二零零七年三月十九日
一次扫描一次:将纸张转换为电子
作者:Aggie Stewart
郑重声明
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访问四个制定了扫描策略以满足短期和长期目标的医疗保健组织，并了解该过程如何重新定义HIM的角色。
对于许多提供商组织来说，在实现更有效的企业级电子文档捕获解决方案之前，使用文档成像作为电子医疗记录(EMR)的桥梁是实现更全面数字化记录的最佳解决方案。文档成像不是EMR系统的即插即用组件，它需要健全的流程和实践，以便组织不仅实现文档成像目标，而且实现更大的EMR和健康数据目标。至少可以说，这不是一项小任务。
尽管如此，一些组织通过将短期和长期目标与管理信息的更大战略远景结合起来，来应对它所带来的挑战。Rita Bowen, MA, RHIA, CHPS，田纳西州查塔努加的HIM主管和隐私官强调说:“HIM主管需要在他们组织的整个信息管理战略中变得非常积极。”总部位于美国的Erlanger健康系统。Bowen认为，解决关键问题是构建协调的、全面的、企业范围的信息管理战略的一部分。“我们如何从一开始就建立数据质量的可信度?鲍恩问。“我们如何改进我们的流程?”如何利用人力资源管理系统，不只是作为一个部门，而是作为每个部门不可或缺的角色?”
克里斯·迈耶斯(Chris Meyers)是凤凰城班纳·埃斯特雷拉医疗中心(BEMC)的患者财务服务/HIM主管，她认为这种更全面的信息管理设想是她的组织致力于以患者为中心的护理的一部分。BEMC是班纳健康的一部分，这是一个在西部和西南部七个州运营的非营利性医疗保健系统。当BEMC开始设计其扫描流程时，“我们说我们需要尽一切努力在病人住院期间将[扫描]文件送到床边，”Meyers说，他被任命为BEMC的HIM主管，帮助设计和实施EMR。
在不断发展的EMR开发和实施世界中，短期和长期目标几乎不是一成不变的。由于技术的推出可能是错开的，因此可能需要一种灵活但紧密协调和监督的文档成像策略，以平衡即时和长远的关注。
南伊利诺斯州医疗保健公司(SIH)就是这种情况，这是一个由三家机构组成的医疗保健系统，包括一家小型社区医院、一家作为地区医疗中心的大型医院和一家关键医院，它们彼此都很接近。虽然每家医院主要服务于农村人口，但每家医院的设施规模、病人数量和服务各不相同。
为SIH系统开发的扫描过程需要适应，除其他组件外，每个设施内不同区域的界面推出的交错时间表;SIH只扫描那些尚未通过接口输入电子病历的文件。对于SIH，最终用户的考虑在其流程设计中占有很大的权重。“我们的几名医务人员在这三家机构都有实习，”SIH的HIM公司董事兼隐私官、RHIA的马西娅·马蒂亚斯(Marcia Matthias)解释说。“我们不希望他们看到他们在系统中看到的东西有任何变化，也不希望他们看到系统中的东西时的期望有任何变化。”
总部位于加州的John Muir Health公司在决定设计和实施其文档成像流程时也面临着类似的情况。在10英里半径范围内的两家大型急症护理医院包括约翰缪尔健康:一个321张床位的校园在核桃溪，一个250张床位的校园在康科德。文件成像作为全系统电子病历实施的一部分正在实施。
根据HIM主任Linda English (MPA, RHIA)的说法，他们的条件禁止在整个系统中推出文件成像过程，因此必须为分阶段实施设定优先级。考虑到这两家医院的总规模和病人数量，“我们需要非常现实地考虑我们最初能接受的病人数量，”英格利希说。John Muir的首席信息官也想要“项目发光”，English说，这意味着一个整体成功的文档成像实现需要从每个阶段的增量成功中建立起来。
指导原则促进成功
虽然实现文档成像过程的首要目标可能是将纸质文档转换为电子文档，但实际的、日复一日的目标是什么?清楚而明确地识别这些目标是很重要的，因为这些目标应该驱动过程开发。
例如，在开始充实其流程之前，BEMC确定了有助于塑造其日常流程的四个指导原则。这些原则源于其对以病人为中心的护理的承诺。迈耶斯解释说:“我们使用指导原则，决定什么对我们来说是重要的。”“这是一个无图表的临床环境，患者床边的文件，并发的e-HIM流程，以及为HIM员工提供远程工作环境的能力。”根据Meyers的说法，最后一个目标使BEMC能够在必要或需要时远程完成所有HIM功能。
