二零零八年十月二十七日
你有多合格?-根据新的行业标准衡量转录工作
戴尔·基维，MBA
郑重声明
第二十卷第二十二页
在由两部分组成的系列文章的第一部分中，我们将了解行数的演变以及多年来困扰转录人员的其他细微差别。
无论你的管理专业知识是通过RHIA还是RHIT项目、六西格玛培训、全面质量管理、艰苦训练还是任何其他生活经历获得的，每个人都承认，你无法管理你无法衡量的东西。同样可以预料的是，虽然数字不会说谎，但它们可能会造成不准确的印象。
较低的线路费率如何导致相同文档的成本增加?当这么多报告显然是不可接受的时候，证明符合98%准确度要求的质量数据从何而来?beplay最新备用网站
直到最近，医学转录行业几乎没有普遍适用的可量化标准，这使得几乎不可能衡量一种转录方法与另一种转录方法的性能。更令人困惑的是，服务和技术供应商似乎尽其所能地阻止苹果之间的定价或质量比较，无论你的提案请求写得多么好。
幸运的是，在AHIMA、医学转录行业协会(MTIA)和医疗保健文档完整性协会(AHDI)支持的即将发布的成本、质量和周转时间(TAT)标准之间，现在可以使用明确的尺度来帮助衡量您的转录方法是否合格。根据这些新的测量量表分析您的转录过程，以及有纪律的方法来确保对过程的一个方面的改进不会对其他阶段产生不利影响，现在使HIM专业人员能够严格审查他们的努力，并推动相对于商定的行业标准的可量化改进。
对行业标准的需求
有些人相信转录已经成为一种商品，一种非核心的后台业务活动，几十家(如果不是几百家)竞争你的业务的供应商中的任何一家都可以很好地管理它。广告、白皮书和推荐都承诺更好、更快、更便宜的解决方案。然而，结果很少是如此一致的非黑即白。
不幸的是，沉重的打击继续给我们上痛苦的课。业内人士都知道一些廉价的服务供应商，尽管他们可能会迅速提供工作，并声称自己符合质量标准，但当医生对不可接受的质量感到不满时，他们失去客户的速度似乎和获得客户的速度一样快。另一方面，IT部门的同事可能会吹嘘通过语音识别可以保证转录员的生产力提高，而没有意识到升级技术、服务合同和每个医生的许可费用所增加的成本，在某些情况下，这些成本已经超过了任何劳动力节省。
因此，在追逐行业炒作(或被首席财务官或其他感兴趣的管理员推动)之前，用新的测量尺度定义成本、质量和TAT性能的基线是至关重要的。使用这些标准度量单位评估您的操作，并在您的提案请求中包含基于相同可审计尺度的详细性能需求，使您能够以公正的方式比较和对比竞争方法，并推动可衡量的过程改进。
在这个竞争激烈的市场中，成本、质量和TAT的改进当然是可以实现的。然而，您理解和应用这些新标准的能力可能是实现预期结果和学习昂贵课程之间的差异。
成本控制:量测标准
大多数医疗转录管理人员和从业人员都熟悉65个字符作为行业产量的预期度量单位。这个具有历史意义的测量标准源于一种现在看来已经过时的技术:IBM电动打字机。自其成立以来，主要的技术进步一直伴随着这样一条线如何定义的不太明显的变化，导致模棱两可。
当转录员从小时工资转向以生产为基础的工资时，从业者开始计算文档中的页数或文本的水平行数，因为他们的生产规模扩大了。不幸的是，转录员很快就意识到，如果他们把页边距收窄一点，或者使用更大的字体，同样的工作量，他们的体积会增加。
为了避免这种操纵，标准生产线是基于当时普遍存在的生产工具——IBM electric——来定义的。这种牌子的电动打字机采用10号字体，每英寸输出10个字符。再加上一张8.5 * 11英寸的纸，边距为1英寸，结果是每水平线最多可打印65个字符和/或空格。因此，65个字符的行诞生了(每英寸10个字符乘以61/2英寸的行宽等于每行65个字符)。
