二零零七年七月九日

保护重要纪录
范·卡莱尔著
郑重声明
第十九卷第十四卷第12页

重要记录保护(VRP)——无论是纸质病历还是电子病历(emr)——对于医疗专业人员来说仍然是一个关键的管理问题。许多实践倾向于将整个备份和保护过程外包给外部服务提供商。

不幸的是，当现场VRP被忽视或处理不当时，如果发生火灾、飓风、洪水或其他自然灾害并对实践造成损害，可能会导致严重后果。每一次实践都会有重要的现场记录，没有人能准确预测灾难发生的时间。

一些当前信息，如活动患者记录、日常事务日志、托管护理合同，甚至与操作问题相关的非医疗(但仍归类为重要)记录，都需要保留在现场，并得到充分维护和保护。这些文件可以包括证明财产、设备、车辆、产品等所有权的合同和协议;经营记录，如当前或未经审计的会计和税务记录;人事和工资记录;标准操作程序;以及报告、审计和摘要。

关于数据备份和保护的信息(在现代实践中是必要的)可以通过大量的文献、指南和标准获得。大多数实践采用现场VRP的各种组合，包括防火保险库、保险箱或文件柜;离线存储;与专门从事场外存储的供应商进行存储。

现场安全
HIPAA规定，医疗记录必须存储在一个安全的、防火的位置，在防火的文件或保险库中，这些文件或保险库已经被保险商实验室(UL)测试过，这是一个非营利性的产品安全认证组织。这确保了备份从创建到归档都是100%安全的。

纸张以外的媒体
在电子病历和现代数字化实践的时代(尽管个人从业者最不可能使用电子病历)，现场VRP的一个关键问题是保护存储在缩微胶片、缩微胶片、光盘、磁带、磁盘、磁带、cd - rom、dvd和摄影材料上的重要记录。

这些“非纸”文件在其整个生命周期内都需要特殊的保护措施，以确保保存。这些措施包括部署专门设计的数据柜和数据库，以提供特定的环境条件，包括温度和湿度控制。为纸张和缩微胶片设计的标准防火文件柜，由于纸张和缩微胶片的燃点远高于磁性介质，无法为磁带、磁盘和磁盘提供足够的保护。纸张在华氏400度时就会被破坏，而磁带在华氏125度时就会失效。由于许多现代实践将重要数据存储在cd或可移动Zip驱动器上，因此他们应该考虑专门设计的容器，称为介质库，用于存储和保护患者记录免受热量、湿度、灰尘和磁场的有害影响。

对于现场重要记录的存储，即使只有有限的时间，也必须使用经过UL或其他国家知名的独立测试实验室测试的产品。

选择非现场供应商
在选择异地存储供应商时，请确保了解所涉及的所有费用，包括进出费、隐私和安全性。还要知道使用什么类型的护理来传输数据和存储设施的类型。考虑距离、可达性、安全性和服务。

储存设施应该离你的设施足够远，以确保一场重大灾难不会影响到两个地点。农村和人流量低的地区可以更安全，更容易守卫。避免在高风险地区的设施，包括机场，铁路，化工厂附近或洪泛平原和龙卷风带。还要确保在合理的时间内每天24小时都可以访问供应商，以便您可以快速获取记录。

恢复生命纪录
尽管看起来很容易被VRP流程分散注意力，但重要的是要注意，医疗实践的主要驱动因素是业务连续性、灾难恢复，以及(特别是对于医疗实践)恢复策略。为了确保重要记录在灾难中可以被删除，请保留存储在何处的总列表或索引。列出重要记录的具体类别，制定文件跟踪计划，指定安全的搬迁目的地，并安排主要和备用运输。确保您有非现场供应商的24小时联系信息，必要的许可和许可，以及分配给内部人员的联系信息。最后，根据所涉及的具体媒介，培训责任方处理和保存记录。

结论
所有类型的医疗机构都必须认真建立保护政策和程序的记录，并记录为什么他们选择某些策略和技术来保护他们的重要记录。简单地说，在过去几年中，需要更好地管理重要记录的所有做法急剧增加。现在深入了解这个问题，找出适合您实践的最佳VRP解决方案。

- Van Carlisle是位于印第安纳州新奥尔巴尼的Fire King公司的总裁兼首席执行官，这是一家安全和防损公司。

资源
UL (Underwriters Laboratories)是一家独立的非营利性产品安全认证机构，一个多世纪以来一直从事产品测试和安全标准编写工作。UL (www.ul.com)每年对超过19,000种产品、组件、材料和系统进行评估，每年在71,000家制造商的产品上出现210亿个UL标志。