二零零七年四月三十日
EDMS技术-超越纸张
Selena Chavis著
郑重声明
第十九卷第九页
选择合适的文档管理系统可以简化操作并提高效率。
EDMS和EMR哪个更重要?还是两者合而为一?向电子文档管理系统(EDMS)供应商和HIM专业人员询问这些问题，答案会根据组织的需求和目标而有所不同。
他们都同意的是，EDMS技术为更高效、更精简的纸张管理提供了一种广受欢迎的解决方案。随着医疗保健环境进一步进入混合医疗记录领域，其中数据以纸质和电子形式记录，几乎每个医疗保健组织都将努力应对管理基于纸质的健康信息以及更高效、更精简和更安全的电子数据流程的挑战。
总部位于俄亥俄州的电子数据管理系统供应商Streamline Health的总裁布莱恩·帕齐(Brian Patsy)说:“你可以走进一家声称无纸化的医院，你会在病人病历中发现数千张纸。”“我不知道哪家医院不是混合病历。每个人都是混血儿，这就是为什么(EDMS)如此重要。”
从本质上讲，EDMS技术提供了一种扫描和归档纸质文档图像的方法，以及跟踪和存储电子文档的能力。在医疗保健环境中，该技术可以帮助集成许多不同的信息系统，否则这些系统将彼此独立工作。文档有可能被链接到以前无法访问它们的事务系统，并且许多劳动密集型的、以文档为中心的业务流程可以得到更好的简化。
patsy强调，医院和卫生机构每天都会收到成百上千的传真或手写医嘱，其中一些医嘱在纸堆中被弄丢了。她指出，将这些医嘱扫描成电子表格的简单任务就能带来好处。注册、录取和从第三方支付方收到的信件等领域也是如此。
将这些现实情况与提高数据安全性和节省成本的机会结合起来，很明显，医院正在朝着更高效和有效的管理纸质记录的方向发展，因为它仍然是患者记录的重要组成部分。
文档管理技术起源于20世纪80年代，但根据Patsy的说法，医疗保健行业花了十多年的时间才认识到实施该技术的好处。在20世纪90年代初，当无纸化的概念首次被引入时，帕齐指出，许多首席信息官认为没有必要管理“纸张”。
“人们花了90年代的10年时间才认识到他们需要解决这份文件。他补充说，他相信通过以文档为中心的高速公路管理文件的需求将存在一段时间。
“只要我能想象，我们就会在宇宙中占有一席之地。这不是一次性的技术。”
EDMS vs. EMR
总部位于伊利诺斯州的MRC咨询公司的创始人迈克·科恩表示，EDMS和EMR背后的技术和战略是分开的，但高度互补，这意味着“有时界线会变得模糊”。
注意到一些组织将实施EDMS技术并称之为EMR, Cohen说文档管理技术将限制医疗保健提供者在EMR领域的工作。“在某些情况下，这些限制是没有意义的，”他指出，并进一步指出，根据组织想要实现的目标，EDMS可能符合要求。“EDMS非常适合将纸质文件转换为可访问和阅读的数字格式。对于一些组织来说，EDMS可能是起点和终点。”
智能文档解决方案(SDS) Healthport EDMS部门的副总裁Aaron Brandwein认为，EMR和EDMS解决不同的问题——EDMS管理文档，而EMR管理临床实验室、笔记和咨询等数据。“有很多EMR供应商将EDMS作为一个组件出售……这就是为什么我说它是分开的，”他补充道。
Patsy认为，EMR应该被视为解决方案的组合——那些解决结构化数据的解决方案和其他专注于自动化过程中的非结构化数据的解决方案。他说:“EMR应该包括一个EDMS作为一个子集来处理非结构化数据。”
在蒙大拿州北谷医院的案例中，EDMS技术在该组织实施了一个在线输入和管理其临床信息的系统五年后才得以实施。“我们的混合记录已经有一段时间了，”RHIA医院HIM和合规主管Traci Waugh说。beplay最新备用网站
当医院需要更大的空间时，EDMS技术成为主要考虑因素。在建设新设施的过程中，该组织意识到，一旦新建筑完工，用于记录的存储空间将大大减少。“我们刚刚利用了新大楼的每一个区域来照顾病人，”Waugh指出，并补充说他不是唯一受到影响的部门。“商务办公室、人力资源、财务等部门的人员减少了。我们寻找的是一款能够容纳我们所有人的产品。”
如今，SDS HealthPort解决方案的实施正在全面展开，Waugh表示，该组织不仅获得了更多空间的好处，而且还获得了文件流程的精简性，实现了更“完整的电子记录”。该产品提供文档捕获、管理、索引、检索、查看和分发。此外，它还管理图表完成过程，包括电子签名和医生通知，并为所有部门提供记录捕获功能。
实现注意事项
Brandwein建议，EDMS技术的实施通常是电子病历采用过程中良好的第一步。他强调:“去网上找两年的信息吧。”“然后，电子病历会带着备份的数据文件运行。这样，当供应商进入电子病历时，立即就有了价值。”
