二零零七年十一月十二日
风暴过后
Selena Chavis著
郑重声明
第十九卷第二十三页
当一场强大的龙卷风摧毁了乔治亚州的萨姆特地区医院时，医疗卫生部门只能拼凑剩下的病人记录。
在制定灾难准备和响应策略时，许多医疗机构都做了最坏的打算。但谁能预测一个设施实际可能面临什么呢?从漏水和电气火灾到自然灾害和恐怖袭击，灾难一词可以产生广泛的影响。
像卡特里娜飓风这样的大规模灾难告诉医疗机构，不可想象的事情是可能发生的，有效的医疗记录策略是患者安全和护理连续性的关键。这一现实在萨姆特地区医院变得更加明显，当时一场重大灾难使其最周密的计划受到了考验。
3月1日，一场F3级龙卷风直接袭击了拥有143个床位的急症护理设施，这是乔治亚州西南部阿梅里克斯农村社区唯一的医院。风暴系统的一部分已经造成阿拉巴马州企业市的八名学生死亡。几个小时前，龙卷风过后留下了令人震惊的破坏——几乎医院的每个房间都被撕裂了。
“最重要的是，医院所有的病人和工作人员都活了下来，”萨姆特医院的HIM主任爱德华·法尔(Edward Farr)说。他补充说，在接到通知的几分钟内，医院工作人员就能将所有53名病人从病房转移到远离窗户的内部区域。“实际的建筑还在，但损坏太大，必须重建。”该组织一直通过一个流动单位为病人提供服务，直到一个临时设施定于本月开放。
风暴也没有在医院停止，整个社区都受到了破坏，包括新开业的萨姆特健康中心，一个占地8000平方英尺，价值310万美元的设施，用来存放医院的备份磁带。据HIM的助理主任德·西尔斯说，这些磁带在风暴中没有幸存下来。“那个特定的区域被摧毁了，它还保存着我们的一些医疗记录，”她指出。幸运的是，这些记录没有被销毁。
西尔斯说，漏水也对医院的主要医疗记录部门造成了破坏，储存在其他受损严重地区的一些记录完全丢失。
那么，当一个小型农村社区失去唯一的医院时，它的医疗服务会发生什么变化呢?医疗卫生部门如何帮助稳定医疗界?
在压力下加紧工作
暴风雨过后，医院立即用帐篷安置病人。“我们建立了一个陆军流动外科医院，”法尔回忆说。“我们把这些帐篷保留了很长一段时间，然后才有了移动设备。”
在此期间，人机工程系开始将碎片重新拼凑起来。西尔斯回忆说，该部门的可取之处在于，她在电脑上保存了一份主病人索引(MPI)的副本，并在风暴当晚带回家。“拥有这件作品对我们来说是无价之宝，”法尔说。“如果没有这个，我们就无法查到记录。”
事实证明，立即采取行动也很有帮助，西尔斯特意进入IT部门，把所有当前的或可能有备份的信息打包。她回忆道:“我们把服务器从墙上拉下来，放在塑料袋里，不让水沾到它们。”
受损记录被送到蒙特公司，这是一家提供水和火灾损害修复产品和服务的公司。蒙特的区域销售经理史蒂夫•诺顿(Steve Naughton)表示:“萨姆特的情况比大多数地方都严重得多。”“在这种情况下，你最大的敌人永远是时间。”
诺顿表示，将纸质记录损失降到最低的关键是尽快冻结记录，以防止进一步的损害。他指出:“一旦定格，你就有时间做决定。”“很难获取冻结的记录，但这是可以做到的。”
截至发稿时，病人的记录仍保存在蒙特医院，但医疗卫生部门正计划将这些记录转移到一家专门为传递信息而设立的公司。
法尔说，在灾难发生后的一段时间里，医疗卫生部门的各个方面都可以追溯到20到30年前。该医院之前一直处于混合记录状态，其中大约50%的患者记录是电子记录，立即恢复到全纸质环境。编码人员不得不回到“按书编码”，因为系统不可用，转录是通过盒式磁带听写完成的。此外，通过MPI建立了一个Excel电子表格，开始捕获患者数据。
法尔说:“它让每个人都对我们生活的世界有了一种欣赏。”他补充说，有些记录只是丢失了。“在这种情况下，我们尽最大努力通过现有的MPI和与医生和医院工作人员交谈来重新创建记录。”
