二零零八年九月二日
克服ROI积压
Selena Chavis著
郑重声明
第二十卷第十八期，第16页
及时获取患者记录信息对于满足许多需求至关重要。以下是一家医院和政府机构如何通过创造性的合作来解决这个问题。
对信息的需求似乎来自无穷无尽的来源。从患者和其他医疗保健提供者到律师和政府机构，医疗信息管理部门可能会受到患者记录信息请求的轰炸。
根据健康信息外包服务协会主席邦妮·科菲的说法，让每个人都满意的关键是控制组织发布的信息(ROI)。
她说:“对信息的需求是如此迫切，需要快速准确地获得信息……他们(外部实体)不断提高这一目标。”“如今，如果你在医院外接到请求，你必须能够迅速做出反应。”
以伊利诺斯州人类服务部为例，近年来，该部门参与了电子残疾处理试点项目，即电子记录Express。据州人类服务部康复服务部(DORS)电子记录快递协调员罗斯安·海文(Roseann Haven)介绍，这项服务是由社会保障和州残疾确定服务局发起的，旨在增加使用电子方式提交与残疾索赔有关的健康记录，目前在所有50个州都可以使用。然而，对于伊利诺伊州来说，更快地检索健康记录的紧迫性要早得多。
“我们需要找到及时将信息输入电子文件的方法，”Haven说，并指出需要快速准确的记录周转来为客户评估残疾索赔。
与医疗保健一样，许多行业和政府机构正在寻求电子记录保存，以通过节省时间和成本来提高效率。哈文说，由于许多组织发现自己处于电子和纸质两种记录方式并存的情况，因此各个组织必须创造性地合作，在信息共享方面进行协作。
“我认为电子健康记录还没有关注投资回报率。他们有其他优先考虑的事情，”她指出。“许多人有打印工具，但没有电子捕获的方法。”
这成为DORS和纪念医疗中心(Memorial Medical Center)之间合作的挑战。纪念医疗中心是一家位于伊利诺伊州斯普林菲尔德的拥有562张床位的一级创伤急症护理医院。
“我们把信息放在邮件里发送出去，”HIM经理黛比·塞克斯顿(Debbie Sexton)回忆说，她指出这两个组织位于同一个城市。“花的时间太长了。”
从长远来看，合作的努力得到了回报，因为这些组织最终能够实现一个安全的、电子传输患者信息的系统——但这个过程并非没有令人头疼的问题。
“我们从2004年开始与纪念医疗公司洽谈，因为他们与我们有过真正的合作，”海文说。“我们为此研究了多年(成效有限)，但我们决心找到一条出路。”
根据Haven的说法，坚持最终会得到回报。她说，从那时起，随着新的努力不断提高对及时反应的期望，合作变得更加重要。今年1月，DORS又推出了一项名为“快速残疾决定”(Quick Disability Decision)的举措，其中一个计算机模块会评估一种情况，并标记出某些需要加速处理的索赔。
哈文说，癌症晚期或正在进行透析、等待肾脏移植的病人等情况需要优先考虑。她说:“我们的目标是在20天或更短的时间内让他们出门。”“对于(纪念医疗中心)，我们甚至不需要和他们讨论加急的问题，因为他们已经在五天或更短的时间内交付了。”
这种进退两难的局面
在2007财政年度，纪念医疗中心让大约23 465名病人出院，完成了465 250次门诊。作为纪念医疗系统的旗舰医院，纪念医疗由另外两家关键医院、一个医生网络和一个家庭服务部门补充。
据医疗信息中心主任Jennifer Vorreyer说，病人的病历由一个完整的电子病历组成，这个电子病历是在出院后创建的，病人的病历信息被扫描到设施的Cerner Millennium系统中。扫描图像增强了系统本身捕获的患者数据。
Vorreyer说，由于患者信息不能以兼容的方式格式化和传输，因此出现了有关将Cerner系统与DORS使用的电子系统集成的能力的问题。
随着以电子方式提交数据的挑战，Memorial Medical的HIM部门看到对医疗记录信息的请求增加了近20%，从2004年的6,945次增加到2007年的8,307次。具体来说，该组织指出，在过去四年中，DORS请求增加了近80%。
“你会收到这么多的请求，它们都以不同的方式重要。让信息迅速传播是很重要的，”Vorreyer说。“我们的病人、DORS和纪念医院的HIM工作人员都不满意回应DORS请求所花费的时间。”
在DORS实施电子记录快速系统的时候，纪念医疗公司大约花了17天的时间来完成一个请求。已经面临改善响应时间的需要，Vorreyer回忆说，请求的增加只会使问题更加复杂。
她指出:“随着业务量的增加，你可以增加员工，简化流程，或者改变运营标准。”她补充说，精简流程确实是唯一的解决方案。“在医疗保健行业，增加全职员工作为增加业务量的解决方案并不总是可行的。改变我们的指标意味着我们需要两倍的时间来做出回应……这对我们来说不是一个真正的选择，因为我们的选民需要更快的周转时间。”
在DORS请求的情况下，塞克斯顿强调了及时性的紧迫感。“在这种情况下，患者自己的残疾得到了这些信息的认可或否认。它会影响病人的经济状况，”她说。
