2009年2月2日
灾后恢复——杜兰大学应对卡特里娜飓风的经验教训
爱丽丝·谢泼德
郑重声明
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没有什么地方比医疗机构的快速灾难恢复更重要了。对于全国许多电子健康记录仍然不完整的卫生保健部门来说，必须制定程序来保护和恢复纸质和电子信息。在卡特里娜飓风期间和之后，新奥尔良杜兰医疗中心的工作人员所吸取的经验教训可能对其他设施的备灾工作很有价值。
让纸质记录远离伤害
杜兰医疗中心(Tulane Medical Center)的工作人员认为自己很幸运，因为该机构的大部分纸质记录都存放在二楼的HIM部门，该部门没有受到2005年8月飓风带来的洪水的影响。然而，其他地点的一些记录遭到破坏。希拉·戈登(Shelia Gorden)， RHIT，医疗信息中心主任和首席隐私官，解释说:“在卡特里娜飓风之前，杜兰大学的大多数诊所都位于我们市中心的医院大楼内，他们的记录集中在医疗信息中心部门。唯一的例外是癌症中心，它位于相邻建筑的一楼。另一个例外是被封存的记录，它们暂时存放在医院一楼的医务部。”
幸运的是，一楼的记录没有被完全销毁，因为工作人员很有远见，从底部的两个架子上拿走了文件。然而，由于被洪水淹没的医院关闭了几个月，当他的工作人员能够返回时，墙上已经长出了霉菌，潮湿的空气损坏了一楼的记录。因此，他们需要被送去修复。戈登建议:“在容易发生洪水的地区，如果你的医疗记录位于地面或地下室，确保你有一个快速简便的方法把它们转移到更高的地方。”
必要的人员
卡特里娜飓风来袭时，杜兰大学HIM的工作人员第一次被宣布为非必要人员，并被要求撤离。这带来了两个不幸的后果。其中之一是，当病人来到医院时，检索记录成为一项挑战。在某些情况下，原始记录是随撤离的病人一起发送的。戈登说:“谢天谢地，我们的首席信息官苏·拉丘格(Sue Rachuig)当时就在现场，他知道必须记录文件的去向。”“就在最近，我们从一家州外的医院收到了最后一份记录。”从那时起，杜兰大学的IT部门创建了一份外部出院转移表，汇总了基本信息，可以打印出来，以便在病人被转移到其他地方时发送。
他缺席的另一个后果是杜兰大学的工作人员无法从诊所和医院单位收集记录，并将它们归还给他的部门。“卡特里娜飓风过后的几个月，大楼正在翻修，我、我的副主任和另一位经理穿上了危险品防护装备，在市中心大楼的七层楼里寻找记录。我们还多次搜查了德保罗校区的四栋建筑。这是一个巨大的努力。即使在今天，人们仍然在不同的地方找到记录，”戈登说。
由于医院的部分区域正在改造或关闭，戈登和她的工作人员不得不在垃圾袋里翻找病人的信息。“确保你在建筑工人把所有东西都扔进垃圾袋之前进入大楼，”她建议。
考虑分散纸质记录
由于卡特里娜飓风过后的几个月里，新奥尔良市中心交通不便，杜兰的许多诊所开始在城市的各个地方营业。“随着市中心设施的开放，我们将进入建筑物，检索记录，复制记录，并根据需要将其传真给诊所，”RHIT的助理HIM主任Pamela Perry说。
如今，这些诊所都有自己的HIM部门。戈登说:“我们决定实施我们在卡特里娜飓风之前已经考虑过的事情——分散诊所记录。”佩里说:“医疗卫生信息系统与诊所管理人员密切合作，建立了小型医疗卫生信息系统部门，制定了政策和程序，并对员工、护士和医生进行了记录和处理方面的培训。”“对于医生来说，这是一个新的过程，他们习惯了他把记录交给他们，然后再把它们捡起来。”
现在，HIM负责监督合规情况，并担任beplay最新备用网站顾问。佩里说:“例如，一项政策规定，如果风暴即将来临，任何位于一楼的诊所都必须将所有纸质记录移到更高的楼层。”
EMR的价值
杜兰医疗中心总裁兼首席执行官罗伯特·林奇医学博士说:“在灾难恢复环境中，理想的情况是拥有可以跟踪患者的电子记录。”新奥尔良的几家医院几乎失去了整个医疗记录部门。病人被疏散到该国的其他地区，一些正在接受癌症治疗的人既不知道他们正在接受什么治疗，也不知道他们得了什么类型的癌症。”
