二零零九年一月五日
是时候重新设计了?
安妮·马西奥斯
郑重声明
第二十一卷第一页
随着新流程和新技术的出现，HIM领导者可能需要考虑是否到了重塑部门结构的时候。
90年代初，随着迈克尔·哈默和詹姆斯·钱皮的著作《公司再造:商业革命宣言。再造的基本定义包括“利用信息技术提高绩效和削减成本”和“系统地重新开始并重新发明公司或业务流程完成工作的方式”。在当今不断变化的医疗保健环境中，技术使设施能够不断提高性能并检查流程的执行方式，因此，重新设计仍然有其一席之地。
健康信息专家有限责任公司总裁凯利·麦克伦登(Kelly McLendon)表示，在最近的过去，大多数发生在HIM部门的重组都是围绕大型项目进行的，这些项目与电子文档管理系统的安装有关。他认为，企业寻求重组的最大原因是寻找机会做出改变，以新的方式做事。
麦克伦登说，随着技术增强变得面向企业，HIM中的重组运动已经复苏。他说:“大多数工厂在改用电子文件管理系统时都会进行重新设计，因为有了电子文件管理系统，从编码到转录再到效率分析等一切都会被触及。有了自动化，整个部门的流程从前到后都改变了，”他说。他补充说，销售文档管理系统的供应商本质上是在销售变更。但是，虽然医院希望改变，而且他们认为自己已经做好了准备，但改变往往比他们预期的要复杂得多。
同样，Karen G. Youmans, MPA, RHIA, CCS, YES HIM咨询公司总裁，发现HIM主任角色的变化和电子病历(EMR)的实施是HIM部门发现自己处于需要重组的情况的两个主要原因。
调整vs.重新设计
当一个HIM部门遇到一般问题时，解决方案不是重新设计，而是更多地关注解决特定问题。麦克伦登说:“当出现一个孤立的问题时，例如，可能是员工人数过多或编码问题，你会发现设施只在‘热点’上工作，而没有进行端到端的重新设计。”“我通常不会看到一个部门进行很多自上而下的重组。”
但是随着HIM的转变，McLendon看到了许多涉及文档管理系统实现的项目，近年来大多数自上而下的再工程项目都围绕着自动化带来的问题。
“有时候，由于技术的发展，一个部门可能会出现小混乱。例如，语音识别是一项不断发展的技术，它使设备能够查看其听写和转录过程。它涉及到一些重新设计，我们在其他类似语音识别的领域也看到了自动化。因此，一个机构可能会稍微改变他们的工作，但不会完全重新设计，”麦克伦登说。
EMR实现也可能造成类似的情况。对于EMR, McLendon经常看到这样的情况:临床医生并不完全理解HIM，他们认为他们可以开始一个过程，比如便携式文档，相信可以用不同的方式完成，并把他们的想法强加给HIM，这不是重新设计。
采用文档管理系统是Youmans遇到的大部分再造过程的原因。“有些设施已经维持现状30年了，然后雇了一个新人，想要做出重大改变。我告诉他们，他们必须意识到，他们不可能在一年内消除30年的停滞，”尤曼斯表示。他补充说，首先，机构文化必须改变，必须得到高层管理人员和医生的支持。
她还警告说，重组，尤其是处理从纸质记录到电子记录的转变时，将把所有员工多年来可能知道做错了或效率低下的事情都摆在前台。“当你进行重组时，那些不起作用的流程会被突出显示出来。尤曼斯说:“我总是告诉我的客户，在情况好转之前，情况会变得很糟糕。但一旦你克服了这些困难，你就能找到成功，并看到它带来的不同。”
所有上
对于任何再工程项目，获得高层管理人员的支持是很重要的。麦克伦登发现，他们有时是要求解决问题的人。其他时候，部门主管会引入顾问，向高层管理人员表明需要做出改变。
在进行重新设计过程时，McLendon建议遵循一个谨慎的过程。首先，他建议获得一个公正的部门评估。“评估要公正，这很重要。我们是我所说的‘供应商不可知论者’，我们看到什么就说什么，”他说。然后，他建议设计一个补救计划，该计划必须被更大的集团采用，并获得各方的支持。
接下来，执行计划提供了正确的时间表，并强调做出任何成功所必需的改变的承诺。“有时候，这些变化可能包括改变流程、改变供应商，甚至改变他们做生意的整个方式，”麦克伦登说。项目完成后，收到总结报告并度量结果是很重要的。麦克伦登还表示，在项目完成6个月至2年后再次评估结果是个好主意。他指出:“衡量短期和长期的结果是正确的做法，但并不总是会发生。”
尤曼斯同意，一旦高层管理人员的支持得到确立，进行适当的部门评估是很重要的。流程必须分析每个领域，包括编码、转录、部门布局、员工数量、管理类型等等。
