二零零八年四月十四日

重塑癌症登记处-连接数据,改善护理
劳拉·盖特
郑重声明
第20卷第8期,第16页

通过提供易于获取和更准确的数据,电子医疗记录正在帮助改变登记员跟踪患者的方式。

在美国,癌症登记是收集癌症类型和发病率、解剖位置、诊断时疾病程度、接受治疗和结果等信息的基本方式。

美国疾病控制与预防中心(CDC)资助各州卫生机构收集这类数据。许多不同的国家和地区项目积极收集和报告癌症发病率、死亡率、发病率和生存率的数据。还报告和公布了各州的癌症登记数据;然而,目前还没有向疾病预防控制中心报告。来自国家和地区癌症登记处的信息为科学家和医生提供了更多和更容易的数据获取途径,他们可能正在研究某些癌症高发的地理区域或治疗各种癌症的费用。

电子病历和癌症登记处
“电子病历在癌症登记方面是有帮助的,但在我看来,这取决于电子病历的设置和电子病历中可用的不同程度的组织,”劳瑞·赫伯特(Laurie Hebert)说,他是RHIA, CSS, CCS-P, CTR, Care Communications癌症登记服务主任。“如果电子病历中的信息组织良好,信息的汇编可以增强对癌症登记处数据的获取。”

Susan Koering,医学博士,RHIA, CTR,在明尼阿波利斯的Park Nicollet卫理公会医院进行肿瘤登记,她说该医院的癌症登记已经整合到电子病历中,现在可以在网上查看。

Park Nicollet每年的新增病例(新添加到数据库中的病例)超过1800例,该系统每月跟踪约900例患者,登记人员为4.5名全职员工。癌症登记可以追溯到1974年,此后不久计算机化。Park Nicollet及其诊所于1993年合并,使数据可在全系统范围内使用。

根据Koering的说法,该登记处是用来帮助满足癌症委员会维持教学医院地位所必需的要求。这包括在首次接触之日起6个月内提取潜在的1800例新病例,记录癌症分期,监测随访率,并跟踪正在进行或未来研究的独特数据项。当Koering和她的同事们处理大型项目时,比如目前的项目涉及到对病人人数的五年预测,电子病历就成为了一种更有价值的资源。

“我们与一家癌症登记软件公司签订了合同,可以访问我们整个系统的电子病历,其中包括来自医院和我们所有25家诊所的数据。来自外部来源的患者记录被扫描到综合医疗记录中。我们马上就能得到案情抽象化的资料。我们有一个流程,即需要每年跟进的病例每月与当前跟进日期的系统范围数据库相匹配。新的日期更新了注册数据库,”Koering解释说。

科技也是威斯康辛州奥罗拉医疗中心(Aurora Health Care)的一个因素,该机构由12家急症护理医院组成,并有正式的癌症登记。2002年,它以比单独购买和实施更低的总成本实施了一个多医院、基于web的注册软件系统。

Aurora临床数据注册区域经理、CTR RHIA的Lisa Robinson说:“该软件允许我们单独或组合运行任何位置的设施数据。”“这不仅是一种‘中心辐射型’管理模式,还可以利用我们经验丰富的经过认证的肿瘤登记员的联合工作人员,从任何地点提取和报告登记进出的数据,从而实现站点之间的不间断覆盖。”

Robinson和她的同事发现,他们的多医院纵向数据库通过提供系统的抽象数据来改善Aurora的患者护理,这些数据可以与其他提供者进行分析和比较,以确定最佳实践和患者结果。

“法律要求将癌症登记数据发送到生命记录中的威斯康星州癌症报告系统,而且由于我们的大多数登记都是癌症委员会认证的,因此也会根据国家癌症数据库(NCDB)的年度数据要求发送信息。”国家癌症数据库提供给我们的汇总和比较报告非常有用,可以衡量我们与国内其他癌症项目的进展情况,”罗宾逊解释说。“许多供应商和部门对信息的内部要求是常规的。癌症数据报告用于行政规划、商业营销、研究、拨款申请、科学论文、最终结果报告,最重要的是,用于跟踪专业如何达到国家指导方针和质量标准。”

根据IMPAC东北注册服务主管、注册医学博士Deborah Perriello的说法,癌症注册最重要的功能之一是获得结果数据,这些数据提供了有关治疗和生存的宝贵信息。她说:“癌症委员会要求我们每年对登记处的病例进行跟踪调查。”

