二零零七年十二月二十六日

史诗般的挑战
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第十九卷第二十六页

爱荷华大学医院和诊所创造了一个无压力的环境，以帮助员工在创纪录的时间内完成信息系统的转换．

对于大多数人来说，他们面临着在两年内用一体化供应商产品替换设施中备受喜爱和高度定制的遗留信息系统的任务，有趣很可能是他们用来描述这个过程的最后一个词。

但是爱荷华大学医院和诊所的Epic项目团队并不是由“大多数人”组成的。

尽管要在28个月内在拥有762个床位的三级医疗教学设施部署Epic的临床应用系统，同时维护现有的遗留系统，但项目团队并没有被吓住。相反，它采用了“在努力工作的同时享受乐趣”的理念，并采取了一种方法，赢得了怀疑论者的支持，保持了事情的进展，并为现在被称为“史诗项目”的项目注入了健康的笑声。

关键是要设计一种方法，确保每个人都像一个团队一样团结一致地工作，沟通，既积极又有创造力。他们最终得到的是一个有趣的，节俭的执行，围绕着电影，戏剧和音乐制作主题，通过一些创造性的工具来传达，旨在设定期望，建立团队成员之间的关系，促进开放的沟通，并保持项目团队的动力。

uhc临床应用和医疗信息系统主任克里斯蒂·沃克(Kristy Walker)说:“当你哼着小调时，很难感到压力。”“这是一种缓解压力的小方法。我们的理念是“在努力工作的同时享受乐趣”。“这有助于保持平衡和尊重同事。这对Epic项目本身来说并不新鲜，但它有助于我们在紧迫的时间表和任务中取得成功。”

积极可能是一个保守的说法。全民健康覆盖中心试图在两年内完成部署，而其他设施则需要长达十年的时间。整个项目由35个团队内部处理，涉及超过375人，代表临床、IT和超过175个其他关键资源。

增加挑战的是，由于临床工作人员已经习惯了自动化，因此为投入使用准备全套工具至关重要。

沃克说:“我们的终端用户非常依赖他们已经习惯的电子刺激、模板、订单和处方集，因此需要大量的构建。”我们将从床边设备上下载的参数数量将是Epic有史以来最多的。”这也将是Epic从遗留系统传输的最大数据量。

临床应用和医疗保健信息系统助理主任玛丽·乔·达菲(Mary Jo Duffy)说:“这让我们开始时的两年时间表感觉更短了。”

而这一切都是在9个月的供应商选择过程之后完成的，这个过程本身就“相当激进，因为我们需要整个企业的支持才能使这个项目取得成功，”沃克说。“所有代表的利益相关者都需要支持圣杯系统的理念，即可以为每个人做任何事情。要及时完成这一过程，需要以一种非常有条理、统一的模式进行处理。”

交战规则
这种结构化方法的第一步是制定“接触规则”，作为项目的指导原则，包括以下内容:

•以病人为中心。

•尽可能使用最佳实践模型。

•尽可能标准化。

•尽量减少定制。

•避免因分析而瘫痪。

•完美是足够好的敌人。

•上线不是最后一步。

•完成每一个里程碑。

不久不是时候。

•希望不是计划。

•积极向上，富有创造力。

在UIHC中，定义用户粘性规则和指导原则并不是一个全新的概念，但对于Epic项目，“我们确实将其提升到了一个新的水平，”Duffy说道。

为了证明其对规则的承诺，并作为启动项目的一种方式，该团队将这些规则打印在笔记本上，分发到整个设施。这样做也有助于提醒uhc内部的每个人，该设施以患者为中心，这是切换到Epic的核心。

“从制度上讲，我们一直试图以病人为中心。当我们面对挑战或在解决方案上存在分歧时，保持对安全和高质量患者护理目标的关注使我们很容易在方法和途径上达成一致，”沃克说。“这有助于我们解决我们应该如何做事的谈判。这就是为什么我们要确保它在我们的名单上名列前茅。”

包括“很快不是时候”和“希望不是计划”，以解决优柔寡断可能阻碍进展的问题。此外，由于他们是从一个经过多年使用的高度定制的遗留系统转移过来的，“尽可能标准化”和“最小化定制”被放在适当的位置，以提醒每个人“事情会有一点不同，但它会很好，”达菲说。“我们只是想让每个人都知道，我们将在可能的情况下进行标准化。”

沃克补充道:“他们被放在心上，这真的很好。每次遇到挑战，或者我们在协商不同玩家的意见时，(应用规则)都有助于快速解决问题。这些指导原则确实起到了作用，不是以一种独裁的方式，而是在整个公司培养了一种合作精神。”

她举了一个例子，临床医生正在努力确定在新系统中使用哪些术语来表示订单频率。“尽可能标准化”的规则很快被医师领导层采纳，他们决定Epic模型系统中包含的术语将成为标准。

