二零零八年一月二十一日

艰巨的任务
玛丽·安妮·盖茨
郑重声明
第二十卷第二页

准备好电子病历了吗?这很好,但你打算怎么处理你的旧纸质记录呢?有几个选择可以帮助平稳过渡。

转向电子健康记录并不像选择一个可以捕获、存储和检索患者记录的软件程序那么简单。在医院转向电子文档之前,它必须确定如何最好地存储和管理当前的纸质医疗记录。

“根据目前的医疗记录表格政策和条形码水平,解决这些问题所需的时间框架通常至少需要六个月,”RHIT的高级主管Leslie Mack说,他是密歇根州特洛伊市医疗保健解决方案提供商CareTech Solutions的高级主管。

根据Darice M. Grzybowski, MA, RHIA, FAHIMA, HIMentors, LLC的创始人和总裁,位于伊利诺伊州的La Grange。在美国,大多数医院至少需要18个月的时间为改造做好准备,以充分开展表单重新设计、工作流程分析和变更管理、软件配置、接口/集成问题、员工培训、设备购买和档案记录规划。

有几种方法可用于管理纸质医疗记录,包括:

•在现场或非现场存储纸质记录;

•对全部或部分记录进行反向扫描或成像;

•使用缩微胶卷或缩微胶片储存文件;和

•实施更积极的保留和销毁政策或减少保留年限。

管理现场存储
Mack说:“在现场存储纸质记录意味着纸质记录很容易获得,并且存储纸质记录所需的现场空间相对于医院的总体HIM预算来说是便宜的。”

Grzybowski说,在病人护理区附近建立一个组织良好的档案系统,并遵守良好的基本档案管理原则,有助于员工轻松获取必要的医疗记录。Grzybowski的公司专门帮助医院确定如何充分利用现场和附近的空间来存储医疗记录。

减少文书错误
虽然存档的纸质记录对于纸质文件来说是必要的,但总是有可能出现文书错误,比如文件错误和图表丢失。Grzybowski说,一种避免误放文件的方法是使用纸质导览单,这使工作人员更容易将文件放回正确的位置。她说:“外导向卡瓦的目的是确保取井记录和回档记录之间的匹配,以确保回档记录在同一位置。”

Grzybowski引用了其他重要的现场存储过程控制,包括进行图表审计以识别错误文件,保持图表整洁,有足够的空间在不损坏文件夹的情况下删除记录,定期清理文件,更换损坏的文件夹,以及核对已检查数天的记录。

外部存储
有利的一面是,短期非现场存储使宝贵的医院空间可用于更高效的用途。它也比背部扫描或成像记录便宜,并且不需要额外的工作人员来维护记录。Mack指出,清理和移动记录是记录管理公司的责任,而Grzybowski建议让HIM员工来处理这项任务。

相反,非现场纸质记录检索成本高,容易出错,而且耗时。Mack指出:“根据医院的检索频率和纸质记录保留时间表,随着时间的推移,存储纸质记录可能比扫描更昂贵。”

Grzybowski发现,非现场存储公司在24小时内的回收率低至20%,每周的回收费高达数千美元。

此外,如果医院决定将其医疗记录转移到另一个位置,那么异地存储设施的费用可能会很高,Mack说,并补充说,与现场纸质记录一样,异地纸质记录一次也只能供一个人使用。

重新扫描
根据Mack的说法,对全部或部分记录进行扫描或文档成像有很多优点。所有必要的医务人员都可以同时随时获得当前和过去的信息,这使得“按照HIPAA的要求跟踪访问患者记录……容易得多。”

此外,扫描的记录不会占用医疗信息系统部门的空间,没有存储或检索费用,也没有必要为用品编列预算,Mack说。

Mack说,背部扫描还可以减少日常操作所需的HIM文书人员的数量,而临床医生可以更好地访问医疗记录,并且清除既容易又更具成本效益。

另一方面,Grzybowski一般不推荐背部扫描,她说她还没有找到一个案例表明这项技术是值得花钱的。“由于以前的历史医疗记录通常不包含条形码,因此在反向扫描期间记录不能正确索引,而且这些图像通常必须由记录用户在与主EDMS(电子文档管理系统)分开的软件中维护和访问,这给医院带来了额外的技术问题和昂贵的软件维护费用。”

缩微胶卷或缩微胶片
虽然缩微胶片和缩微胶片上的医疗记录确实比存储纸质病历占用更少的空间,但麦克指出,它们仍然必须得到维护,并且必须为胶片提供一些存储空间。

此外,这种类型的电影仍然是昂贵的,即使它是老技术。麦克说,还必须获得缩微胶片阅读器/打印机来查看记录,而这些记录一次只能供一个人使用。

Grzybowski说,缩微胶卷或缩微胶片的价格往往与背部扫描相似,但需要单独的设备进行检查,而且不那么容易获得。

保留期缩短
减少医疗记录的保存时间是解决纸质记录存储问题的另一种方法。Grzybowski说:“医院采用更积极的纸质记录保留和销毁政策,因为他们可以清楚地将电子病历确定为合法的健康记录,从而避免了与处理纸质记录相关的不必要的费用。”

文档处理
可接受的方法包括粉碎、焚烧和粉碎。此外,证书应证明记录已销毁。

麦克说:“由文件管理公司进行粉碎处理是首选的处理方法,在现场进行捡起和粉碎,以尽量减少意外错误处理纸质记录的可能性。”

向同伴学习
HIMentors根据客户医院如何处理历史医疗记录存档和检索需求,引用了几个例子,说明个人需求和解决方案可能各不相同,在做出最终决定之前需要仔细分析成本和工作流程。

