二零零七年四月十六日

管理转录溢出
作者:唐·休斯和金·弗农，RHIA
郑重声明
第九卷第八页

与进入HIM部门的大多数信息和信息请求一样，口授的语音文件并不总是在一周或一年中稳定地到达。有时是小溪，有时是河流。当医疗机构的语音文件泛滥时，其内部转录过程通常无法处理额外的音量，从而导致溢出情况。然而，实际上，这些文件不再在任何地方流动;他们处于停顿状态，在系统中创建了积压的语音文件。

医院、诊所和其他供应商以不同的方式处理他们的溢出。通常，他们采用临时解决方案来消除积压，然后返回到正常的转录过程。然而，在下一个不可避免的洪水期间，这一过程将再次中断。因此，太多的医疗机构陷入了一个无休止的循环，只能对经常出现的溢出危机做出反应，而不是主动解决问题。

最常见的溢出原因是假日、假期或高流动率造成的人员短缺。其他原因包括转录量的意外波动，患者就诊数量的季节性上升，以及夜间和周末人员不足。

等待转录的积压的语音文件往往被忽略，直到达到临界质量，此时设施实施紧急措施，通常是昂贵和低效的，因为紧急措施往往是。即使积压在很长一段时间内缓慢而稳定地积累，通常也不会得到解决，直到它成为一个严重的问题。

医疗记录泛滥造成的最紧迫的问题是不完整的医疗记录，这导致了一系列额外的担忧，从不必要地延长住院时间到减缓计费过程。人满为患还会导致愤怒的医生、负担过重的转录员，以及医院被迫支付加班费和(或)寻求外部帮助时增加的成本。

临时解决方案
当然，“临时解决方案”这个词是一种矛盾修饰法。然而，这是大多数医疗机构在处理溢出问题时所依赖的。除了要求自己的医疗转录人员加班外，他们通常将积压的工作外包给一个或多个医疗转录服务组织(mtso)。在某些情况下，设施被迫从一些不熟悉的mtso那里获得援助，只是为了度过当前的危机。

试图用短期外包来解决溢出问题是不可靠的、昂贵的和低效的。首先，MTSO可能无法直接与医院的HIM系统连接，以获取患者人口统计信息和易于访问的完成文件。此外，为MTSO工作的医疗转录员(MTs)将不熟悉设施的帐户细节，不习惯医生听写的习惯，这将影响周转时间和准确性。

在与当地的MTSO打交道时，其mtts不一定具有所需转录的每种工作类型的经验和专业知识。此外，临时外包项目往往更注重速度而不是质量。

当MTSO面临语音文件的积压时，周转时间可能非常不一致和不可预测，质量也是如此。一旦语音文件离开设备，通常很少或根本没有对工作流程的监控。此外，该设施通常被迫为这种匆忙的工作支付额外费用。

同样重要的是要记住，如果MTSO只是在紧急溢出时提供帮助，那么MTSO通常会面临与其客户端试图克服的完全相同的问题。具体来说，MTSO在任何给定时间都要处理不可预测且波动很大的语音文件量，通常很少通知，这使得人员配置和能力问题变得困难。MTSO本身必须支付员工加班费，并要求其在夜间和周末工作。这个问题可能导致质量问题，成本自然会转嫁给医疗机构。

长期的解决方案
医疗机构如何才能摆脱无休止的溢出循环?第一步是不要将每次溢出危机视为一次性事件。套用一句好莱坞最喜欢的医学陈词滥调:治本不治标。如果要采取积极的解决方案并结束这种循环，设施必须认识到溢出背后的核心问题。
溢出必须被视为医疗转录过程的常规部分，而不是系统中的故障。否则，该设施将继续依靠临时应急解决办法。

如果一个医疗机构在重复的转录溢出期间依赖于各种mtso的短期援助，那么通过全年与单一转录伙伴建立承诺的关系，该组织将得到更好的服务。

长期的合作伙伴关系使MTSO成为该设施转录过程中完全集成的一部分。消除了技术和兼容性问题，以及不一致的质量或周转时间问题。在承诺援助关系中的MTSO应该能够分析其客户的工作流程模式，预测数量波动，并立即适应溢出。

由于溢出被MTSO吸收，语音文件不会在大容量期间堆积在积压中。一个积极主动的解决方案是到位的，而不是重复的危机管理情况。

在与MTSO建立长期关系时，一些医疗保健机构犯的错误是，他们的内部员工无法在合理的时间内完成听写，而只将听写外包。因此，听写可能在医院的内部管道中等待数小时或数天，只有在紧急情况下才送到MTSO。

相反，该机构应该预先确定哪些工作类型、部门或医生将由MTSO处理，哪些语音文件将保留在内部。波动最大和最容易溢出的区域通常是一个很好的开始。这使得MTSO可以根据他们的经验和专业知识为客户分配mt，从而产生更高质量的文档和一致的周转时间。

有了承诺的协助关系，MTSO可以成为工厂内部转录人员的延伸，而不是临时问题的外部解决方案。由于主要的mtso按线计费，而不是按小时计费，因此该设施确信，建立长期合作伙伴关系并不比聘请一家公司一次性处理其全部积压的费用高。

事实上，主动处理多余的语音文件总是比在积压成为紧急问题后再支付额外费用来消除它更经济。此外，工作质量更一致，周转时间更可靠，并且打破了重复危机的循环。

Don Hughes是Spheris的区域运营副总裁，Kim Vernon是咨询和HIM服务总监。