七月/八月
2021
如何建立内部编码部门
作者:Lisa A. Eramo, MA
郑重声明
第33卷第4页
他的专家分享见解和经验教训。
在COVID-19大流行期间，当患者数量暂时减少时，亚特兰大佐治亚癌症专家的编码员继续进行任何非编码任务。他们运行报告，提取数据，并根据需要培训提供者。Leonta Williams, MBA, RHIA, CCDS, CCS, CPC, CHONC, CEMC, CPCO, CRC，医疗编码运营总监，将她的团队的灵活性归因于两个因素:一个是内部编码团队，Williams愿意雇用和培训具有最少编码经验的有资格的编码人员。
威廉姆斯说:“每个人都想要经验丰富的程序员，但培养自己的程序员有很多好处。“当危机来临时，那些经验不足但愿意做其他事情的人是非常有益的。”
放弃最低年限的编程经验也使Williams能够更少地关注可以随着时间的推移而培养的技术技能，而更多地关注软技能或其他可转移技能。她说:“我发现，在零售业工作过的人都非常擅长处理数字。”“如果你想在他们的工作职责中包括报告任务，那么拥有这些技能的人更容易做到这一点。”
威廉姆斯说，拥有一个内部编码部门也打开了医生和编码人员之间的沟通渠道。“这是关于建立关系，”她指出。“我们的提供者相信编码团队会给他们提供好的、合理的建议——编码人员也可以从临床医生那里学习到某些情况。”
在向1月1日生效的新评估和管理(E/M)准则过渡期间，内部部门提供了特别的帮助。威廉姆斯说:“随着E/M指导方针的改变，我认为一个本土的编程项目变得更加重要。”“在其他事情发生的情况下，提供者没有时间阅读并完全理解这些指导方针。拥有这样的内部支持系统和提供近乎实时反馈的能力至关重要。”
组建全明星阵容
Julie Cowher, MA, RHIA, CHC，俄亥俄州立大学韦克斯纳医学中心(OSUWMC) CDI，编码和收入完整性高级主管，说拥有一个本土的编码团队可以避免长期的编码空缺。她从程序员的职业生涯开始就与他们建立关系，并不断投资于他们的教育。
该组织最初在2013年实施了一个程序员学徒计划，为ICD-10做准备。作为项目的一部分，编码经理为实习生设计了教育演示和评估，这些实习生承诺每周在医疗中心接受20小时的面对面课堂培训。
当ICD-10最初被推迟时，编码学徒计划暂停了。积极的结果是什么?所有的编码实习生都被OSUWMC或其他医院聘用。从这批实习生中雇佣的许多实习生今天仍然留在OSUWMC的部门，甚至在他们的编程职业生涯中取得了进步。
Cowher说:“(实习项目)为我们提供了持续面试他们的机会，并评估他们作为员工的表现。”“他们准时到吗?”他们是否提出了好的问题并保留了知识?这些行为是你无法从面试或新毕业生的履历中了解到的。”
在过去的八年中，编码学徒计划以各种形式继续存在。最近与编码教育供应商的合作使Cowher有能力进一步开发现有的教育内容，并提供全职讲师-她说，当组织需要招募更多的编码人员来支持ICD-10的影响和不断增长的学术医疗中心时，这一发展特别有帮助。
“我认为很难找到一些开箱即用的、现成的培训来达到你所需要的培训水平。一种选择是与合格的供应商合作——以下是我们希望看到的案例类型。你能帮我们制作教育内容吗?’”
