6月/ 7月2019

CFO专区:寻找合适的编码供应商
贝丝·弗里德曼,BSHA, RHIT
郑重声明
第三十一卷第六页

通常,医疗保健提供者组织使用外包的医疗记录编码服务来补充现有人员、清除错误、在积压期间提供覆盖,以及提供编码专业知识。根据研究公司Black Book的数据,70%的医院、卫生系统和医生团体计划将外包病历编码合同延长到2020年。

然而,并非所有外包编码活动都是平等的。它们也并非都能产生收入周期高管预期的结果。问题是,组织可以做些什么来确保他们实现外包编码服务的预期结果?他们应该采取哪些步骤,应该避免哪些错误?

Penn State Health Milton S. Hershey医疗中心的收入完整性总监Matt Hoeger和KIWI-TEK的首席运营官兼联合创始人、CHPS、CPCO的Bill Wagner就如何通过解决组织在管理外包编码服务时常见的失误来实现收入周期目标进行了讨论。

宾夕法尼亚州立大学健康中心是一个大型的一级医疗机构,拥有63个医疗小组的1100多名初级医生、专家和高级临床医生。外包服务用于支持医院和专业收费编码。

郑重声明功能处理量):你如何决定使用哪家外包公司?
马特·霍格(MH):选择一家能够满足多样化和复杂需求的外包公司是一个关键的决定。虽然选择供应商有很多因素,但Penn State Health最重要的原则是使用几个值得信赖的合作伙伴,而不是一个外包编码供应商或收入周期公司。由于几个原因,这一策略多年来为我们提供了良好的服务。

报道。与一些选定的供应商合作提供了在需要时快速调整的能力。例如,最近的EHR实现需要额外的带宽和服务来清理积压和工作队列错误。我们能够从两家供应商中抽取编码员,而不是从一家公司要求10名编码员。

一致性。有限的外包编码供应商促进了一致性。文件化的指导方针、流程和程序确保每个人都对好时的系统、我们的运作方式、数据完整性、安全性和总体期望保持一致。

问责制。供应商被要求承担高水平的责任——与内部员工的质量和生产力期望相同。例如,就像内部员工被审计一样,我们随机地将图表发送给其他外部各方,以审查和评估供应商的代码分配。

专业知识。为了充分支持好时的专业收费编码团队,需要专业的编码知识和经验。这些资格并不总是在一家编码公司中可用。通过有几个合作伙伴,我们可以接触到每个专业的多个编码专家。例如,我们目前正在寻找具有麻醉服务专业知识的门诊内窥镜编码器。

功能处理量你提到了问责制。您建立了哪些最佳实践来确保供应商保持负责任并承诺达到或超过您的收入周期目标?
MH:收入主管绝不能忽视日常目标和运营成本。首先,我们寻找对这些指标有相同承诺的供应商合作伙伴。其次,我们在多个层面上与合作伙伴保持持续沟通。医疗记录编码过程太重要了,收入周期的领导者不能把它放在一边。

虽然在收入周期和HIM之间进行强有力的沟通总是很重要,但在EHR变更和拒绝高峰期间,这一点变得尤为重要。在内部团队和外包医疗记录编码供应商之间,沟通收入周期目标、确定工作的优先级和监督支出必须保持重要的领导关注。

确保管理人员有每个程序员的名字和电话号码,以防出现问题。同时与供应商领导团队保持开放的沟通渠道。试图通过电子邮件解决问题是行不通的。这包括当资金被拒绝时,医生的反馈机制,审计后的案例反馈给程序员的机制,以及双方的领导——外包编码公司和内部管理团队。关系是伙伴关系的关键,它始于沟通。

功能处理量KIWI-TEK是宾夕法尼亚州立大学健康中心的长期外包编码合作伙伴之一,自2010年以来一直为该组织提供医院和专业收费编码服务。从KIWI-TEK的角度来看,高管沟通对于实现医院的收入周期目标有多重要?
比尔瓦格纳(BW):我完全同意马特的观点。最好的编码结果是在收入周期管理人员联系并定期沟通时实现的。我们需要知道组织的收入周期目标——几乎每天都要知道。如果电子病历系统或其他IT应用程序有任何更改,请提前通知我们,以便我们安排相应的人员。从收入领导到专业编码团队,健康的对话推动更好的编码结果。