应用这个通用工具和商定的页面限制，从业者可以简单地计算文档中水平线的数量，并以合理的准确性比较产量。这种传统驱动的比例，现在被称为“总”行计算，平等地考虑每个字符的水平线，而不管它包含的实际字符数。
随着行业进入软件时代，技术使更精确的计算选项成为可能。以65个字符的行为起点，软件能够计算文档中的字符总数，并将其除以65。这被认为是65个字符的“净”行定义，它消除了由于段落结束、制表符或格式问题而导致的字符有限的水平线的完全评分问题。
当转录员和供应商意识到他们对同一份文件的净行量低于他们的总行量时，他们鼓励基于他们的努力来计算，通过计算击键次数来使计算更加精确。毕竟，如果他们必须大写一个字母，则需要两次按键(字母和shift键)。将内容对齐到表格或签名块中也要花费更多的时间，因此他们合乎逻辑地认为，那些“格式化”的字符也应该值得额外支付。这一努力导致了65个字符的“带格式”定义(也称为击键方法)，它为任何大写、加粗、加下划线或格式化的字符提供了额外的功劳。
这种毛线、净线和击键计算基本上由每个特定于转录的键入应用程序支持。不幸的是，有这么多相互冲突的体积测量量表，可以松散地称为65个字符的线，当行业参与者只关注每条线的成本而不是应用的具体线定义时，操纵和滥用就开始发生。
因此，在AHIMA的支持下，MTIA开始努力确定一个易于审计和明确的单一音量测量标准。结果是可见黑色字符(VBC)方法，该方法为文档中出现的每个打印字符赋值，每个字符的值为1。
除了VBC标准之外的每个方法都可以(并且已经)在某个点上进行操作。毛行已经通过在页边距上作弊或增加字体大小而膨胀。65个字符的网行中添加了看不见的额外空格、制表符和回车符。使用格式化方法的击键/净行是由每个ASCII字符分配的值驱动的，已知通过将某些字符的信用值设置为不适当的值而膨胀。毕竟，您如何知道(或者如何在审计中发现)句号键是否总是算作五个字符呢?
最后，MTIA和AHIMA努力背后的驱动力是定义一个单一的、明确的、行业范围内的体积测量尺度，以避免操纵。使用VBC标准，字符要么打印在页面上，要么不打印——没有额外的格式、未见过的空格、每个文档文件附带的编程语言等。这是一个简单而明确的体积计算，无论用于生成或审计文档的软件是什么，它都是相同的。
图1突出显示了几乎每个转录平台或基本打字应用程序(包括Microsoft Word)支持的各种“行业标准”音量定义。
AHIMA/MTIA转录量测量标准:VBC
VBC被定义为任何印刷字母、数字、符号和/或标点符号，不包括任何和所有格式(例如，粗体、下划线、斜体、表结构或格式代码)。所有的vbc都可以用肉眼看到作为一个标记，无论它们是在电子上还是在打印页面上。
实际考虑:体积测量/成本
为了便于比较，图2给出了各种遗留计数实践和AHIMA/ mtia支持的VBC标准的等效每行/每个字符定价计算。为了方便参考，在最右边的一列中包含了在竞争方法之间使用的数学转换。请注意，由于固有的行业倾向于从65个字符行角度定义交易量，即使采用了VBC方法，一些买家和供应商也同样喜欢将单个VBC字符值乘以65。
图表范围涵盖了典型的入门级，家庭转录员的工资表，左边是合理的竞争性家庭服务费率，右边是。突出显示的65个字符的净行定义(没有格式化)被用作基本参考，因为在AHIMA/ mtia支持的VBC白皮书推荐之前，它一直是行业内使用的主要标准。(例如:如果您的合同是每行65个字符16美分，包括空格、制表符和返回符，那么如果您以每个字符0.00297美元的价格建立VBC合同，您将看到每个文档的成本相同。)
质量控制:统计有效评估
