12月2017

寻求更好的记录请求策略
Selena Chavis著
郑重声明
第二十九卷第十二页

ONC报告提供了对当前实践所带来的挑战和机遇的见解。

病人是否有能力以电子方式查看和检索健康记录，这一点非常重要。事实上，医疗保健行业已经投入了大量的资源和精力来为改善访问奠定基础，以更好地吸引患者并促进信息共享。

美国政府问责局最近的一份报告——《卫生信息技术:卫生与公众服务部应评估其努力提高患者获取和使用电子卫生信息的有效性》——指出，自2009年以来，卫生与公众服务部已在卫生信息技术上花费了350多亿美元。

然而，国家卫生信息技术协调办公室(ONC)最近的一份报告——“改善患者的健康记录请求过程:来自用户体验研究的见解”——显示，患者仍然无法轻松访问他们的健康数据。在深入分析了17种消费者体验，分析了来自50个大型卫生系统的医疗信息发布，并采访了主要行业利益相关者之后，该报告表明，在改善与医疗记录请求相关的用户体验方面，该行业还有很长的路要走。

ONC的消费者电子健康主管拉娜·莫里亚蒂说:“ONC发布这份报告是为了强调当前患者在电子获取健康信息方面面临的挑战。”“我们开始更多地了解人们如何以及为什么访问他们的健康信息，以及在哪里可能有机会利用HIT来改善患者的流程和体验。”

该报告提供了当前事务状态的鸟瞰图，详细介绍了基于涉众反馈的典型记录请求流程。调查结果显示，健康数据请求通常始于特定的触发因素，例如健康危机、地点变更或与专家的第二意见预约。然后，使用者与提供者的办公室联系，以确定如何访问或发送他们的记录。通常，此流程需要填写授权表单，这是流程中的一个步骤，该步骤的需求因提供者而异。

一旦申请被提交，消费者通常对等待期一无所知，根据HIPAA规定，等待期最长可达30天。在此期间，健康系统通过确认请求者的身份来接收和验证请求。一旦证实，报告发现，履行是令人惊讶的过时，往往需要通过传真或邮件提交纸质记录，或发行CD上的pdf文件。

MRO负责客户关系和客户管理的副总裁唐·哈德威克(Don Hardwick)同意该报告对当前患者沮丧情绪的评估。“作为信息发布服务提供商，我们也听到了同样的事情。他解释说:“患者试图为自己获取信息，作为一份历史文件，以便更好地指导和了解自己的治疗过程，或者与咨询医生分享，以便进行后续治疗。”“出现了延误和挫折，不仅是因为无法立即获得，而且还因为无法核实患者请求的合法性。”

莫里亚蒂表示，好消息是，HIT的进步应该会改善未来的前景。“虽然在不久的将来，像api(应用程序编程接口)这样的创新解决方案将使患者能够轻松地以电子方式访问他们的健康信息，但我们认为有必要通过这份报告来揭示患者访问健康数据的现状，并呼吁利益相关者——技术开发人员、卫生系统和其他人——为消费者改善这一过程。”

Star-Med总裁兼首席执行官Diane Ferry，医学硕士，RHIA，也同意这一点，并补充说:“利用患者门户网站在改善健康信息记录的获取方面具有巨大的潜力。”她说，护理提供者面临的挑战是让患者更容易获得这些门户网站。

关键的外卖
简而言之，该报告发现，患者不容易获得他们所需的健康数据。莫里亚蒂解释说:“虽然在线患者门户网站提供了一些信息，但这往往不是医生继续治疗所需的全部信息或详细信息。”他还补充说，医疗记录请求过程常常让患者感到困惑和沮丧。

报告发现的一致痛点包括:

•不同机构的不同流程;

•难以理解的表单;

•请求和接收记录的不方便的非数字方法，如传真、邮件和亲自;