今天，Cowher的团队正在利用他们的本土模式为她的内部编码团队提供有针对性的培训，因为该组织准备在8月份开设第一个独立的门诊手术中心。
与供应商合作可以帮助组织将这些项目启动并运行，腐蚀健康公司设施审计服务主管Kelli Fosick说。她说:“我们的目标是让教学超越程序员在学术课程中学到的知识，并指导他们在实际案例环境中工作所需的知识。”
这包括如何在特定EMR中导航标志和编辑、复杂情况等等。福西克说:“该指导非常有针对性，针对程序员的需求非常具体。”“例如，我们可能会针对非常具体的个人电脑场景。”
福西克说，在ICD-10期间，许多内部编码项目是出于招聘和留住编码人员的需要而开发的，这种情况也可能在ICD-11期间出现。她说:“我知道医院正在内部招募创造性教学编程人员，然后让他们通过学习过程和其他过程，以合同形式留在组织中。”
降低风险，促进法规遵从beplay最新备用网站
在达拉斯的帕克兰健康和医院系统，一个内部编码项目帮助Lakeysha Moore, MBA, RHIA，编码运营总监，保持编码质量并降低拒绝风险。“当出现问题时，我能迅速解决，”她说。“我可以把所有人团结起来，很容易就把事情解决了。我掌握了快速评估所需的所有数据，这样我就可以进行现场培训。”
摩尔的整个92名编码员团队已经通过了一个初步的编码课程，以培训他们了解卫生系统的具体编码准则。编码员每个月还要接受一小时的培训。摩尔说:“为帕克兰编写代码与为许多其他组织编写代码不同。“除了我们的创伤和急诊科就诊外，我们的[产科]人口极具挑战性。我们看到了很多危重病人。”
摩尔特别喜欢的一个事实是，有了一个内部编程项目，她可以亲自选择为公司工作的程序员。她说:“我在招聘和挑选编写案例代码的人员方面有更多的控制权。”“我可以深入了解他们的背景，了解他们的教育。”
虽然数量的波动通常是组织与编码外包公司合作的原因之一，但摩尔表示，数量管理并不是一个挑战。例如，即使在COVID-19期间，帕克兰也没有让任何程序员休假。“我们用了很多时间来提供教育和培训，以提高我们的质量，”她说。“我们做了很多交叉训练。这是帮助我们进行批量管理的主要因素。”
给新人一个机会
“我坚信，我们都需要从某个地方开始，”智能医疗对象(Intelligent Medical Objects)健康信息学高级主管琼·布朗纳特(June Bronnert)说。
Bronnert曾是负责编程教育的编程经理和主管，她过去常常熟悉当地的编程项目，因此她知道候选人会带来什么样的教育背景。“当我和每个人交谈时，我知道他们所接触到的基础水平。然后，通过面试过程，我可以确定这个人是否适合公司。”她说。
关键部件
专家表示，成功的内部编程项目有以下八个共同点。
行政支持。摩尔说，这一切都是为了制定一个获得投资回报的计划。“你不能只是说说而已，”她说。“你需要展示数据。你将如何减少拒绝?百分比是多少?你将获得多少收益?你能防止多少收入流失?然后你就需要把你说过要做的事情贯彻到底。”
对威廉姆斯来说，获得支持完全是为了展示投资回报。她最初要求招聘8名程序员，但只获得了5个职位的融资。直到三年后，她所在的部门反复证明了投资回报，她才又获得了两名程序员。两年后，她终于获得了第八个编码员。
威廉姆斯说:“你需要向高管提供这些数据。“基于程序员审查，你的相对价值单位增加了多少?”在避免过度编码方面，您是否有更好的遵从性beplay最新备用网站?这些都是管理者需要用数据来回答的问题。”
在ICD-10之前，Cowher为她的内部项目争取高管支持的策略是，在远程编码为编码员开辟了一个可能性领域的时候，关注人员流动成本。她说:“你可以住在俄亥俄州，为佛罗里达州的一家医院工作赚更多的钱。”“因此，我们有一些职位空缺，我们把它作为我们对领导层的论证。我可以清楚地说明人员流动的成本，如果我们有一个以上的空缺，就会产生巨大的影响。”
福西克表示，高管的支持还包括对财务资源的支持，以及对时间表的承诺。“你不可能在30天内完成这项工作。你需要花时间去努力，”她说。
