受损网络造成的直接损害外，当敏感的患者信息被泄露，为广泛的身份盗窃打开大门时，还会产生许多财务影响。由于网络攻击，财务责任可能会对业务造成重大损害，但可以采取措施防止固有漏洞，包括更新所有服务器和pc上的补丁以及更新杀毒软件。此外，员工了解他们在保护敏感患者信息方面的作用的重要性怎么强调都不过分，因为网络钓鱼和鱼叉式网络钓鱼攻击(黑客通过个性化电子邮件方法创建似乎来自受信任的同事或已知的商业实体的消息)的数量急剧增加，其最终目标是窃取敏感信息。培训员工“信任但要核实”电子邮件。

技术可能是管理多地点医疗保健实践财务的关键，但如果没有沟通，问题就会出现;如果被忽视，整个组织都可能处于危险之中。

沟通的方法可以通过每周全队员工会议来建立。对于州外或其他不方便的地点来说，定期的面对面会议可能是不可能的，但是远程会议可以解决这个问题。面对面的时间不仅能建立友情，还能巩固一致的文化。实践还可以考虑让办公室每年轮流接待彼此，以使各级工作人员更好地了解彼此。如果可行，实践的首席执行官、首席运营官或管理成员应该采取主动，并在计划的基础上亲自访问每个地点。

制定一致的财务流程计划对于多办公室医疗保健实践的成功至关重要，但必须强调建立集体组织文化的重要性。当然，提供最高质量的医疗服务是诊所的目标，也是病人的期望，但这种水平的护理应该从病人进门的那一刻开始，一直到他们下次预约的时候……在每个地方。

- Shannon Crowley，注册会计师，MSA，是一名校长blumshapiro是新英格兰地区最大的区域商业咨询公司，在康涅狄格州、马萨诸塞州、罗德岛州和弗吉尼亚州设有办事处。该公司拥有500多名员工，提供多种服务，包括审计、会计、税务和商业咨询服务。可以联系克劳力scrowley@blumshapiro.com．