11月/ 12月
2021
图表难题:使用临床文献数据来补救医生的职业倦怠
玛丽·帕特·兰格著
郑重声明
第三十三卷第六页
医生们一直将临床文件作为疲劳、行政负担和日常职业不满的主要原因。ehr旨在简化文档捕获并减轻历史文档负担。然而，医生的可用性问题和高水平的倦怠仍然存在。
最近在美国医学信息学院研讨会上的一次会议一致认为，“临床医生的职业倦怠程度及其影响因素，如文件要求的增加，被严重低估了。”
HIM专业人员在治疗医生职业倦怠问题方面发挥着重要作用。事实上，他们的临床文件数据掌握着解锁潜在解决方案的关键。这一切都始于HIM领导者分析他们拥有的数据，预测哪些医生需要帮助，然后实施针对医生的干预措施，如新技术工具、教育计划和个性化工作流程。个性化的临床文档工作流程可能包括诸如增强模板、语音识别、文档的替代方法或灵活组合等选项。
本文探讨了目前存在的各种类型的医生生产力数据，并给出了临床文档干预的具体例子，这些干预措施有助于实现HIM的最终目标——及时、完整、准确地记录所提供的护理。
度量指标
临床文档流程的一般端到端工作流程产生了医生生产力和效率数据的宝库。这些数据决定了哪种临床记录方法对每位医生最有效，包括听写和转录、语音识别、使用抄写员和电子病历模板，或所有选项的组合。
标准数据元素，如时间、时间长度、报告类型和文档方法，是捕获、整理和分析的重要项。医生是使用前端语音、移动语音识别、后端语音还是直接进入电子病历?每种模式对医生纠正和澄清的需求都有不同的影响，因此会影响医生的效率和职业倦怠。
临床文件系统中的数据还应确定医生在“何处”进行口述。当医生口述、使用语音识别或将信息输入电子病历时，环境决定了他或她所承受的压力。是从办公室还是从家里打来的?是在孩子们熟睡后的深夜吗?
这些见解对于确定减轻每位医务人员临床文件负担的最佳方法非常重要。
由于许多医生投诉是在医生被要求检查、返工、重做或回答询问时产生的，因此跟踪花在这些活动上的时间是有意义的。无论医生是在EHR中使用听写和转录、虚拟抄写员、语音识别还是文档模板，都要分析数据以了解医生返回报告查看、编辑、附加或回复查询的频率。
医生进出文件的次数直接关系到医生对临床文件流程的满意度。医生是否在编码、临床文档改进(CDI)和病例管理方面得到“提示”?有多少不同的利益相关者会联系一个医生?
在单一工作流程中支持灵活的模式组合通常是缓解倦怠和简化医生临床文档的最佳方法。
使用数据洞察来通知干预措施，个性化工作流程
如前所述，现有的数据决定了最佳的干预措施。对所有临床文件数据元素的分析显示，哪些医生精通电子病历模板，哪些医生使用口述和转录服务、抄写员和语音识别。其他技术，如文本消息、通过移动设备的语音到文本以及环境语音产生的生产力数据，可以合并到临床文档数据分析计划中。
为了减少与返工相关的倦怠，应该特别关注医生需要自我编辑的数量和返回报告所花费的时间。例如，带有前端语音识别的自我编辑需要医生花更多的时间在文档审查上，这可能是另一个令人沮丧的来源。相反，听写和转录包括在将报告提交给医生之前由人类临床文献专家对报告进行审查。在大多数情况下，这减少了医生的检查时间，并产生了更清晰、更准确的文件。
对于特定的医生来说，最佳的工作流程可能包括使用电子病历、抄写员和后端转录员。多种组合是可能的，每种组合都可能提供一种实用的、具有成本效益的解决方案。当涉及到临床文档时，为每个临床医生找到正确的工作流程组件是医生满意度的关键。一种方式不适合所有人。
帮助医生的三个想法
当临床医生对文件处理过程不满意或在时效性和准确性方面挣扎时，HIM专业人员应该考虑三个重要策略。这些步骤应该基于从临床文档数据中收集到的见解，并与CDI、IT和其他组织同行合作采取。
将其他文档选项和工具纳入医生的工作流程。
