年1 - 2月刊2021

远程医疗看护人
作者:Patricia S. Coffey, RHIA, CPHIMS, CPHI, BS
郑重声明
第33卷第1页

了解一家致力于临床研究的医院的HIM部门如何在远程医疗的快速部署中发挥重要作用。

美国国立卫生研究院临床中心(NIH CC)是一家拥有200个床位的医院，为美国国立卫生研究院校内研究计划(NIH IRP)的27个研究所和中心中的17个提供临床护理和临床研究支持。所有进入NIH CC的研究参与者都参加了研究协议，并被认为是研究过程中的真正合作伙伴。

NIH CC支持1600个活跃的临床研究方案;这些研究中约有50%是I期或II期临床试验。这种“原则上的证明，首先在人体上”的大型研究组合需要高度关注患者安全、及时有效的临床护理以及细致的临床和研究文件。许多团队成员，包括1200名有执照的独立从业人员，600名临床和研究护士，以及社会工作、康复和精神护理人员，支持临床研究活动。2019年，有25124个不同的医疗记录号码表明住院就诊或预约就诊。该组织不提供计费，急诊科，劳动和分娩，或新生儿保育服务。

在COVID-19大流行开始时，NIH CC采取措施将临床和研究活动限制在紧急或挽救生命的活动中。这些措施包括限制非紧急新入院，取消选择性手术，广泛实施远程工作，以及在工作环境中引入额外的环境和行政感染控制措施，以降低COVID-19传播的风险。

虽然医院手术减少，旅行限制进一步影响了患者流量，但NIH CC与其他医疗机构一样，负责制定战略，为研究参与者提供安全的临床护理和关键的研究支持。

在大流行期间，远程保健已成为卫生保健努力保持临床业务连续性的一项核心战略，导致整个行业以比大流行前更快的速度采用该技术。

远程保健被定义为利用电子信息和电信技术支持远程临床保健、患者和专业健康教育以及公共卫生准备。远程医疗技术为NIH CC提供了几个优势，同时消除了可能导致减少或限制潜在感染暴露的物理接触的需要。NIH CC很快认识到，远程医疗平台可以很容易地支持其临床研究和患者护理相关需求，使临床研究团队能够虚拟地与患者会面，以确定新研究的适用性，并跟踪已经参加研究的研究参与者。

研究参数
NIH CC是在研究背景下提供临床护理的独特环境。因此，需要特别考虑保护研究参与者和研究本身。作为一个专注于临床研究的组织，NIH IRP与其研究参与者有着高度的互动，当参与者在NIH CC时，它侧重于面对面的交流。

由于COVID-19大流行期间的社会距离，需要快速提供远程医疗平台和流程。17个NIH研究所的多个研究和临床团队要求远程医疗解决方案继续筛选、招募、咨询和评估研究参与者。在确定了远程医疗流程和目标之后，迅速开发和利用了技术工具，以便实施初步的远程医疗方案。

为了确保NIH CC能够无缝地继续提供高质量和安全的临床护理，同时保持临床研究的完整性，该组织开始设计和实施一项支持临床研究团队成员和研究参与者的战略。确定了以下关键职能，以确保临床和研究业务的连续性:

•支持临床研究团队成员，住院患者和门诊患者之间的虚拟会议的功能-无论他们在哪里-评估，提供护理，并保持研究研究的依从性;beplay最新备用网站

•提供临床研究团队成员与研究参与者之间的视觉和语言交流;

•确保平台安全、容易、快速实施，并可从任何移动设备或计算机访问;和

•在组织内部署系统支持模型，以帮助临床研究团队成员和研究参与者。

本文讨论了在NIH CC以安全、保密和一致的方式支持远程临床和研究护理的跨学科过程，这种方式对临床研究团队成员和研究参与者来说是用户友好的，并在EHR中形成完整和及时的文档。

过程
实施过程中至关重要的第一步是确定一种技术，该技术可以在NIH IRP计划内的工作人员随时可用的平台中提供所需的安全和隐私控制。信息学小组的一名成员调查了MS Teams的功能以及如何最好地将其部署到远程医疗中。在确定了合适的平台之后，信息学团队为开发组织远程医疗方案制定了正式的业务计划。

业务计划的一个中心重点是确定各种方案，突出说明远程保健如何能够有效地支持临床护理的提供和临床研究的完整性。该团队测试了MS团队，以确保临床研究团队成员和研究参与者都能接受，同时支持NIH CC的双重使命。

第二步是确定如何在整个组织内支持远程医疗。实施远程保健的障碍包括需要对提供者和患者进行技术培训，以及确保双方都有设备的能力。提供反馈和接受技术支持的机会已被证明有助于接受远程保健并使患者满意。

