春天2022

挑战:人的因素
作者:Darice Grzybowski, MA, RHIA, FAHIMA
郑重声明
第三十四卷第二页

这是旨在确定大流行对卫生和卫生部门最佳做法的影响的三篇系列文章中的第一篇。

大流行的影响不仅体现在健康发病率和死亡率方面,而且体现在它如何在工作流程、技术、商业惯例和总体工作人员管理方面造成一系列变化。像大多数职业一样,他也遭受了挫折,有几个方面已经暂时或永久地改变了。

本系列共三篇文章,旨在探讨COVID-19如何改变医疗卫生工作以及如何向前发展。第一部分阐述了从“人”或人员配置角度感受到的变化,以及它们如何影响劳动力和领导力。

这种进退两难的局面
COVID-19的到来直接影响了他的人员配备,许多挑战仍在继续。以下是管理人员和工作人员被迫解决的一些问题:

•因疾病、死亡或提前退休而造成的大量空缺;

•活跃的工人无法回到办公室环境中的现场工作;

•空缺职位的招聘需求和可用人力资源的短缺;

•工作职责的转变和相应的培训/教育需求,特别是涉及新代码和记录保存(即远程医疗访问);

•领导团队在如何处理远程员工管理方面缺乏专业知识;

•处理员工管理的技术不足;

•员工倦怠/沮丧;

•由于COVID-19检测和治疗导致就诊人数增加而导致的积压;

•择期手术激增和限制造成人员需求波动;和

•工作人员安全预防措施,包括物理距离、口罩、疫苗接种要求和工作场所消毒流程的实施。

人力资源管理部门应反思它们如何应对这些挑战,并考虑如何制定更好的应对措施。对远程员工进行创造性管理的需求有助于解决所有这些困难,每一个困难都需要创造力、毅力和开放的学习态度。因此,掌握管理需要不断调整以适应不断变化的需求、法规和工作量的远程劳动力的基础知识非常重要。

所面临的挑战
在疫情最严重的时候,学生和教师别无选择,只能学习如何使远程学习取得成功。办公室职员别无选择,只能适应虚拟会议。杂货店和药店不得不适应送货上门的订单。餐馆不得不依靠路边接送和户外用餐来维持运营。

在保健方面,提供者必须学习如何通过远程医疗访问来照顾病人。医疗信息系统部门、医院、诊所和其他专业实践被迫调整其人员配置和工作流程,以适应日常需求的变化。

没有一个解决方案可以解决这些问题。随着设施积累了更多的经验,出现了一种帮助管理人员应对不断变化的接受方式。“唯一不变的就是变化本身”成了一句口头禅。正是这种动态推动了流程和技术创新的激增,以及人员配置方面的更大灵活性。

卫生保健从来没有像现在这样面临着应对大规模治疗需求的挑战,也从来没有像现在这样更加依赖准确的数据。尽管有明确的指导方针和新的代码来获取与covid -19相关的诊断,但在使用代码和测试结果来了解死亡率统计数据方面存在很大争议。再加上编码人员的短缺,与人员配置和管理相关的压力继续升级。

见解和最佳实践
虽然有很多因素会影响到HIM员工,但没有什么比从办公室到家庭的转变更有影响力的了。管理层需要确保在家办公的员工不会变得士气低落或感到被孤立。

•虽然许多审计小组在大流行之前远程工作,但许多远程雇员的需求发生了变化,必须作出相应调整。例如,重要的是要创造更灵活的工作时间,以适应那些不再有儿童保育选择或不得不在家教育孩子的员工。通常,审计工作可以在白天或晚上的任何时间进行,那么为什么不确保员工有日程安排选择呢?

•在新员工入职培训中,那些能够修改格式、远程向新员工传授内容的经理将脱颖而出,而不是亲自参加培训。网络研讨会式的培训是一个不错的选择。

•如果员工需要直接与客户沟通,可以使用电子平台。再培训和开发新材料,向潜在客户进行销售演示,项目上线,以及定期的业务审查都可以通过电子方式完成。

•使用Slack或Microsoft Teams等团队工具可以增加团队成员之间的个人联系。

•开展有趣的活动。社交活动如游戏、测验、欢乐时光和虚拟宾果游戏可以减轻压力。

Keystrokes Transcription Service的首席执行官Lee Tkachuk拥有近30年与远程员工合作的经验,他指出了成功从办公室过渡到家庭的以下关键因素:

•确保员工在家中有专门的办公空间。这可以是一个实际的房间,也可以是房间的一个角落/区域。确保有良好的通风和足够的工作空间。选定的区域不应受到持续的干扰或噪音。

•每个员工都应该有一台工作用的电脑,但不能共用。避免执行个人任务的诱惑,不要下载应用程序,永远不要让其他家庭成员使用它。如果不这样做,可能会导致严重的问题,包括未能保护患者的隐私。医疗保健组织必须有适当的策略来处理数据安全问题。

•鼓励休息。每隔50分钟左右,应该鼓励远程工作者休息一会儿。他们应该利用这段时间伸展一下,散散步,喝一杯清水——任何能让他们的眼睛、手和屁股休息几分钟的事情。

适当的设备是必不可少的。一把支持性舒适的椅子可以防止不适或伤害,如头痛和僵硬,并有助于集中注意力。重要的是,远程工作人员不要在一个地方坐得太久而不动。

•设定开始和结束时间。这对于周转时间和截止日期以及阻止拖延症尤其重要。家庭成员应该意识到这些工作时间和界限应该明确。此外,避免拜访邻居、照看孩子和做家务。否则,个人时间和工作时间之间的分界线将变得模糊。

•长时间工作或从床上跳起来坐在电脑前是很诱人的,但把工作和家庭生活分开是很重要的。远程办公的员工应该花时间洗澡、穿衣服,为一天的工作做准备,就像他们要去办公室一样。虽然整天穿着睡衣听起来很有趣,也很诱人,但却很难实现这种分离。

•清楚雇主的期望。如果有固定的工作时间,确保计划好并遵守。随着面对面交流的减少,重要的是要确保高度的信任和明确的期望。私人约会应该安排在休息日或非工作时间。

展望未来
随着工作量的波动、新的文档编制方法、不断发展的技术以及在短时间内发生了令人难以置信的变化的工作队伍,HIM管理人员需要快速适应并依靠彼此的专业知识才能生存。本系列的第2部分将研究为支持这些新挑战而开发的工作流程和辅助技术。

- Darice Grzybowski, MA, RHIA, FAHIMA, h.i.mentor的首席执行官和创始人,从事HIM管理、顾问、教育家、作家和国际演讲超过35年。