BEMC在Banner Health系统中提供了一个独特的功能。BEMC拥有两年的历史，是该系统未来的医院，也是新技术和最佳实践的学习实验室。作为一家新医院，它从来没有纸质记录，该系统的领导层利用这一点，计划在医院开业时配备全面运行的电子病历。Meyers说:“我们将电子病历和最佳实践作为一个系统来实施的过程称为护理转型。”她继续说:“医院的扫描流程是作为Banner Health的文档捕获企业模型(作为电子病历的一部分)开发的。”“我们在BEMC所做的最终将推广到我们所有的19个工厂。”
使用其指导原则，BEMC创建了一个围绕分布式扫描过程组织的并发扫描过程。迈耶斯解释说:“我们不想要出院后的扫描方法，因为这对我们的病人没有好处。”“让我们的病人受益的是，护士能够在病人床边调出任何文件，无论是最初以电子方式捕获的文件，还是通过纸张捕获的文件，并使用数字技术输入到病人的记录中，以便病人床边可以使用这些文件。”BEMC为扫描文件的床边可用性设定了30分钟的标准:周转时间通常在10到15分钟之间。
分布式、并发扫描有助于加快周转时间，并允许HIM工作人员更迅速地完成更高级别的功能，例如质量和准确性检查。迈耶斯评论说:“在扫描方面，我们的人工智能部门与其他人工智能部门的工作方式非常不同——我不确定其他部门的扫描方式是否和我们一样。”“从我的角度来看，捕捉文档可以在任何地方完成。”
BEMC在起始点实时扫描文件(例如，入院、住院病房、实验室)。他的工作人员以电子方式分批接收扫描的文档，然后进行质量审查，确保扫描图像的质量高，并将其分配给正确的患者和账号。在完成质量审查后，HIM将文件发布到电子病历。
Erlanger的长期目标是创造一种高度被客户(尤其是医生)接受和使用的电子记录。Bowen解释说:“我们知道，我们不能等到记录100%电子化时才(实施电子病历)，所以我们知道我们必须扫描。”“但从一开始，我们就认为我们的成像解决方案确实是实现这一目标的桥梁解决方案，因此我们可以让医生习惯使用在线记录。”
去年秋天，当Erlanger开始使用EMR时，只有30%的技术是电子生成的;剩下的70%需要扫描。虽然Bowen预计比例会迅速改变——她预计到今年年底，这一记录将达到50/50——但她也知道Erlanger需要一个经得起时间考验的扫描过程，但更重要的是，它需要满足客户对周转时间的期望。
因此，Bowen优先考虑与客户(主要是医生)会面，以确定扫描文档的周转时间预期。因为他们希望在出院后的第二天早上查房时可以获得扫描的信息，鲍恩明白，她的流程需要围绕周转时间建立，这意味着要重组人员。她说:“我们将60%的员工调到了第二班和第三班，这样我们就能满足客户对周转的需求。”厄兰格的部分流程包括满足清空工作队列的标准，以及护理单位负责将记录提供给HIM进行扫描。虽然扫描在很大程度上仍然集中在HIM中，但注册区域扫描在前端捕获的许多文档，例如保险卡、持久授权书和预先指示。
正在进行的表单管理
一个成功的扫描过程不仅需要设计良好的表单，还需要持续的表单管理。需要维护表单清单，并开发标准来指导表单设计和重新设计工作。表单最佳实践还包括在扫描过程开始时为每个表单分配一个条形码，以启用自动索引。Meyers建议说:“不要贪小便宜，在没有良好的表单管理流程的情况下就开始文档映像处理，除非您能够负担得起手动索引文档的人力。”“没有条形码就等于没有劳动力——没有别的办法。”
表单管理还需要包括使用的任何停机表单，消除多部分表单，并确保清除所有旧表单。在设计和重新设计可扫描文档之前，停机时间表单尤其容易被忽略。与使用的任何其他表单一样，它们需要没有设计问题，分配一个条形码，并在上线之前通过系统和流程测试。英格利希说:“我们艰难地发现，这些表单都没有经过表单管理来检查它们是否符合我们的扫描标准，而且它们也没有分配条形码。”John Muir使用了1000多个活动表单，表单管理是一个持续的挑战。“有时我们会看到旧的变节表格，”英格利希说。“这是一个明显的问题，因为它们没有条形码标签。所以我们必须停下来纠正这个问题。”
用条形码患者ID标签代替地址患者ID代表了另一种形式的最佳实践。污迹和其他烫金质量问题使地址信息难以清晰扫描。“从长远来看，使用条形码患者身份标签不仅有助于提高扫描效率和准确性，还有助于提高患者的安全性，”英格利希指出。在约翰·缪尔医院，所有的药物订单都被实时扫描到Pyxis系统中。条形码患者id使药房能够更好地确保正确的患者接受正确的药物。
