二零零八年十月二十七日
离开这里-努力完成你的积压工作
作者:Carol Maimone, RHIT
郑重声明
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他的部门，编码服务和顾问一起工作可以缓解面临编码员短缺的设施的压力。
不止一个编码经理经历过“大规模外流”，比如一个程序员去找新的工作机会，然后在几周内，另外两个程序员决定说再见。编码积压可能突然发生，也可能慢慢开始。编码部门的工作量可能会增加，或者程序员可能会因残疾、假期或产假而长时间外出。
由于对合格编码人员的需求如此之大，这些专业人员的机会永远不会结束，有时使得设施难以保留完整的编码人员。编码经理和主管还可能面临来自管理人员的压力，这些管理人员希望在离职后三到五天内完成图表编码，并将应收账款保持在一定的金额以下。
为了补偿这样的需求，HIM经理可以提供按日计算的工作，雇佣另一个程序员，重新分配工作，或者分配加班时间。设施也可以考虑聘请编码服务或咨询公司。对一些人来说，这可能是一个新的过程，而对另一些人来说，这可能是一种常规的经历。在任何一种情况下，HIM经理都可能始终使用一个特定公司的服务，或者依赖几个公司来完成工作。
对于任何部门来说，一想到积压的工作如此之多，以至于需要“外部人士”来缓解这种局面，都会感到难以承受。然而，通过适当的研究、计划和准备，医院可以顺利减少积压，而不会让编码部门陷入混乱。当医院、编码服务和编码顾问的工作结合在一起时，所有相关人员都可以获得真正的成功。
HIM经理的同事和导师通常是他或她最好的资源。询问同事他们以前使用过什么服务，确保他们提供了坦率和诚实的反馈，这样就可以做出诚实的评价。那些不熟悉这个想法的人可能会打电话给其他地区的医院，询问他们雇佣了谁，并征求他们的建议。还要查看行业杂志和HIM组织的网站，那里可能列出多种选择。
HIM经理应该联系几家公司，进行比较，并决定哪种服务最适合该部门的需求。因为积压的设备有助于咨询公司的运转，服务将尽最大努力满足客户的需求，并迅速作出反应——他们明白时间通常是至关重要的。
医院应该知道自己的确切需求，这样才能清晰有效地与编码服务沟通。此外，编码服务应该被告知需要哪种类型的编码(住院、门诊、医生服务)、需要完成多少编码以及需要完成的日期。编码管理人员还需要考虑是否需要进行图表抽象。
医院应该尽可能详细地说明积压情况，包括计算编码错误的程度，并告知编码服务部门自己的编码人员每天平均有多少张图表。
在与潜在编码合作伙伴谈判时，医院应提出几个关键问题，包括:
•费用是多少?
•程序员是本地的吗?会有差旅费吗?
•程序员是否有资格?
•程序员什么时候可以开始工作?
对朱莉·布鲁克(Julie Brucker)来说，一个可靠的编码服务的特点是直截了当的，她是纽约州特洛伊市西顿健康中心(Seton Health)的注册会计师和注册会计师，他说，“可靠且能够适应的顾问”在她的清单中名列前茅。她发现熟悉公司软件的编程顾问也是加分项，并建议“一定要询问一位也使用过该服务的推荐人。”
医疗编码服务公司(MCS)总裁Paul S. Arvantides说，在与编码服务合作时，医院应该接受建议或选择，比如远程编码或周末工作时间，这在以前是不被考虑的。“如果机构能够灵活地满足其需求，这是有益的，”他说。“例如，如果一家医院需要一名全职住院程序员，而又没有，那么两名兼职程序员就可以满足需求。”
有时，一个机构与一个编码顾问合作，给人留下了良好的印象。如果是这种情况，医院应该让服务部门知道它对某个编码员的工作很满意，并表达希望他或她能回来的愿望。这可以为服务提供建设性的反馈，并加快设施的培训时间。同样，如果一个特定的编码员没有工作，医院也应该提前告知。Arvantides表示:“对程序员个人的反馈可以帮助我们确定最适合这些程序员当前和未来任务的人选。
根据Arvantides的说法，了解客户的需求并做出相应的回应有助于确保编码服务的成功，他补充说，设施和编码提供商之间的良好沟通是成功关系的基本要素。他说:“对编码员的表现和最新需求的反馈有助于我们为该设施提供它所需要的东西。”“客户的反馈也是我们探索提供他们所需帮助的新方法的一种方式，也是我们未来客户可能需要的一种方式。”Arvantides与客户保持着持续的对话，因为设施所需的编码协助数量可能会随着时间的推移而上升和下降。
