1月/ 2月2020

落魄但不落魄
基思·洛里亚
郑重声明
第三十二卷第一页

当EHR不可用时，医疗保健组织不应该急于寻找解决方案，而应该准备一个经过试验和测试的计划。

如果电子病历坏了，就不用等着问题解决了。尽管受到严重影响，但对患者的护理仍有增无减。没有别的选择。这就是为什么需要有一个专门的计划，详细说明每个人在危机期间的角色。

华盛顿大学医学院it服务医学主任、医学博士托马斯·佩恩(Thomas Payne)说:“第一场战斗是确保它不会下降，这是it服务团队的工作，以尽量减少服务损失。”“不可避免地，它会下降——可能是暴风雨来了，停电了，或者网络中断了——所以你需要有一个计划。”

AHIMA HIM卓越实践主管、RHIA硕士罗宾•斯坦博(Robyn Stambaugh)表示，企业必须制定应急计划，这是《HIPAA安全规则》(HIPAA Security Rule)的要求。她说:“自然灾害随时都在发生，你可能会遇到系统故障，当然还有网络攻击，然后这个计划真的应该根据事件的具体情况进行定制。”“组织确实需要认识到(应急计划)不是一个停滞不前的文件。你不可能创建一个应急计划，然后只在需要的时候才去碰它，因为如果人们这样看待应急计划，(组织)往往会陷入很多问题。”

这意味着定期审查，不断更新，并通过演练识别差距是成功的关键。斯坦博说:“如果你进入停机时间，你就会有纸质记录，这让每个人都陷入了一个循环，因为你已经习惯了电子，而有些人从未生活在那个世界里。”“这是训练的另一个原因，所以每个人都了解这个过程。”

这个计划需要什么取决于它是一个手术室，一个独立的手术中心，一个家庭医学诊所，或其他一些医疗保健机构。无论如何，需要有一种方法来开展业务。

例如，听写就是一种方法。它通常与基础设施是分开的，所以你可以拨打一个电话号码，并以这种方式创建你的笔记，”佩恩说。“如果不可能，人们将不得不回到简单的笔和纸，并记录简短的笔记，以便在做最后笔记时帮助回忆关键信息。”

卫生保健组织必须遵守各种规章制度。例如，所列物质的订单必须在防篡改纸上。

卡斯滕斯(Carstens)负责销售和全国客户的副总裁迈克尔·a·库克(Michael A. Cook)说，最好的公司都做好了充分的准备，以防无法访问电子病历。他说:“最重要的是要确保你的机构有一个纸质备份系统，库存充足，组织有序，随时可以使用，这样当电子病历宕机时就不会出现延迟或混乱。”这可以很简单，随时准备一个移动图表架，储存预先填充了分隔线、表格和任何其他关键材料的图表。这种东西不用的时候可以很容易地储存起来，需要的时候可以推出去。”

在这种情况下，一致性是至关重要的。库克建议创建一个模板化的纸质图表系统，这样每个人都能以相同的方式组织相同的材料，这将使培训临床医生更容易使用该系统，并在EHR系统恢复后实现更快、更有效的数据输入。

清晰也是必要的。Cook指出，对于何时实施备份系统有明确而具体的指导方针(例如，在EHR关闭30分钟后)，这样临床医生就不会猜测如何进行，从而消除了许多未知因素。

他说:“由于员工经常处于变动之中，而且定期培训并不总是可能的，所以在每张纸质图表中都包含对工厂纸质文档的说明是一个好主意。”“许多年轻的医生很少或根本没有纸质图表的经验，所以有答案和说明在手是很大的好处。”

国家卫生信息技术协调办公室首席临床官Andy Gettinger医学博士说，当实体从纸质系统过渡到电子系统时，这个过程的一部分必须涉及到提前考虑什么时候电子健康档案可能不可用。

他说:“我们有很多人除了电子系统之外从未体验过任何东西，但你需要有这些应急措施。”“你必须预料到这种情况会在某个时候发生，并确保你有任何需要正确记录的纸张或表格。”

Gettinger建议组织进行EHR停机演练，让员工在模拟现场环境中体验这种情况。他指出，一些设施将EHR停机训练与灾难准备结合起来。

熟能生巧
波士顿福利霍格律师事务所(Foley Hoag)医疗保健业务联席主席兼数据隐私和安全业务主席科林•齐克(Colin Zick)表示，企业应该假设自己的电子病历在某个时候会被删除，因此有必要制定计划。他说，快速、精确的检测和适当的沟通计划可以减少系统停机的影响，并补充说，实践运行是必须的。

他说:“不可用恢复计划应该不时地使用预定的模拟演习进行测试。”“演习通常不会影响现役作战;但是，如果已知会影响作业，则应仔细安排钻孔，使其影响最小，并在允许的时间窗口内进行。这些活动应与需要停机操作的常规设备维护活动类似。模拟演练的经验应更新到不可用恢复计划文档中。”