作为杜兰医疗中心(Tulane Medical Center)的联合所有人，HCA正在分阶段实施其电子病历(EMR)，门诊记录计划于今年年底完成，住院记录将于2011年或2012年完成。Lynch说:“该计划是在Meditech主干之上分层当前的电子能力，并将数据馈送到国家数据仓库，这将允许在整个HCA系统之间共享信息。”
在卡特里娜飓风之前，杜兰大学的大部分诊断记录(实验室、放射学、心脏病学)都是电子的，还有一些护理文件和一些医生的口述笔记。戈登说:“我们目前正在培训医生如何以电子方式查看文档并以电子方式签署他们的报告。”“他们现在明白了电子记录的好处，可以从任何地方获取，即使是在由国民警卫队守卫的大楼里，纸质记录也是如此。”
HCA已经有了IT和计费的共享服务模型，并正在进行试点项目，以集中EMR操作。“我们正准备实施一个完全电子化的诊所记录，”佩里说。“医生将直接记录到系统中。除了从非hca设施收到的记录外，不会扫描任何东西。我们将实施电子医嘱输入程序，并已开始安排一些编码员在现场编码。”
“我们的数据中心位于德克萨斯州的沃斯堡。我们从未丢失任何电子临床数据，”Rachuig说。“只要我们在风暴期间有电，我们的用户就可以访问电子记录。一旦我们因为发电机故障而断电，他们就不得不使用纸质图表。然而，在我们撤离后，医生们能够拨打Meditech系统并远程访问患者数据。尽管他们在美国的其他地方，但他们仍在照顾与他们有过接触的病人。我们的HCA姐妹机构也可以访问他们需要的医疗技术数据，以照顾他们收到的病人。”
HCA为其区域数据中心提供了许多“热站点”(备份站点)，这些站点每年都要进行几次测试。如果一个数据中心宕机，备份站点会接管，重新配置网络并在不到24小时内恢复所有数据。“我们的电子记录不断备份到另一台服务器上，”佩里说，“因此，如果这个系统出现故障，或者我们无法从这里访问它，我们切换到备份服务器只是时间问题。”
分权的作品
在卡特里娜飓风之前，杜兰大学的HIM部门是全天候运作的，大约有100名全职员工三班倒工作。他们负责处理市中心医院的诊所(当时就在现场)、德保罗校区(卡特里娜飓风过后没有重新开放)和梅泰里的湖畔医院的所有记录。
风暴过后，只有戈登、佩里和另一位经理立即返回工作岗位。即使几个月后，戈登仍然只有十几名员工。“诊所开业了，但员工分散在城市和州外，”戈登说。“当新奥尔良所有的医院开始重新开放时，没有足够的工作人员。分散记录是我们唯一的选择，幸运的是，这也是医生们想要的。”如今，大约有40名员工负责处理杜兰大学市中心校区和湖滨医院(Lakeside Hospital)的记录，并担任分散诊所的顾问。本署只在标准办公时间运作。
“我们学会了如何更有效地做事，”戈登说。“例如，我们放弃了一部分空间作为医生休息室。工作人员医生可以随时使用刷卡进入不完整的记录室，口述报告或签署其他缺陷。因为我们不再是24/7全天候在那里，这使得他们更容易完成他们的记录，同时部门保持安全。”
建立沟通方式
在卡特里娜飓风之前，杜兰大学每个部门都有一个紧急联系人名单，但仅限于电话号码。“工作人员分散在城市和州外，我们无法沟通，因为手机信号塔不工作，”戈登说。“过了一段时间，人们学会了使用短信，并能够了解彼此的行踪和电子邮件地址。”
佩里说:“现在，我们的紧急联系人名单包括电子邮件地址、备用电子邮件地址、备用电话号码、备用地址，以及工作人员在紧急情况下可能待在的有近亲姓名的外地地址。”HCA的灾难恢复网站还可以作为与员工沟通信息的一种方式。此外，还有专用的卫星上行链路、互联网协议电话服务、调频无线网络、卫星电话和带有区号的手机，以确保不间断的数据和语音通信。
想想创伤后压力
戈登说，当工作人员在灾难后返回时，记住要富有同情心、关心他人、灵活应变。“工作必须完成，但不要忘记人们的情感需求。每个人都需要讲述自己的故事，分享自己的经历。”“我们中的一些人失去了家园，我们所有人都有失去一切的亲人。人们的家庭仍然分散。我的一位经理还在开车往返巴吞鲁日两地，单程要两个小时。”
