2008年2月4日
看到绿色-简化ROI过程可以将头痛转化为收入
文/金·m·诺顿
郑重声明
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进入三个已经意识到技术在满足需求方面的价值的HIM部门。
从嗡嗡作响的复印机到成堆等待邮寄的医疗记录，HIM的管理人员迫切需要一种更好的方式来处理信息发布(ROI)请求。随着电子医疗记录(emr)的普及和互联网像饮水机一样普遍，全国各地的医疗信息系统部门正在发生变化。ROI供应商(而不是复制服务)正在为医院提供一种更动态的方式来处理他们的ROI流程，并带来意想不到的收益增加。
传统上，由于发送和跟踪记录、计费和收集相关费用以及提供客户服务的管理负担，ROI过程已被外包。“自己动手是闻所未闻的。你不会赚到任何钱，而且它带来的麻烦将远远超过该部门可能实现的任何收入，”弗吉尼亚州南波士顿哈利法克斯地区卫生系统卫生信息服务和隐私官经理Cecelia Owen说。
尽管自己处理ROI过程的HIM部门可能会争辩说他们可以更好地控制它，但是对于一个部门来说，单独的管理负担可能太大了。但是，供应商正在通过共享处理功能和确保功能符合HIPAA并且客户满意的责任来彻底改变ROI操作。
以下是三家不同规模的医院，它们将投资回报率流程简化到影响底线的程度。
亨利福特健康系统
底特律的亨利福特医疗系统(Henry Ford Health System)早在上世纪80年代中期就采用了自动化技术，一直是自动化竞赛中的领跑者。“在亨利·福特，我们的系统政策和程序已经实施了20年，这使我们进入了一个无纸化的环境，”该组织的医疗记录服务主管兼隐私和安全信息官凯伦·施密特(Karen Schmidt)说。
由于亨利·福特没有纸质记录，施密特走进他的医疗部门，看到订书钉满地都是，到处都是复印的纸质记录，还有成堆等待邮寄的医疗记录，他感到心烦。“我当时对自己说，‘等等，我们是一个无纸化的机构，我看到的都是纸，’”她回忆道。就在那时，她意识到必须有一种更好的方式来处理ROI操作。
亨利福特医院和健康网络是医院系统的一部分，主要是一个封闭的医务人员，HIM部门为900个床位的医院和1000名医生提供所有的医疗记录功能。引入其他ROI系统来简化流程的想法似乎是一项艰巨而不切实际的任务。“我记得圣地亚哥AHIMA大会上的MRO (ROI供应商)。我急切地想知道他们能为我们做些什么，但我并没有对这次我同意的会议抱有太多期望。我的期望是，在最初的会议中，我没有包括其他人，例如信息技术人员、其他系统HIM管理人员或ROI主管，”Schmidt说。最终，MRO能够提供交钥匙操作，使HIM部门自动化，并消除了复制服务或复制纸张的需要。
在与MRO签约之前，Henry Ford的ROI流程包括HIM员工在EMR上找到患者的医疗记录，打印它，并将其交给复制服务以分发给请求者。施密特说:“我们不仅为复印服务部门打印了记录，而且复印服务部门还收到了复印的全额付款。”“虽然我们收到了一些报销，但这与我们对MRO的期望相差甚远。”
亨利·福特公司通常每年要处理6万多份信息请求。以前，卫生信息系统各部门平均每月偿还5 000美元，每年印制约200万份。自从自动化流程以来，亨利福特已经清除了他的HIM部门的复印机和复印服务的现场员工。在零拷贝的情况下，它的月收入也增加到了3万美元。亨利·福特唱片服务经理埃里卡·乔丹表示:“过去对我们的员工和复印服务来说都是一个劳动密集型的过程，现在已经不复存在了。”
工作人员不用打印病历申请，而是用电子方式处理所有事情。“一旦我们确认了病人的身份，我们就会打印出一个标签，上面有病人的名字和病历号码，然后通过电子方式将请求发送给MRO。从那里，他的工作人员可以识别信息，然后迅速直接从电子病历发送到MRO，”Jordan说。她补充说，除了减少复印，周转时间和客户满意度也有所提高。
施密特说:“使用我们的复印服务，我们平均需要7到8天，而使用MRO，从收到请求到将请求发送给请求者，我们需要4.5天。”对于客户服务，MRO在收到Henry Ford的初始请求后处理与请求者的沟通。请求的确认将立即发送给请求者，并带有到MRO网站的链接，从而允许客户跟踪请求的状态。据施密特介绍，MRO还能够直接与第三方付款人合作，允许审计人员在安全可靠的环境中以电子方式查看医疗记录。
总的来说，亨利·福特对新系统的好处感到满意。“不必为供应商的员工提供空间和监督，这很好。从HIPAA和隐私的角度来看，MRO提供的支持质量令人放心，因为他们的员工包括知识渊博的律师，”施密特说。她补充说，该技术已经标准化了整个系统的流程，消除了重复请求的问题，减少了冗余，改善了客户服务，并将HIM部门变成了“一个创收部门，同时证明了它的无痛性和用户友好性。”