在灾难发生8个月后，该医院目前正在通过其流动单元提供紧急护理、门诊和肿瘤服务，工作人员预计本月将启用一个临时设施。HIM部门在一个存储当前记录的仓库外工作。
“我们已经回到了混合记录。我们不再打印实验室、放射学报告和医生口述。“剩下的文件到达我们当前的HIM位置，并归档到单元记录中。一旦我们再次有住院病人，我们会继续将部分病历电子化。我们的立场是:如果信息可以通过电子方式获取，我们就不会打印出来。”
法尔说，国务院目前没有任何长期计划来处理“当前的文件”，因为它涉及到扫描和存档。他说:“我们的计划还没有走到那一步。”
经验教训
希尔斯说，预料到意想不到的事情，并补充说，萨姆特的员工从来没有想到会遭到龙卷风的袭击。“阿梅里克斯以位于山顶而闻名——它不可能被龙卷风袭击，”她说。“我们都把这句话牢记在心。”
除了萨姆特的灾难之外，医院的HealthPlex大楼也遭到了破坏，这是对医院伤害的又一次侮辱，给医院上了宝贵的一课。西尔斯说:“把备份信息放在同一个城镇以外的地方。”
萨姆特还了解到在活动之前确定供应商的重要性。在谈到像蒙特这样的康复专家时，法尔说:“我建议所有的HIM专业人士制定一个计划，你已经和一个可以照顾这类事情的人建立了关系。”
法尔回忆说，灾难发生后，工厂被供应商的电话和拜访轰炸，他指出，在时间紧迫的情况下，工厂花了一周的时间才选择蒙特。
诺顿说:“在赔钱的情况下交换名片并不是一件好事。“当这种情况发生时，如果你已经选择了一家供应商，你已经获得了我们的信用……我们已经获得了你的信用……事情会变得更顺利。”
蒙特制定了一项名为“蓝色代码”的预防计划，诺顿表示，该计划可以帮助医院评估能够帮助他们做好准备并从灾难中恢复过来的服务提供者。他指出:“最大的挑战是努力制定一个协调一致的计划。”“如果事情进展得快，对每个人都好得多。”
西尔斯还指出，大多数医院仍在存储一些纸质记录，这增加了用水问题造成损失的可能性。她建议:“如果你生活在纸的世界里，一定要有防水油布。”因为某种容易快速获取的保护性覆盖物可以保存很多记录。
最佳实践:计划和实践
Bonnie Sher, RHIA, CCS, CCS- p, CPC，基于她在卡特里娜飓风破坏后试图为继父建立医疗记录的经历，她说:“如果有一个电子记录的地方，那就是在紧急情况下。”
回忆起卡特里娜飓风在水坑里留下的记录，谢尔说，在灾难发生后不久，她不得不单独去看医生，了解继父的健康需求和药物情况，当时他正在吃17粒药——在早餐的时候。
谢尔说，技术可以解决许多问题。谢尔目前正在与AHIMA合作编写一本灾难规划和恢复书籍。“格尔夫波特(小姐)纪念医院有电子记录。一旦有了电，他们就会立即恢复供电。”
除了建立一个明确的、直接的灾难计划，特别是与病人记录相关的计划，谢尔指出需要实践这个计划。她说:“看看你的应急计划，然后练习、练习、再练习……就像军队一样。”
诺顿对此表示赞同，并补充说，适当的做法也将有助于医疗机构清除不必要的记录。他表示:“要确保他们遵守自己的记录政策。”他指出，有必要保持良好的日常库存管理，并在一段时间后销毁记录。“如果你不确定那里有什么，你最终会处理(不必要的)记录。然后你必须进去净化它们，然后才能继续前进。”
能够访问文档管理解决方案也是有益的。总部位于宾夕法尼亚州的Alpha Systems公司总裁兼首席运营官Brett Griffith指出，文档管理供应商可以通过在公司的应用程序服务提供商上存储数据快照来帮助医疗保健组织。“如果他们发生了灾难，我们有一套完整的医疗记录，”他说。他建议医疗机构应该尽快收集数据——无论是在病人住院期间还是出院后——以降低风险。“如果他们从一开始就扫描并消除了纸张，那么就没有什么东西是不容易替换的。”
- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。
