二零零七年三月十九日
电子病历选择:检查阵容
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
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在选择电子病历系统时，需要有一个重点战略，从通常的怀疑中找出最适合的系统。
对于电子医疗记录(emr)，选择正确的系统通常与实施过程一样令人生畏。由于有如此多的系统兜售相同的功能和特性，很难确定哪一个最能满足实践或设施的需求。大多数提供者也不具备做出这一决定所需的深度理解。
Outlook Associates公司总裁兼首席执行官帕特里夏•洛曼(Patricia Lohman)表示:“在很多实践中，一个人出去看了几个演示，然后在没有真正理解电子病历对实践的全面影响的情况下做出选择。通常是医生根据他们从临床角度的需要做出决定。”但他们没有考虑到行政方面的问题。”
不幸的是，大多数较小的团体和设施没有财力聘请专业人士来协助选择过程，使他们任由供应商的推销摆布。这就是为什么，在看到越来越多的小型组织最终无法负担咨询服务的电话后，Lohman决定“把我们在更大的市场上所做的事情归结为一些简单的原则，供人们遵循。”
最终的结果是“评估和选择电子医疗记录系统:小型医生实践指南”，这是一本120页的工作手册，旨在供小型医生实践使用，作为整个系统选择过程的实践指南。
成功的十个步骤
这本工作手册可在Outlook的网站(www.outlook-associates.com)上找到，它将整个过程归结为10个步骤，指导决策者严格地为自己的组织选择合适的电子病历。
1.确定你的选拔团队:从您的实践的每个领域确定一个关键的工作人员，以帮助进行选择过程。选择团队的规模取决于诊所的规模，但应该包括一名医生、护士和办公室管理员——“任何了解诊所实际流程的人，”Lohman说。“确保团队中有一名医生是很重要的。如果是单独练习，就容易多了。但是当一个诊所里有两三个医生的时候，就必须有人去说服其他医生，让他们相信这是可以的。”
2.建立您的电子病历目标:这包括通过采用电子病历实现的业务和/或财务改进。团队中的一些人可能专注于订单输入，而另一些人则专注于账单。重要的目标是通过交谈来获得对期望的清晰理解。Lohman说:“你可能会被那些花哨的东西弄得神往，而忽略了最核心的东西。”他举了一个例子，办公室管理员期待一个无纸化的环境，但医生主要关注的是电子访问测试结果。“没有人真正知道它会做什么，所以他们试图做所有事情，但实际上一无所获。你不想因为没有达成共识而没有人真正对这个系统感到满意。”
3.记录你现有的工作流程:定义您的实践人口统计数据，以促进准确的硬件和工作流程规划，然后检查您现有的工作流程和办公室流程，以确定要使用EMR自动化的区域。Lohman说:“这就是拥有这样一个团队的重要之处。“医生可能不知道前台发生了什么，但前台的遭遇开始了一整天的记录。如果你不从现在开始了解它是如何运作的，你就不会有一条清晰的道路，而且你可能会在这个过程中避免一些关键的交接和要点。”
4.定义系统需求:明确总体实践目标以及发展和扩展计划，以开发功能和技术的通用EMR系统参数，您的选择团队将根据这些参数评估每个供应商系统。“工作流程[分析]将帮助您通过功能需求，您希望系统做什么。但在你这样做的同时，你应该开始确定你需要在哪里安装打印机，你需要多少设备，以及什么类型，”Lohman说，并补充说，这一步也是你应该开始评估安全需求的地方。
5.编制供应商问卷:这应该包括有关公司历史、财务可行性、系统成本、系统功能和系统技术的问题。