•流程缺乏透明度;和

•接收无用的格式，如纸张和cd。

莫里亚蒂指出，研究还发现，人力资源管理部门的工作人员在处理个人请求时面临挑战和痛点。她说:“通过观察消费者和卫生系统在这一过程中的经验，我们发现有共同的需求，以患者为中心的记录请求可以使消费者和卫生系统都受益。”

哈德威克说，HIPAA虽然试图促进更多的患者访问，但也为患者在隐私、安全和受保护的健康信息(PHI)披露管理方面制造了障碍。他解释说:“法规条文规定必须适用最低必要标准。”“因此，当患者指定特定的东西交付时，MRO作为信息发布服务提供商，不能发布超出患者要求的任何内容-意识到整个记录可能是最低限度的必要。我们必须遵循患者授权的限制。”

因此，供应商试图在适当的地方提供安全、私密的PHI披露需要时间。Hardwick说:“如果HIPAA中构成有效授权和请求的所有细节都不存在，则会进一步延迟流程，需要与请求者进行沟通。”“有时，请求者对缺陷的回应会延迟，这再次让患者或请求社区感到沮丧。”

Ferry说，没有充分利用技术来加快流程会增加延误，并指出书面授权太常见了。她解释说:“这可能会减慢过程。”她指出，患者通常必须去医疗机构填写一份授权表格。“一旦病人停车并走到大厅，他们需要找到HIM部门，该部门通常位于阁楼、地下室或校外。我们有病人在医疗机构里到处找他这种做法降低了患者的满意度。”

此外，授权表单有时会使请求者感到困惑，并且授权表单经常必须发送回请求者，这增加了时间延迟，并造成患者不满意的另一个来源。

消费者面临的另一个障碍是，当患者的历史记录保存在多个记录系统(如纸质记录、异地存储中心、传统EMR系统、缩微胶片和新的电子病历)中时，提供者提供记录的能力。哈德威克指出，综合所有这些信息会造成时间延迟，这可能会让接收者感到沮丧。

他说:“如果收到第二次索取信息的请求，整个过程通常会重新开始。”“满足患者需求的时间周期可能长达30天，特别是当涉及异地存储设施时。这些步骤中的每一步都会延迟满足患者的需求。”

例如，该报告显示，如果患者要求提供几年前的疫苗接种记录，这些文件很可能存储在异地，并且需要比预期更长的时间来检索和处理。

虽然医疗服务提供者和患者面临着当前的挑战，但该报告阐明了更精简的电子记录请求流程对患者和卫生系统的好处。例如，电子请求对患者来说是快速和无痛的，他们还可以选择首选的格式和交付方式，并跟踪他们的请求状态。在交易的另一方面，卫生系统受益于更准确和完整的请求表格，更快地对患者身份进行电子验证，以及通过电子手段轻松跟踪和满足请求。

改善前景
该报告详细介绍了几个短期和低成本的解决方案，以减轻所有利益相关者的压力。建议包括以下内容:

•允许患者直接从患者门户请求和接收他们的健康记录;

•使用电子验证快速确认患者身份;和

•向患者和护理人员提供用户友好的简单语言说明，说明如何索取健康记录、期望得到什么以及在提出问题时与谁联系。

为了帮助减轻与跟踪和延迟相关的一些挫折，MRO包含两种特定类型的帮助。首先，组织向请求者发送一封通知信，说明请求已收到并正在处理中。哈德威克解释说:“我们还概述了如何通过互联网访问请求的状态，以及如果他们没有互联网连接，如何通过电话联系。”“虽然他们看不到任何PHI，但他们可以看到他们的请求状态。”

涉众的响应
莫里亚蒂说，利益相关者对这份报告反应积极，病人和护理人员的倡导者赞扬了报告对获取健康数据的挑战的关注。她说:“他们赞赏该报告使用人物角色来建立对患者和护理人员的同情，并作为帮助利益相关者构建为患者设计的解决方案的工具。”