哈利法克斯地区卫生系统
当Halifax Regional医院(一家拥有192张床位、100名医生的医院)在2006年初将其记录系统升级为包含电子病历时，其ROI供应商就过时了。为了实现ROI流程的自动化，医疗系统必须考虑每年大量的不可计费ROI。
Halifax区域每年处理大约3000个ROI请求，其中大约75%是不可计费的。由于剩下的25%仍需要外包，欧文预计EMR的实施会更容易，但并不认为这也会是一个赚钱的机会。
“我们的客户服务得到了显著改善，周转时间得到了改善，而且我们实际上通过使用HealthPort(以前称为智能文档解决方案)产生了收入，”Owen说。以前的供应商向哈利法克斯地区收取使用HIPAA日志的月费，但EMR和HealthPort的软件消除了这一费用。欧文说:“虽然省不了多少钱，但每一点都有帮助。”
除了使纸质记录过时之外，自动化ROI流程还使Halifax Regional实现了12,000美元的利润，并消除了现场供应商员工，从而释放了宝贵的空间。另一个好处是改善了患者财务服务(PFS)中的应收账款。Owen说:“PFS现在能够访问非计费ROI请求的记录，以处理索赔并响应来自支付方的其他信息请求，这节省了HIM工作人员的时间，而不必为PFS处理这些请求，从而最终加快了这些帐户的付款。”
“总的来说，我们的经验是非常积极的，我们不会采取任何其他方式。在转向EMR的过程中，[Halifax Regional]看到了转换ROI供应商的好处，对我们来说，这种特殊的模式使我们的部门盈利，”Owen补充道。
南卡罗来纳医科大学
与亨利福特和哈利法克斯地区不同，南卡罗来纳医科大学医学中心在保留现场人员的同时自动化了其ROI过程。尽管如此，该公司与健康信息交换公司Universata达成的协议还是带来了好处，改善了客户服务，增加了知识渊博的员工，更新了技术。
苏珊·普莱彻(Susan Pletcher)，注册会计师，MPA, CHAM，医疗中心(位于南卡罗来纳州查尔斯顿的一家拥有709张床位的教学医院)的健康信息和患者访问服务主管，每月处理大约1800个ROI，她和她的员工“希望变得更加电子化，因为我们知道技术可以改进，”她解释说。之前的供应商在现场有三名员工和一名主管，请求的周转时间从28到32天不等，有些甚至达到60到90天。普莱彻说:“有时要求很紧急，我们需要调动员工来满足这些要求。”
随着流程的自动化，尽管有相同数量的现场员工，但请求的周转时间缩短到三天。普莱彻表示:“我们与Universata合作取得的成功很大程度上得益于他们的技术以及他们对如何处理投资回报率的看法。与之前的供应商合作，医疗中心的工作人员将扫描患者记录，试图实现自动化。然而，当收到要求记录的请求时，他们必须打印扫描的记录，以便通过挂号信以纸质形式发送出去。
现在，纸质记录已经被消除，整个过程都是电子化的。普莱彻说，这项新技术对患者隐私和HIPAA问题进行了尽职调查。她说:“得知这项工作正在以一种及时而有效的方式完成，而我们的成本大致相同，这是一种极大的解脱。”
考虑可能性
有证据表明，HIM部门可以通过自动化ROI流程来实现收支平衡或增加收入。尽管接受本文采访的HIM专业人士表示，该技术存在学习曲线，但这不足以阻止他们推荐转向自动化。
他们指出，重要的是不要被没有电子病历或医院的规模吓倒。“你必须敞开心扉接受改变，”乔丹说。“你必须稍微舒展一下，考虑到自动化可能对你和你的部门有用，因为它真的很有用。”
Kim M. Norton是新泽西州的自由撰稿人，专门为各种贸易和消费者出版物撰写与医疗保健相关的主题。可以通过以下方式与她联系kim_norton1@hotmail.com．
ROI处理模型
有许多信息发布(ROI)供应商。专家表示，组织的规模和处理的ROI数量可以决定一个组织如何构建其请求流程，但在精简方面有很多选择。
供应商可以根据医疗保健组织的需求提供一个模型、几个模型或所有模型的变体。业内人士表示，HIM经理可以选择的可能性如下:
•共享服务模型，即在供应商和供应商之间平均分配责任和利润的系统;
•传统模式，即供应商每发出一张可计费的图像，医院就免费收到一张;
•纯技术许可模式，这是一种自己动手的计划，医院支付技术和与发送ROI相关的所有费用，但保留收到的所有ROI费用;和
•混合模式，可以是三种模式的任意组合。
根据行业专家的说法，简化ROI过程并不需要让人头疼。通过承包全部或部分责任或简单地更新软件来减少管理负担可能意味着底线的显著差异。医院的规模也不必是一个问题，因为每个供应商都有一个模型，可以而且将会简化过时的处理系统。
——KMN