John Muir意识到实时扫描带有条形码患者id的药物订单的另一个附带好处:降低了签署口头订单的违约率。一旦药物订单被扫描到Pyxis，订单的副本就会打印到HIM部门。HIM工作人员扫描订单并将其发布到电子病历。这允许需要签名的口头命令被放置到队列中，由相应的医生签名。由于EMR系统可以在任何地方访问，因此这些订单的签署更加及时。英格利希说:“我们发现自己的不足迅速减少得令人难以置信。“这是因为我们同时扫描(这些订单)，而不是在出院后扫描，并以电子方式管理医生通知和签署流程。”
角色演化
作为桥梁技术，文档成像为HIM员工提供了发展更高水平的计算机和其他专业技能的机会，例如批判性思维、沟通(书面和口头)、数据管理、报告和分析。许多人力资源管理主任，如Bowen，不仅鼓励，而且还提供激励措施，鼓励他们的员工继续接受教育、攻读学位和获得认证。鲍恩说:“我们与当地的大专院校合作，鼓励我们的许多员工重返校园——他们也这样做了。”“我们真的鼓励他们去攻读RHIT学位。现在他们想要使用他们获得的技能和知识，而通过扫描向电子文档的转变使他们能够将这些新技能和知识付诸行动。”
Matthias和她的员工强调了提高基于windows的计算机技能的重要性，并强烈鼓励他们在上线前一年多的时间里利用IT部门提供的课程。为了准备EMR和文档成像实施，Matthias对所有HIM角色进行了重组和重新分类，这些角色在所有三个SIH设施中保持一致。文书工作被取消，取而代之的是各种各样的技术岗位。然后要求现有工作人员申请这些职位;申请过程的一部分包括计算机技能测试和评估。
马蒂亚斯解释说:“我们知道，如果员工不会使用电脑，他们就不适合这些工作。”因此，一些HIM工作人员选择不留在SIH或转到其他部门;那些留下来的人以极大的满意度过渡到新的工作流程、新的角色和新的时间表。
与扫描过程相关的组织内其他部门或区域的关系也会发生变化。Bowen特别指出了HIM和IT之间的关系，特别是在冷饲料方面。她警告说:“需要有人监控冷饲料，这在过去并不总是这样做。”“当记录电子化时，你要确保每天都这样做，任何差异都得到解决，而且他知道如何解决，因为如果你在法庭上被要求验证有问题记录的真实性——冷报是其中的一部分——你需要知道如何回答这个问题。”
当电子文档以交错的方式推出时，部门间的沟通变得尤为重要，许多医疗保健提供商就是这种情况。选择集中扫描的组织需要掌握信息的输入方式，因为这不仅会影响准备工作，还会影响电子输入的信息是否取代或追加扫描的文档。
例如，在Erlanger，电子护理文档是逐步推出的，这引发了电子文档是否取代或附加扫描文档的问题。“由于护理文档是逐步推出的，电子文档确实需要附加，而不是取代扫描文档。但这并没有发生——它取代了有电子文件的护理单位的图像文件，”鲍恩解释说。“我们在QA(质量保证)过程中发现了这一点，并让技术管理部门对系统进行了更改，以便这些电子文件附加扫描文件。”
根据Bowen的说法，这种增加的沟通有助于增进各方对所涉及流程的理解，以及每个部门或区域如何完成流程。她强调:“前端在启动流程之前与后端进行沟通，这一点至关重要。”
加强沟通和理解是英格利希坚信交叉培训和明确员工周转时间期望的重要性的基础。“交叉训练是必不可少的，”英格利强调。“每个员工对个人流程和周转预期了解得越多越好，因为情况在变化。”英语指的是根据病人数量的需要调动工作人员的做法。HIM员工不仅发现这种安排更有趣，而且还帮助他们了解EMR的整体情况及其在组织中的运作方式。
“员工的工作满意度提高了，”鲍恩解释说，“不仅因为工资增加了，还因为他们觉得自己真的有所贡献。他们不只是整理文件;他们开始看到这一切是如何结合在一起的，所以他们喜欢它。”由于他们认识到文档中的链接和记录中需要的内容，Bowen的员工正在开发验证记录完成所需的技能，这使他们成为组织内更有用的资源。
Bowen知道，随着扫描需求的减少，HIM的角色将会随着时间的推移而不断变化，而与记录和数据质量相关的质量计划将会扩大。她说:“在医院里四处看看，看看是否有其他领域可以利用这些人才，这也很重要。”“你必须继续保持远见，并问他在哪里可以产生最大的影响。”
随着医疗保健变得更加全面电子化，Bowen认为HIM必须从一开始就更密切地参与确保数据质量，无论数据是来自临床领域还是行政领域(如注册)。她还认为，卫生信息需要作为一种战略资源进行更广泛的管理。根据Bowen的说法，这种转变的关键在于HIM领导层被视为HIM战略家，她正在自己的组织中追求这种变化。
- Aggie Stewart是一名自由撰稿人和编辑，专门研究HIM和HIT。她还担任《卫生信息管理手册》第二版的咨询编辑。可以通过s-p-s@earthlink.net与她联系。