在此基础上，Youmans通常会列出项目成功需要纠正的10个元素。“我强调，改变不会在一夜之间发生。一些人力资源管理主管感到气馁，但我鼓励他们设定目标，专注于最重要的两个问题，实现这些问题，然后继续前进，解决下两个问题，然后再解决下两个问题，”她说。
实现最佳实践是再造的一个重要方面。为了制定这样的策略，设施通常依赖于供应商及其产品附带的实现指南。AHIMA正在提供更多关于最佳实践的可用材料，但有时很难找到，根据McLendon的说法，这就是为什么使用顾问可能会有所帮助。
麦克伦登说:“任何人都可以重新设计，如果他们知道他们的目标是什么。”他还指出，AHIMA正在扩大其范围，包括更多关于管理电子记录的信息，这很重要，因为它有助于顾问为HIM的角色创造一个愿景。
然而，重组项目有时会遇到员工的阻力。“你必须观察球员和信号，看看他们是否会接受这些变化，”麦克伦登说。“你真的需要所有相关人员的支持，以及新政策和流程的执行。”他发现，涉及文档管理自动化的再工程项目比其他项目运行得更顺利，因为高层管理人员通常从一开始就接受了这个想法。
变化的环境
随着近年来全国范围内的电子病历运动的发展，Youmans已经看到了HIM环境的变化。她说:“如果工厂没有完全投入，他们(至少)在做某种文件管理，而这需要大量时间来重组和重新培训员工。”
Youmans指出，除了他们的日常工作量之外，今天的HIM主管在他们的日程安排中还增加了25%到50%的额外时间来处理与实现文档成像管理系统相关的问题——这种情况可能会对一个部门造成严重破坏。她还发现，人力资源管理总监更需要参加卫生领域的会议，无论是财务、应收账款、联合委员会、HIPAA还是其他领域的会议。事实上，他们可能每周花近40个小时在会议上。
尤曼斯说:“因此，当需要与员工交谈、制定新计划，甚至是处理他们的电子邮件时，他们每天的时间都用光了，这就造成了我们今天面临的如何改革人力资源管理部门的问题。”
尤曼斯表示，与80年代相比，当时大多数董事都有助手和不同层次的管理人员监督日常运营，如今许多中层管理人员已经被取消，因此董事必须参与日常运营的“细节”。她补充说:“他们正试图推动变革，所以很多时候他们希望聘请人力资源管理顾问，因为他们(人力资源管理总监)有很好的想法，但只是没有时间去实施。”
有些流程很容易纠正，但员工往往没有分析能力或时间来找出问题所在。尤曼斯说:“通常情况下，你会发现一些很容易解决的问题，但除非有人花时间一步一步地看看这个过程，找出问题出在哪里，否则问题是无法解决的。”
例如，一位首席执行官收到一封信，通知他该设施在及时提交出生证明登记方面的合规率只有63%。beplay最新备用网站从整个过程来看，一切似乎都井然有序:负责的工作人员高效地执行任务，并保留了显示工作按预期完成的日志。
然而，调查发现，他们使用的是该设施的快递员，该快递员还负责递送实验室样本等物品。经过进一步调查，发现当快递员在繁忙的一天超时时，出生证明登记是留给“下次”的物品。因此，制定了每周分批次快递邮寄出生证明的新流程，合规率低不再是一个问题。beplay最新备用网站
在另一个设施，文件成像系统使用工作队列以“先进先出”的方式组织编码工作，发现一个队列积压了2万多条记录，这是一个天文数字，让他的主管感到困惑。通过检查流程并将其分解，发现一些员工工作职能的变化和另一个人的离职造成了没有人被分配到特定工作队列的情况。因为每个人都忙于自己的工作，没有人意识到发生了什么事。
为了解决这个问题，六名员工接受了交叉培训，并被指派每天花一到两个小时来处理以前无人值勤的排队。他们设定了每周的目标，并创建了一个图表来说明随着排队人数的减少，员工的进度。花了六周的时间，但最终消除了积压。
麦克伦登说，从本质上讲，重组应该专注于以一种新的方式来处理项目，这种方式可以发展出一种新的思考过程的方式，改变执行过程的方式，并创造更好的结果。“调整不是重新设计，”他说。“如果你只是认为做一些不同的事情会更好，那么你就不是在重新设计。你必须仔细规划你的路线，并对它的结果有一个衡量。衡量结果可能很困难，但理想情况下，你总是希望有可衡量的结果。”
对于考虑重组的人力资源管理部门，尤曼斯建议由经验丰富的顾问进行外部评估，以了解你的现状和目标。然后，要求一份包含需要重做的前10个组件的报告，要意识到有些是短期项目，而另一些则需要更长的时间才能完成。
尤曼斯说:“从事短期项目并取得成功，可以激励员工和管理者在其他领域进行改进，并继续进行改进。”“记住，这不会在一夜之间发生，但它会一步一步地改善。”
安妮·马西奥斯是宾夕法尼亚州多伊尔斯敦的自由撰稿人。