通往成功的路线图
了解到两个实体之间存在的融洽关系，Haven向纪念医疗提出挑战，要求找到一种更好的方式，以更及时的方式交换必要的信息。这两个小组过去曾尝试过许多方法，但塞克斯顿承认，“由于各种原因，包括系统转换和安全问题，我们的努力没有取得成果。”
其中一个答案最终以现成的软件Nitro PDF的形式出现。该软件允许将数据和图像转换为安全的PDF文件，从而允许该组织从其电子病历发送兼容的文件到DORS的安全网站。
一旦兼容性问题得到解决，下一步就是建立一个共享的、安全的Web站点，在那里可以发布信息请求，并将Memorial Medical提供的必要的患者信息提交给DORS。沃莱尔指出，他与纪念医疗IT部门密切合作，以确保信息得到保护。
在谈到HIM和IT之间密切的工作关系时，Vorreyer说:“我们都把自己称为兄弟/姐妹部门，因为我们都向CIO(首席信息官)报告。”她补充说，该组织很早就认识到紧密集成的IT和HIM部门将是有益的。“我们向首席信息官汇报工作已经有三四年了，”她说。“这对我们的组织来说是有意义的，尤其是在我们推进电子病历的时候。”
一旦Memorial Medical对安全问题感到满意，团队就会设置密码并对患者进行测试，以全面分析该流程的功能。他的主管Brandy Farley说，花了大约三个月的时间来巩固工作流程，并指出需要培训团队成员如何通过安全网站获取DORS请求并以电子方式提交相应的患者信息。“根本没有任何挣扎。这很容易，”她回忆道。“我们的团队对此非常开放。”
结果不言自明。新系统到位后，DORS请求的响应时间已从17天减少到大约5天。
“他们将回复时间缩短了近两周。有时候我看到他们在48小时内就回复了。”“他们不打印任何东西，我们也不打印任何东西。这是非常有效的。”
一个及时的ROI计划
Haven说，Memorial Medical是纳入DORS电子计划的主要候选者，因为它是一个大容量的区域性供应商，而该地区的大多数其他医疗机构在加入DORS方面都稍慢一些。
“我们处理了大约37%的请求。我们希望这个比例能达到50%。”
哈文强调，每家医院的情况都有所不同，他建议“医院需要为自己的独特情况找到现成的解决方案”，“这取决于他们的混合记录在哪里”。
对于纪念医疗来说，答案是现成的软件，但对于其他实体来说，答案可能不同。根据Coffey的说法，这将是医疗保健组织在控制投资回报积压方面面临的挑战，特别是在响应时间至关重要的时代。
她说:“我看到的是，医疗信息管理部门有很多责任领域，但如果投资回报率积压，就会产生连锁反应。”她指的是付款延迟、HIPAA合规问题，以及患者的整体信心。beplay最新备用网站“你不希望病人问，‘为什么我拿不到我的病历?’”
Coffey建议医疗保健组织考虑将ROI部分外包给其他组。“在人力资源管理部门有很多不同的事情要做。他们有很多事情要处理，尤其是现在有了电子病历。”“你的精力和时间都被转移到目前最大的问题上了。你必须监督做这件事的人(ROI)。”
至少，科菲建议，在收到请求时就将其记录下来，并让人力资源管理部门指定一位经验丰富的专业人士来优先处理这项工作。
- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅行的所有主题。
纪念医疗中心:经验教训
通过与国家机构合作，纪念医疗中心能够将信息发布的响应时间(ROI)缩短三分之二以上。HIM主任Jennifer Vorreyer、HIM经理Debbie Sexton和HIM主管Brandy Farley分享了他们的经验，并为任何考虑类似项目的医疗机构提供了以下建议:
1.以病人为中心，永不放弃。有很多障碍需要克服，但我们有决心让它正常工作。每个人都知道这是可以做到的;我们只需要有耐心来适当地解决所有问题。
2.培训你的团队成员并信任他们——他们知道自己在做什么。在HIM部门的先前结构中，大多数ROI团队成员专门从事特定功能或填充特定类型的请求。这导致周转时间增加。通过对ROI团队成员进行DORS电子流程的交叉培训，我们不受任何一个人的出勤或工作量的限制。
3.看看数据。一旦修改了流程，继续查看结果，看看还有哪些其他变量会影响流程及其对周转时间的影响。我们认识到一些非常简单的项目影响了我们的流程。例如，打印机的共享、分配的电话时间，或者系统实际报告周转时间的方式都会影响我们的结果。
4.让技术为你工作。部分归功于新技术的实施，尽管在此期间请求量增加了近20%，但Memorial Medical在投资回报率方面保持了与前几年相似的人员配置水平。医疗信息系统工作人员采用的其他技术，例如PDF软件和CD刻录机，使纪念医疗中心能够向患者提供个人病历的电子副本，并简化了索取病历的工作流程。
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