2007年8月20日
摆脱了纸的重量
Selena Chavis著
郑重声明
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了解三个医疗保健组织如何通过实施电子文档管理系统来摆脱“纸怪”的束缚。
无论这是实现电子健康记录(EHR)的第一步，还是改进工作流程的方法，还是释放所需空间的策略，医疗保健组织都发现文档管理解决方案可以提供所需的结果。
来自HIPAA和联合委员会的监管和认证压力(要求在指定的时间段内存储广泛的文档)使得纸质存储策略在医疗机构寻求适当管理信息时变得至关重要。这也给许多设施带来了纸上的噩梦。
巴尔的摩Mercy医疗中心的高级项目经理利亚·康威(Leah Conway)说:“无论我们扩大多少，临床空间都不够用。”“我们决定要对这篇论文做点什么。(文档管理技术)确实帮助解决了‘纸怪’问题。”
虽然法规要求可能是造成医疗保健环境中“纸怪”的一个驱动因素，但行业专业人士建议，全面推进电子文档管理系统(EDMS)的实现是由全面发生的IT转型推动的。位于宾夕法尼亚州的杜波依斯地区医疗中心(DRMC)的医疗信息系统经理汤姆•约翰逊表示:“这是整个It计划中众多解决方案之一。”
随着医疗保健环境进一步进入混合医疗记录领域，其中数据以纸质和电子形式记录，几乎每个医疗保健组织都将面临管理基于纸质的健康信息以及更高效、更精简和更安全的电子数据流程的挑战。
北卡罗来纳州艾瑞德尔纪念医院的医疗记录主任玛莎·亨特说，EDMS的好处可能是深远的。
她指出:“这对我们的医疗记录部门、急诊室、账单和收入产生了重大影响。”“通过自动化，我们不仅能够提高收入，而且还可以腾出医院所需的房地产。”
通过提供一种扫描、归档、跟踪和管理纸质文档图像的方法，EDMS技术可以帮助集成许多不同的信息系统，否则这些系统将相互独立地工作。文档有可能被链接到以前无法访问的事务系统，并且许多以文档为中心的劳动密集型业务流程可以得到更好的简化。
以下案例研究提供了几个医疗保健组织如何实现EDMS的示例，以及来自一线的最佳实践建议。
艾瑞德尔纪念医院
亨特承认:“我们在急诊室打了一场必败的仗。”他指出，清理急诊部门(ED)记录丢失造成的重大收入损失是采用EDMS的主要动力。“似乎我们在拿到账单之前就错过了很多急诊科的记录。”
对于这家拥有247张床位、每月接受近5000次急诊的持牌医院来说，每月的损失高达4万美元。工作人员会记录下所有急诊病例，并在轮班结束时与病人病历核对。在每月生成近30万页的记录后，急诊科的工作人员经常发现他们无法将日志与患者记录协调一致，因为纸质记录丢失了。
“(患者病历)永远不会送到医疗记录部门。通常，记录会在急诊室保存一个月，”亨特回忆说，他补充说，虽然急诊室是寻求文件管理解决方案的最初原因，但该机构也认识到，这将是迈向电子病历实施的一步。“我们确实有一些电子程序。它绝对是电子记录的门户。”
亨特说，在选择了Laserfiche开发的数字文档管理系统后，Iredell公司的ED收入立即出现了增长，通过业务流程的自动化，该设备减少了80%的纸张。此外，医院已经实现了图表的自动化创建，同时消除了物理复制和记录的传输——最终加快了编码和计费，并履行了HIPAA和联合委员会的义务。
亨特指出，在该设施在收入和工作流程方面实现的所有好处中，最好的结果之一是取消了ED记录的快递服务。这家医院位于距离夏洛特50英里的地方，以前必须制作三份急诊科记录，一份用于账单，一份用于质量，另外一份将通过快递发送到夏洛特签约的医生服务办公室。
随着EDMS的实施，Iredell医生现在可以通过他们自己的门户即时访问记录。亨特说:“对于他们的质量和我们医院提供服务的方式来说，这是一个巨大的胜利。”“他们喜欢能够在线查看记录。”
该组织仍然保留着两年的纸质文件，据亨特说，因为“这对我们的重新接纳率很有帮助。”目前，该医院实现了35%的再入院率，超过50%的患者属于医疗保险或医疗补助计划的支持。“他们确实经常去医院，”她指出，并补充说，该组织还选择保留一些纸质记录，因为许多医生“还没有完全放弃纸质记录。”
由Iredell实施的Laserfiche程序提供了与Keane患者管理系统的直接接口，该系统运行该设施的患者会计系统。亨特警告说，在选择EDMS技术时，医院需要了解他们当前和未来的需求，确保它能提供与其他患者项目的所有必要接口。她警告说:“如果你不能在所有这些方面保持聪明，你可能会让你的机构损失很多钱。”
展望未来，Hunter认为Iredell将始终需要一些文档管理技术，即使在该设施计划实施EHR之后。她说:“在我采访过的所有(使用电子健康档案系统的)医院中，每天结束时，30%的记录仍然是纸质的，所以他们必须扫描文件。”“我认为这种情况永远不会消失，所以你需要一个兼容并能与其他系统良好合作的系统。”
