九月/十月2021

技术趋势:使文档交换超越手工
作者:克里斯·拉金
郑重声明
第33卷第5页

任何医疗卫生专业人士都知道，协商基于纸张的信息交换带来了许多挑战，包括数据错误和护理延误。2019冠状病毒病大流行以及随之而来的远程医疗就诊激增，进一步凸显了医疗服务提供者和保险公司以数字方式交换患者数据的必要性。

尽管需要更及时和准确的信息传递，但只有6%的医疗文件附件使用完全电子化的方法进行处理。在付款方，不可靠的基于纸张的信息交换往往威胁到护理转换的有效性，延误治疗，并导致拒绝或减少付款，最终影响临床结果，因为无法在需要时迅速传达医疗需求。这意味着医疗保健提供者不断承担着糟糕的数据交换和处理工作流程的管理负担。

根据CAQH CORE的数据，如果医疗保健领域的所有文书工作都以电子方式处理，该行业的每笔交易成本可能会降低60%以上。精简、快速的基于云的服务还可以进一步实现行业互操作性目标，提高患者数据安全性，实现成本节约，并帮助组织存储更准确的数据，这些数据以可靠和有效的方式进行交换。HIM专业人员保护数据完整性，并帮助确保交换过程转化为顺畅的患者医疗保健体验。

以下是他们如何以及为什么对护理差距说“再见”，并通过改进数据交换来支持基于价值的护理模式。

容易出错的环境
在卫生保健中，信息沟通不畅和交换错误的可能性很大，沟通问题和信息流动不足在很大程度上导致了医疗差错。考虑在连续的护理过程中，有多少患者信息分散在多个提供者和支付者之间。电子病历和其他临床信息系统不能获取患者信息或统一标准化医疗文件。

在这种不兼容的系统和受损的护理环境中，卫生保健组织默认使用传统的基于纸张的文档格式进行记录交换。提供商没有认识到这个决定的重要性:传真硬件和设备的典型特点是不可靠，导致文档传递失败和延迟。

因此，信息流不足往往会造成问题，影响到提供处方决定所需的基本知识、及时可靠地提供检测结果以及协调医嘱。数据交换不足所造成的行政和医疗错误提高了医疗费用，并可能导致不良的健康结果，包括伤害患者和再次入院。

困扰医疗保健的流程
简单地说，基于文档的信息交换流程效率非常低。工作人员经常打印和复制文件，造成意外暴露受保护健康信息的风险和不必要的成本。此外，文档(无论是打印的还是存储在工作站或服务器上的)仍然需要手动将数据输入到电子病历和实践管理系统中。这些任务冗长乏味，容易出错，并对工作流程、员工效率、医生和患者产生负面影响，从而导致潜在的问题，例如:

•患者记录错误，包括在错误的文件中归档或记录信息，以及数据输入错误;

•检测结果文件不完整或放错位置;和

•护理过渡期间的沟通差距。

除了这些威胁患者安全的领域之外，入站文档通常包含大量关于临床、行政和财务问题的信息，这些信息不一定与预期的接收方相关。这意味着收件人必须查看文件的所有页面，并将所需信息与无关数据分开，这可能会进一步延迟处理和护理。

人工智能文档处理
除了纸质文档存在的后勤挑战之外，模拟设置并不植根于富有成效的文档交换和处理策略。医疗保健提供商需要一种前瞻性的方法，能够在众多高度定制的电子病历(每个电子病历都有自己的工作流程和文档处理首选项)之间实现完全数字化、安全和高效的通信。这一策略始于从纸质文档到完全数字化文档的转变。

医疗保健组织可以轻松地实现这一点，而无需彻底检查其整个现有的HIT基础设施。从纸质向数字化过渡的两种主要方式是使用数字传真代替传统的传真和文件成像，即文件被扫描到系统中的过程。在许多情况下，生成的文档格式将是TIFF图像。虽然它不是机器可读的，但这种格式可以将临床文档无纸化归档到电子病历中。

另一方面，将文档转换为可读的格式，例如可搜索的PDF，允许组织在每个后续步骤中为文档处理增加价值。使文档可读能够自动识别文档类型;数据提取，包括患者姓名、医疗记录、出生日期和医生姓名;以及更有效地管理文档的整个生命周期。

成熟的最后一步需要利用人工智能和自然语言处理技术。数据的自动提取取代了手动索引信息所需的一些人力劳动，从而简化了文档的分类，以纠正系统、团队或收件人。

例如，如果一份数字文件被清楚地标记为约翰·多伊的出院摘要，那么工作人员就可以更容易、更快地处理它，而不是打开并阅读它来了解文件类型和病人的身份。通过自动接收、读取、分类和分类医疗文档，提供商能够节省时间，并确保由合适的人员快速接收和处理信息。通过这样做，他们可以更好地为病人服务。

2019冠状病毒病大流行使人们认识到需要实现患者信息的无缝、100%数字化交换。如果HIM员工和其他管理员依赖物理传真机来完成工作，远程工作就变得不可能。大多数人没有自己的传真机——或者没有将传真机路由到医院的号码上——来打印信息，手动扫描并输入到病人的健康记录中。完全数字化的文档处理方法可实现现代医疗保健环境中所需的敏捷性和灵活性。

此外，最近的勒索软件攻击导致提供商完全阻止了入站电子邮件附件。结果是，供应商无法访问自己的患者数据，更不用说来自其他机构的数据了。在许多情况下，急诊病人很难被看到，并且经历了延误。

使用户能够在医院网络之外安全地访问患者信息的基于云的平台在当今的环境中是必不可少的。

小步骤导致大结果
从患者安全的角度和提供者效率的角度来看，医疗文档的交换和处理都必须数字化。在迈出远离纸质文件的第一步之后，组织可以利用人工智能的力量来充分支持临床医生和管理人员的日常工作。然后对出站和入站医疗保健文档进行适当的优先级排序、地址、处理和交付，促进及时的信息交换，以处理处方、医疗订单、计费、报告、分析、研究等。

——Chris Larkin, Concord Technologies (concord.net)首席技术官，是一位经验丰富的医疗保健高管，在引领技术和认知系统创新方面拥有丰富的经验。Larkin负责康科德所有的战略技术工作，包括产品进步，以及客户和合作伙伴教育计划的发展。