6.制定候选供应商名单:列出一份你的诊所希望进一步考察的供应商的简短清单。包括美国家庭医生学会和HIMSS在内的许多组织都发布了比较清单，对供应商在集成和安全性等方面进行了评级。Lohman说:“如果你不打算把电子病历与你的实践管理系统整合起来，那么考虑如何整合电子病历是很重要的。”“如果它不能很容易地实时交换数据，你会发现它不会很好地工作。”
7.请求系统演示:为每个演示开发定制的场景，这样您就可以确定每个系统如何处理每个场景。小贩们总是会给你看那些花哨的东西。但是，如果你不能让你的病人进来，并给他们开出正确的账单，这些花哨的东西就不会给你带来任何好处。“你必须做真实的生活。”
8.查看供应商参考资料:请供应商提供参考。根据供应商问卷的返回时间，这可能发生在系统演示之前或之后。
9.进行客户现场考察:访问当前正在使用最终供应商系统的客户站点，在“实时”环境中观察系统。
10.做最后的决定:开会评估和总结前面的步骤，以确定您选择的供应商。洛曼说:“我们发现，如果你没有经过真正完善的尽职调查程序，你最终可能会犹豫不决。”她建议建立一个数字评分系统，这样你就可以简单地计算结果，以确定最佳候选人。
完善步骤
EMR选择的10个步骤是“对任何项目要遵循的步骤的一个很好的高层次概述，但显然，每个步骤下都有许多子步骤，”Lydia M. Washington, MS, RHIA, CPHIMS, AHIMA实践领导主任说。“为了确保项目成功，这些子步骤是必须完成的真正工作。”
例如，在为EMR建立目标时，Washington建议将EMR如何帮助实践实现其业务目标添加到考虑组合中。这可能包括能够提供数据以支持按业绩付费模式下的报销，或提供过去未提供的新医疗技术或患者服务等项目。
医疗保健和医疗保健服务提供商CareTech Solutions公司的医疗保健高级主管莱斯利·a·麦克(Leslie A. Mack)补充说，建立选择团队还应该超越确定成员。它还应该包括让团队了解可用系统的多样性及其功能。
“一个消息灵通的选择团队可以更有效地确定每个系统的特性和功能对组织的价值，并且不太可能屈服于销售炒作和时髦的演示，”她说。有些步骤在对成功选拔过程的影响方面也比其他步骤更重要。
根据Washington的说法，确定选择团队、建立EMR目标和记录现有工作流程是“绝对关键的”。这里所做的工作将作为其他步骤的基础。这意味着让合适的人参与到项目中来，并深刻理解你为什么要做这个项目，以及你想要实现什么。”
在记录现有工作流程方面，该过程应包括回答以下问题:
•需要对组织当前的工作流程进行哪些更改，以便为任何EMR系统的实施做好准备?
•是否有需要处理的积压工作?
•病历表格是否有条形码?
•谁将领导组织度过这些变革?
•该项目将如何获得资助?
Mack说:“这些问题的答案比其他问题更能决定新电子病历系统实施的成败。”Mack还建议增加三个步骤:制定战略计划，为系统选择和实施设定时间表，定义实施过程和要求。
战略计划是选择过程中最关键的方面。它应该在流程开始时开发，并“包括组织对电子病历的明确定义及其对系统使用的战略远景”。此外，战略计划应该明确组织的目标、优势、劣势、机会和与实施电子病历系统相关的威胁，”Mack说。
战略计划应解决旨在确定电子病历应提供的与组织对该系统的战略愿景相关的功能的问题，包括以下内容:
•组织是否希望通过使用在线文档、带下拉选项的预构建模板、使用键或笔的自由文本、注释、听写和语音识别来完全消除纸张?
•医院是否打算将在线报告与纸质文件结合使用，并进行扫描?
•EMR系统是否应该有特定的工作流功能?
•它应该提供远程访问吗?