似乎每一份外包转录服务合同或直接工作人员雇佣协议都要求所产生的文件保持98%的准确性。尽管用于建立分数的ahdi支持的误差值相对稳定并且合理地一致应用，但对于98%的构成肯定存在不同的解释。毕竟，一份有3个错误点扣减的急症护理报告(平均55行体积)是否应该被视为等同于一份有相同扣减数的放射学报告(平均10行体积)?接下来，AHDI质量最佳实践文档建议将这些目标表示为98分(而不是98%)，以避免此类混淆。
AHDI质量报告承认，评估不会产生一个百分比的准确性，这是长期以来公认的行业表达。相反，评估分数表示从评估的行数中减去的分值或每个文档减去的分值。这样的分数不能是百分比，因为错误值不可能直接与每行或每个文档的体积测量成正比(无论如何都是不断变化的)。因此，个别文件评估和/或目标平均目标应简单地表示为质量分数。这种澄清使得普遍存在的保持98%准确率水平的要求变得没有意义，尽管一个部门可以将平均分数表达为98作为有效的绩效期望。
医疗保健文档的质量评估和质量管理在当今的医疗保健市场中起着至关重要的作用。转录文件的质量通过影响医疗决定、促进护理的连续性以及影响提供者的报销，直接影响患者。患者安全问题和不断上升的医疗保健成本促使HIM专业人员、认证机构和医疗保健合规性机构更好地确保医疗记录的准确性和清晰度。beplay最新备用网站
为了确保每个员工、部门和供应商的评估分数反映一致的评估标准，AHDI开发了一份关于医疗保健文档质量评估和管理的最佳实践文档。这项工作旨在为行业提供可重复的质量程序工具，用于错误评分(评估)和样本集选择(统计有效性)，以及其他质量程序管理标准。
从实际的角度来看，这种统计上有效的评估需要驱动真正的质量管理，比如有针对性的培训、质量奖金，或者纠正措施，比如供应商合同中的处罚，以最小化(如果不能消除)重复出现的已确定的缺陷。
质素保证评分方法
AHDI质量评估和管理最佳实践文件提供了三个基于部门管理偏好的评分公式。
1.错误值/数量:分数基于与总行数相关的错误值。例如，如果在评估期间评估了1,000行代码，综合误差值为30，则结果质量分数将为97。计算方法如下:1000 - 30 = 970;(970/ 1000) × 100 = 97。这种方法为专门从事以短(放射学)或长(心理学)文件为主的工作类型的转录员提供了公平的竞争环境。
2.文档的错误值为100:分数是基于每个文档的错误值减去100，而不考虑文档大小。这种方法被推荐用于急性护理报告，它构成了主要的体积，通常平均略多于50个65个字符的行每个文件。如果上面分析的相同数量来自20个报告的样本集(每个报告平均50行)，则每个报告的分数将是1.5扣除(20个报告中划分30个错误值)。
必须将体积值法的误差点总数加倍，以反映与100方法的值直接比较的测量刻度。在上面的例子中，如果将体积减去1.5的平均值加倍，结果是3，得到同样的“分数”97。
3.通过/失败:合格/不合格评估基于每个文档的最大错误类型数量(仅建议用于部门评分)。根据严重错误、主要错误和次要错误的数量，文档通过或失败。该部门通过的文件标准将是98%的审查文件。这种方法对于不使用行计数或使用多种行计数方法来测量生产的部门是有利的。
合同和雇佣协议应规定将使用哪种方法、抽样率和预期的绩效水平。(例如，一些供应商在文档低于质量目标的情况下，包括从基准费率扣除的滑动刻度。)错误还应该按类别(严重的、主要的、次要的)和类型进行统计，以确定模式并推动员工发展工作/供应商管理。
错误的价值观
图3突出显示了常见的转录错误及其各自的质量价值扣除。支持部门质量的其他错误类型，例如习惯性地滥用手动将文件发送到质量保证(QA)池中，在完整的AHDI文档中有详细说明，该文档将在AHDI网站(www.ahdionline.org）.
