三月十七日，2008
数字化
安妮·马西奥斯
郑重声明
第二十卷第六期，第20页
参观俄勒冈州的一家放射学机构，这家机构正在加速走向未来，努力减少纸张的使用。
在今天的任何医疗机构中，简化工作流程和消除错误的文书工作始终是待办事项列表的首要任务。然而，找到实现这一目标的最佳方法并不总是一件容易的事。
俄勒冈中部放射学协会一致决定着手将其业务的几乎所有方面数字化。在俄勒冈州本德市，P.C. (CORA)制定了一个计划来实现这一重要目标。该计划包括将三个关键组成部分数字化，这些组成部分将依次分阶段进行和整合:用于存储和管理同意书、福利解释(EOB)表格和其他文件的数字文件管理系统;放射科资讯系统(RIS)，用以管理预约安排及收费;以及用于存储和管理放射图像、转录和医疗信息的图像存档和通信系统(PACS)。
Marico Oliveira是当时CORA的运营主管，也是目前的人力资源主管，他说，当该组织采用PACS环境进行成像时，推动了向无纸化环境的转变。她说:“既然我们现在从事数字成像，我们就开始考虑在其他地方减少纸张的使用。”CPU医疗管理系统是该设施的RIS软件提供商，它将Oliveira介绍给了Laserfiche，这是一家文件管理解决方案公司，它相信可以帮助CORA实现其目标。
搬家
Oliveira在一次CPU用户会议上了解了Laserfiche及其创造的可能性。CPU发现许多用户希望将数字文档管理技术与他们的RIS应用程序集成在一起。为了满足这一需求，它最初提供了一个文档成像系统的基本版本。然而，最终，CPU相信Laserfiche可以提供更大的灵活性和选择，不仅满足而且实际上超出了客户的期望。结果，两人结成了伙伴关系。
奥利维拉说:“在看到Laserfiche的能力展示后，我们意识到这将有助于我们决定实现无纸化。”她补充说，由于RIS供应商和Laserfiche是合作伙伴，因此可以同时使用这些程序，从而消除了纸张的混乱。
CORA的最终目标是集成PACS、RIS及其数字文档管理系统，自采用Laserfiche技术以来，CORA已经看到了实质性的改进。目前，CORA将所有医学图像和相关文档存储在PACS中，并使用Laserfiche存储其他所有内容，包括检查单、患者id和保险卡。账单使用它来处理保险支付，并存储和管理EOB表单、弃权书和其他文档。诸如董事会会议记录和人力资源记录之类的项目也可以放入存储库中。
澄清事实
为了开始向数字环境过渡，人力资源人员的任务是扫描旧文件，奥利维拉说，这是一种有条不紊的处理方式。她说:“它们是由部门完成的，所以我们设定了一个目标，在特定的日期达到特定的目标，并以这种方式坚持完成任务。”一旦所有的记录都在新系统中得到解释并发挥作用，旧的记录就被粉碎了。
“我们的目标不是在后端(对现有记录)进行扫描，而是在文件输入和创建时，在前端完成所有扫描。例如，我们在系统中加入了EOB和账单信息，”Oliveira说。
集成系统的组成部分
Laserfiche医疗保健解决方案主管毛里西奥•平托(Mauricio Pinto)表示，简化文件管理和减少许多医疗机构普遍存在的书面记录，可以带来经济效益。他说:“当你尽量减少纸质活动，并在数字环境中工作时，你就能削减成本。”
在扫描仪将文档转换成电子图像后，应用程序接管。如今，越来越多的医疗机构开始扫描，但平托表示，挑战在于，“我如何安全地存储数据，以及当我需要它时如何再次找到它?”事实上，我如何在一个大文档中找到一个短语或单个单词?”他说，要创建一个数据检索简单的环境，解决方案需要的不仅仅是一个智能命名约定。
Laserfiche的产品使用户能够快速定位文档，自动化信息捕获过程，通过电子工作流程路由文档，并审计用户活动。Pinto说:“所有这四个规范协同工作，形成了一流的文档解决方案系统。”
存储库提供了一个安全的站点来存储和访问文档，用户可以以满足组织需要的方式对文档进行组织。
实现电子文档管理解决方案的最终目标是快速查找记录。Laserfiche的技术可以提取文档中的每个单词，并允许用户为每个记录分配数据字段，这样就可以使用各种搜索工具进行检索。例如，CORA等设施可以根据服务日期、患者姓名或与完成的过程相关的单词搜索文档。高级搜索功能包括文件夹结构导航以及全文搜索、模板字段搜索和对记录的已知属性的搜索。“通配符”和“模糊”搜索功能提供了即使用户不确定搜索词的拼写也能进行搜索的功能。
找到文档后，可以使用电子工作流功能对其进行路由。在CORA，办公室工作人员可以立即扫描保险卡，为患者创建文件夹，并生成工作流，该工作流将信息路由到计费部门，而无需手动移动文件。
审计功能使用户能够选择一个文件或文档，并查看“接触”过该案例的每个人，这有利于保持关注的连续性，并确保完成诸如计费之类的业务实践过程。
规管规例
在当今的监管环境中，拥有一个遵守严格的隐私和安全指导方针(例如HIPAA规定的指导方针)的系统是至关重要的。在CORA, HIPAA和联合委员会的要求是通过安装多级访问控制来满足的，包括初始系统访问、控制部门筒仓、组或个人文件夹和记录访问以及字段和单词级别的可见性。
