新指标给转录带来冲击

二零零八年十一月十一日

新指标给转录带来冲击
戴尔·基维，MBA
郑重声明
第二十卷第二十三期，第12页

上一期对行数调查的后续文章解释了最近发布的行业标准如何为帮助提高转录过程的质量和速度提供了基础。

多年来，HIM行业的许多专业人士一直在努力解决什么是准时转录。现在有一套指导方针是很好的，但它们会有什么效果吗?是什么原因导致转录平台和电子病历(EMR)对同一份报告反映冲突的周转时间(tat) ?

速度控制:通用文档类型的标准TAT
任何为医疗记录部门提供服务的供应商都可以告诉你，除非它们隶属于一个共同的管理小组，否则很难找到任何两个符合TAT期望的设施。有些人对统计报告以外的任何事情的24到48小时的标准相对宽松，而另一些人则无法想象任何人都能忍受超过12小时的工作，无论工作类型如何。

为了更好地处理这些冲突和广泛的差异，AHIMA和医学转录行业协会(MTIA)召集了一个标准开发联合任务小组，在很少(如果有的话)真正的行业范围内的TAT标准存在的前提下，检查通用文档类型的TAT (TAT4CDT)。由此产生的白皮书《转录报告的标准度量单位》就TAT的严格控制如何影响运营效率、丰富数据采集和文件编制、进一步增强临床决策能力和加强患者护理提供了评论。该工作还详细说明了行业的现状、当前技术的影响、劳动力的现实情况以及联合委员会支持的可用指导方针。

不幸的是，即使作为公认的来源，联合委员会也很少确定转录文件的具体TAT要求。例如，标准P.C.2.120:病史和体格检查要求医院“以书面形式确定进行初步评估的时间框架”，并要求病史和体格检查“在病人入院后不超过24小时内完成”，但没有具体规定应在什么时间内提供结果。标准IM.6.10规定，"医院对接受评估、照顾、治疗或服务的病人有完整和准确的医疗记录"，并要求有"及时输入信息的政策"。但是，它也没有具体说明创建或呈现记录的机制(例如，手写笔记与通过硬拷贝或电子方式提供的转录报告)。

在收集了医疗记录部门的横截面数据后，发现存在以下TAT平均值(图1)。请注意，模式响应代表了调查中最常见的答案。

实际考虑:TAT4CDT
根据白皮书，TAT通常被定义为从听写完成到返回转录报告进行认证之间的经过时间。然而，一些组织包括医生验证和最终确定记录的时间(如放射学实践)和/或通过定义的工作流逻辑分发记录的时间。当涉及多个技术包或外包合同中没有包含TAT的严格定义时，单个报告的潜在冲突就会发生。例如，大多数平台跟踪各种带有时间戳的数据元素，其中许多元素成为任何全面的HIPAA审计跟踪的重要组成部分，例如:

•听写时间(开始和完成时间);

•转录时间(何时开始和何时完成);

•质量保证/编辑时间(开始和完成时间);

•电子签名时间(可能发生在EMR接口之前或之后);和

•分发时间(数据库可用性和打印、传真等路由的启动)。

EMR根据听写时间和分发时间生成TAT报告并不罕见。这样的报告必然会与来自外包供应商的相关报告相冲突，外包供应商跟踪听写时间到EMR的分发时间，特别是如果EMR接口没有配置为实时处理(或者连接被中断)。尽管AHIMA和MTIA白皮书提供的TAT定义以“可用性”结尾，但重要的是在您的提案和/或合同请求中包含具体的语言，以反映您对与您的业务达成TAT的期望。同样，对未达到TAT绩效的处罚水平也应合理地承认白皮书中关于平均TAT合规的调查结果(图2)。beplay最新备用网站

以新标准提升绩效
提高成本、质量和速度的压力总是会推动变更管理计划。但在采取行动之前，重要的是要考虑对整个转录过程周期的影响-从语音捕获到最终emr的准确和及时分布。把更多的钱花在技术上是没有好处的，或者推动TAT的改进只是为了把质量管理从转录员转移到HIM支持人员(或者更糟的是，医生)身上。