“人们回来了，但他们在这里没有感情，”佩里说。“我失去了母亲，许多其他员工也失去了家人。许多老年人在卡特里娜飓风过后不久就去世了，因为他们经历的创伤加剧了他们的医疗状况。这些都是没有计算在内的统计数据。”
更新
杜兰市中心的医院目前正在进行重大改造。戈登表示:“由于采用了新的流程和投资，我们正在变得更好、更聪明。”“优秀的医生、护士和其他工作人员正在加入我们，因为杜兰大学的声誉，以及帮助重建我们地区的愿望。我们有尖端的心脏病学和移植项目、癌症中心和其他优秀的项目。”
他和医院为未来的灾难做好了充分的准备。林奇说:“飓风多发地区的HCA医院已经加固了他们的物理工厂。”“例如，前三层是防水的，这样发电机和环境系统就得到了保护。燃料可以维持医院和信息系统至少一周的运转。专用的空中和地面运输设备将允许在风暴前后疏散病人。”
正如自然规律一样，这些新系统中的许多都在最近的古斯塔夫飓风期间接受了测试。大家都说，他的主要工作人员留在了现场，一切都进行得很顺利。
爱丽丝·谢泼德是南加州的一名企业对企业记者，专门报道医疗保健话题。
如何选择容灾技术
根据Bill Lang (CBCP, CBCV, MBCI, Virtual Care Provider, Inc .的业务连续性项目经理)的说法，医疗保健组织还没有准备好与供应商面谈并比较系统，除非他们首先采取以下两个步骤:
•了解您的业务运营和灾难恢复需求。进行业务影响分析，确定业务功能的优先级，并确定在灾难发生后需要进行处理的顺序。
•进行威胁评估。与当地应急管理部门合作，确定现场的脆弱性(不仅仅是与天气有关的，还包括靠近化工厂和当地电信的弹性等问题)。
供应商将需要这些分析的结果来推荐最有效的系统。“如果供应商没有要求提供这些信息，这可能意味着他们不知道自己在做什么，”朗说。以下是他对继续进行技术选择的建议:
•了解四种类型供应商之间的区别。有些人基本上是房东，他们拿走你的设备和员工，只是给他们一个替代的工作场所。其他公司则提供电话、电脑和网络连接等设备。第三种类型提供移动计算选项(即，具有计算能力的半挂车，可以停在任何位置)。第四种类型是提供这三种选择组合的混合型。
•了解成本结构。例如，大多数传统供应商更喜欢对其服务需求不断增长的客户(今年有100台服务器，明年有200台，依此类推)。他们通常不会接纳减少需求的业务。例如，减少服务器数量的流行服务器虚拟化工作可能不会降低用于灾难恢复的服务器成本。
•始终保持数据和应用程序可用。由于人们的生命依赖于医疗记录的可用性，医院需要始终保持在线，实时复制。电子记录完全依赖于技术，因此基础设施的到位对于保证数据和应用程序始终可用至关重要。高可用性技术满足了这一需求。有几种不同类型的高可用性系统可供使用，应该仔细研究。
•跟上新技术的步伐。例如，提供“云计算”或“效用计算”的供应商按需出售计算能力，这可能在灾难恢复和业务连续性方面派上用场。确保与供应商谈判的人了解术语和限制。
仔细阅读合同。例如，如果包含自动续订条款，可能很难或不可能在没有罚款的情况下切换供应商，这些罚款通常伪装成终止费。你不能等合同期满再自动续约。
•考虑与灾区以外的非竞争性合作伙伴或供应商签订互助协议，这些合作伙伴可以在接到通知后立即运送设备，为系统提供中等到较长的恢复时间。例如，如果您的服务器在四天内不需要恢复，那么您可以让这些服务器快速发货，而不是每月支付费用将它们放在灾难恢复站点。确保您的供应商允许您将自己的设备运送到其站点。
Lang说，人力资源管理系统的灾难准备应该成为综合性业务连续性管理框架的一部分，比如国际灾难恢复研究所开发的框架。它包括It恢复、疏散、紧急响应、危机管理和业务恢复计划。对医院来说，特别重要的是个人准备和意识，以确保工作人员在照顾他人时能够确信他们的亲人是安全的。
——就像