在灾难期间避免HIPAA影响
在灾难期间，在许多方面进行有效的沟通与患者的安全和隐私有关。Bonnie Sher, RHIA, CCS, CCS- p, CPC，一位参与AHIMA myPHR项目的HIM专业人士表示，HIPAA将允许医疗机构在灾难期间稍微放松规则，但它实际上并不等于有很大的回旋余地。
谢尔建议各组织考虑在紧急情况下让他们的卫生主管作为媒体联系人，因为“他们知道什么该说，什么不该说。”
在卡特里娜飓风过后，卫生与公众服务部发布了一份公告，承认有必要随时获得医疗保健服务，并指出HIPAA隐私规则如何允许在灾难情况下共享患者信息。
隐私规则涵盖的供应商和健康计划可以通过以下方式共享患者信息:
治疗
医疗保健提供者可以根据需要共享患者信息以提供治疗。治疗包括与其他提供者(包括医院和诊所)共享信息;转诊患者接受治疗，包括将患者与患者重新安置地区的现有提供者联系起来;并与其他人协调患者护理，例如紧急救援人员或其他可以帮助为患者找到适当医疗服务的人。
提供者还可以在必要的程度上共享患者信息，以便为这些医疗保健服务寻求付款。
通知
医疗保健提供者可以根据需要共享患者信息，以识别、定位并通知家庭成员、监护人或负责照顾个人位置、一般情况或死亡安排的任何人。
在可能的情况下，提供者应获得个人的口头许可，但如果个人无行为能力或不可用，提供者可以出于这些目的分享信息，如果在他们的专业判断中，这样做符合患者的最佳利益。必要时，医院可以通知警方、媒体或公众，以帮助寻找、识别或以其他方式通知家属和其他人其亲人的位置和一般情况。
此外，当提供者与救灾组织(如美国红十字会)共享信息时，如果共享信息会干扰该组织应对紧急情况的能力，则没有必要征得患者的许可。这些救灾组织是根据法律或其章程授权协助救灾工作的。
迫在眉睫的危险
提供者可以根据适用法律和提供者的道德行为标准，在必要时与任何人共享患者信息，以防止或减轻对个人或公众健康和安全的严重和迫在眉睫的威胁。
设备目录
维护患者目录的医疗保健机构可以告诉询问个人信息的人员该人是否在该机构、他们在该机构中的位置以及一般情况。当然，如果披露不是由受保护的实体做出的，则隐私规则不适用于这些披露。因此，该规定并不限制美国红十字会共享患者信息。
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防备无法防备的人
Alpha Systems总裁兼首席运营官Brett Griffith表示，供应商可以采取一些实际措施，以确保他们为任何中断做好准备，特别是在飓风季节。他列出的前10名包括:
1.确保所有存档的医疗记录都被扫描并安全地存储在场外。
2.在实现电子医疗记录(EMR)的同时，要确保纸质医疗记录的重要部分，如保险文件、内部生成的信息(手术室笔记和心电图条)或其他外部生成的文件(转诊或高级指示)继续流入医院系统，以形成完整的EMR。
3.考虑用于数据管理的计算机输出到激光磁盘(COLD)馈送，它允许医院捕获存储在不同系统中的数据，并将所有这些格式(甚至是专有格式)转换为一种通用格式。
4.病历应在病人出院后24至48小时内保存。
5.存储应该在应用程序服务提供商服务器上提供随时随地的访问，以便进行停机访问。提取的信息还应该存储在服务器上的可移动媒体(CD-ROM或DVD)上，以便在需要时快速访问。
6.除了原始数据外，存储备份还应维护索引和审计跟踪，作为备份服务的一部分。
7.确保场外存储设施有备用电源、严格的安全功能、防火和气候控制、充足的通信、带宽和服务器功能，以确保全天候访问。
8.确保数据是通用的、可互操作的格式，能够经受住技术变化的影响。
9.访问备份设施，确保适当的程序和控制到位。
10.与那些需要快速访问患者信息的人沟通您的备份程序。