统计有效样本集
长期以来，转录界一直在争论获得统计有效样本所需的报告量。许多从业者接受3%的“行业标准”。然而，预计新的转录员(无论是刚从学校毕业还是刚到服务部门或内部部门)将在100%的工作审查后开始他们的任务，直到他们的表现证明重新校准是合理的。
同样，从统计角度来看，许多抽样级别是基于外包服务供应商或内部部门的业务模型中分配给质量管理工作的成本，或者基于QA抽样传统上是如何在并行HIM应用程序(如编码)中进行的。
样本量测定实用指南
任何转录QA工作的目标都是使审查报告的数量足够大，以准确反映总体总数，同时不要太大，以免工作人员花费不必要的资源来审查那些不会对较小样本集确定的分数产生实质性影响的文件。
在定义样本大小时，必须考虑到QA/编辑人员掌握文档的所有方式。在典型的部门工作流程中，报告可以从以下三个潜在来源路由到QA审查。来自所有来源的平衡总数构成完整的样本集:
•随机从医疗转录员处提取报告，用于过程中的QA审计;
•由于错误或更正编辑而由医生返回的报告(与新输入相比);和
•分发后的报告供员工回顾/发展。
在AHDI文档中详细介绍了用于确定样本大小的经典“统计教科书”方法，这些方法将产生95%的置信度(意味着如果您测试了所有报告，您可以95%地确定所选报告的平均分数将等于整个报告组的分数)，以及与适当抽样相关的误差范围和标准偏差讨论。
AHDI QA标准:统计有效性所需样本集大小
对于全职转录员的统计有效质量评估，建议的产量为每季度1,350行或30份文件，以较大者为准。AHDI认识到实现最佳采样存在现实世界的限制。在这种情况下，各部门需要就其分数所代表的置信度、误差范围和标准偏差达成相互协议，以便与感兴趣的合同或行政方达成一致。
实际考虑:质量
重要的是要承认，许多可能对报告质量产生负面影响的因素并不依赖于转录员。诸如独裁者的发音和/或口音、音频质量以及入院、出院、转移馈送所提供的人口统计数据的准确性等方面都会影响报告质量。其他流程特征，如内容的多样性(广泛的工作类型、本地化，如在不熟悉的地方为客户提供支持的街道或商业名称等)以及可能与已发布的AHDI/美国医学转录协会指南相冲突的任何特定于设施的约定(罗马数字与阿拉伯数字、项目号与破折号、可接受的缩写、等)可以大大影响质量分数，即使是最合格的和熟练的转录员。
在文档定稿之前和之后，可以使用各种支持质量管理的工具。与AHDI合作开发的基准知识库(www.interfix.biz)包含对广泛转录参考材料的实时访问，如Stedman的医学参考图书馆AHDI医学转录风格书，一个拥有超过85万名医生的国家数据库，以及其他重要参考资料。
经过数千名从业者的验证，可以将QA标记降低20%至30%，BenchMark KB可以作为一个独立的产品，通过单独的浏览器窗口访问，也可以直接集成到领先的转录软件应用程序中。在编辑过程中，可以使用QA Navigator (www.qanavigator.com)等产品向编辑器提示错误类型和值的列表。然后将选定的问题汇编成一个数据库，用于广泛的跟踪和报告，以指导专业发展，以及与分数、独裁者、报告类型、网站、专业、编辑等相关的趋势问题。
Dale Kivi, MBA, FutureNet Technologies Corporation业务发展总监，曾任职于医疗转录行业协会计费方法原则工作组，以及医疗保健文档完整性质量评估特别兴趣小组协会指导委员会。
下一期:了解如何利用行业TAT趋势以及AHIMA, MTIA和AHDI的新成本和质量标准。
你有多合格?表
图1所示。常用医学转录量测量量表
图2。不同音量计量尺度表示的等效转录价格换算图
图3。错误等级、类型和值的质量评估表
错误级别 |
错误类型 |
价值/体积法 |
100中的值 |
通过/失败的方法 |
关键的错误 |
|
4 |
8 |
文档因一个或多个严重错误而失败 |
主要的错误 |
|
1.5 |
3. |
文档因三个或更多的主要错误而失败 |
|
1 |
2 |
||
轻微的错误 |
|
．5 |
1 |
文档失败，有九个或更多的小错误 |
|
二十五分 |
．5 |
||
|
0 |
0 |
