11月/ 12月2018

他的挑战- ICYMI:与短信有关的挑战
作者:Rose T. Dunn, MBA, RHIA, CPA, CHPS, FACHE
郑重声明
第30卷第10期，第28页

当电子病历第一次发布时，HIM专业人员不得不处理进度记录中的“文本”，但现在文本技术的使用已经超出了早期的范围，这是一个相对较小的问题。根据Portio Research的数据，去年全球共发送了8.3万亿条短信。也就是每天230亿条信息，或者每分钟1600万条信息。

医疗保健在这一洪水中占有相当大的份额。该技术被用于许多用途，包括询问和回答患者护理问题、与提供者沟通、发布药物订单、接收警报、关键测试结果和患者入院通知。

发短信带来的挑战很多，但它的效率可以挽救生命。根据美国心脏协会杂志在美国，当医生给有患心脏病风险的患者发积极信息时，会增加这些患者的身体活动水平。

尽管电子病历提供了更方便的患者记录访问，但当医疗服务提供者开车、外出就餐或没有电脑或笔记本电脑的任何地方时，它们就毫无用处了。电子邮件可以用来交流，而短信更适合紧急情况。

监管方面的考虑
医疗机构和医疗服务提供者已经接受了短信的使用，但仍然存在监管和认证方面的担忧。去年，出于安全和患者隐私的考虑，医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)禁止在医疗保健领域发短信。尽管存在满足HIPAA安全要求并保护受保护健康信息(PHI)完整性的安全消息传递应用程序，但CMS仍保持其立场。组织的抵制是基于从供应商那里收到的信息，这些信息承认无法确保PHI的隐私和机密性。

禁止使用各种形式的短信，包括安全短信系统，仍然适用于医生或其他卫生保健提供者的药物订购。CMS表示:“将医疗服务提供者的订单发短信给护理团队成员的做法不符合参与条件或保险条件。”beplay最新备用网站

医疗服务提供者应使用计算机化医嘱输入(CPOE)或手写医嘱。CMS表示:“如果通过CPOE输入订单，可以立即下载到供应商的电子健康记录中，因为订单将注明日期、时间、经过认证，并立即放入医疗记录中。”

无论如何，根据曼哈顿研究/医生渠道采用研究，87%的医生在工作中使用智能手机来支持他们的工作流程，以协调患者护理。此外，Spyglass咨询集团报告称，96%的医生使用消费者短信，其中30%的人承认以这种方式接收PHI。

在安全用药实践研究所(Institute of Safe Medication Practices) 2017年进行的一项调查中，778名医疗保健专业人员(其中大多数是护士和药剂师)指出，发短信给医嘱很方便，但也提出了对打字错误、自动更正和错误识别患者的担忧。此外，超过一半的文本订单接受者必须向处方者提出澄清问题。

药物可以作为编码或临床文档查询的触发器。当移动设备自动纠错时，医疗记录和索赔的完整性将面临风险。值得质疑的是，短信的便利性是否值得花费精力去制作可能平淡无奇的文档。

数据安全
移动设备的日益普及和使用增加了组织对违规行为的脆弱性。隐私和安全问题与电子邮件类似。例如，一条信息有可能被意外的接收者收到，或者敏感信息被截获。

还有其他问题。数据在发送者和接收者的设备上之后会发生什么?他们在那里住多久?它们会定期被删除吗?谁有权使用这个设备?设备是否加密或至少有密码保护?如果智能手机被换掉或丢失了怎么办?

HIM专业人员应确保在组织的BYOD(自带设备)策略中解决个人手机使用问题，该策略必须涵盖加密、用户教育和安全消息传递应用程序的使用等问题。正如该行业从电子邮件泄露事件中学到的那样，员工行为往往是安全链中最薄弱的一环。

文档的问题
从HIM的角度来看，文档完整性可能是围绕文本消息使用的最紧迫的问题。当短信发生时，文档保存在智能手机上，而不是记录中。因此，任何沟通都没有记录。

虽然组织可以强制要求将传输的信息包含在医疗记录中，但转录内容的负担通常落在已经捉襟见肘的护理人员或药房人员身上。其中存在文档完整性风险。这些专业人员可能没有做出或不正确地记录条目。这两种情况都会导致文档跟踪中的漏洞。

前进
短信交流的及时性是无可争议的。根据蜂窝通信和互联网协会的数据，人们回复电子邮件的平均时间为90分钟，而回复短信的平均时间为90秒。

与其禁止使用短信，还不如制定或采用合理的解决方案，使短信发送过程更安全、更容易使用。医疗行业还必须找到一种将内容传输到电子病历的方法。

一些促进患者/家庭参与和临床警报消息传递的应用程序可以作为创建更强大的短信产品的基础。在2017年6月于芝加哥举行的会议上，美国医学协会宣布，它正在与民权办公室合作，“制定关于短信的指导方针，以促进在交流患者信息时适当和安全地使用这项技术。”

理想情况下，该项目将是由认证实体、医疗保健组织、HIMSS和AHIMA等各方共同努力的结果。事实上，AHIMA处于领导这一倡议的位置。如果没有这种努力，短信禁令将被忽视。虽然这项技术仍然是与患者(无论年龄)和护理团队交换信息的最佳方式，但文件完整性和隐私问题仍然使其使用处于危险之中。

病人和医生之间短信的频率和内容必须受到监控。2018年3月AHIMA杂志博客鼓励组织和提供者建立政策和程序，以确保患者理解他们同意接收短信。为了避免患者不使用这种沟通工具，组织和提供者将其限制在传递重要信息的范围内是明智的。

美国医学协会向其成员提供以下指导:

•提醒患者短信涉及的隐私问题。

•建立对沟通时间框架的清晰理解。

•在交流中保持亲切而务实的语气。

•避免使用患者的身份信息。

•发送前仔细校对文本，以确保准确性(和正确的收件人)。

HIM专业人员与IT专家和医生合作，有机会在各自的组织中解决这些问题。议程上的议题可包括以下内容:

•我们是否有安全的消息传递应用程序?

•是否使用了安全消息传递应用程序?

•护理团队成员收到不安全/消费者来源消息的频率有多高?

•消费者文本中PHI的含量是多少?

•有没有什么文字上的错误?

•如何教育员工正确的发短信方式?

•组织的BYOD政策是否包括加密要求?

•该组织的教育是否涉及手机的丢失和以旧换新?

•哪些应用程序可用于自动捕获电子病历和相应患者记录中的文本信息?

•是否应该指派一个团队将短信转录到电子病历中?

短信不会消失。它已经取代电子邮件成为人们首选的通讯工具。它满足提供者到提供者、提供者到患者和患者到提供者交换的通信需求。现在，该行业需要让它变得不那么麻烦，更安全。

Rose T. Dunn, MBA, RHIA, CPA, CHPS, FACHE, First Class Solutions(一家位于圣路易斯的HIM和编码咨询公司)的首席运营官。她是AHIMA的前主席，曾在AHIMA的隐私委员会任职。