医院将希望确定一个联系人或负责与编码顾问沟通和培训的关键人员。这个人应该在顾问最初到达时在场，以建立对双方都有利的融洽关系。此时应准备好所有密码、软件应用程序访问权限和保密声明。
当编码顾问到达时，空间往往是一个问题，因为安静区域的桌子和椅子对任何编码人员的工作效率都是必不可少的。如果空间是一个问题，布鲁克建议要求顾问在周末过来。
黛布拉·j·索林顿(Debra J. Thorington)是CCS，纽约州斯克内克塔迪市埃利斯医院(Ellis Hospital)的数据质量和编码经理，她既做过独立的编码顾问，也为多家编码咨询公司工作过。她说，咨询师面临的最常见挑战之一是适应一个部门及其软件系统。此外，进行了技术升级的医院可能会带来麻烦。她说:“电子病历编码肯定需要一些时间来适应。”“当然，也有精通电子医疗管理系统的顾问。”
索林顿还提到了空间有限、部门封闭、没有联系人等普遍问题。
其他需要解决的问题则更为常识性。例如，如果咨询师的工作时间比普通员工晚，那么咨询师应该知道任何结束工作的程序;如果在咨询师的工作时间内，关键人物不在场，那么他/她应该提供联系信息。
在技术方面，顾问应该同时关注设备的编码风格和抽象过程。如果一个部门有程序手册，它应该随时提供给顾问。经理或关键人物会想要首先审查顾问的工作，并提供即时反馈，以确保有效的进展。
Arvantides说，许多医疗机构等了太长时间才打电话给编码公司寻求帮助，她建议医疗机构在检查编码部门的状况时要有前瞻性。他说:“一定要意识到自己是否落后了，是否有积压的工作要做。“检查假期安排，确定是否需要额外的程序员。如果一个工厂明白让一个新的编码员进入他们的工厂需要一点时间，这是有帮助的。”
对于Brucker来说，一个设施的成功经验很简单，而且很重要:“我们被抓住了，没有惊喜。”从编码服务的角度来看，这是相同的。Arvantides说:“如果医院得到了所需的编码帮助，我们能够尽可能快速有效地完成这项工作，我们认为这是一种成功的关系。”“在MCS，我们为经验丰富的程序员感到自豪，他们可以无缝地进入一个部门，完成必要的工作，并在需要的时候协助医院。我们的目标是成为医院的合作伙伴，无论它的需求是什么。无论需要额外的编码帮助是短期的还是长期的，当工作完成后，我们的目标是当未来有需求时，医院会再次打电话给我们。”
编码顾问还需要专业、及时和准确地向缺乏编码人员的医疗保健组织证明自己的价值。大多数编码顾问都是经验丰富的程序员，他们有信心独立而聪明地工作，同时为自己和所代表的公司保持专业形象。咨询可以为程序员提供固定办公室职位所不能提供的灵活性和多样性。
索林顿说:“作为一名顾问，你可以自信地去不同州的许多新地方，并知道你可以在任何地方做得很好。”“顾问可能被分配到的地理位置可能与需要编码的记录类型一样独特。了解其他部门的运作方式，以及不同的编程方式，可以为编程顾问提供独特而多样的视角，为他们未来的职业发展带来帮助。”
帮助医院实现其目标会给编码顾问带来满足感和成就感。接触罕见疾病编码和新程序促使他们利用资源进行准确编码，并提供可携带到其他医院的知识库。尽管顾问在工厂的时间有限，但管理人员和程序员最好利用他们的教育基础和丰富的经验。
索林顿说:“帮助一家机构度过难关是非常有益的。“在编程社区结识新的专业人士也总是有好处的。”
理想情况下，在一个完美的HIM世界中，编码部门将配备充足的人员，成功将得到保证。成功仍然是一种选择，可以由医院、编码服务和编码顾问共享。计划、提问和准备是任何准备与编码服务或顾问建立关系的机构的关键步骤。相反，理解客户的需求并对其做出回应，以及建立和维护富有成效的关系，将使任何编码服务都受到客户的欢迎。同样，提供值得信赖的建议和可靠的产品的咨询师可以享有繁荣的职业生涯。
- Carol Maimone, RHIT，目前是诊断相关集团分析师。她在HIM领域工作了14年，担任过编码员、经理、顾问和讲师。