安排一个-电子健康记录已经到位:一个由三家医院组成的电子系统(主要由医疗保健系统存储的医疗记录采用电子数据管理系统)已经有几年了,它选择采用混合方法来满足记录存档需求。旧的记录保存在缩微胶卷上。在电子化之前的几年里,最近的医疗记录被外部机构重新扫描到一个简单的索引电子系统中。医管局以外仍在创建纸质记录的部门正在利用医院附近的非现场存储设施,以满足存档和检索需求。

这是该设施的最佳办法,因为它长期保持了积极的替代性电子媒介存档和有限的纸质记录储存。

设备B-混合记录(部分纸质,部分电子):一个八家医院的系统正在转换为电子记录,并实施电子数据管理系统解决方案。在过去,缩微胶片和非现场存储是存档的选择。然而,近年来,这些设施或他们的场外储存公司并没有及时进行清理,从而增加了成本和储存需求。

这些设施决定采取更积极的销毁政策,并将记录集中到一个区域记录中心管理的设施中,以减少储存需要和费用,并改善对信息用户的服务。最终,该存储区域将满足医院的其他存储需求,因为记录会随着时间的推移而被销毁,并将继续用作集中的文件处理和检索中心。

设施C-全纸质:一家拥有多个诊所的大型公立医院刚刚开始考虑和计划转换为电子记录。自医院开业以来,所有的储存都是书面的,几乎没有主动销毁/清除。目前正以合同或租赁的方式利用多个场外储存设施,但目前正在转变为设施拥有和经营的储存中心,以减少成本和提高效率。该记录中心还将容纳其他HIM功能,并最终成为电子文件管理操作中心。

一家医院的经验
十多年前,肯塔基州埃奇伍德的圣伊丽莎白医疗中心(St. Elizabeth medical Center)决定如何管理医疗记录。他试图为意想不到的事情做计划。

“从历史上看,圣伊丽莎白医院一直将纸质记录作为一种‘安全网’,以防任何针对医院的法律行动,”他的主任Jon R. Kemper说。从那时起,就仔细权衡了随时查阅医疗记录的好处与这种双重系统的额外存储和检索费用的缺点。

“积极的一面是,如果存在任何类型的法律案件或合规问题,你可以将原始医疗记录与扫描记录进行比较。beplay最新备用网站缺点是由于记录被成像,存储和维护记录的第三方成本较低,检索率较低,”Kemper说。

自从肯珀加入这家拥有478张床位的医院的HIM部门以来,他一直在研究当前的文件管理系统,以及一些替代存储解决方案。他说:“当我11个月前开始在圣伊丽莎白工作时,我开始问一个问题,为什么我们有10多年的影像文件,而且还保留纸质记录,而不是销毁这些文件。”

目前,Kemper正在改变每年产生的大约50万份医疗记录的管理方式,这些记录涉及所有类型的患者。他说:“我正在推动圣伊丽莎白将扫描后的健康记录作为官方合法的健康记录,纸质记录在扫描后90天销毁,并对记录进行质量审查。”

圣伊丽莎白目前仍在使用双元制,但预计今年将实施改革。肯珀说:“我们正在积极推动在出院后90天内销毁2008年前6个月的影像记录。”

一个用于记录储存的中央仓库也正在计划中。从2008年1月1日起,他接管了医院仓库的职责,该仓库存储着放射科和附属区域的记录。我们正在将这个仓库转变为一个专门的记录中心,在那里HIM专业人员将管理该组织的所有档案和历史健康和商业记录,”Kemper说。

医院记录现在储存在外面,很快就会搬到新家。“我们将在2008年前6个月内把第三方存储的所有场外记录转移到专门的记录中心,并将对它们进行集中管理,”Kemper说。专门的记录中心是一个离医院只有几分钟路程的非现场设施。

玛丽·安妮·盖茨是芝加哥地区的一位医学作家。

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非现场存储十大建议
HIMentors副总裁爱德华·斯图尔特(Edward Stewart)表示,在选择存储纸质医疗记录的场外设施时,医疗信息中心主任应遵循以下标准。此外,他表示,这些建议可以帮助HIM主管进行合同谈判。

1.档案存储公司应保证在24小时内检索至少99%的记录,否则应按每月提取的百分比退还仓储费。

2.应该要求记录存储公司按终端数字顺序(或工厂最初存储记录的顺序)存储记录,而不是随机地放在架子上,仅凭条形码定位。如果需要将记录重新定位到另一个文件系统或存储中心,这将成为一场噩梦。

3.只要有可能,尽量避免盒式存储,并要求将记录存储在开架存储中,以便更好、更快速地访问。紧急记录应在一小时内检索。注意统计周转时间的额外费用以及随着时间的推移而增加的费用。

4.记录存储公司应每月向该设施提供一份持续的清单(如果要求,可以采用电子和印刷格式),以便随时对所有存储的记录进行索引和数量。

5.记录存储公司应提供一份老化报告,以确定哪些记录应根据保留时间表销毁。当记录保存超过保留期限时,通常会对这些记录的存储附加额外费用。

6.如果您停止使用异地存储,请确保退还记录的费用有限(或没有)。

7.确保非现场存储合同对年度价格上涨有限制,并且没有隐藏的自动续订条款。

8.确保您知道访问时间(应该是24/7),并且有足够的安全,消防,保险和保税员工在场外存储区域工作。

9.确保运输您的记录的运输车辆投保了损失、盗窃、物理损坏或违反保密的损害。

10.确保你可以不受限制地进入处所,以便检查你的记录的存放情况。

——玛格