Cohen对此表示赞同，他指出，在实施EMR之前，有一个有效管理纸质文档的渠道将使过渡阶段更加轻松。“棘手的部分是将旧数据输入电子病历。这就是EDMS发挥巨大作用的地方，”他说。
Brandwein强调临床医生的支持是电子病历过程中不可或缺的一部分，他补充说，如果在电子病历过渡阶段有太多的数据需要从纸质记录中获取，临床医生通常会在这个过程的早期感到沮丧。Brandwein指出，在他与医院和医疗机构合作的经验中，由于试图管理混合环境的复杂性，许多医院在EMR之后实施EDMS时遇到了“紧急”情况。他说:“我们提倡在实施电子病历之前先购买电子数据管理系统。”
另一方面，Waugh表示，North Valley在开始EMR过渡后实施EDMS的经验效果良好。她说:“在某种程度上，(有某种形式的电子记录)可能有所帮助，因为临床医生已经习惯了上网获取信息。”
在选择EDMS解决方案时，Patsy强调，机构应该考虑一个解决方案如何使所有部门受益的跨职能方法，包括材料管理、人力资源和业务办公室。他指出:“如果你采取企业级的方式，你就能获得规模经济。”他还补充说，通常情况下，各个部门需要“牺牲”最好的产品来满足他们的特定需求，从而为整个企业做出最好的决策。
“最重要的决定是，这些系统将如何支持医院的临床和业务流程?科恩重申道。“这又回到了有一个好的战略和清晰的愿景，你想从电子病历中得到什么。”
Brandwein建议组织需要在这个过程开始之前建立一个有效的过渡计划来引入新技术。“任何时候你通过改变流程来转移工厂，都会产生文化冲击。当你把你的设施转移到无纸化时，它会影响整个组织，”他说。“在这个过程的早期，你真的需要一位内科医生的支持。”
科恩对此表示赞同，他补充说，变革更多的是文化和管理问题，而不是技术问题。他建议:“EDMS可以使病历更加电子化，而不需要医生做出太多改变。”
沃说，在北谷医院，新技术和新流程是分阶段引入的，首先是急诊科，然后是当日手术，最后是住院病人。
Brandwein强调，随着每个部门开始使用新技术，每个部门都将有自己独特的培训问题，这意味着HIM和IT将需要与部门合作，以建立最佳方法。
他扮演的角色
Patsy说，与医疗保健领域的整体电子运动同步，EDMS技术的好处再次提升了HIM专业人员的地位。“他们是主要的决策者吗?绝对不是。但他们现在有很大的影响力。”
在决策方面，Cohen认为最好的方法是组成一个由HIM、IT、医生和临床医生代表组成的团队，保持EDMS的主要目标是支持医院的临床和业务流程。他补充道:“IT部门应该抵制带头作用。”“他需要扮演重要角色。”
Brandwein强调，HIM和IT需要建立一个框架，以有效地满足每个部门的需求，同时把首要目标——病人护理——放在首位。
- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。
墨菲定律:不要期望实现是完美的
当位于蒙大拿州农村的北谷医院(North Valley Hospital)搬到新设施时，它决定在各个部门保存记录的空间将成为一个关键问题。为了解决这个问题，该设施开始采取行动，通过电子文件管理系统(EDMS)将纸质记录转移到电子形式。
“我们从来没有做过任何扫描或存档。我们在这方面还是新手，”RHIA的HIM和合规主管Traci Waugh回忆道，并强调即使有一个精心设计的计划，该组织在这个过程中也遇到了许多障碍beplay最新备用网站。
她说:“我们正在进行一个如此大的项目，因为它不仅仅是医疗记录。”“这真的让员工们大吃一惊。他们必须改变自己的思维方式。”
根据Waugh的说法，实现策略遗漏了几个关键细节，这些细节立即变得至关重要——首先是需要分配一台PC单独用于扫描。她回忆说:“我们不得不在最后一刻匆忙找到一台专门用于扫描仪的个人电脑。”
随着管理层开始考虑职员花在扫描上的时间，显示器的大小也成为一个关键问题。“很快，我不得不为20英寸的平板进行谈判，因为他们的生活将在电脑前度过。这引起了所有用户的共鸣。”
Waugh发现整个设施的文档检索过程的学习曲线非常有效。最难的部分变成了部门的工作流程。她说:“这影响到医院的每个人。”她还补充说，其他部门遇到的一些挫折意味着时间表并不总是符合预期。
“我(在实施过程中)多次要求召开电话会议，讨论现实的时间表，”她回忆说。“它会让我们所有人重新聚在一起，看看我们在哪里，重新组合。”
作为企业范围解决方案战略的一部分，Waugh说，各个部门之间存在一些不和谐，产品没有完全符合他们的框架。“我们遇到了障碍。各个部门都在说，‘这个产品不适合我，’”她指出。
沃认为，如果HIM的管理和信息服务部门在部门推广中发挥更大的作用，这些挫折本来是可以避免的。她建议:“继续参与其他部门的推广工作，让他们知道你是一种资源。”
- - - - - - SC