复杂的分析，仪表板。如果组织计划在内部招聘和培训程序员，特别是没有经验的新程序员，他们需要密切监控生产力和质量，Teresa Gulino说，她是MBA，注册会计师，Pivot Point Consulting的业务发展董事总经理。这包括关键的性能指标，如第一次通过的解决率，净收集，和排放，而不是最终计费。
网络安全。仅仅因为一个组织有一个内部编码程序并不意味着程序员实际上是在现场。古利诺说，在许多情况下，他们并没有做到这一点，但这也意味着必须采取强有力的网络安全措施来确保对患者信息的保护。
使命和愿景。有一个使命可以帮助程序员理解他们如何融入大局。摩尔说，作为奖励，这也有助于让高管们参与进来。她说:“我们编码部门的使命是通过为我们社区的健康和活力提供准确和高质量的数据来改善人口健康。”“我们希望通过提供准确、完整和负责任的高质量数据，在编码方面得到全国的认可。”
最佳的工作流。在Parkland，编码员使用计算机辅助编码(CAC)技术，摩尔说，在与供应商合作优化工作流程后，这种技术提高了生产率和质量。例如，如果编码人员在大多数时间添加某些代码，Moore要求供应商调整技术以建议这些代码。类似地，如果编码员在大多数时间删除代码，则CAC将被重新配置以停止提出建议。
摩尔说:“这需要做很多工作，但最终是值得的。”她补充说，效率的提高使她能够在各种职位空缺时留下空缺。
外部审计。乔治亚癌症专家聘请外部审计师进行公正的年度合规评估。beplay最新备用网站Williams表示:“你需要进行这些审计，以确保程序员正确编写代码，并正确应用内部和付款政策。
古利诺对此表示赞同:“进行内部审计既昂贵又耗时，而且可能会影响关键的业务职能。”然而，与外部合作伙伴合作不仅可以验证合规性，还可以帮助项目负责人从客观的角度进行关键的对话。beplay最新备用网站这有助于内部团队促进现有人才的成长和发展。”
正式的培训计划。“我相信良好的教育能带来最好的结果，”威廉姆斯说。“如果人们没有以他们应该的方式学习，或者觉得他们没有得到他们需要的所有信息，你就不会有一个成功的项目。”
威廉姆斯花了大约6个月的时间在乔治亚癌症专家中心开展了为期60天的编程培训项目，重点关注该组织的内部编码政策和程序。编码员首先对先前编码过的用例进行编码。然后，高级程序员审核他们的工作。一旦编码人员达到95%的准确率，他们就可以进入完整的生产环境。
威廉姆斯说:“有了我们的编码员手册，编码员就确切地知道他们将要涉及的内容，期望是什么，以及如何从一个部分到下一个部分进行评分。”
Bronnert也认为内部课程很重要。“你是课程的主人，”她说。“你可以根据公司的具体需求量身定制。”
正在进行的教育。Williams指出，大型编程外包公司可以很容易地提供持续的编程教育，但这需要更积极地规划自己的项目。“你如何有效地培训和教育你的员工?”把它留给程序员自己是行不通的。你需要为内部培训做预算，或者与协会或顾问合作。”
与OSUWMC的案例一样，与编码教育供应商合作可能是有意义的，尽管这仍然需要组织方面的大量努力。Cowher说:“这必须是一种联合合作。”“没有两个学术医疗中心必须以相同的方式编码，或者有相同的病例组合。我们必须非常投入地将信息带到表中，以构建编码内容。双方都需要保持不断的接触。我一直把我们的供应商视为我团队的延伸。”
展望未来
Bronnert说，内部编码项目无疑将帮助组织塑造未来的编码岗位。她说:“在整个行业中，处理编码数据的机会正在急剧增加。”“当我们考虑未来程序员的角色时，我们如何在可能还没有证书或大学官方课程的情况下发展这些角色?”我们需要确保程序员做好准备。”
- Lisa a . Eramo, MA，罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑，专门研究HIM，医疗编码和医疗保健监管主题。