当问题出现时,即使是小问题,对持续反馈的需求也会更大。不要犹豫,将外包供应商的高级管理人员包括在谈话中。供应商需要在问题升级为可能损害关系的主要障碍之前了解问题。

一个最佳实践是,外包编码供应商可以安全地访问关键性能指标的报告和度量,这样我们就可以交付预期的内容。通过查看每天的数量波动,外包供应商可以有效地计划编码员的人员配备,并提供高度响应的编码支持。

功能处理量我听说外包编码供应商的入职过程需要额外的时间和资源。你发现这是真的吗?如果是的话,你会给其他面临新的外包编码实现的收入周期领导者什么建议?
MH:引进一个新的供应商是一个挑战。给新程序员远程访问权限至少需要一周的时间,然后测试和监控系统连接和连接。新的编码人员必须接受我们特定的编码指南、流程、程序和工作流程的培训。这也是我们一直致力于一小群长期编码合作伙伴的原因之一。更换编码供应商会给每个参与者带来巨大的压力,这可能会影响收入周期的表现。

为了取得成功,我们对待任何外包编码的努力,就好像我们正在引进新的编码人员,但是以一种远程的方式。我们投入了额外的时间和资源来帮助外包编码人员加快速度,我们彻底解释了对我们的收入周期流程和程序重要的一切。

Penn State Health的另一个最佳实践是确保所有新的外包员工和供应商经理都拥有绩效协议。这超出了日常工作效率。我们清楚地传达了未完成的编码,未完成的账单,以及出现或变化的新编码优先级,希望我们的合作伙伴能够承担自己的工作量和对编码人员的管理。

BW:在入职过程中,在所有合同协议到位之后,为我们所有的管理和编码人员提供安全的远程访问是至关重要的。这有时需要长达四周或更长时间。在此之后,我们继续对客户的流程、程序和应用程序要求进行培训。我们经常发现IT问题使我们无法访问完成工作所需的应用程序。这会导致在满足图表制作目标方面出现不必要的延迟。

在入职之前,确保供应商充分了解当前的图表生产目标、现有的编码积压、即将到来的假期安排、产假或其他员工空缺,这一点尤为重要。

尽早并经常与外包供应商沟通任何可能改变人力需求的因素。

功能处理量根据美国医疗保健主管学院最近对医疗保健首席执行官的调查,财务挑战,包括不断上涨的人力成本,是他们最担心的问题。如何将外包编码服务控制在预算之内?
MH:外包医疗记录编码供应商帮助成本控制——管理利润——尤其受到重视。通过使用按案例类型划分的每个图表收费,我们平衡了财务风险并控制了成本。

我们通过计算内部团队编写特定类型案例所需的时间来设置每个图表的成本基准。然后,我们将该指标作为编码合作伙伴的指导方针。度量也被合并到内部和外包编码员的性能期望中。

供应商根据这种方法补偿他们的编码人员——同时保持对质量保证的强调——帮助我们的组织通过承担外包编码人员的生产力的全部责任来降低成本,消除管理团队的性能监督负担,并最大限度地减少收入周期执行人员的成本管理负担。

BW:再一次,我完全同意马特的观点。从第一天起,我们就向客户收取每张图表的费用,并向编码器支付每张图表的费用。这是确保客户为我们所做的工作付费的唯一途径。它还鼓励我们的程序员尽可能高效地工作。我们通过积极的内部QA(质量保证)计划来抵消程序员为了最大化收益而匆忙完成图表的可能性。

另一个需要考虑的动态是,许多组织采用了“按需”的方法来外包医疗记录编码——仅在积压或人员短缺时才使用外部支持。然而,这种策略可能代价高昂,因为供应商可以在紧急情况下或区域需求增加时要求更高的价格。维持长期的编码伙伴关系是一项更全面、更具成本效益的策略。

- Beth Friedman, BSHA, RHIT, Ten22机构的总裁和创始人。

要避免的五个错误
外包医疗记录编码服务是最成功的,当收入周期管理人员保持了解和参与。以下是外包编码合作中经常犯的五个错误:

•对编码供应商的评估太快,没有适当的尽职调查。
•收入周期主管对合作关系采取不干涉的态度。
•供应商没有对收入周期目标负责。
•组织没有足够的入职预算(时间、人员和资源)。
•领导层没有有效地监控外包编码成本。

——男朋友