2012年12月17日
MTSO现金流:维持盈利能力的策略
伊丽莎白·s·鲁普著
郑重声明
第二十四卷第二十三卷第18页
专家们对医疗转录机构如何保持盈利提出了独到见解。
对于医疗转录服务机构(MTSOs)来说，现金比王道还重要。对于许多中小型mtso来说，强劲的现金流关乎生存。
转录业务专家、曾担任M*Modal(前身为MedQuist)和eScribe等多家转录服务公司首席运营官的迈克尔•克拉克表示:“如果没有现金流，就没有业务。”“当(应收账款)模式被打破或延迟时，你必须迅速采取行动。这对mtso来说是一个挑战，因为他们是业主运营商，而不是收账单的。”
任何对现金流产生负面影响的事情都可能是MTSO的丧钟。正因为如此，学会认识威胁以及如何减轻威胁的影响，不仅需要良好的商业实践;这是生存训练。
了解敌人
强劲现金流的敌人有很多，往往可以追溯到与客户的接触。无法确定客户的真实付款条件——因此对发票的周转速度抱有不切实际的期望——是一个常见的问题。
“这是医疗保健的本质。(医院)必须谨慎管理现金流，以确保它们能够履行自己的义务。医疗保理公司PRN Funding的创始人菲利普•科恩(Philip Cohen)表示:“收入不断受到挤压，因此应对这种情况的一种方法是慢慢向供应商付款。”他指出，90天的净付款期限并不罕见。“任何经营良好的企业都能应对低薪情况，只要他们明白这是关系的一部分。mtso让自己陷入麻烦的地方是，他们希望在30天内获得报酬，但实际上却在90天内获得报酬。”
科恩在创立PRN Funding之前曾在美国最大的一家mtso工作，他建议在正式签约之前对任何潜在客户进行信用报告。这是了解客户付款历史的唯一方法。
“实际上，你每月借给他们1万美元。你是在为他们提供服务。你是否确定他们有能力付款，或者他们是否及时付款给供应商?他们通常需要多长时间才能付款，这样你才能确定正确的定价?这些都是很好的商业102型问题，一般中小型MTSO不会问，但应该问。”
Cohen还建议与客户的应付账款(A/P)部门联系，以确定该组织的正常付款条件。通常情况下，这些条款将比合同中约定的要长得多。
知道谁负责批准发票以及需要哪些随附文件也很重要。这就消除了发票在错误的人的办公桌上搁置数天或数周，或者在要求和处理支持文件时悬在半空所造成的延误。
“把支付账单想象成一个两步的过程。有一个流程可以让它进入a /P部门，也有一个流程可以让它退出，”科恩说。“确保所有的步骤都已经完成，这样你就有合理的机会获得报酬。确保它及时到达需要的地方，然后你可以从那里管理它。”
另一个现金流杀手是未能正确计算新客户和收到第一笔付款之间的浮动时间。克拉克指出，mtso通常以两周为周期向医疗转录员(MTs)和其他员工支付报酬，但每月向客户支付账单。在收到付款之前再加上30到90天——这与医院为病人服务报销的典型时间框架相匹配——麻烦几乎马上就开始酝酿了。
克拉克说:“你一开始就落后于形势，或者你面临的挑战是，你在支付劳动力上的支出更直接，而且你的收款能力也得到了扩展，因为你的受众是出了名的慢付款人。”他补充说，MT的劳动力成本通常占MT so直接成本的35%到45%，这还必须加上管理费用。“不管这是不是一个迫在眉睫的问题，关键是，如果你有一个大客户，他们是一个缓慢的付款人，这个问题很快就会变成一个问题。”
为了避免这种现金流杀手，mtso应该尝试在合同签订或账单时更频繁地获得押金或预付款。另一种选择是与A/P合作，将MTSO放在客户的供应商名单上，并在收到发票后立即付款。
保理
虽然漂浮时间是个挑战，但克拉克说这并不是最大的障碍。更大的问题是，当发票丢失，对转录质量或性能的不满，或内部财务困难导致大客户付款缓慢或根本不付款时。无论原因是什么，当涉及到“任何扰乱账单支付正常进程的事件时，关键是你如何应对，或者你能建立什么样的缓冲，以抵御风暴，无论风暴是大是小，”他说。
保持一个稳定的分类帐，不让任何一个客户占收入的20%以上，并确保管理费用占收入的50%以下，这是避免与客户相关的现金流危机的两种方法。获得信贷额度或建立适当的现金安全网(通常为60天或三到四个付款期)也可以帮助抵消意外的付款放缓。
对一些mtso来说，保理是一种选择，尤其是在获得即时现金是签订重要新合同的唯一障碍，而银行不愿延长贷款或信贷额度的情况下。
