6月/ 7月2019

从裂缝中穿过
萨拉·埃尔金斯
郑重声明
第三十一卷第六页

你的组织的费用捕获过程是否允许收入逃逸?熟悉常见的失误会有所帮助。

医院是繁忙的地方。人们期望迅速有效地——通常是条件反射性地——对紧急需求作出反应。重点是病人和最好的可能结果。

我们都喜欢康复和治愈的故事，躲避子弹，干净的报告，但每个故事背后都是一个详细的实际护理清单。这就没那么浪漫了，但要让这个系统运转起来，供应商必须从他们提供的每一个快乐故事中获取费用。

这是一个艰巨的任务，以确保每一个程序，每一个偶然事件，每一个咨询下游的方式计费。然而，现代医疗保健系统需要它。

考虑到这一点，那些负责在他们的设施中改进电荷捕获的人应该问一个问题:我怎样才能使它尽可能简单?对PatientKeeper的产品管理总监丽莎•诺兰(Lisa Nolan)来说，“简单”是关键字。她每天都会与医生沟通，帮助他们完成文档，并将获取收费所需的点击次数降至最低。

“作为一名病人，我很少关心我的医生是否得到了他们的治疗。我关心他们如何照顾我，以及他们如何与我互动，”诺兰说，在与客户合作时，他一直牢记这一信条。她鼓励在帮助医疗服务提供者产生收费方面进行一些创造性的思考。

她说:“看看你能产生收费的方式，那些不是你期望的方式，(包括)有来自订单系统的接口，(供应商)可以在下单时产生收费。”

它还有助于熟悉有效电荷捕获的常见障碍，其中有很多。然而，无效的电荷捕获可以归结为两个基本问题:不完美的技术和不完美的人。

以下是这些缺陷最常见的表现方式。

培训和工具
John Lawhorn是Impact Advisors管理收费获取和收入优化项目的高级顾问，他指出，在部门层面上，负责收费录入的人员缺乏全面的培训。他听到诸如“我没有得到太多指导”、“我没有资源可以参考”和“工具不适合我”之类的抱怨。

诺兰说，拥有工具是一回事，拥有合适的工具是另一回事。她指出:“如果(供应商)确实有工具，这些工具往往并不适合他们。”

Vickie McElarney是注册会计师、MBA、FACHE、COC，也是Craneware的顾问，她认为把合适的工具交到合适的人手里就像进行合适的对话一样简单。

“你需要做的是与部门主管合作，询问他们需要什么工具来确保他们的收费是适当的。如果他们能参与到反馈给他们的报告中，那就很有帮助了。”

文档错误
在没有适当的工具来帮助供应商获取费用的情况下，人为错误以各种方式发生。Lawhorn列举了护理文件中常见的问题，包括没有注意到静脉注射的停止时间，也没有核对所服用的药物。在其他情况下，积压的医生可能要完成两三天前的开放记录。在这种情况下，很难回忆起相遇的每一个细节，而且会错过指控。

“这是一些小事情，”劳霍恩说，“管理、管道、供应，如果他们采用贴纸系统的话。”

诺兰对纸张在日益数字化的环境中无处不在感到惊讶。她说:“我本以为，到目前为止，纸不会作为一种会引发问题的东西摆在桌面上。”

诺兰发现，医生仍然有充分的理由随身携带带有笔记的纸张，这些笔记可能会或不会进入电子病历。“在学术医疗中心或社区医院，医生受雇，他们可以访问所有的系统，纸张的使用可能会减少一点，”她解释说。“但是，在社区医院提供产科支持的住院医师团体无法访问雇佣医生拥有的所有系统，因此他们需要制作纸质副本或拍摄笔记，或者保留一张他们写收费代码的纸。”

不兼容的系统和转换
即使工具到位，人为因素得到控制，技术在改善电荷捕获过程方面的能力也令人沮丧地有限。

麦克拉尼列举了实验室、放射学、手术室和放射肿瘤学信息系统，仅举几例，他说:“有很多不同的系统参与到电荷的捕获中。”

“然后你就没有信息系统了。你必须依靠人们手动进入系统向人们收费，”她补充说，在如此多不同的系统之间实现同步可能具有挑战性。

麦克拉尼指出，另一个困难是药物的转化因素。一种药物可能每毫克收费，而另一种可能每10毫克收费。她说，忙碌的人很容易错过转换，少报管理的单位。

不断的变化
医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)每季度和每年发布新的规则和更新。这些变化通常在许多专业中广泛存在。

诺兰说:“它确实鼓励了中途编码。”因此，程序员可能会避免审计，但他们也会错过高质量的程序。

麦克拉尼强调了不断演变的规则带来的另一个问题。“有时，在耐心的金融服务中，他们会有一个洗涤器。他们将建立索赔逻辑，这样事情就不必每天被一百万名账单员碰触，这很好。”不幸的是，如果部门里的人没有不断地根据任何新规则检查逻辑，索赔审查者就无法发挥作用。

麦克拉尼说:“突然之间，你在法案上看到了一些不再有意义的东西，因为规则已经改变，但没有人回去(纠正索赔清洗)。”

无反馈循环
收费入账人员和提供者经常被指责缺乏对不良收费捕获的下游影响的认识，但Lawhorn说，来自收入完整性或财务的反馈往往是不充分的。

“这些团队不汇报预算问题。没有对预算的监控，”他说，这意味着在收费入账时出现的错误永远不会被发现或纠正。

损失费用的影响
损失费用的影响是显而易见的:报销减少。不需要会计学位就能明白，在利润微薄的时候把钱留在桌面上是一种糟糕的财务策略。不那么明显的是，这些损失会有多严重。