例如，该报告探讨了一位43岁的母亲照顾患有癫痫和先天性心脏病的两岁女儿所面临的挑战。访问记录的特点是使用电子表格来跟踪每个医生办公室的所有不同门户、密码和记录请求流程。这位母亲梅丽莎(Melissa)对获得记录所需的时间表示失望——大多数情况下需要数周时间。

报告强调了全面的健康记录和明确、一致的记录请求程序如何能够改善这种情况。

莫里亚蒂指出，HIM专业人士对报告的设计解决方案表示支持，指出他们认可电子工具，他们认为电子工具可以改善工作流程。她还指出，ONC患者参与手册中有可操作的提示，这是一个在线资源，供医疗服务提供者和护理团队利用HIT来吸引患者。

Hardwick和Ferry都认为，报告中列出的大多数建议对今天的供应商来说都是可行的。例如，哈德威克是电子核查的支持者。关于格式，大多数医院可以下载请求表格，并将记录以特定格式发送到他们的网站。此外，他说，许多医院和医生提供文件，鼓励患者获取他们的记录。

他指出:“这份报告中的建议是合法的，但它只是简化了请求过程。”“履行是导致延误的原因。随着时间的推移，随着更多的患者信息完全存储在电子病历中，请求和履行过程将变得不那么麻烦。但由于今天的记录驻留在多个位置，这取决于请求所涵盖的时间，因此执行延迟是普遍存在的。”

Ferry指出，自动化解决方案已经存在，可以解决许多问题。例如，一些解决方案支持任何EHR和医疗机构之间的数据传输桥接，从而提高互操作性并加快授权流程。技术还可用于向患者和请求者提供状态更新，从而提高患者对治疗过程的满意度。

哈德威克指出，该报告确实忽略了HIPAA的隐私和安全要求以及对违规行为的处罚。beplay最新备用网站“HIPAA试图提供更自由的访问，同时对隐私和安全进行控制——这是理所当然的。但现在，不遵守指导原则也会受到处罚。”他承认，找到适当的平衡是一把双刃剑。“虽然行业正在努力提供快速、准确的访问，但错误会给供应商带来巨大的风险。不遵守规定的后果是严重的——无论是金钱上还是声beplay最新备用网站誉上的损害。”

他补充说，这种谨慎的做法可能会导致信息发布过程的延迟。

- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅游的所有主题。

病人有多愿意在网上查阅病历?
美国国家卫生信息技术协调办公室最近的一份报告显示，对病人病历的电子访问将大大有助于改善支离破碎、繁琐的病历请求流程。虽然这在理论上可能是正确的，但更大的问题可能是:患者会使用门户网站和电子方式请求记录吗?

最近，美国政府问责局(GAO)对这一领域进行了研究，并发表了一份题为《卫生信息技术:卫生与公众服务部应评估其努力提高患者获取和使用电子卫生信息的有效性》的报告。其中一项发现是，当提供选择时，相对较少的患者会以电子方式获取他们的信息。

“我们发现大约88%的医院提供电子访问，但只有大约15%的患者以电子方式访问他们的记录，”美国政府问责局卫生保健小组主任卡罗琳·约科姆说。“对于专业服务，大约87%的提供者提供电子访问，只有大约30%的患者访问了记录。”

进一步的分析显示，如果患者不属于低收入阶层，并且居住在城市地区，那么他们更有可能访问记录。此外，更大的诊所获得了更高的患者访问和使用电子信息的百分比。

以电子方式访问信息的消费者注意到许多好处，包括能够执行以下任务:

•与供应商沟通;

•长期跟踪医疗保健;

•与其他供应商共享信息;和

•监测慢性疾病的测试结果。

还注意到电子查阅的限制，包括:

•供应商之间患者门户功能的差异;

•无法下载或向其他提供商发送信息;和

•难以合并来自不同提供者的记录。

Yocom表示，研究发现了用户和供应商之间的关系。“一些(门户网站)获得了更多的使用。根据项目类型的不同，供应商之间的差异从10%到48%不等。”“有很多选择，它们不一定都是平等的。”

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