在文献和与关键临床研究团队成员以及NIH CC信息学和HIM利益相关者的内部讨论的指导下，项目团队确定有组织需要一个礼宾。

NIH CC的HIM部门在定义门房服务的角色和功能方面发挥了主导作用，其中包括以下内容:

•协调预约安排;

•为临床研究团队成员和研究参与者提供教育和其他参考资料;

•联系和教育研究参与者了解远程保健过程;

•协助和/或与研究参与者就技术要求进行会议，包括下载MS Teams应用程序，并确保使用预约链接和足够的无线网络或数据支持访问应用程序;

•协助临床研究团队成员处理与远程医疗文件相关的问题;和

•为NIH CC的研究参与者提供平板电脑，以便在远程医疗预约期间使用。

其他创新功能
NIH CC开发了一种通知机制来发起礼宾服务的请求。利用电子病历的日程安排组件来确定所请求的预约是远程医疗访问。临床研究团队成员通过输入“虚拟访问电子预约请求”来安排远程医疗预约，最好在预约前不少于24小时。一旦进入，礼宾服务联系病人协调访问。然后将该预约添加到临床研究团队成员的Outlook日历中。

安排远程保健预约的流程如下:

•临床研究团队成员联系患者，以确保他们对远程医疗预约感兴趣并愿意参与。

•临床研究团队成员在NIH CC EHR中提交远程医疗访问的电子预约请求，称为CRIS(临床研究信息系统)，该系统会自动创建预约。

•HIM远程医疗礼宾服务接收请求并安排远程医疗访问;该预约被添加到临床研究团队成员的Outlook日历中。

•远程医疗礼宾服务包括临床研究团队成员在日历预约中描述如何启动远程医疗访问的详细信息/说明。

•在预约前两天，远程医疗礼宾服务联系研究参与者进行技术准备评估。
•如果技术准备检查不成功，远程医疗礼宾服务联系临床研究团队成员。

•一旦安排，研究参与者可以在组织的研究参与者门户中查看他们的计划约会。

在预定的预约时间，临床研究小组成员使用他们的NIH帐户凭证启动远程医疗访问。研究参与者作为嘉宾加入。

参加远程保健预约的程序如下:

•临床研究团队成员启动远程医疗访问链接。

•远程医疗礼宾服务指导研究参与者在预约时间前10分钟加入远程医疗访问，以确保成功连接。

•临床研究团队成员被指示使用他们的正常流程与研究参与者进行访问。例如，如果团队通常在患者访问后两天打电话检查他们，则该过程应继续并记录在CRIS的电话联系笔记中。

•临床研究团队成员也被指示像往常一样验证患者身份。

临床研究小组成员也有能力为远程医疗访问安排口译服务。与许多通常亲自完成的服务一样，口译员在大流行期间也在远程工作。当需要口译员进行虚拟访问时，远程医疗礼宾服务将在会议邀请中包含NIH CC社会工作部门的口译服务组电子邮件地址。社工人员会与翻译服务承办商安排一名口译员出席探访。

一旦译员安全，远程医疗礼宾服务就会转发远程医疗访问日历邀请，使他们能够加入会议，以患者首选的语言提供口译服务。此外，为在NIH CC现场的研究参与者安排了口译员的远程医疗访问，以减少需要亲自与研究参与者会面的工作人员数量。

在远程医疗访问结束时，临床研究小组成员在criss中记录访问-就像他们在现场访问一样。患者可以通过安全的患者门户获得这些信息。临床研究小组成员可以利用CRIS中现有的文件模板来记录远程医疗访问，但必须在说明中指出这是一次远程医疗访问。此外，文件必须在访问当天结束前完成。

医疗卫生信息系统工作人员审查所有远程医疗访问，并使用临床研究小组成员提供的文件将预约状态更新为“完成”或“未保留”。如果没有可用的文件，HIM联系临床研究小组成员确定预约状态。

缺少文件的访问被认为是一项缺陷，由医务执行委员会对其进行跟踪和报告。

政策
组织的期望是，通过远程医疗提供的所有临床护理、临床研究和咨询服务将符合面对面临床接触所需的相同安全和质量标准，并遵守所有适当的政策声明、监管要求和认证标准。

为了指导和确保新的远程保健方案的一致实施，医务执行委员会制定并批准了一项组织政策声明。

该政策涉及以下问题:

•确定哪些临床研究小组成员可以使用远程保健;

