1月/ 2月2020

解决技能差距,提高编码效率
伊丽莎白·s·高尔著
郑重声明
第三十二卷第一页

一场全国性的编程竞赛凸显了程序员的不足之处,而专家们则为如何解决部门漏洞出主意。

当编码员的工作效率下降时,它会对设施的底线构成真正的威胁。在后《国际疾病分类-10》时代的今天尤其如此,编码已从主要是交易性活动转变为与从护理质量和风险调整到人口健康行动和捆绑付款准备等方方面面相关的活动。这不仅改变了衡量编码员生产力的方式,也改变了速度和准确性之间的关系。

四年来,作为Pena4的一部分,基于网络的编码评估和教育应用程序“中央学习”(Central Learning)一直在开展全国性的ICD-10编码竞赛,这一点已经变得很清楚。

Pena4负责IT和业务流程外包业务发展的副总裁艾琳·达诺·特卡西克(Eileen Dano Tkacik)说:“我们看到,从2018年到2019年,在门诊方面,准确率下降了,每小时的病例数增加了,所以他们完成了更多的病例,但准确率却下降了。”“我们一直认为最具挑战性的三个领域是[肿瘤,呼吸和肌肉骨骼]病例,但共同点是侧边性和特异性。这些组合一直在盯着我们。”

更快但更不准确
中央学习中心举办的第四届年度全国编码竞赛将重点放在门诊编码绩效上,以解决编码错误率较高、文件空白以及由于大量病例导致的索赔拒绝而未计费的问题。通过关注门诊编码,竞赛的目标是帮助HIM、编码和收入周期团队(所有这些团队都在经历门诊报销从按服务收费到替代支付方式和基于质量的结果的转变)找到改进的机会。

2019年比赛的平均准确率为40.4%,而2018年为42.5%。初级诊断平均得分为60.5%,低于2018年的67.8%;二级诊断平均得分为38.6%,低于2018年的38.8%。

今年初级诊断错误的增加被归咎于在分配代码时缺乏细节和特异性,这可以通过确保编码人员能够获得完整的文档并进行详细审查来纠正。二次诊断编码错误率的上升被认为是由于编码员在编码分配时未能应用正确的编码准则造成的。例如,在许多情况下,伤害的外因代码缺失。同样,建议的修复是确保编码人员执行所有文档的详细审查,以捕获所有代码。

特卡奇克说,比赛结果“没有什么真正的惊喜”。“技能差距与去年基本一致。”例如,一些肿瘤病例有多重转移情况,这就造成了应该编码的混乱。对于呼吸系统病例,编码员在编码哮喘(例如,有无支气管炎以及存在支气管炎时的严重程度)、慢性阻塞性肺病或肺炎时,在特异性水平上存在错误。

“对于肌肉骨骼病例,我们经常看到的是侧边没有被编码。他们没有指明是左脚还是右脚,或者因为没有阅读文档而错过了受伤的外部原因,”Tkacik说。“许多初级诊断错误和二级诊断错误增加的根本原因是缺乏细节。编码员没有审查完整的文档,或者他们没有审查作为竞赛一部分的指导方针。……这一切都与这些事情有关。”

提高准确率将需要持续不断地在服务的编码器,以确保更改编码诊所特卡西克说,这些都是清晰易懂的。最好的方法是将编码人员聚集在一起处理几个复杂的案例,然后检查结果以识别和处理问题区域。

Tkacik说:“坐下来,从这些案例中吸取经验教训,这样程序员就能在他们的设施中看到现实生活中的东西。”“提高编码员准确性的另一件事是,如果编码员对文件有任何疑问,他们需要询问医生。不过,说起来容易做起来难。我可以在圣诞节向圣诞老人要一只小狗,但圣诞老人可能不会给我。

她补充说:“编码员的准确性得到了评分,但医生可能不会回答他们的问题。”她指出,无论他们的问题是否得到回答,编码员仍然需要在规定的时间内完成病例。“这涉及到程序员、文档和医生,需要把所有人的思想聚集在一起。”

问题在哪里
虽然中央学习竞赛确定了横向性和特异性是影响编码员准确性的两个最常见的问题,但它们并不是威胁准确性和生产力的唯一技能差距。在某些情况下,弱点局限于特定的设施。

