二零零八年九月二十九日

如何建立一个文档捕获系统-频谱健康使用五个步骤准备
迈克尔·普特科维奇著
郑重声明
第二十卷第二十期P. 10

根据医疗记录研究所2007年第9次年度电子医疗记录趋势和使用调查，实施电子医疗记录(EMR)计划最常被提及的障碍之一是对困难的迁移策略的恐惧。

为医疗保健系统实现文档捕获解决方案可能同样令人生畏，特别是考虑到它是EMR解决方案的起点。随着数以百万计的页面被数字化，组织如何制定适合他们需求的战略?需要做哪些准备?他们怎么让所有人都上船?那成本呢?这些只是HIM专业人员在考虑文档捕获时提出的一些问题。

该技术包括以数字格式捕获纸质和电子文档和表单，将内容转换为准确的数据，并将结果交付给组织的业务应用程序和存储库。文档捕获提供了为EMR系统做准备或改进当前系统的机会。不正确的准备或缺乏员工支持可能导致系统故障。但是，如果定义了策略并将其清楚地传达给所有相关人员，并且做好了适当的基础工作，则文档捕获可以显著提高效率、提高患者满意度并建立健壮的EMR系统。

那么什么是好的文档捕获策略呢?准备是关键。在决定使用文档捕获解决方案之后，组织必须确定进行转换的原因，并开发一个清晰、简洁的消息传递平台，以便与所有员工进行沟通。在Spectrum Health的案例中，密歇根州西部有七家医院的医疗系统，质量改进过程是实施该技术背后的推动力。目标是减少手工纸张处理的数量，并创建一个系统，以便在正确的时间将正确的数据提供给正确的人。

作为实现的结果，已经开发了几个步骤来帮助其他组织为成功的文档捕获做好准备。

做好家庭作业
考虑到每个组织都有特定的需求，准备文档捕获时的第一步是确定最合适的合作伙伴和供应商。如果您过去曾与合作伙伴合作过，那么继续与熟悉您的组织的人合作通常是最简单和最有效的。但是，该技术应该具有根据您的需求进行定制的能力。为此，Spectrum Health求助于Kofax及其Kofax Capture技术。Spectrum Health之前曾与该产品合作过，知道它能够满足其特定需求。

对于任何项目，一定要明确组织的需求，做足功课，找到最合适、最可定制的解决方案。

评估形势
早在实施前几年，就应该评估当前存在哪些纸质文档，并确定它们存在的原因。如果有电子病历系统，确定为什么这些材料没有归档，是否需要归档。

在审查过程中，表格分析将帮助人事管理小组找到减少需要数字化的表格数量的方法。这将有助于使捕获过程更加高效，减少时间并节省大量人工辅助。

由于患者和医生表单通常是重复的，因此一定要确定那些可以合并为一种表单类型的表单，并使用条形码完成，以简化捕获过程。医生有时会创建相同表单的自己版本，HIM团队应该与他们合作，将信息字段组合起来，并将这些表单标准化为每个人都同意的一种文档类型。

某些文件(如政府颁发的出生证明)无法更改，一些较旧的表单类型可能完全没有条形码。在这种情况下，在捕获解决方案中拥有正确的技术，可以在没有条形码的情况下对表单进行分类，这是非常强大的。Spectrum Health能够自动捕获数据，根据其他规范识别表单，并相应地处理它们。

给它找个家
因为您需要获得用户的输入和支持，所以规划过程中最关键的一步是确定医疗记录在EMR系统中的位置。如果医生要使用这个系统，重要的是他们在安排上有发言权。

医疗保健组织通常有由不同专业的医生组成的医疗咨询委员会。在决定文档最容易访问的位置时，需要与这些小组合作，因为最终，人们希望通过尽可能少的“惩罚点击”。换句话说，他们想要点击最少数量的页面来获取他们需要的信息。

然而，要注意，在这一步变得有问题之前，有一条很好的线要走。尽你最大的努力确定什么能满足大多数人的需求，但要意识到你不会让每个人都满意。获得适当的输入，但要找到提供了太多信息的临界点。

让每个人都在同一页上
与从业者和员工就表单进行接触提供了一个讨论解决方案背后策略的论坛。展示您的消息传递平台，并确保每个参与者都理解解决方案的重要性。要实现一个成功的捕获解决方案，清楚地传达组织策略的意图是至关重要的。

临床医生和其他员工可能将该策略视为一种HIM解决方案，它将改变医疗中心存档数据的方式，但对他们的操作几乎没有影响。实际上，您在决策过程中为员工提供了更大的权力，因为所有内容在任何时候都可以被多个用户访问。为了确保对项目及其未来使用的支持，请确保沟通和组织理解这一点。

提供工具
培训和教育是准备文档捕获的最后一步。一旦解决方案上线，每个人都应该准备好使用它的许多特性。培训课程需要接近发布日期，以保持知识在人们的头脑中新鲜。在大型组织中，很难在发布后的一周内培训所有主要参与者。然而，培训和提供保持员工新鲜感的工具的能力将确保新解决方案的支持和充分利用。

Spectrum Health最近完成了其文档捕获解决方案的实施，该解决方案增强了当前的电子病历系统，并捕获了多个部门的各种表格，包括住院、观察、急诊和门诊服务，期望将该技术扩展到成人和儿科医生的实践、产前分诊、紧急护理服务和访问管理。