•可通过远程保健平台进行的临床护理和临床研究活动的范围(例如，一些研究协议可能不允许在第一次协议访问时使用远程保健)。NIH CC支持以下活动:临床护理和临床研究活动，招募，筛选，评估，治疗，协议要求的门诊护理访问，以及临床咨询或研究附带的患者支持;

•允许的远程医疗方法类型- NIH CC目前仅支持同步活动;

•认证/特权要求。在NIH CC，所有经其主管批准的临床研究团队成员都可以进行远程健康相关活动;

•许可证的可移植性;

•记录患者对远程保健活动的同意;

•关于禁止活动的明确指导。例如，在美国国立卫生研究院CC，不允许在远程医疗访问的情况下开受控物质的处方;

•一个常见问题资源和所有潜在用户的联系点;

•审查开展远程保健活动的进程。NIH IRP要求使用礼宾服务;

•关于文件要求的指导;

•远程保健活动所需的安全和隐私控制的重要性;

•关于最佳物理环境的指导，以确保有效和积极的远程保健参与;和

•任何与第三方报销和/或账单相关的问题。这个问题与NIH CC无关，因为研究参与者不为所提供的服务付费。

评估及经验教训
在两周的早期采用阶段，20个不同的护理小组利用该方案进行了大约60次远程保健访问。在这些访问中，有10次被认为是不完整的，主要是因为患者在访问时由于技术问题而没有参加会议。HIM的远程医疗礼宾服务实施了一些流程来缓解这些问题，例如提醒研究参与者使用在技术准备检查期间测试的同一设备，并建议护理团队在访问时如果遇到技术问题，请与HIM联系以获得实时帮助。

随着更多护理小组利用远程保健方案，确定了其他需要改进的领域。例如，如果输入了当天就诊的电子预约请求，卫生管理局就无法做好充分准备。为了确保及时通知即将到来的(同一天)远程医疗预约，电子病历现在立即向礼宾服务发送电子邮件通知。

实施后，每周的预约数量急剧上升(见图)。本组织正在继续寻找其他改进机会，以便集中力量加强为无法使用电子邮件或移动设备的研究参与者提供的服务。

远程医疗礼宾服务为NIH CC的住院病人和无法使用移动设备的研究参与者提供ipad。为患者提供了一个可在设备上访问的通用电子邮件地址，用于远程保健访问。

下一个步骤
本着持续改进的精神，NIH CC正在关注几个领域的改进。鉴于MS团队的部署提供了一个可靠而有效的平台，NIH CC正在调查专门为远程医疗交互设计的平台的使用。

虽然MS Teams是一个灵活的工具，很好地满足了NIH IRP的需求，但未来的工作将需要探索它与电子病历以及其他提供远程医疗功能的平台的集成。该组织希望这样一个平台将集成到EHR和患者门户网站中，以方便研究参与者和临床研究团队成员使用。

正在进行其他工作，以改进电子病历中的日程安排部分，以便临床服务可以有定制的预约请求，而不是一个通用版本。这将允许临床研究团队成员根据自己的时间表查看远程医疗预约，并提高电子病历系统对临床研究团队成员和团队的远程医疗访问进行分层的能力。

电子病历中专门针对远程医疗的文件模板也在考虑之中。这将使临床研究团队更容易记录这些访问类型，同时也确保满足服务的研究和临床需求。

未来
NIH CC在压缩的时间框架内成功地建立了一个同步远程医疗计划，满足临床研究团队成员和研究参与者的临床护理和研究需求。即使在大流行限制解除后，远程保健的使用预计仍将继续，因为NIH CC IRP评估了协议要求，并探索了满足要求的机会，而无需为其支持的研究参与者提供昂贵和不必要的旅行。

Patricia S. Coffey, RHIA, CPHIMS, CPHI, BS，美国国立卫生研究院临床中心HIM部门主任。共同作者包括Marisa S. Owens, RHIA;伊冯Almazon;Seth D. Carlson, MSIS, BCS;阿曼达·格罗夫，RHIA;Maria D. Joyce，工商管理硕士，注册会计师;李美娟，MS, RN;科里·斯蒂芬斯，MSN, RN-BC, CPHIMS, SHIMSS;Susan M. Martin, RN, JD, CIPP-G, CPHIMS;Jon W. McKeeby, DSc, MBA, CPHIMS, CPHI; and Jennifer Wilder, RN, BSN, OCN, CHTC．

资助声明:
本项目全部或部分由美国国立卫生研究院国家癌症研究所的联邦基金资助，合同编号为。[HHSN261200800001E 75N910D00024](待定)或HHSN261201500003I，任务订单号:(TBD)]。本出版物的内容不一定反映卫生与公众服务部的观点或政策，也不提及商品名称、商业产品或组织意味着美国政府的认可。

资源
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