1月/ 2月2020

走在曲线前面
Selena Chavis著
郑重声明
第32卷第1页

为了改进文档,行业专业人员采用了一种更主动、更协作的并发编码方法。

随着各组织加快临床文档改进(CDI)实践,医疗保健向并发文档实践的转变已经进行了多年。随着医疗保健的复杂性继续呈上升趋势,业内专业人士认为,医疗信息系统必须在这些模型的基础上,通过改进患者故事和及时报销的创新方法做出相应的回应。

伯克利研究集团(Berkeley Research Group)的副总监乔尼•迪翁(Joni Dion)表示,近年来,并行编程和以服务线为中心的编程实践势头越来越大。她解释说:“编码员在入院后不久就开始审查记录,并跟踪记录直到最后的编码。”她指出,在患者仍在治疗期间,可以解决缺少文件和澄清的问题,编码的准确性和收入周期通常会得到改善。“另一个需要考虑的概念是将编码员和临床文档专家(CDS)配对,协同工作。编码员和CDS各自拥有独特的技能和知识基础,合作可以加强审查过程。”

Diana Ortiz (JD, RN, CDIP, CCDS, CCDS- o)是3M公司的CDI营销经理,她认为行业正在越来越多地接受这些模式——一些机构在整个组织中实施这些模式,而另一些则专注于特定的服务领域。

奥尔蒂斯说:“我想说,越来越多的组织正在尝试并参与其中,他们说,‘嘿,如果我们不打算在整个系统范围内实施,那么至少把重点放在我们真正挣扎的领域,或者我们在质量上真正挣扎的领域,是有意义的。’”“因为CDI审核人员不需要寻找代码,他们有更多的时间,每天都能回到图表中。所以,如果真的需要质量——让他们更临床地观察患者的情况——这对CDI来说是一个很好的机会,可以每天都去那里,确保一切都是准确的。”

五年前,Atrium Health(前身为Carolina HealthCare System),一个由北卡罗来纳和南卡罗来纳40多家医院组成的网络,制定了这种更主动、更协作的编码方法,作为服务线文档卓越计划的一部分。Atrium Health的HIM文档卓越企业主管Heather Joyner表示,这项由3M技术支持的倡议已经发展成为解决整个记录完整性的更广泛努力。

“效果很好。编码员终于觉得自己是临床团队的一员了,”她指出,CDI的人现在能够发挥自己的技能,因为他们不再需要编写术语。“编码员在入院后的第二天早上开始对病例进行编码,获得工作drg(与诊断相关的组),获得代码,然后,在CDI专业人员和编码员之间,他们将一起工作,分享他们的技能。”

需要更积极主动的编码实践
健康记录的完整性说明了一切。它代表了病人的状况、所提供的服务和护理跟踪的连续性,迪翁说,并强调“健康记录是公共领域报告、医院和提供者概况以及报销的基础。”

她补充说,ICD-10代码构成了大多数这些数据的基础,并指出,传统上,这些代码是由卫生保健专业人员在患者出院后进行图表审查时分配的。迪翁说:“根据住院时间的长短和护理的复杂程度,这个过程可能很耗时。”他解释说,在这个过程中,提供者经常会提出疑问,导致最终编码的进一步延迟。

在Atrium Health的案例中,Joyner说,该组织在努力更好地识别患者安全指标(psi)时,发现了并发编码过程的必要性。“我们意识到PSI的捕获是事后进行的。然后我们意识到,不仅是编码在关注它,质量也在关注它,所有这些部门都在关注这些PSI。”“我们都太迟了,在不同的时间才开始关注它们,这是多余的。”

此外,Joyner说Atrium想要改善经常伴随着编码失误的下意识反应。他会因为病人出院后出现的编码错误而受到指责,而实际上,罪魁祸首是糟糕的记录实践。

Ortiz解释说,并发文档的传统方法需要一个工作流程,CDI专业人员在入院后大约24小时开始检查图表,这时有足够好的内容开始识别查询机会。在病人住院期间,CDI会尽可能频繁地查看病历。在病人出院时,编码员会拿起病历,重新开始这个过程。

Ortiz说道:“随着时间的推移,这将导致两个角色之间的摩擦,因为你需要尝试着从计费的角度出发去编写代码。“现在你正在讨论为什么CDI认为这种代码是合适的,为什么编码人员认为不同的代码是合适的。因此,这是一场在事后发生的大对话,这阻碍了他们的DNFB(未最终结算)等事情。”

因此,Ortiz说,许多组织都在问,“为什么我们不尽快让编码和CDI对话呢?”,以便实时回答问题。一种更具协作性的方法似乎有助于改进文档并最大限度地减少最终的编码延迟。

让程序员更早进入榜单
Atrium Health第一次尝试更主动的编码工作流程是围绕该组织的一个普通外科单位的PSI识别。乔伊纳指出,该计划将编码、CDI专业人员和医务人员质量小组(负责记录psi的人员)聚集在一起。

一旦通过技术支持的仪表板识别出PSI,团队将合作确定是否发生了真正的PSI,或者是否需要充实医生文档。“我们立即进行了干预,以确保文件的准确性。如果真的是PSI,太好了,我们会给它编码。如果不是,那么我们当时可以和医生一起工作,”乔伊纳解释说。