“我总是告诉潜在客户先去银行。如果银行能以你需要的条件尽快满足你的需求，那就去办吧。我们将永远无法接近银行的条款。”“因此，如果合同很有吸引力，但你不知道如何接受，(保理)是一个很好的工具。另一种情况(保理也是一种选择)是，如果现金流让你夜不能寐。如果它让你从你擅长的日常工作中分心，那么最好马上为你的发票取钱。
“但如果你不需要它，你就永远不会考虑它，”他补充道。“你不考虑一点舒适;因式分解是因为它能让你做一些事情。我们的成本比银行高，有时我们比银行更具侵入性。”
在缓慢或无薪的情况下，停止服务也是一种选择。然而，这是一个应该保留在极端情况下，作为最后的手段，因为它可能会对客户关系和MTSO的声誉产生长期影响。
临床文件“对病人护理至关重要，所以当你切断服务时，你就会产生问题，”克拉克说。“你有最终的谈判筹码。但是……当你拿出武器的时候，你最好事先和首席财务官沟通一下，告诉他你能做的事情是有限的，因为最终，首席财务官才是代表你解决问题的人。与客户建立这种关系，这样你就可以进行对话，这是管理现金流的最佳方式。”
技术的冲突
虽然一些现金流障碍可能与商业惯例有关，但其他现金流障碍则是该行业日益依赖HIT的直接结果。对mtso影响最大的两个因素(正面和负面)是电子病历和语音识别。
消极的一面是，医院听写和转录的数量与其电子病历的采用水平成反比。在采用语音识别技术的设施中，这种变化更加明显，使转录完全被绕过，有利于在编码之前编辑临床文档。
“在过去的15年里，医院行业发生了巨大的变化，在过去的5年里，变化更为剧烈。“技术的进步，尤其是语音识别的使用，降低了成本，”Suender并购顾问公司的总裁约翰·桑德说。Suender并购顾问公司是一家专注于转录和编码领域的精品并购咨询公司。
Suender指出，在当今的医疗保健环境中，MTSO面临的最大风险之一是失去转向电子病历的客户。然而，这并不是一个没有预警的事件。mtso不仅应该了解客户的技术计划，还应该了解这些计划将如何在各个部门之间展开，以便准确衡量对业务量的影响。
他说，关键是要“关注你的客户，了解他们未来的计划，这样你才能为他们提供适当的服务。”“把握住脉搏很重要。”
如果MTSO发现自己无法再以有利可图的价格留住客户，它需要弄清楚如何降低成本，最好是通过提高劳动力生产率来实现。对许多人来说，解决方案在于采用语音识别技术，而语音识别技术往往会首先影响到客户所需的转录水平。
“目前最容易实现的目标是使用后端语音识别和编辑器，如果客户允许，然后离岸，然后结合使用。终止mt并不是解决问题的办法。你必须提高他们的生产率，因为没有MT，你就没有收入。”他补充说，在某些情况下，即使提高生产率也不足以维持客户的盈利能力。
“可能发生的情况是，有人给业务定价得如此之低，以至于毛利率实际上是负值。如果是这种情况，您需要终止该帐户。最明智的方法是提高生产率。”
拥有丰富MTSO经验的收购公司Kruse Acquisitions的中介Brian Toelle也认为，随着客户采用电子病历，客户流失或业务量下降是当今MTSO面临的最大威胁之一。它还强调了足够的内部平台的重要性，以确保mtso能够跟上客户的技术需求。
例如，mtso面临的最大技术挑战之一是缺乏卫生7级国际接口，这将使他们能够将转录的报告直接交付到客户的电子病历系统中。Toelle说:“你必须拥有技术，无论是内部还是与ASP(应用服务提供商)类型的服务或许可技术合作，这样你就可以解决其中的一些问题或挑战。”“如果你没有合适的平台或合作伙伴，你会失去客户，不是因为如何提供转录的性能问题，而是因为如何提供技术的性能问题。”
投资于先进的技术平台也有助于mtso通过提供利用现有客户关系创造新的收入流的机会，减少客户转向更先进的HIT所带来的影响。在某些情况下，它可能是交叉训练他们的转录员作为编码。在其他情况下，它会启动计费、预约和提醒服务。
正是MTSO看到了不断发展的医疗保健领域提供了新的机会，可以走出转录领域，产生新的现金流来源，即使在转录收入下降的情况下也会蓬勃发展。
“那些一直在寻找新业务的人，他们确实找到了。这比几年前更困难了，但有一个一致的营销计划很重要，”托尔说。“有挑战就有机会。很多mtso并没有意识到他们的关系有多珍贵，也没有意识到他们多年来建立的信任有多深。”
Elizabeth S. Roop是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人，专门从事医疗保健和HIT方面的工作。
是时候卖出了?
