春天2023

更新你的信息发布程序
作者:Jennifer McCann, RHIA, CHPS, CTR
郑重声明
第三十五卷第二页

项目规划的详细战略方法

对于任何自己动手(DIY)的房主来说，“装修”这个词再熟悉不过了。韦氏词典将单词renovate定义为“恢复到以前更好的状态”。家庭装修通常会有自己的生命;一个小项目揭示了更大的，可能是结构性的问题。房主可能会选择进行翻新，结果却发现简单地出售和购买新的会更划算。

那么，这与HIM和信息发布(ROI)有什么关系呢?嗯，就像最好的家庭装修计划一样，翻新您的投资回报率计划可能会发现更大，更系统性的问题。任何形式的翻新都经常失败，因为人们没有设定现实的参数，项目很快就会失去控制。

在当今的电子环境中，处理ROI请求可能涉及访问多个主系统和辅助系统以检索所请求的信息。ROI专家需要广泛的培训和专业知识来导航多个系统，并确保他们发布所要求的内容-不多也不少。

除此之外，还有越来越多的联邦和州监管要求，要求发布受保护的健康信息(PHI)。从HIPAA到21世纪治愈法案，今天的ROI员工还必须具备在不断扩大和复杂的监管环境中导航所需的专业知识。

我们不要忘记所有行业都面临的招聘挑战，医疗保健也是其中之一。他的经理和主管们继续在招聘和提供有竞争力的工资方面苦苦挣扎。

假设您成功地度过了招聘的高潮和低谷，并且您的ROI部门人员配备齐全。不错的工作!但你在留住员工方面有多成功呢?你是否发现自己陷入了一个永无止境的循环:培训新员工，却眼睁睁地看着他们辞职，然后又回到了起点?

曾经感觉像一个简单的装修项目开始在每一个转折点发现一个挑战。装修成功的关键在于规划。详细的、战略性的项目规划方法至关重要。但在开始计划之前，花点时间评估一下基础。

坚实的基础
任何成功的翻新都始于对地基的彻底调查。基础评估将有助于确定任何可能在项目开始之前破坏项目的结构性问题。ROI计划也不例外。一个强大的ROI计划建立在一个坚实的框架之上。将ROI计划比作有石头地基的房子。建造在石头地基上的房屋，如果精心建造，可以使用100年甚至更长时间。但是石头的工艺和质量有很大的不同。对于ROI计划，将那些高质量的宝石视为通知ROI过程的关键术语和定义。

ROI的构建模块

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术语“受保护的健康信息”最初是在HIPAA中定义的，并且仍然是当今ROI流程的基础。PHI是一组18个标识符，与患者的健康状况、接受的护理或提供的服务的支付有关，可用于识别个人。HIPAA隐私和安全规则的目的是保护PHI，同时确保个人有权访问这些信息。ROI员工必须精通PHI的要素。在HIPAA生效后的20多年里，PHI仍然是整个ROI过程的基础部分。

2003年发布的HIPAA最终安全规则进一步扩展了PHI，引入了术语“电子保护健康信息”(ePHI)，用于以电子形式创建、接收、维护或传输的任何PHI。同样，在2018年，新的立法确立了另一个术语，该术语已迅速成为ROI日常用语的一部分。《20世纪治愈法案》(简称《治愈法案》)引入了“电子健康信息”(EHI)一词。国家卫生信息技术协调员办公室已经就PHI、ePHI和EHI这三个术语的交集提供了指导。但是不同的术语经常引起混淆，对于ROI人员来说，对每个术语及其对ROI过程的影响有一个基本的了解是至关重要的。

治疗、支付和卫生保健业务
治疗、支付和医疗保健操作(TPO)是ROI基础的另一个组成部分。

简单地说，支持涉及TPO的活动的记录请求不需要患者的授权来处理。这三个类别是由HIPAA隐私规则精心制定的豁免，以在保护PHI和最小化医疗保健提供系统内的操作障碍之间取得平衡。TPO的建立被视为组织在正常业务过程中使用PHI而无需寻求患者授权的一种方式。

彻底了解属于TPO和不属于TPO的ROI请求的类型是必要的。随着请求的类型和请求者的数量不断变化和扩展，经常重新审视这些定义以确保持续的能力变得比以往任何时候都重要。

披露的会计处理
HIPAA为患者提供了医疗保健组织必须确保的几项权利，其中之一是在要求时创建披露的会计。披露会计是在提出要求之日之前的六年内所作披露的清单。虽然ROI人员可能永远不会被要求生成披露的会计，但是为了准备一个彻底的会计，适当地跟踪和记录适用的请求是必不可少的。

信息封锁
虽然到目前为止讨论的许多基本术语自HIPAA的早期就已经存在，但信息封锁是一个相对较新的术语，并且仍然是健康信息社区的热门话题。《治愈法案》确立了这一术语，以确定干扰、阻止或以其他方式阻碍个人获取、交换或使用EHI的被禁止的行为。更简单地说，从事信息封锁(并阻止个人访问，交换或使用其EHI)的实体可能会被指控并面临经济后果。虽然卫生保健界仍在等待最终的民事罚款金额，但监察长办公室尚未确定，但国家卫生信息技术协调员办公室的信息封锁报告门户已经开放，并且已经提交了数百份索赔。如果您的组织一直在推迟评估当前的ROI流程，以确定任何潜在的信息阻塞实践，那么革新早就该进行了。

最低要求
基础讨论的最后一个方面涉及最低必要标准，该标准由HIPAA建立，要求受保护实体限制使用和披露的信息数量，以避免不必要或不适当的PHI访问。该标准规定，实体必须做出“合理的努力”来限制PHI的发布，并且只提供满足请求意图所需的信息。虽然HIPAA建立了一个不受最低必要标准约束的使用和披露的子集，但这个标准经常被误解和误用。错误地应用这个标准会对ROI计划的结构基础产生重大影响。