当需要多次纠正和澄清时，医生的愤怒会上升，满意度会下降。在返工、编辑和文档时间方面遇到更多困难的供应商应该咨询他们的效率，并提供其他文档选项来改进他们的工作流程。例如，可以向使用大量电话听写的提供者展示移动应用程序，以提高他们的效率，查看先前的笔记，在听写时访问模板，并查看报告。移动选项为临床文档工作流程增加了更多的灵活性和可移植性。
扩大模板的使用是提高医生工作效率和减少不满意的另一种方法。无论是在口述和转录工作流程或EHR系统中，定制的模板都会预先提醒医生缺少文档。这减少了在后端更正文档所需的时间。
与您的CDI团队和编码人员合作，确定大量医生查询来自何处，并在文档模板中实现提示，以便提前收集这些信息。例如，可以在文档模板中插入提示，以便医生将充血性心力衰竭指定为舒张期、收缩期、急性期等。
在听写时从医生那里收集更多的细节可以提高效率。任何类型的查询都迫使他们重新打开记录、查看文档并进行响应。预先要求更多粒度可以减轻每个人的工作量，包括医生、CDI、编码人员以及下游收入周期计费和拒绝团队。更好的临床数据完整性也支持更知情的患者护理。
与CDI、编码员和IT合作提供教育课程。
HIM专业人员应该与他们的CDI团队和编码员合作，为提供者提供临床文档教育。这可以是一个简单的复习技术工具和如何使用它们。如果要加入新的个性化听写选项，与每个提供者举行更深入的教育会议是一个有效的策略。
对医生进行EHR文档的培训和再培训也是如此，尤其是在模板更新和改进的情况下。对口述和转录模板的任何更新都应反映在EHR中，以保持一致性和易用性。在这一步骤中直接与IT部门合作的HIM专业人员有一个有价值的盟友，可以识别效率低下，提高医生满意度，并简化工作流程。
针对不符合及时性和完整性要求的医生。
正如他的专业人员所知，联合委员会(TJC)和其他机构要求在特定的时间框架内完成文件。例如，如果医生在入院前30天内完成病史和体检报告，则可以接受，但要求在患者抵达医院后24小时内进行更新。
每种报告类型都有一个相关的TJC需求。他应该持续运行临床文件系统的报告，以确定哪些医生符合这些时间框架，哪些没有。
为不合规的医生提供个性化的文件选择和教育可以缓解他与临床文件处理过程之间的摩擦。向您的IT支持团队寻求额外支持，以全面评估其临床文档工作流程并找到简化的方法。无论是外包还是内部，使用呼叫中心和临床IT支持的新选项，包括与其他临床医生或EHR专家的即时指导。
当针对效率低下的医生时，临床文献的准确性和完整性是需要考虑的额外因素。当临床文件完成时，计费变得更加准确，质量分数也会受到积极影响。其他下游效益包括改善病例组合指数、缩短住院时间、加快计费速度、减少出院未最终计费、改善设施现金流和降低拒绝率。
继续跟踪和测量医生的指标
重要的是要跟踪相同的指标——比如加载移动应用程序、更新模板、系统再培训或在肘部支持——这些指标触发了医生最初的临床文件干预。趋势临床文件性能随时间的整个组织，按专业和个别医生。
HIM专业人员可以根据护理环境、专业和医生偏好，使用分析来提供更好的文档选择，从而简化医生同行的临床文档工作流程。当提供了可以轻松部署的选择时，医生看到减少或消除了行政负担，并变得更愿意尝试新的临床记录方法。这个过程从充分利用你的临床文件数据开始。
玛丽·帕特·兰格是DeliverHealth的HIM服务主管。她在医疗保健行业有40多年的经验，在医院管理，经营她创立的医疗转录服务，并在大型技术公司担任领导职务。
由医生监测的九个文件指标
•一天中的时间
•时间长度
•报表类型
•执行地点
•使用的文件编制方法
•花在审阅、编辑、修改(包括自我编辑)上的时间
•医生返回同一报告的次数
•就同一份报告向医生询问的次数
•有多少利益相关者联系了一位医生
——MPL
