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会议回顾:MER Magic
作者:Sandra Nunn, MA, RHIA, CHP

在记录管理行业中，管理电子记录(MER)会议被称为吸引顶级法律人才和信息管理领导者的聚会，由于其高昂的注册费，通常不会吸引大量人群。今年的会议上，法律方面的演讲比一般的要好，但技术方面的演讲较弱，不太可能满足与会者对电子发现等紧迫问题的解决方案的需求。

在开幕式上，与会者参加了一个简短的调查，以确定他们的专业背景和商业部门出身。作为AHIMA的成员和信息管理专业人员，我惊讶地注意到房间里挤满了ARMA国际的成员、IT专业人员和律师。

大多数来自营利性公司(如石油、制药)，除了一些政府雇员外，很少有非营利组织的代表。(美国国家档案和记录管理局(National Archives and Records Administration)的代表出席了会议。)尽管是致力于信息管理的最佳会议之一，但MER并没有吸引许多医疗保健专业人员，其中大多数来自制药行业。

当医疗保健行业认为有资质和熟练的记录管理人员是不必要的开销时，来自Nixon-Peabody LLP的律师Jonathan Redgrave博士表达了他强烈的观点，即记录管理对于任何公司成功的信息管理都是绝对关键的。听众显然是同意的。随后的主讲人Dan Carmel就没那么令人印象深刻了，他是一位IT供应商，他谈到了云计算，特别强调了软件即服务的优势。他的演讲着重强调了IT部门的优点，而对记录管理人员可能对将他们受保护的健康信息在没有适当控制的情况下放在“云”上的合理担忧却很弱。他也没有评估组织是否会有记录管理人员来管理这些外部的非硬拷贝环境。

安妮·克肖(Anne Kershaw)先生是一名律师，也是一家电子取证公司的老板，他讨论了如何妥善处理不再需要的与诉讼有关的记录。这些信息对任何称职的记录管理人员来说都是初级的，但对初学者来说是令人满意的。

会议提供了所有会议的PowerPoint幻灯片的活页夹，帮助那些无法参加主题演讲后开始的并发会议的人。然而，缺少的是参与者可以在个人演讲之前下载到电脑上的电子版本。同时举行的会议以IT解决方案讨论、记录管理案例研究和判例法分析为特色，例如Kenneth Withers的优秀“电子管理判例法:最新新闻、趋势和问题”。

会议的第二天为不同的听众提供了丰富的并行会议。记录和信息管理人员特别感兴趣的是一个会议，重点讨论了不断发展的标准以及这些变化将如何影响记录管理功能。普遍接受的记录保存原则小组提供了关于可靠记录管理绩效标准的深刻建议，强调了可能在法庭上站得住手的诚信做法的发展。

有幸出席“管理你的发现:你的“主动”管理有多“积极”?”的律师和HIM人员收到了许多关于组织诉讼和控制诉讼成本的杰出建议。战略评估建议是强有力的，尽管一个良好的案例研究表明这种方法的有效性将增加理论的实质内容。

作为参与开发支持信息检索的搜索技术策略的人，我发现“电子记录管理程序中搜索过程的革命性含义”令人失望，几乎没有革命性。这是一场枯燥而基本的讨论，讨论了针对结构化数据库创建查询的不同方法，却没能赢得满屋子焦躁不安的律师和It人员的支持。非结构化内容及其对搜索的挑战甚至没有被提及。更明智的处理方法是关注实际的诉讼，在这些诉讼中，HIM、记录和信息管理人员以及法律人员使用熟悉正确搜索工具开发的知识工作者，成功地在多个组织良好并带有标记的记录存储库中搜索文件，从而获得一致的结果。

下午，情况有所改善，举行了一系列扎实、内容丰富的法律会议，以支持有关法律法规扩散的记录管理问题。特别值得注意的是最后一场会议，就档案管理人员和法律人员在将社交媒体纳入工作场所时面临的挑战进行了热烈的互动讨论。以一种有趣的方式，一对年轻的大师在一位精通电子记录相关法律的法官的明智建议下，变得脚踏实地。

伊利诺斯州法官Nan Nolan在会议闭幕当天重点讨论了合作和比例性在应对电子发现挑战中的重要性，同时强调了团队方法(即记录管理、IT和法律服务)。它还涉及一个律师小组，审查早期案件评估，制定所需证人和记录核对表的方法，以及为每起诉讼配备熟悉记录管理系统的电子证据开示联络员的必要性。这就减少了由于不相关而不必要地审查数千份文件的成本。

会议以威瑟斯和波系统公司的Robert Thibadeau博士讨论电子档案管理的未来结束。虽然演讲人都很成熟，但演讲内容含糊不清，给这场充满了许多精彩时刻的活动画上了一个平淡无奇的句号。

- Sandra Nunn, MA, RHIA, CHP，是新墨西哥州阿尔伯克基Melinunn咨询公司的顾问，也是郑重声明．