根据Robinson的说法,通过使用电子病历,汇编和维护这些大量信息的任务变得更加容易。

“过去,一切都是纸质的:医疗记录中的文档、摘要、日志、报告等。对于那些有电脑(通常是独立的)的幸运注册商来说,由于担心电脑崩溃,他们花了很多时间手动将信息备份到多个软盘上,并打印纸质摘要。“最近,癌症登记处已经学会了利用电子病历、网络和其他电子流程来帮助自动化登记功能,而这些功能在过去是手动的,需要大量的时间。医学信息学的发展重塑了我们做生意的方式和做生意的地点。许多注册商现在可以直接在家里工作,并通过电子方式将信息发送给那些可以从中受益的人。”

康妮·r·格雷斯,LPN, CTR,格雷斯注册服务公司的所有者,在伦顿,华盛顿州。她很欣赏这些年来发生的变化,从她不得不使用索引卡来跟踪后续病例,到发展到计算机化数据库和全国电子癌症登记处。

IMPAC的EMR和数据产品经理Marjorie van der Pas指出,癌症登记社区已经广泛采用软件来完成其工作和使命,并补充说,对EMR的兴趣正在增长,但尚未完全在全国范围内采用。癌症登记员已经提高了他们的计算机技能,而医生和管理人员正在使用登记数据来进一步研究治疗、预后和护理成本。

“癌症登记将挑战电子病历用户在数据输入方面更加准确和完整,”Donna Getreuer说,她是注册会计师,MSN, CTR, IMPAC的决策支持主管。

Robinson认为,在注册中心内单独使用EMR有很多优点,但也有一些缺点,特别是停机时间。另一个错误的印象是,电子病历直接将数据下载到登记员的能力对癌症登记员的工作安全构成了威胁。

“对注册商的需求比以往任何时候都大,”罗宾逊说。“最终,具有肿瘤学领域深入知识的认证肿瘤注册师(CTR)需要验证和协调从不同文档系统获得的信息,并根据定义的数据集(如FORDS [Facility oncology Registry data Standards])对其进行编码,以便与国家质量措施和指南进行比较,基准和趋势。此外,CTR还需要跟踪患者可能在组织外接受的任何治疗,以提供患者在治疗方面发生的全部情况。此外,他们有深入的过程,每年跟踪癌症患者的整个一生。没有人能做到这一点。”

EMR的企业应用程序集成就是将许多应用程序集成到以患者为中心的存储库中。为所有产生各种文档的应用程序构建接口是不可能的;然而,Robinson说,Aurora正越来越接近于拥有一个可以访问所有这些数据的来源,而不是为了抽象的目的而单独访问它们(例如,病理学系统、放射肿瘤学系统、药学系统)。

她补充道:“(将电子病历与注册中心集成)的其他优势包括可以腾出办公空间,以及可以远程工作。”“大多数注册商都有双显示器,因此他们可以在一个屏幕上查看电子病历,同时在另一个屏幕上向癌症注册软件输入信息。另一方面,注册商表示,与快速浏览纸质医疗记录相比,点击文件似乎需要更长的时间;但是,信息更清晰,并且可以剪切和粘贴到注册表文本字段中,以验证编码字段。”

Koering指出,将电子病历与注册机构联系起来的链接正在不断发展,并补充说,这种转变将使注册机构的重点重新调整到数据编辑和更多的医疗质量问题上。“我们需要训练有素的注册人员,他们可以看到电子病历的潜在适应性,以满足癌症护理团队的需求。我们需要更多训练有素的注册商,[因为]我们目前的劳动力正在老龄化,需要注册商来取代他们,”她说。“EMR将通过不断升级和创建新的联系,从数据库中获取我们想要的确切信息,并随着它们的发展增加新的疾病诊断测试,在未来继续影响癌症和其他疾病登记。”