例如,缺乏对多个服务线路的熟悉。犹他健康大学的情况就是这样,那里的数据完整性主管Rachel Pratt, RHIT, CDIP, CCS说,缺乏对所有不同服务线的培训可能会降低编码人员的工作效率。

“体验方面是最大的(挑战),”她表示。对跨部门培训的需求是“我们越来越多地看到的。当我们与其他设施交谈时,我们首先告诉他们的一件事是,我们希望所有员工都能对进门的所有东西进行编码。这很困难,因为我们有四个编码级别,服务线路按级别划分,但三级和四级的编码人员应该能够编写任何进入大门的代码。”

与此同时,加州大学圣地亚哥分校健康中心(UC San Diego Health)编码系统助理主任梅丽莎·罗伯茨(Melissa Roberts)表示,她遇到的最常见的技能差距与编码员不了解疾病过程和解剖结构有关,这影响了他们分配正确诊断和程序的能力,也影响了他们的信心。

这两者都削弱了生产力。

罗伯茨说:“我发现程序员花时间通过研究和/或路由帐户来找出正确的代码,以获得二级审查的帮助。“另一个问题是编码人员努力确定何时需要查询以及如何编写适当的查询。这些都会增强他们的自信心,进而影响他们的工作效率。”

编码员的生产力也受到ICD-10下程序编码的影响。根据TruCode的CCS产品经理Megan DeVoe的说法,过程编码系统编码有很多原因,但最重要的是“我们失去了很多方向,因为从表格书中删除了指导笔记,而这些笔记以前有助于决定代码是否一起编写。”

她补充说:“官方消息来源之间的指示有时会相互冲突,所以这确实需要很多思考,这当然不利于生产力。”

门诊方面的另一个挑战是认识到来自石斑鱼的编辑的重要性及其确切含义。“根据我的经验,我发现一旦你掌握了窍门,这是很容易的。这是你日常生活的一部分。但是,直到有人指出来,你才会意识到它,”德沃说。

衡量生产力
在icd -10之后的世界里,实现准确性和速度的正确组合要复杂得多,这一点可以从技能差距的抽样和编码人员和机构正在处理的其他问题中得到证明。因此,考虑到编码对设施的收入、结果和质量分数的扩展影响,建立一个有效的衡量生产力的方法同样是复杂的,这应该不足为奇。

在加州大学圣地亚哥分校健康中心,罗伯茨正在研究如何衡量编码员的工作效率。然而,在过去,她首先划分出程序员的非生产性时间(休息、会议、培训、教育等),根据她的计算,这大约是8小时工作日的18%,“决定生产的生产性时间为6.56小时工作日。”

然后以每周为基础计算生产力,以解释那些复杂情况比平均图表需要更多时间来编码的日子。这有助于平衡平均值,以便更准确地反映清除用例所花费的时间。

“我发现(这种)计算程序员生产力的方法是有效的。编码员认为这是公平的,因为我们考虑了他们的非生产性时间,”罗伯茨说,并补充说:“我确实认为,在确定一种有效、公平地衡量编码员生产力的方法上,我们还有更多的工作要做,因为总有改进的空间。”

在犹他健康大学,普拉特也在修改该组织的生产力报告。目前,卫生系统使用3M的360 Encompass系统,但它也执行并发和出院编码。此外,当在3M系统中进行编码时,编码器还必须进入Epic编码器系统以获取额外的数据,否则“我们无法获得生产力的真实情况。这是大量的手工工作,”普拉特说。

2018年,普拉特的部门进行了一项自我研究,在电子表格上手动跟踪并发编码的时间。她现在正在吸取经验教训,并将其应用于与3M一起创建新的生产力报告,该报告包含所有必要的信息,包括来自Epic和Kronos时间输入系统的数据,该系统可以监控账户何时进入编码状态,何时完成,工作时间等。

“我们没有明确的生产率衡量标准,但我们正在朝着这个方向努力,”普拉特说。“当一切尘埃落定,我们将根据(复杂程度)采用四种不同的生产率(衡量标准)。当你给妈妈和婴儿编码时,它不会像心脏病学那么长。平均而言,我们预计每天会有6到8个账户,这取决于程序员在做什么。”

让它有价值
考虑到编码对收入、质量分数和病人护理的影响,重要的是不要忽视准确性比速度更重要的事实。这就是为什么确保程序员拥有他们在游戏中发挥作用所需的工具和支持是至关重要的。