改进成本:可见黑色字符测量
虽然普通的体积测量量表本身并不省钱，但它可以提高您衡量任何更改的财务影响的能力。通过将任何转录相关流程的成本转换为通用的每行成本比例，您可以准确地预测对集体预算的真正财务影响。

例如，语音识别的普及程度和有效性肯定在上升。然而，现实情况是，在某些地方，尽管转录员的工作效率显著提高，但考虑到所有相关费用(硬件、软件、服务合同、每位医生的许可费、接口费等)，文档分发部门的语音捕获总成本实际上增加了。通过将所有相关成本转换为每行成本以及对预期劳动力节省的保守估计，可以避免此类错误。

当然，现在语音识别的成功案例多于失败案例。它作为一个例子的使用只是突出了将所有与流程相关的费用转换为每行成本度量的需要。另一个例子是人工将报告分发到各楼层的工作人员成本。如果使用技术来跟踪病人并在护士站打印文件来支持他们的护理，那么节省全职员工的影响也可以转化为每年的每行费率效应。换句话说，有时数学会显示节省，有时不会;然而，任何变化的真正影响是无法确定的，直到所有的成本都被考虑到一个单一的指标。可见的黑色字符体积测量有效地服务于这一目的。

提高质量:统计有效性
可能没有什么因素比文件质量更能推动医生对医学转录的改变。不幸的是，对一些医生来说，质量可能意味着抄写员准确地记录了他们所说的内容，而不考虑语法错误。对另一些人来说，质量被认为是他们想说的，在语法上需要纠正。

公平评价个别转录员、部门或供应商的表现的唯一方法是将普遍定义的错误和值应用于统计上有效的随机样本集。如果没有这样的随机选择，供应商很容易为一组反映良好质量的精挑细选文档生成质量报告，就像客户只关注一组显示质量差的文档一样。

将医疗保健文档完整性协会(AHDI)最佳实践质量评估建议应用于随机选择的样本集是获得无偏分数的唯一方法。为了避免冲突，在任何合同或雇佣协议中都应包括随机选择报告以建立样本集的程序。

提高速度:TAT4CDT
尽管AHIMA和MTIA的TAT4CDT工作根据他们的调查确定了现有的行业实践，但一种设施时间表优于另一种时间表的明确临床理由根本不存在。当被要求解释为什么TAT水平是这样设定的时，HIM专业人士通常会有两种回答:“这是我们一直以来的做法”或“这是我们的医生习惯的，他们不会接受任何低于TAT水平的做法。”可能更有趣的是，无论期望值有多高，两种答案的平衡程度都是相等的。

TAT4CDT白皮书的真正价值可能来自于它对错过TAT性能的原因以及如何改进整体工作的分析。预计这一主题将继续在逐个设施的基础上进行定义，但可以通过应用联合工作队提出的建议来改善个别目标的绩效。

最后，它归结为通过商定的可量化指标来管理期望，无论是在转录经理和员工之间还是与外部供应商之间。AHIMA、MTIA和AHDI现在为该行业提供了必要的指标。这是由他的专业人士拥抱和应用他们，以提高测量和审计完整的转录过程的能力。相互冲突的测量尺度除了使混乱永久化和为未满足的期望打开大门之外，没有任何作用。我们已经进入了一个新时代;是时候衡量一下了。

Dale Kivi, MBA, FutureNet Technologies Corporation业务发展总监，曾任职于医疗转录行业协会计费方法原则工作组，以及医疗保健文档完整性质量评估特别兴趣小组协会指导委员会。

新指标给转录带来冲击

图1所示。AHIMA/MTIA联合工作组的TAT4CDT调查结果

工作类型

简约的答

高

低

模式

病史及体格

8 & 12(平局)

有效的报告

出院小结

进展报告

咨询

放射学

图2。TAT4CDT实际符合TAT的调查结果beplay最新备用网站

在合同TAT范围内的时间百分比
95%到100%的概率	41%
90-95%的时间	31%
85% -89%的时间	11%
不到85%的时间	15%
空白的响应	2％