对于一些医疗转录服务机构(MTSO)的所有者来说，现金流的放缓可能会促使他们做出出售的决定，但这不应该。
克鲁斯收购公司(Kruse Acquisitions)的中介布莱恩•托尔(Brian Toelle)表示:“显然，如果他们想要出售公司，我可以出售，而且他们将获得的价格(与收入)相当不错。”“但归根结底还是激情。你到底爱不爱(这个行业)?有些人坚持得太久了。他们开始失去动力，只是为了保住公司，这样他们就有事情可做，或者养活自己。这些公司将会衰落。”
如果激情消失了，那么无论如何都要考虑出售。然而，托尔表示，如果热情仍然存在，最好“要么吸引更多客户，要么找到更多收入来源。”卖出是因为时间比其他任何因素都重要。”
去年收购了几家mtso的M*Modal看到了市场整合的几个好处。公司业务发展高级副总裁Matt Jenkins解释说:“从成本、业务连续性和技术能力的角度来看，将新的医学转录员引入我们的组织，为医学转录员和他们所服务的客户提供了巨大的优势。”“作为一家大型转录提供商，我们能够为mt提供职业道路和经济激励，同时也为我们的共同客户提供尖端技术。”
Suender M&A Advisors总裁约翰•苏恩德(John Suender)表示，出售的决定不应仅仅基于当前的现金流问题，但他补充称，每个MTSO所有者都应该准备在某个时候出售。他说:“从理论上讲，企业可以长生不老，但人类不能。”“你最好在生意兴隆的时候卖掉。但如果它在萎缩，现金流在下降，这往往会让人说，‘我不能再解决这个问题了。’”
换句话说，现金流问题不应该引发出售决策，但它们经常会这样做。这就是为什么Toelle和Suender建议尽早与收购伙伴建立关系，在开始吸引买家之前制定过渡计划。
“如果你有前瞻性思维——如果你不是，你应该是——你应该发展这些关系，即使你要和不止一家公司交谈，以获得你最信任的感觉，”桑德尔说。“你不希望自己处于被迫出售的境地，或者处于不利地位。准备离开的人是最好的谈判者。”
与收购公司合作，可以确保规模较小的mtso拥有识别买家和引导收购过程以实现最佳结果的专业知识，从而为它们提供公平的竞争环境。
“向买家介绍很重要，但这可能是我们带来的最低价值。我们带来的是各种技能组合，(包括)财务、法律、结构、谈判和运营，这些技能与我们的专业培训和我们所做的所有交易(主要是作为买家)非常广泛。”“买家在这些领域都有专家，他们会定期这样做。大多数卖家一生中都会这么做一次。”
收购公司也是值得信赖的顾问，告知客户他们所有的选择。在很多情况下，卖方还没有准备好退休，而收购方往往更希望所有者长期留在公司。收购合作伙伴的角色是了解和处理交易双方的目标，以制定出最佳的解决方案。
“我们为那些寻求清算或出售的人找到答案，并帮助企业主出售或收购，通过收购实现目标。我们还会在出售之前帮助你做好业务准备，因为你可以做一些事情来最大化你的盈利能力，”托尔说。“这就像卖房子一样。对于大多数人来说，他们的房子从来没有比他们把它放在市场上的那一天看起来更好。这就是我们所做的。”
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