例如,罗伯茨公司有“护栏”来支持程序员,帮助他们获得信心。这些包括清晰而简洁的政策和程序,以及编码人员遵循的指导方针和工作助手。

罗伯茨说:“这些‘护栏’可以指导对败血症进行编码的工作流程,以及如何识别何时需要进行查询。”他补充说:“教育应该处于最前沿,以确保编码人员了解查询流程、何时进行查询、分配诊断代码的疾病流程以及分配程序代码的解剖学。”

在编码人员方面,他们必须在这个过程中发挥积极作用,保留所提供的教育,并确保他们主动提出问题,以提高他们的技能。他们还应该有一个系统来保存任何反馈,以便他们可以在必要时参考。

罗伯茨说:“这样做有助于建立程序员的信心,这反过来又有助于提高程序员的生产力。”

普拉特也是持续教育的大力支持者,她正在努力创造一个不会让人不堪重负的环境,首先是改变他们处理“未最终编码”(DNFC)日的方式。以前,DNFC以周末为基础进行管理,这意味着,例如,所有在10月8日之前结清的账户必须在12日之前结清。

“过去,我们只会说,‘这些都是必须编码的账户。可能有几百个,其中一半以上可能是大额账户。这是相当压倒性的,因为(程序员)不知道把注意力放在哪里,”普拉特说。

现在,他们每天都关注DNFC——某一天需要完成的账目,以及当天需要完成的账目数量。普拉特说:“到周五的时候,你应该只有一天的时间”来编写案例。“这极大地提高了生产率。这对编码员来说不那么难以应付——更容易管理,更容易确定优先级。”

最后,重要的是要强调,虽然生产力很重要,而且必须加以监控,但质量永远是更重要的,普拉特说。

她说:“对于一个大额账户,我宁愿多花些时间,也不愿匆忙完成。”“实际上,如果你把重点放在你的质量上,那么你就能更好地解释为什么你的DNFC很高(如果是的话)。”领导层非常支持我们的工作,(即)注重质量而不是数量。”

——Elizabeth S. Goar是威斯康星州的一名自由撰稿人。

信息和教育的来源
对于那些想要提高自己的技能,或者只是想从医疗保健系统古怪的报销系统中获得更多意义的程序员来说,他们可以利用大量的线上和线下资源,首先是医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)。

“CMS网站上有惊人的资源,”truode产品经理Megan DeVoe说,她有20多年的编码经验。“一旦我熟悉了CMS网站上的所有信息,它就帮助我成为了一名更好的程序员,因为我了解了支付系统、保险范围的确定等。它只是让你更好地了解报销系统的整体情况。”

(TruCode已经发布了一个CMS网站资源指南,可以在这里访问www.trucode.com/resources-2/coding-education-resources.)

CMS网站是医疗保险严重程度诊断相关组(MS-DRG)定义手册的所在地,住院患者编码人员在试图弄清楚为什么DRG对特定患者没有意义时会发现它特别有用。它还提供了关于ICD-10- cm和ICD-10- pcs分类系统的有用信息,包括ICD协调和维护委员会关于ICD-10- pcs的最新会议材料。

其他有关资料包括:

•用于报告门诊和专业服务的CPT/HCPCS编码材料,包括医疗保险医师费用查找工具,医疗保险索赔处理手册,以及访问整个医疗保险覆盖数据库;和

•住院患者预期支付系统编码指导,包括MS-DRG指导。

“很多人没有意识到的一件事是,在制定代码时,合作各方召开ICD协调会议,讨论我们为什么需要新代码,但他们也提供了很多关于如何编写代码的背景知识,直到新代码生效,”DeVoe说。“你可以从提出这些准则的医生那里听到精彩的演讲,以及关于为什么准则生效的很多非常有趣的背景。如果您理解了这些信息,那么您就理解了何时以及为什么需要对其进行编码。这有助于真正理解你在做什么。”

其他资源包括AHIMA及其大量的知识库、免费的网络研讨会和免费的教育项目。另一个鲜为人知的知识来源是医疗设备和药品制造网站,以及YouTube。

“健康信息专业人士的一大特点是,我们都是非常好奇的人,”德沃说。“我们想了解医学,而它总是在变化。”

——环境、社会和治理