Koering指出,电子病历允许注册商只需敲击几下键盘就能获得宝贵的信息。“通过保密登录,我们可以访问数据,创建查询检查,并为持续的质量护理提供数据。我们可以要求从我们的卫生系统的信息技术来源获得数据的工作单。我们有癌症登记软件,它只允许我们添加名字和疾病地点,这样我们就可以随时知道有多少病例需要提取,”她说。“过去,我们需要索取纸质医疗记录或其他来源的记录,如放射治疗,等待他们的到来,寻找我们需要的信息,然后归还记录。对于那些需要提取或录入的案例,我们会有一个纸质的存档。当了24年的注册员,我看到了很多变化。即使我认为我们的流程运作良好,我也必须愿意应对变化。电子病历使这项工作更加及时、准确和完整。”

展望未来
罗宾逊说:“我个人认为,癌症登记的未来将会扩大,尤其是医疗服务提供者将重点放在质量衡量和绩效支付上。”“即使电子笔记是以概要形式编写的,除非与其他来源的其他经核实的数据结合起来,否则这些信息单独使用是没有用的。将人口统计、检查、诊断、分期、治疗和结果结合起来的唯一合乎逻辑的地方是在被称为癌症登记处的可靠的纵向平台上。”

美国外科医师学会(American College of Surgeons)与美国国家癌症登记协会(National Cancer Registrars Association)以及供应商等其他组织,多年来一直孜孜不倦地定义和调整注册表中包含的数据元素。罗宾逊说,不断升级的数据编辑和交叉检查确保了癌症数据每年都在变得更好。

“NCDB通过安全的网络服务器发送给我们的电子质量改进包使我们能够协调似乎不符合质量措施的情况,并使我们能够在调查后立即更新数据。”彩色报告和对比图表可以立即打印出来,这样就可以定期向癌症委员会成员和工作人员提供最新情况,”她解释说。

Hebert不认为将癌症登记信息与电子病历相结合是可行的,因为癌症登记中包含的数据非常具体,就像创伤登记中发现的那样。“使用单独的数据存储库的原因是因为它有单独的功能,”她解释说。“在癌症登记处捕获的许多数据都非常详细,你不希望或不需要在电子病历中获取所有这些信息。”

格蕾丝对此表示赞同,她指出:“我们已经收集了分析癌症病例所需的资料;我们会查看导致诊断、治疗和终身随访的所有信息。我们通过检查病理报告来发现病例,并检查医疗记录部门输入的代码。”将这两者结合起来意味着她要复习更多的材料,尽管这很可能对她没有帮助。

同样,如果没有电子病历,癌症登记处也不会像今天这样有效。“我可以更及时地处理我的案子。我可以每天报告他们,因为我可以使用电子病历每天对他们进行筛查,”格蕾丝说。“我们可以在没有电子病历的情况下有效地工作,过去我们在没有电子病历的情况下一直很有效,但我不想回到过去。现在我可以更容易地找到数据,也更准确。癌症登记员可以在一个虚拟的私人网络中在家工作,我们可以在任何地方追踪病人。在电子病历的帮助下,癌症登记更有效。这非常令人兴奋。”

EMR的建立和设计是为了挽救生命和改善对患者的护理,同时也节省了重复的工作和成本。罗宾逊举了一个例子,虽然与肿瘤学无关,但与她十几岁的儿子有关,他在青少年时期看过一系列不同的医生。后来有一天,在一次例行检查中,他的初级保健医生拿出电子病历,在对比了电子病历后,发现了一种异常的趋势,幸运的是,他诊断出了一种罕见的疾病,否则,这种疾病可能不会被发现,直到为时已晚。

“我和我们的CTRs都相信,在过去几年中,我们完全集成的电子病历有助于提高注册数据的完整性、准确性和及时性。这也节省了我们宝贵的时间,因为我们不再需要请求和提取纸质医疗记录进行审查,”她说。“相反,现在所有的病例查找和编码清单都以电子方式提供给我们。电子病历帮助我们更好地跟踪患者,因为无论他们在我们的系统中处于什么位置,我们都可以从远处查看患者的状态。最后,计算机化使医生能够在办公室、家里或医院的电脑上填写TNM(肿瘤、淋巴结、转移)分期表格。一旦签署,表格就会自动上传到电子病历,我们作为一个组织仍然认为这对提供者和患者都是必要和有用的工具,事实上,它有助于指导适当的治疗并帮助估计预后。”

- - - - - -劳拉·盖特的医学和商业贸易文章发表在《医疗旅行者》、《今日放射学》、《矫正论坛》、《信用合作社商业》,以及其他全国性和在线出版物。