制定计划是一回事，但让所有员工都能执行计划是另一回事。这就是为什么制定计划并付诸实施是很重要的，所以如果最终发生了什么事情，也不会有疯狂或困惑。

“这种做法不应局限于上夜班的人，因为这些事件在24小时内随时都会发生，当情况发生时，每个人都应该知道该怎么做。”这是大多数组织的标准做法，但审查它非常重要，”佩恩说，并补充说，任何对停机程序的审查都应该作为一个团队来进行。

斯坦博说，工作人员必须准备好手动将出院记录收集到纸质文件夹中，进行分析，并整理供应商的任何不足之处。此外，编码员将需要访问纸质记录，并接受培训，以便在在线时将数据输入抽象系统。

“他们会有积压。你不仅要考虑现在发生的事情，还要考虑系统重新上线时的情况。”“你必须考虑这将如何影响整体生产力，你必须做很多优先考虑。你可能要加班，所以制定一个好的计划很重要。”

分配的领导人
佩恩指出，在某些情况下，电子病历宕机的时间很短，不值得激活该计划。因此，至关重要的是，指派员工领导来做这样的决定。从那里，通信可以通过适当的渠道传播。

库克说:“在整个流程中，从每个部门分配特定的人员担任沟通主管。“当然，每个人都应该相互沟通，但有特定的人来带头传播信息，并成为状态更新的首选，这将有助于减少任何误解。”

齐克说，考虑成立一个委员会或利用现有的委员会来负责启动激活阶段。委员会应充分了解可能对EHR运作构成威胁的地理、政治、社会和环境事件。

齐克说:“它应该信任不同机构的信息来源，以防止虚假警报或过度反应。”激活阶段包括通知程序、影响评估和恢复激活计划。”

没有准备的危险
没有为EHR停机场景做好准备的组织面临着文档和流程错误的强烈可能性。这通常会导致不准确或不正确的处方，错过治疗，在最坏的情况下，会对患者造成伤害。

库克说:“如果临床医生花费大量时间编制纸质图表材料，或者在电子病历停机的混乱中工作，他们就错过了与患者相处的重要时间。”“它最终会降低你能够提供的护理质量。”

例如，考虑以下场景:提交了一个药物订单，但是几秒钟后，系统停止工作。有人看到这个顺序了吗?给药了吗?

佩恩说:“没有相关文件，这会导致混乱，并可能导致大问题。”“存在疏忽或委托的风险，因此你可能会给两次，也可能根本不给。请记住，在一个大组织中，我们可能每天要下1万个订单，做到完美的几率不是100%。”

Stambaugh表示，除了患者安全问题，停机还会影响隐私和安全、合规性以及组织的整体财务状况。beplay最新备用网站

库克补充说，一些电子病历供应商可能会出售一种虚假的安全感，使人们对数字备份解决方案过于自信。访问这些系统可能需要花费大量时间，这使得该技术在医疗紧急情况下几乎毫无用处，并且在严重停机时使设施陷入困境。

此外，为EHR停机而设计的备份系统的差异可能会造成不必要的混乱，并进一步依赖数字软件，这些软件仍然可能容易受到自然灾害、网络维护和黑客停机事件的影响。

库克说:“在所有这些停机情况下，医疗机构的临床工作人员和患者的脆弱性与医疗差错和法律责任的增加直接相关。”“似乎每家机构都有自己的解决方案来解决出现的问题，但许多机构缺乏标准化的流程和程序来维持高质量的患者护理，而不会造成混乱和中断。”

准备工作应扩展到为电子病历最终回归在线制定计划。盖丁格说:“你需要有一个计划，知道谁将提供的信息记录在纸上。“你可以回去把它全部转录下来，然后扔掉纸，或者把纸扫描进去。我见过一些机构两者兼而有之。”

这种情况多久发生一次?
根据最近对50家保健机构进行的一项调查国际医学信息学杂志在过去三年中，96%的受访者至少有过一次计划外的电子病历停机。此外，70%的受访者报告至少有一次停机时间超过8小时。

基于这些发现，很明显EHR停机是一个常见现象。

库克表示:“电子病历计划外停机最具挑战性的一点是，它们完全是计划外的。“其中一些主要原因是自然灾害、停电、软件/硬件/网络故障，以及最令人担忧的网络攻击。虽然自然灾害通常有预警，但其他原因可能随时出现在设施上。这就是为什么为EHR停机做好准备和培训是如此重要。”

佩恩说，虽然前景正在改善，但这不是一个完美的系统。有许多因素超出了医疗机构的控制范围，甚至可以挫败最好的意图和最完善的计划。尽管如此，高度关注准备工作是至关重要的。

佩恩说:“[成功]不应该依赖于准备和计划中的意识——这对每个护理地点都应该是一样的。”“每个人都应该为此做好计划，并记住系统可用性是IT团队的首要任务。但作为一种趋势，在过去的20年里，这种情况比以前少得多。”

基思·洛里亚是西弗吉尼亚州的自由撰稿人。