美慈医疗中心
对于Mercy Medical Center来说，空间是选择文档管理解决方案的关键驱动因素。但是，根据Conway的说法，自实施以来，该组织已经实现了许多额外的好处。“这绝对是一个空间限制的问题，”她回忆道。“我们没有意识到我们将从改进的工作流程和减少文档错位中获益良多。”
拥有280张床位的天主教医疗保健设施是Mercy Health Services公司的一部分，该公司还包括Stella Maris长期/老年护理设施以及社区卫生中心网络。由于医疗保健网络的两个主要设施使用不同的医疗应用程序(meditech和Misys vision)，因此找到能够轻松与这两个系统连接的技术非常重要。
根据Conway的说法，该组织从2004年开始选择供应商，并通过技术供应商ImageNow启动了一个试点项目，该项目将涵盖应付帐款(AP)、乳腺癌部门和部分医疗记录。“我们想看看这个软件在商业和临床环境中的表现，”康威说。
据康威说，该组织后来实施了实施，在分娩部门、医疗记录、入院、AP和医生实践方面带来了直接的好处。目前，该技术覆盖了大约70%的功能，并已部署到人力资源、患者会计、实验室、放射科、调度和出纳等部门。
在谈到整个组织所取得的效率时，康威说:“通过电子化，结果非常神奇。”
康威表示，该组织选择首先将该技术部署到分娩部门，因为如果医院难以找到记录，“(它)代表着最大的财务风险”。她回忆说:“医院里到处都是病历。”“我们在处理产前记录方面做得很差。”
康威说，在最初推出之前，该组织做出了一个战略决策，避免“反向扫描”记录的过程，而是采取从今天开始扫描记录的方法。她说:“扫描(过去的记录数据)所需的时间比使用现状要长得多。”她引用了一项成本效益分析的结果，该分析表明，扫描的人力劳动将大于继续存储和检索的费用。“查找资料的时间要少得多。我们宁愿花时间把这项技术推广到新的部门。”
Conway回忆说，在推出过程中遇到的最大困难在于数据输入的质量控制。“人为因素是最大的因素，”她说。“我认为解决这个问题需要多管齐下。”
Conway建议数据输入人员清楚地了解数据是如何向下游流动的，以及他们的角色在大局中的位置。她补充说，为表现出色的员工提供奖励计划也无妨。
考虑到一个全职的职位，以适应扫描需求，这对于成功推出也很重要。“没有扫描精灵，”她打趣道。“有专门的资源来进行扫描、质量控制和索引是非常重要的。我们的职员整天整夜除了扫描记录什么都不做。”
DRMC
2004年，DRMC从医疗保健研究和质量机构获得了150万美元的赠款，用于研究在电子病历系统的帮助下提供护理的效果。该项目建立了一个由五家医院组成的区域卫生信息组织，其目标是在为17.4万名患者提供服务的五个县地区共享安全的医疗记录信息。
根据Johnson的说法，文件管理技术的好处在这家拥有214个床位的医院得到了最好的实现，并与EMR计划相结合。他强调说:“文档管理本身就缺乏电子病历中的很多智能。”
该机构试图将重点放在一些核心措施上，包括联系人记录的可用性、提高生产力、改善积压、减少应收账款天数，以及员工远程办公的能力，“特别是在难以招聘的领域，比如编码人员，”约翰逊指出。
卫生信息系统分析师米歇尔·蒙托斯基(Michelle Montowski)表示，该机构能够使用McKesson的Horizon Patient Folder自动完成50个流程，并在系统中内置了250个工作流智能线索。她说:“一旦记录被扫描进来，它就会被自动发送到需要它的部门。”她指出，通过完整的电子病历包提供的资源可以实现这一目标。
就可衡量的结果而言，Johnson说，在不到三个月的时间里，该组织的抽象积压从50万美元减少到不到6万美元。随着这些效率的提高，DRMC能够将其HIM部门的人员配备减少大约一半，将员工的时间重新集中到医院的其他领域。
“整个工作流规则引擎创造了极大的效率，”他断言。“你扫描所有这些文件，然后你说，‘太好了，现在我该怎么处理这些信息?定制工作流程的能力才是真正的价值所在。”
Montowski建议，在EDMS技术的推广阶段，“把员工扔给HIM”是个好主意。当你上线的时候，你肯定会造成一些破坏。”
对于HIM部门来说，在上线后“坚持自己的立场”，使变更成为操作的现实部分也是必要的。“一旦记录被扫描，就不会再离开部门了，”她强调说。
Johnson回忆说，医生购买是整体实施战略的重要组成部分，该组织采取了自上而下的方法。“我们有一位非常强大的首席医疗官，”他说。“医生们一开始相对消极，但(对最终产品)的总体满意度很高。”
DRMC还发起了一项计划，让医生接受一对一的培训。“真的，这是恐惧。他们需要看到，这将节省(他们)时间，而不是花费(他们)时间。”
- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。
