劳动力2020

他的家庭-被COVID-19点燃,更多的操作去远程
作者:Lisa A. Eramo, MA
郑重声明
第32卷第5页

专业人士反思经验教训,分享管理远程员工的技巧。

当COVID-19袭来时,北卡罗来纳州夏洛特市Novant Health的高级主管Joe Naretto, MHA, RHIA,面临着将80名全职员工转移到远程工作安排的任务。

纳雷托说:“我们从领导层那里得到的指示是:不管有没有居家令,我们都必须让尽可能多的人尽快回家。”“在一周内,它就从‘让我们考虑一下’变成了‘我们必须做到这一点’。”

在几天之内,缺陷分析人员、扫描专家和信息发布(ROI)专家都可以在家工作了。让ROI员工回家是最具挑战性的,因为Naretto不希望他们在家打印患者信息,也不希望他们在家里接收ROI的请求。

解决方案?工作人员制定了一个轮班时间表,以确保总有人在现场及时处理书面请求。纳雷托说:“我们的许多请求者也在远程工作,所以输出方式也转变为更数字化的发布信息的方式,这很好。”现场还有几台扫描仪扫描纸质文件和处理邮件请求。”

纳雷托说,如果没有强大的分析工具的帮助,远程工作安排的快速转变是不可能的。他说:“我们在启动和运行分析功能方面所做的所有艰苦工作,使我们能够在快速过渡到远程工作时监控性能。”“直到2019年底,我们还没有足够强大的报告和分析能力来跟踪部门指标、团队成员绩效和工作量分析。”

到目前为止,他的运作仍然很顺利,尽管纳雷托承认他很惊喜。“如果你在2019年底告诉我,每个人都将是远程的,我可能会笑着说,‘我不这么认为。但有趣的是,当你试图保证人们的安全时,你的创新速度是如此之快。我们在这一转型中的成功证明了我们的HIM领导和团队成员在压力下的弹性。”

纳雷托说,医疗保健与其他应对COVID-19的行业没有什么不同。“我们没有意识到我们有多么有能力实现这种转变。我敢肯定,很多组织——无论他们是否从事医疗保健行业——都发现自己处于同样的境地,”他说。

私隐及保安问题
宾夕法尼亚州一家大型医疗中心的医学硕士、RHIA、CCA、HIM主任丽贝卡·哈蒙(Rebecca Harmon)已经计划在COVID-19之前转移她的50名HIM团队中的大部分成员。她说:“我已经和我的上司谈过了,我真的很想改变我们的做法,让员工每周至少有两天可以在家工作。”

编码员已经在远程工作了,但是哈蒙想把记录审查员、HIM专家、扫描仪和ROI员工也转移到家里。在家办公将是一项福利,有助于留住员工,尤其是对即将退休的员工。“我想保留他们的专业技能和知识,”哈蒙说。“我不能给员工加薪,但我可以提供其他福利,比如在家工作。”

然后大流行来了。哈蒙的每位员工都签署了一份远程/远程工作协议,并完成了基于网络的培训模块,涵盖了有关隐私、安全和远程访问的基本信息。一些员工使用雇主提供的笔记本电脑,而其他员工则使用卫生系统提供的带有智能卡读卡器的个人笔记本电脑。员工可以导航到一个URL,方便访问医院的系统。他们输入登录凭据,插入智能卡,输入密码,然后进入系统。

正常情况下,医疗系统会向所有远程员工发放笔记本电脑。然而,哈蒙说,允许员工以私人和安全的方式使用自己的笔记本电脑加快了过渡,因为他的员工不需要把他们的名字放在等候名单上。

现在,大多数HIM员工在家工作。员工有一个轮换时间表,以确保每天有人在现场扫描纸质心电图条,并响应基于纸质的ROI请求。

“它起作用了,而且效果不错,”哈蒙说。“他的手术和以前一样进行。我真的为我的团队感到骄傲,因为他们愿意以不同的方式做事。”

利用现有的基础设施
在总部位于南达科他州苏福尔斯的桑福德医疗中心,在医疗系统的450名HIM员工中,有一半以上的人在家工作是常态。这些在家工作的员工分布在20多个州,包括编码员、转录员、癌症登记员、HIM分析师、数据完整性分析师、语音识别支持团队成员、几个文档成像人员、几个ROI人员和一群其他领导。在大流行的最初几周,另有20%的工作人员去了偏远地区。

HIM和编码高级主管Carol Person, MS, RHIA和她的领导团队与每位员工一起决定谁更喜欢在家工作,以及他们的工作职责是否适合在家工作。处理纸质文档的几位文档成像专家以及处理纸质请求的ROI人员仍留在现场。少数员工也选择留在公司。

珀森表示:“我认为,我们的长期经验确实有助于我们顺利过渡。”“我们已经有了在家工作的协议、政策和程序。”

管理人员和主管每天监测工作量,特别是考虑到由于选择性手术减少而患者数量减少。“我们确实根据工作量调整了工作时间,”珀森说。“他们要么带薪休假,要么可能减少了无薪工作时间。”

珀森说,到目前为止,过渡进展顺利。“这需要努力和创造力。你要学会适应,但我相信你可以非常成功,”她说。

管理远程员工的技巧
在2019冠状病毒病之前,HIM管理人员可能已经获得了管理远程员工(特别是编码人员)的经验。然而,很少有人有远程管理整个团队的经验。因此,专家表示,大流行需要领导风格的转变。

纳雷托说:“你不可能像所有人都在大楼里时那样,过渡到远程工作。”

要有效地管理远程员工,请考虑以下建议:

要有耐心。在家工作并不总是一个容易的过渡,特别是对于那些突然发现自己被迫在家工作的父母来说,同时还要努力让孩子在家上学。

他的专业人员Makema J. Massey, RHIT, CCS,非常了解这一挑战。虽然她在大流行期间被解雇,但她继续申请合同编码职位,目前正在学习临床文件改进证书,同时照顾她8至17岁的四个孩子。

“这是我的工作空间,现在他们都在里面,”梅西说。

梅西以一种提高生产力的方式组织她的日子。特别是,她给她的每个孩子提供了一个每天的生产力时间表,包括午餐,休息和休息,以及她自己的时间表,这样她的孩子就可以知道她什么时候有空,什么时候没空。梅西在她专门的办公空间里正常工作,大部分时间只休息半小时和孩子们一起吃午饭。

梅西说,即使父母没有办公室,他们也可以在厨房的桌子上工作,并挂一个标志,指示是否以及何时允许打扰。她说:“你需要保持自己的界限,因为所有的父母都知道,孩子会把你整个吞下去,而你什么也做不了。”

打开沟通渠道。“我们试图保持相同的会议节奏——只是虚拟的,”纳雷托说。“现在我们的团队已经适应了在家工作,我们需要真正开始专注于扩大一些额外的活动和虚拟团队建设。”

即使日历上没有安排会议,珀森和她的领导也会经常与员工进行视频聊天。她说:“对待你的员工就像他们在现场一样。“我鼓励我的领导去拜访员工,就像你路过他们的工作站,看看他们一天过得怎么样一样。”

用资源武装员工。MBA、RHIA、CCS、CCS- p、himagine solutions审计服务高级总监贝蒂·舒尔特(Betty Schulte)说,在2019冠状病毒病期间尤其如此,因为与测试、远程医疗等相关的编码和计费有很多变化。她负责监督大约100名内部和外部审计师,所有这些审计师都是远程工作的。

舒尔特说,himagine每月为客户和内部远程员工提供一次网络研讨会。“我们确保每个人都听到了同样的信息,”她说。除此之外,每季度的市政厅会议、导演和领导层之间的每周会议、导演和经理之间的一对一会议以及经理和生产人员之间的每两周会议都是如此。

Naretto也赞同这种做法。拥有最新的培训材料、工作指导和参考指南是至关重要的。这对现场员工来说是真的,当团队分散在家里时,这一点就更加重要了。”

清楚地说明你的期望。舒尔特说,这包括工作时间、午休时间和生产率标准。“你可以假设别人知道你对他们的期望,但除非你告诉他们,否则他们不知道。沟通是关键,”她指出。

尽量不要事无巨细。美可咨询公司(Medco Consultants)总裁杰奎琳•泰伦(Jacqueline Thelian)表示:“我认为老一代员工已经习惯了每天40小时、一分钟一分钟的工作。”泰伦是CPC、CPC-I、CHCA的成员,负责管理一个远程团队。“这不是40个小时的问题。这不是时间的问题。我宁愿拥有更高的生产力和更放松的员工,而不是可能错过的额外20分钟。”

哈蒙表示同意。她说:“我相信我的团队是有才华、有能力的,他们是优秀的人,每天都来上班,把工作做好。”“人们会达到你对他们的期望。相信你有一个优秀的团队。相信他们与生俱来的善良和忠诚。”

展望未来
既然医疗卫生部门几个月来基本上处于偏远地区,他们会永远保持这种状态吗?

哈蒙说:“我没有听到这一切结束的日期,因为这种病毒有太多的不确定性。”“我真的打算让这成为他的新常态,主要是因为这很有效。我们能够做我们需要做的事情,我的团队是如此的愿意,灵活,并给予他们的智慧和努力工作。他们做得非常出色,我认为没有必要改变它。”

纳雷托也有同感。“如果我们能够继续在这种模式下成功运作,那么我认为它将永远改变我们的工作方式,”他说。“我们将成为一个更主要的远程员工。我们没有理由取消所有已经实施的措施,只要它们继续发挥作用。”

不过,纳雷托表示,保持势头将是首要任务。他说:“随着疫情的消退,我们将需要逐步实施并重新关注一种更加平衡的方法,包括部门绩效指标、团队成员个人绩效、工作场所灵活性和整体团队参与度。”“我们还需要有能力在远程环境中维持一个功能齐全、高效、敬业的团队。随着工作量恢复到大流行前的水平,这一点尤为重要。”

在做出任何决定之前,人们将继续监控生产力和质量。她说:“如果一名员工在工作效率方面有点挣扎,我们可能会要求他们来现场一段时间,帮助和指导他们。”“我认为会有一些员工回到工地,因为他们更喜欢在工地工作。我们将在这方面支持他们。但我认为也会有一些人更愿意留在家里工作。我们的做法是,我们将对每位员工进行单独处理。”

泰利安计划采用一种混合方法,即顾问继续远程工作,但只有在某些项目或需要行政助理帮助时才到现场。她表示:“我认为,大多数企业都会回归,但方式不同。”“他们将重新思考如何使用自己的劳动力。我们的远程安排似乎很有效。员工们似乎很喜欢它,因为他们可以管理自己的时间,有更多的时间陪伴家人。我还发现工作效率提高了。”

到目前为止,COVID-19教会了许多HIM管理人员,他们的团队能够在面临重大挑战时保持平稳运作。“还有哪些我们认为不可能,但我们可能做到的事情?”有时你只需要冒险一下,在飞行中弄清楚它,”纳雷托说。

- Lisa a . Eramo, MA,罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑,专门研究HIM,医疗编码和医疗保健监管主题。