Atrium后来将这项工作扩展到其他服务线,创建了工作流程,编码人员在入院后的早晨开始访问患者记录。此外,编码员和CDI专业人员在患者住院期间进行沟通和协作。乔伊纳指出,在上午的跨学科查房中,团队使用患者图表中编码的DRG信息与医生进行咨询。例如,如果患者住院时间达到3天,而编码DRG的住院时间为3.2天,CDI可以咨询医生,以确保有适当的文件来支持额外的住院天数。

乔伊纳说,从主动编码工作流程中受益的一个领域是心脏病学,并指出了改善与急性心肌梗死(AMI) 30天死亡率相关的文档的努力。Atrium Health心脏编码团队由7名公司编码人员组成,他们与总部位于医院的CDI专业人员远程合作。在回顾了与AMI死亡率相关的历史数据后,Atrium将新的并发编码工作流程部署到发病率最高的那些设施。

乔伊纳回忆说,在第一年的过程中,跨学科团队的关系和协作得到了极大的改善。“我们达到了这样一个地步,医生们想知道是谁在给他们的病例编码。这是关系和信任的问题,他们从文件的过程中学到了很多。”她指出。“他们当时意识到,他们有机会真正改进文件。”

今天,心脏病专家知道有一组编码人员负责他们的大部分病例。值得注意的是,乔伊纳说,Atrium Health已经从AMI死亡率的“中游”变成了表现优异的公司。

根据Ortiz的说法,并发模型给编码员带来了一些重要的改变,改变了他们的工作习惯,最显著的是他们跟踪工作的能力。她指出:“编码员非常习惯于故事的结尾,除非他们正在等待出院摘要或某种病理报告。”“从历史上看,当他们进入图表时,他们已经把所有东西都整理好了,完成了,对吧?因此,让他们明白,他们几乎每天都需要标记他们离开的地方,而不必重新开始,这就是你获得效率的地方。”

奥尔蒂斯补充说,重新设计的流程还在编码团队中引入了一种新的移情元素,因为他们更了解患者的故事和旅程。她说:“这让我意识到,‘我没有完整的故事’,因为这是一个不断发展的故事。”

Atrium Health的编码员和CDI团队很高兴有机会合作,并利用他们的技能来推动流程改进。乔伊纳说,CDI专业人员喜欢从编码任务中解脱出来,更多地关注临床验证和拒绝,而编码人员则觉得他们是临床团队中更具包容性的一部分。

乔伊纳说:“同时编写代码的程序员对我说,‘哦,请不要再让我回去做回顾性编码了。’”他补充说,程序员喜欢多次查看图表的机会。“我们真的觉得他们是整个记录完整性和文档卓越性过程的一部分。一旦病人离开家,无论他们走到哪里,这些代码都会跟着病人,我们要确保这些代码是正确的。”

奥尔蒂斯说,许多HIM部门面临的问题是,程序员应该多频繁地访问和查看图表。她说:“我认为这绝对是一个组织决策,也是一个程序员可以提供关键见解的决策。”“这就是我们在很多组织中遇到的情况,因为编码人员确实对效率和成功的效果有发言权。”

例如,对于一些骨科患者,编码员可能会决定直到第二天或第三天才需要回到图表中,而一些术后病例则需要每天检查。

变更管理的优先级
迪翁说,因为每个机构都是独一无二的,所以需要开发和定制项目,以最好地满足特定机构的具体需求。她说:“在规划阶段要考虑的问题包括逗留时间、人员配备和服务的复杂性。”“评估当前的挑战,寻找积极的解决方案。”

奥尔蒂斯说,变革管理是成功方程式中非常重要的一部分。许多HIM部门都尝试过并发编码,但发现很难克服障碍。她警告说,尽管新的工作流程设计可能会受到阻力,但技术可以成为一个不同的制造者。

“我认为它现在有效的一些原因是有了EMR,人们可以远程查看图表。我们不会等待一个单位的纸质记录,”奥尔蒂斯指出,并补充说,组织可能不得不说服一些程序员再试一次。“你必须从一开始就得到他们的支持。您必须确保他们从一开始就理解他们的新通道—CDI将不再分配工作代码。必须有很多透明度和沟通,这是不同的。”

乔伊纳认为,如果没有合适的技术基础,Atrium Health不可能实现新的工作流程,尤其是在编程人员远程工作的情况下。通过技术支持的通信和实时访问患者图表的效率,协作成为可能。

前瞻性编码实践
乔伊纳认为,与基于价值的护理和质量结果相关的现代压力将迫使编码人员在并发编码工作流程中变得更加专业化,特别是在大型学术医疗中心。

她说:“我认为你不可能再成为万事通了。”她补充说,一些程序员担心,如果他们采取狭隘的做法,他们会失去技能。“虽然编码员可能只负责心脏病学,但他们现在是非常深入、广泛和广泛的心脏病学编码员。他们明白这些条款,明白医生写了什么或遗漏了什么。这种意识是一般程序员所不具备的。”

- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人,她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上,内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅游的所有主题。