“在我们的工厂，通过适当的访问级别，符合HIPAA指导方针。建立了用户权限和组权限，以保护对文件夹和文档的访问，从而保护了数据的完整性，”Oliveira说。
电子编辑工具使工作人员能够掩盖敏感信息，当他们需要将EOB表格发送给二级付款人时，这是一个特别有用的功能，EOB表格通常包含与多个患者相关的信息。
工作流程的改进
根据Pinto的说法，管理文档的合适解决方案应该提供一种电子方式来替代手工流程。先进的工作流功能可以在组织范围内安全地路由记录，并在必要时可选择提醒适当的人员。员工可以在应用程序中发送电子邮件或传真，如果安全允许，还可以将记录下载到CD、DVD或USB驱动器上。电子工作流可以按顺序提醒每个工作人员正在等待工作。
奥利维拉说:“当我们上线后，工作流程得到了极大的改善。“以前，当你需要一个文件时，必须有人手动检索它，如果不止一个人同时需要访问，就会产生问题。工作流程的变化是实质性的，因为我们不再处理手工流程。它还可以减少丢失或错误归档的文件，这也会消耗大量的额外时间。”她补充说，用户很欣赏该系统的可用性和易用性。
把它们放在一起
在医疗保健实践中，文档管理技术可以有效地简化记录管理，并在将其纳入组织的it系统中时减少或消除纸张。
非临床文档，例如与保险、日程安排、患者人口统计以及最重要的账单相关的文档，提供了大量消除纸质文件的机会。基本上，所有来自组织外部的文件，以及内部生成的文档，都可以通过文档管理系统进行管理。
例如，帐单部门可以立即确定文件何时准备好进行编码、帐单和付款跟踪。平托说:“支票通常是从持有大量纸质eob的付款人那里收到的。”“使用Laserfiche，这些文件被扫描进来，所有的文本都被提取出来。这消除了物理存储纸张的必要性，账单可以简单地搜索姓名、账号或服务日期来定位交易。”
编码的影响
“编码员在计费过程中扮演着关键角色，”平托说。他指出，编码人员经常远程工作，通过文档管理，他们可以通过Internet查看存储库中的源文档。它们可以编码到计费应用程序或模板字段中，数据直接发送到计费应用程序，从而消除了重复输入和错误。可以标记带有缺失文档的异常和图表，并将其发送给适当的工作人员进行解决。
Oliveira指出，CORA目前有5名编码员，还没有与RIS集成。他说:“我们还没有达到文件影像系统简化编码程序的地步，但在我们实施的第二阶段，查阅文件将变得简单，而不是在设施或部门之间运送文件。”一旦集成了RIS部分，我们最终可以远程使用编码器，”她说。
关于转录，她说目前它是通过CORA的PACS而不是RIS完成的，所以转录员的工作流程没有重大影响或变化。
准备，准备，开始!
平托解释说，从前台到后台，从病人安排初次预约到他们接受账单和收款服务，一个文件管理系统可以作为一个电子文件柜。虽然RIS和PACS专门管理临床数据，但该系统可用于会计、人力资源、认证甚至维护。将该技术用作独立流程或集成解决方案的能力提供了灵活性和发展空间。
当CORA将文档管理技术集成到它的RIS中时，Oliveira希望能够在更高程度上减少文件流。“我们在初始阶段已经做了很多工作，但我们意识到Laserfiche的能力还有很多，并期待着实现整合，以尽可能多地利用这些优势。可利用的资源太多了，我们必须分阶段实施。”
典型的RIS集成从实时搜索患者开始，为新患者创建文件或为现有患者检索当前信息，并在处理后的记录中填充索引字段，这有助于避免重复输入和错误。平托说，电子文档管理技术不仅仅是转换纸质文档;它还存储和管理现有的电子文件，如电子邮件、wav文件、JPEG文件以及与患者病例相关的Office和Adobe文档。进一步的集成允许从RIS应用程序中检索存储的文档。
尽管Oliveira意识到CORA永远不可能完全无纸化，但数字化运营将继续简化流程，并随着实施和集成的逐步增加而带来更多好处。
Pinto说:“互操作性，即各个部门的应用程序可以相互通信，是实现最佳效率和整个操作的最大利益的关键。”
奥利维拉对此表示赞同:“是时候迈出下一步了。我对此非常兴奋。”
- - - - - -安妮·马西奥斯是宾夕法尼亚州多伊尔斯敦的一名自由撰稿人。
在整个设施范围内应用文档管理解决方案
任何纸张密集的部门——或者任何努力实现无纸的部门——都可以从电子文档管理解决方案中受益。使用独立的应用程序，每个部门或功能区域都可以使用唯一的文件夹结构、索引模板和用户定义的工作流规则建立自己的安全记录筒仓。
一个好的文档管理解决方案必须做到以下几点:
•管理纸质和不同的电子记录格式。
•将所有记录标准化为单一的、非专有的、不可更改的电子记录格式，如TIFF。
•提取并单独存储数据以供搜索。
•将记录存储在安全的存储库中，限制用户和/或文件夹、文档和数据字段的访问。
•以适合办公室工作方式的方式组织数据。
•提供强大的搜索功能。
- - - - - -资料来源:“简化医疗保健业务”，Laserfiche医疗保健焦点白皮书，2007年