Mack说，与选择团队一样，战略规划团队是整个流程的关键组成部分，应该包括将使用该系统的各个学科的代表，包括护理人员、HIM、IT和业务办公室员工。
她说:“在大大小小的组织中，战略规划小组很可能成为电子病历系统选择小组。”“管理组织的选择和实施团队以及最终用户的期望是一个耗时但对任何EMR系统实施成功至关重要的组成部分。
“作为一名医疗卫生专业人员，我的经验深深植根于为医院服务，我经历过在医院系统推出时，没有在选择过程中包括合适的人。结果呢?购买系统的成本很高，但从未完全实施，因为在项目开始时没有明确定义所有主要需求。”Mack补充道。
智慧之语
无论您是遵循这里列出的10个步骤，还是制定自己的选择EMR的计划，成功或失败将在很大程度上取决于您的选择团队，以及他们在系统和组织本身方面做得如何。
华盛顿说:“要明白，这些系统几乎没有触及实践或组织的任何部分。”“工作流程分析，以确定对实践的所有部分的影响，是一个不能被忽视或掉以轻心的步骤，需要每个人的参与和参与，包括时间承诺。它不可能是少数人的工作。
“缺乏对工作流程的理解，以及在系统实施之前必须确定和/或进行的必要流程改进，将延迟其推出，并很可能导致代价高昂的项目失败。”
——伊丽莎白·s·鲁普来自佛罗里达州坦帕市。专门从事医疗保健和HIT的自由撰稿人。
行动的10个步骤
大圣盖博谷的医师协会(Physician association of Greater San Gabriel Valley)在最终选择NextGen电子病历作为其会员执业时，并没有把Outlook Associates的10个步骤摆在他们面前。
但他们确实遵循了足够紧密的过程，以至于“当我看到这一点时，我知道这几乎就是我们所做的，”加利福尼亚州帕萨迪纳市独立医师协会主席、医学博士史蒂文戴维斯说。该协会拥有800多名医生。戴维斯还是其IT部门医师协会临床整合服务(PACIS)的医疗主管。
选择团队:医师协会的评选委员会包括14名个人——医生、办公室经理、医疗账单和独立医师协会(IPA)的管理员——代表了将受到电子病历影响的各个学科。
EMR的目标:EMR需要满足许多特定的标准，包括供应商的财务实力和跟踪记录。然而，最重要的是，EMR“需要能够处理企业的多个独立实践，但也要能够为单个实践使用的可用性和灵活性，”Davis说。“我们还想同时使用电子病历和实践管理系统。”
记录工作流程:这是医师协会偏离步骤的一个领域，但不是因为认为记录工作流程不重要。相反，当一家诊所注册了电子病历，并且已经知道其医生成员的人口统计数据时，IPA会做一个广泛的准备调查。
系统需求:医师协会最终决定应用程序服务提供者(ASP)模型最适合其独特的需求。因为它的成员已经使用了协会的在线授权系统，它知道互联网接入已经到位。ASP模型和应用程序的外包托管将导致更平滑、更成功的实现。而且，他们不想处理接口层。“我们希望电子病历和实践管理是一个无缝的系统。他们需要彼此沟通良好，没有很多数据库或接口问题，”戴维斯说。
供应商问卷调查:在前四个步骤中收集的信息都进入了供应商调查问卷，该问卷旨在平衡功能和可用性。“如果医生不打算用它，买它有什么意义?”戴维斯说。“有一个候选人非常好用，看起来很漂亮，他们卖得很好。它是一个早期的领导者，但在企业层面和支持层面上并不好。所以我们不能让易用性和美观成为主导。它仍然必须具备向前发展的技术能力。”
候选人名单:评选委员会最初编制了一个前15名供应商的名单，根据对每个供应商提供的功能和特性的早期评估，这个名单被削减了一半。这个名单被进一步筛选到五个，然后被邀请参加演示。
系统演示:选拔委员会通过了几层网络、电话和现场演示，根据详细的问题列表跟踪结果。“第一层只是‘给我们你的销售说辞，展示你的产品。戴维斯说:“然后我们实际上用我们想要使用的非常广泛的场景来重复它。”
最后两名候选人被要求参加一场“老式德州枪战”，以IPA定义的案例使用场景为特色。他们建立了一个计算机化的投票系统，允许“观众”在观看示威活动后对每个人进行排名。戴维斯说，对NextGen有利的决定“非常明确”。
供应商推荐，实地考察:在整个选择过程的演示部分，Davis说，选择团队打电话给供应商客户以获得推荐，并在他们使用该系统的地区进行实地考察。他指出:“看到不同的人以及他们如何建立自己的公司，确实帮助我们决定如何建立自己的公司。”
经常就电子病历选择发表演讲的戴维斯说，遵循这10个步骤——无论是你自己还是在顾问的帮助下——不仅对这个过程的成功很重要，而且对扩大你对电子病历可以做什么以及它如何给组织带来好处的理解也很重要。
“你以前听过这个;你不知道你不知道什么。我喜欢这10步。不是每个人都要经历这些，但通过这样做，你经历了一个学习的过程，让你更有知识来做决定。”他说。“事实是，你可以和排名前四、五的供应商一起转动轮子，你会做得很好。你不想对你的决定进行微观管理，以至于你做出了“优柔寡断”。’但你需要经历这个过程，这样你才能学习并获得外界的建议。”
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