诺兰说，当谈到错过的收费时，咨询是一个常见的痛点。“医生们要么接受预约咨询，要么接受飞过来的咨询，要么接受信息咨询(这些都不收费)。这对一个组织来说是一大笔钱。”

未能准确捕获收费影响的不仅仅是医疗机构的底线——医生也会受到负面影响。

诺兰说:“在我们的客户组织中，我们看到越来越多的医生根据相对价值单位(RVU)获得报酬，至少部分是这样。”他补充说，当医生忘记记录管理费用或没有填写正确的费用时，他们就会失去本来可以得到的工资补贴。

虽然收入损失是收费捕获不足最明显和最重要的影响，但这并不是唯一的影响。未能正确记录费用是缺乏文件的标志，这会导致医疗记录不能准确反映患者的敏锐度和所提供的服务。

因此，由于无法证明对病人的护理得到了管理，原本的财务问题也可能演变成质量问题。“如果没有相关文件，那就不仅仅是财务问题了，”劳霍恩说。

审核收费说明主
维护收费描述主目录(CDM)的准确性和完整性是一项艰巨的任务，该目录包含医院可以收费的所有程序、服务和商品以及最新价格。CMS不断的更新和更改使得这一切变得更加困难。

因此，必须有人负责定期审查清洁发展机制。然而，如何最好地完成这项任务取决于组织的规模和复杂程度。“有很多客户只会做年度评估，这很好，但我建议每季度做一次评估，”劳霍恩说。

Lawhorn说，与每个部门会面，审查其独特的负责人，以确保一切都是准确的，这也很重要，并补充说，这些聚会通常会提供有价值的见解。例如，他回忆起无数次部门主管说他们提供的服务在收费手册中不存在。这通常是由于一个不堪重负的CDM经理无法处理积压的票据。

在这种情况下，Lawhorn建议“尝试根据程序和服务的价格以及频率来优先考虑修改或更新。”至少，最重要的项目会首先被添加到清洁发展机制中。

麦克拉尼指出，在其他情况下，规模较小的医院没有足够的带宽聘请清洁发展机制经理。她建议这些医院投资一种工具来帮助减轻一些研究工作。

“工具真的很有用。大多数人在这个时代真的需要一个。现在你买药的方式是，你需要NDC(国家药品代码)号码;手工操作几乎是不可能的，”她说。

医院系统合并
合并医院系统面临着一个独特的挑战，当涉及到准确捕获收费。大多数合并系统不在同一个金融平台上;因此，收费可能会有一点不同。

“没有什么是对或错的，”麦克拉尼说。“我所在的医院可能会把所有的生活用品包括在食宿中，但另一家医院可能会对附带用品收费，因为他们有办法做到这一点。有些人按分钟收费，有些人按15分钟收费，有些人按一小时或半小时收费。”

重要的是，合并后的医院系统要建立一个收费捕获规则，并严格遵守，以避免由于转换错误而导致以后的收入损失。

每日和解
大多数专家都认为，日常对账是有效收费的必要组成部分。这不是你如何调和指控的问题，而是由合适的人来完成的问题。

麦克拉尼说:“嗯，这取决于你自己的想法。

诺兰通过检查笔记活动来寻找成功。她解释说:“医生们非常积极地把他们的笔记写进去。”当患者护理团队和计费团队成员都可以访问记录时，团队可以一起工作，确保记录和相关收费有意义，并准确反映所提供的护理。

“部门和供应商之间的日常对账可能存在很大差异。关键是每个部门都应该每天协调他们的费用，并配备适当的工具和培训来有效地做到这一点，”劳霍恩说。

他指出，当日常检查由部门以外更高级别的个人完成时，对账就会崩溃。“部门领导才是真正了解日常活动的人，”劳霍恩说。

麦克拉尼建议与数据团队协调，每天报告每个部门的收费情况，特别是高收入部门。确保报告像Excel文件一样可分类，使每个部门更容易审计费用并发现差异。对于业务量大的部门，如急诊科，每天进行彻底的对账太耗时，她建议每天进行抽查。

保持与时俱进
随着时间的推移，保持成功的收费捕获的秘诀是保持在CMS和私营部门发布的持续变化的最高位置，然后将这些更新传达给适当的人员。

对于Lawhorn的许多客户来说，合规性和收费主管团队密切合作，并利用beplay最新备用网站CMS和医疗保健财务管理协会(Healthcare Financial Management Association)等外部资源接收常规更新。然而，他指出，仅仅承认这些变化是不够的。他表示:“(你需要有人)能够清楚地说出变革背后的原因，以及变革对员工的要求，以便有效地遵守要求。”

麦克拉尼说，分析传输信息并确定哪些部门需要审查哪些信息的工具包可能会大有裨益。然而，这只有在它们被使用的情况下才会发生。“你如何让人们阅读它们?”那完全是另一回事了，”她说。

虽然有一个工具可以减少理解更新的大量跑腿工作，但这并不是必须的。资源有限的小型机构可以通过注册CMS及其医疗保险管理承包商的电子邮件来跟上收费变化。

- Sarah Elkins是西弗吉尼亚州的自由撰稿人。