沃克说，这条规则“为人们提供了一些简单可循的东西”。“从历史上看，使用我们内部开发的遗留系统，人们可能会永远过度分析。我们知道这对Epic项目来说是一个风险，这也是我们将其作为指导原则之一的原因。在两年的期限内，我们负担不起长期、旷日持久、持续不断的审议。”

创意沟通与协作
参与规则并不是用来建立一个有凝聚力的团队并与整个UIHC员工进行沟通的唯一创造性工具。微软办公SharePoint是一个协作式的内部网站点，用于让该设施的员工及时了解项目的状态。每月的演讲点被称为“爱荷华史诗”，并结合了宾虚的主题，也用于更新。另外，上线倒计时会被发布到SharePoint上。

在企业范围内共享Epic进度报告，使每个人都对其成功负责，并有助于提高对风险管理的关注。“我们把它放在那里……让他们知道我们在这个项目中的进展，”沃克说。

Epic和uhc的员工团队成员可以读写访问Epic项目SharePoint网站，这样他们就可以更新进度报告和共享信息，最大限度地减少文件的重复，并通过发送链接而不是附加文件来节省电子邮件的空间。

所有通信中的一个关键信息是峰值类比，基于新经济的新规则——互联世界的10项激进战略凯文·凯利著。这个概念的核心思想是，攀登更高的山峰往往意味着首先要越过适应度较低的山谷，而对未来的清晰视野不应被误认为是短距离。

另一个挑战是将35个独立的任务小组整合成一个统一的、有凝聚力的单位。UIHC在一个名为“新时代的黎明”的项目启动庆典上做到了这一点，该项目的主题曲是根据《水瓶座》改编的，名为《史诗在我们身上》。

在活动期间，团队成员参加了“快速组队”，帮助Epic、临床和技术团队的成员相互了解。达菲说，类似于速配，“这是一种让人们互相交谈的有趣方式。”

在“我们的史诗制作”主题下，我们亦展开了内部宣传活动，传达以下主要元素:

•史诗的特点是篇幅长、背景多样、任务中的英雄角色和大量的角色。

•uhc的实现具有与史诗相同的特征;其影响是巨大的。

•uhc的英勇追求包括改善对患者的护理和服务。

•对它的成功负有责任的人很多。

史诗制作的其他方面包括:

•庆祝活动，培训，并宣布免费爆米花;

史诗电影制作的大厅海报被修改以反映执行

•在食堂、查房和报告期间进行“预演”;

•使用电影隔板图形按钮，产品搭配和传单;

•“学习片段”，由每个项目团队制作的两分钟YouTube视频，并发布在SharePoint上，旨在为项目产生兴奋和正能量;

•每个会议室的“简易”按钮;和

•CHARMS，即临床应用部门荣誉奖和表彰奖章，旨在通过有趣的“徽章”来表彰杰出的努力，如辅助技术支持奖和潇洒仪表板奖。

沃克说:“当你做这样的事情时，它会传染。”他补充说，即使是强制性的培训课程也会以史诗般的制作为主题。她说:“这只会让它变得更有趣。”“你仍然在做训练，但会更轻松一些;没有那么大的压力。在积极的环境中，学习和合作会更加成功。”

这种简单的方法甚至以Epic Project Train的形式应用于状态报告。当事情步入正轨时，状态是车头拉着火车;在派对车上庆祝成功的里程碑;当需要帮助时，它的意思是飞出后端，抓住车尾;麻烦就像被拴在一列驶近的火车的铁轨上一样。

沃克说:“你不会因为某件事做得不好而背负所有的负面包袱。“挂在车尾没有什么包袱。这是一个每个人都团结起来帮助解决问题的州。”

史诗般的成功
该项目要到2009年才能完成，但uhc在其积极实施项目中所采取的创新、有趣和节俭的方法所取得的成功已经引人注目，因为各个团队正在很好地合作，以解决分歧，并从设施的各个领域获得投入。

“It和临床医生已经合作多年，这很有帮助。拥有这种信任因素是有帮助的，因为我们现在处在一个事情可能更可怕的时刻，但一切都很顺利，”沃克说。

她指出，就连Epic也注意到了UIHC方法的不同之处。从内部开发的系统到供应商产品的设施转换通常会在开发团队中经历高水平的周转率和不满，但是这个项目受到了积极的欢迎。

沃克说:“重要的是，企业同意这是病人护理的合适工具，并在所有方面一致使用。”“关心和你一起工作的人，关心你的最终成果，能让你保持动力，让艰苦的工作变得可行，并营造一个让你保持积极态度的环境。”

——伊丽莎白·s·鲁普来自佛罗里达州坦帕市。专门从事医疗保健和HIT的自由撰稿人。