有了良好的基础，改造规划才能向前推进。

如果这些基本组件中的任何一个让您在检查过程中停顿了一下，请确保在开始计划阶段时将它们牢记在心。地基上的任何裂缝都会对翻修的范围产生重大影响。有太多关于家庭装修出现严重错误的警示故事，这应该是我们所有人的一个教训。

开始计划的时间

1 .确定你的“愿望清单”
这一步包括确定你“必须拥有”的项目，并将它们从“最好拥有”的类别中分离出来。记住，翻新就是要把一些东西恢复到“以前更好的状态”，所以重点关注你现有培训计划中那些可识别的差距是很重要的。

当你准备ROI计划的愿望清单时，你需要问自己的一些问题包括:

•ROI计划是否包括正式的、标准化的培训计划?

•投资回报率培训过程是否彻底记录并每年更新?

•是否所有ROI员工都接受了相同的标准化教育?

•您的新员工入职流程是否包括30/60/90天的适用能力评估?

•您的ROI培训计划是否与法规要求的持续变化保持一致?

•您的培训计划是否包括衡量能力的标准化方法?

•是否将年度培训和能力纳入与ROI员工的年度绩效讨论?

•你是否有足够的时间和资源来更新现有的培训计划?

第二步:制定装修预算
健康信息专业人员不断被要求少花钱多办事，ROI预算也不例外。和任何好的装修项目一样，尽早制定预算也可以帮助你制定愿望清单。与任何DIY装修一样，可能有更便宜的选择或捷径，但这并不意味着在预算中偷工减料总是最好的方法。相反，最新的科技(嗨，会说话的冰箱)虽然光鲜亮丽，但却不是成功装修的必要条件。

在确定预算时要问自己以下几个问题:

•我是否有适当的内部资源来更新我目前的投资回报率计划?

•我的组织是否因为ROI请求处理不当而遭受了昂贵的罚款?

•我是否应该考虑购买外部教育来补充我的内部流程?

•我应该考虑外包的选择吗?或者如果你目前正在外包:我应该考虑把ROI带回公司吗?

注意预算，让每一分钱都有价值。

步骤3 -确定许可和其他条例
对于家庭装修项目，这一步包括确定任何许可要求，房主协会批准，以及在项目开始之前必须遵守的其他地方法规。未能满足这些要求可能会对整体范围和翻新的时间表产生重大影响。

将此与ROI计划联系起来，这一重要步骤需要对所有联邦和州法规要求以及您的组织建立的任何内部实践进行彻底检查。

•您现有的培训计划是否全面确定您的ROI团队必须遵守的所有法规要求?

•您所在的州是否有管理ROI流程的重要州法律?州法律通常规定了完成请求和发布敏感信息的周转时间，包括但不限于艾滋病毒状况和相关文件、基因检测、行为健康治疗、药物滥用治疗和未成年人保密访问。

•您是否恰当并一贯地执行HIPAA规定的最低必要标准?

•您的电子病历系统是否有标记敏感或受限信息的机制，以确保这些信息不会被不当发布?

4 .做调查
翻新项目是令人兴奋的，但这种兴奋往往导致在没有适当进行必要研究的情况下做出轻率的决定。研究对于ROI计划的全面改革意味着很多事情。当您完成这些计划步骤并开始构建您的更新计划时，您可能已经发现您现有的培训计划有点无法修复，并且您需要研究供应商以外包您的ROI流程。在评估你现有的培训计划时，你可能会发现你所在州的法定要求过于广泛或变化迅速，最好是相信专家来建立一个全面的培训计划。或者你的项目已经接近你想要的水平，你只是想用一些额外的外部培训来补充你现有的培训项目。

第五步:决定是否聘请外部承包商
花时间研究教育产品或供应商合作伙伴将有助于你决定是聘请外部承包商还是自己动手，DIY风格。但在规划过程的这一点上，你已经做了你的尽职调查，并做出了有根据的、明智的决定。你已经花了时间研究各种选择，所以现在你可以自信地把你的项目拿出来投标了。

步骤6:建立时间表
为你的装修制定一个时间表也可以帮助你完成你的计划或帮助你做出一些困难的决定。如果您的ROI计划年久失修，时间是至关重要的。如果您的程序是相对稳定的，也许一个更大的改造可能是一个选择，但相应的计划(总是估计一点额外的时间，特别是在任何颠簸的过程中)。

7 .装修不一定要时髦
不要被最新的趋势或高科技的进步分散了注意力。说到冰箱，我又在说你。我们经常会被下一件大事、最新的技术分散注意力，但那些闪亮的东西并不总是最实用的。要明智，并根据您的ROI计划和对您的组织最好的决策。一个简单的方法可以和最好的方法一样有效。

步骤8—制定维护计划
虽然你可以在不制定维护计划的情况下推进装修计划，但要克制跳过这一步的冲动。回顾一下你的装修计划，确定需要哪些步骤来维持这个新过程。如果跟上法规的变化一直是你的眼中钉，确保它是你的投资回报率计划的年度审查的一部分。如果持续的能力评估是一个挑战，确保它是一个优先事项。

现在卷起袖子开始工作吧!

- Jennifer McCann, RHIA, CHPS, CTR，是豪根咨询集团的客户关系和战略总监。她在HIM行业有超过20年的经验。作为科罗拉多州健康信息管理协会的积极成员，她担任过几个办公室和主席职位，是2022-2023年任期的当选总统。