12月2016

销毁记录:何时，哪些销毁，以及如何销毁
萨拉·埃尔金斯
郑重声明
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当涉及到医疗记录的保护、管理和发布时，专家建议比比皆是。但是把话题转到医疗记录的销毁上，专家们开始检查他们的手表。

建立保留政策并确定何时销毁记录是一件棘手的事情，也许可以解释为什么除了“确保咨询法律顾问”之外几乎没有明确的建议。没有人想被抓着背黑锅，或者说是图表。这是可以理解的。各州的规章制度各不相同，各州法典中所包含的细节也各不相同。

使问题复杂化的是，州保留政策并不是记录保管人心中唯一的担忧。尽管保留记录的时间超过法律规定的时间会带来风险，但一些医疗机构表示，他们根本无法清除自己的记录。

法律记录的定义
随着电子病历的广泛采用，法律记录的定义变得更加复杂。许多HIM的主管并不担心何时销毁记录;相反，他们担心他们保留的可能不是真正的法律记录。

AHIMA在2016年5月发布的一份简报中解释了这一问题:“电子病历作为医疗机构的业务和法律记录，”“由于医疗机构开始部署电子病历的紧迫性，医疗机构、供应商和其他机构有时会忽视建立流程和系统功能，以实现最佳的电子病历管理功能，并确保电子版本而不是纸质版本可以作为合法的业务记录。”

简而言之，电子病历缺乏信息治理监督。他们维护的数据不能始终可信。这让医疗机构，尤其是那些预算紧张的医疗机构感到进退两难。他们必须实现有意义的使用，但是如果他们不确定他们的电子病历的能力，他们也必须坚持他们旧的基于纸张的方法。

大多数医院和诊所都是在混合环境中运作的，至少有一些病人的记录是纸质的。通常，电子记录是通过扫描来自不同系统的文件拼凑而成的。在某些情况下，这包括医生和护士的手写笔记。许多设施采用了一种系统，通过该系统，每天扫描纸质文件，并在上传至电子病历后将其粉碎。假设扫描的文件作为法律记录。不幸的是，法官可能不同意。

医疗记录存储公司EvriChart的运营经理加里·奥斯本(Gary Osborne)说，至少有一次确实发生了这种情况。“我们的一个客户在一起法庭案件中就损失了数百万美元。那次事件是他们禁止销毁实物记录的开始，”奥斯本回忆道。

他解释说，在这起特殊的医疗事故诉讼中，原告辩称，扫描的文件可能在扫描之前就被篡改了。由于该设施已经销毁了实物文件，没有办法证明不是这样。生产一份扫描副本就等于什么都不生产。法官裁定电子记录不是法律记录。最终的结果是昂贵的解决方案，并增加了保留电子病历中共存的纸质记录的存储费用。

“问题总是诉讼，”奥斯本说。“我们储存扫描后档案的客户担心电子档案可能不够好。”另外，他们知道在扫描过程中有很多错误。页面粘在一起;有错误归档的文件。毁掉祖先太冒险了，即使他们可能永远都不需要它们。”

收购带来不确定性
2015年12月，普华永道(PricewaterhouseCoopers)的一份报告预测，2016年将是“并购狂潮”的一年。在此之前，医疗行业的并购活动已经连续两年破纪录。这些变化的连锁反应是深远的，医院一级的主管们发现自己正处于假死状态，等待着他们的新规定将会是什么。

在西弗吉尼亚州的巴克汉农，圣约瑟夫医院(St. Joseph's Hospital)拥有25个床位的急救设施，其主任斯蒂芬妮·纽布鲁(Stephanie Newbrough)实际上已经按下了制定销毁政策的暂停按钮。她说:“2014年，我得知我们被收购，由于我之前工作过的公司实体的原因，我决定不继续实施人才保留计划。”“我们的记录基本上是从1921年开业那天开始的，大部分都是胶片或胶片。”

自收购以来的一年里，Newbrough一直在与圣约瑟夫的母公司西弗吉尼亚大学医学院(WVU)的企业信息管理(EIM)主管密切合作，制定一长串部门计划。留存计划还未成为首要任务，但它肯定已经在日程上了。

纽布拉夫目前仍处于观望状态，部分原因是圣约瑟夫正在向Epic过渡，此举将彻底改变高等教育学院的格局。尽管如此，她仍然对该项目取得成果充满信心。“在不久的将来，我们将努力制定一项保留和销毁政策，该政策由所有EIM董事和西弗吉尼亚大学医学法律顾问共同制定，以满足我们患者的需求，”Newbrough说。

与此同时，她坐拥95年的医疗记录。但她并不是唯一一个这样做的人——全国各地仍有数百家医院在转手，这让许多其他的HIM主任陷入了困境。

守则漏洞
从技术上讲，纽伯勒已经遵循了该州的保留政策。总之，西弗吉尼亚法典规定，记录必须以原始形式、缩微胶片或电子数据处理方式保存。法典没有规定记录应该保存多长时间。因为没有规定保留期，所以隐含的保留期是永久的。

然而，可以肯定地说，西弗吉尼亚州的大多数医疗机构都在销毁记录。“哦，是的，我们销毁它们，”克里斯汀·梅瑟尼(Christine Metheny)说，他是RHIA、CHPS、CHTS-IM、WVU医学院HIM主任和首席隐私官。“我们通过了一个非常严格的程序，一位法律顾问做了大量的研究。经过慎重考虑，我们制定了20年的保留政策。”

西弗吉尼亚大学医学院包括九家医院及其附属诊所;圣约瑟夫医院是最新增加的医院之一。卫生系统的旗舰医院J.W.鲁比纪念医院(J.W. Ruby Memorial hospital)和邻近的研究所在2004年实现了电子化，扫描到地平线病人文件夹系统(Horizon Patient Folder)。2008年，该公司更名为Epic。目前，该公司每年的销毁工作涉及到与Shred-it签订的合同，Shred-it将在现场销毁他们陈旧的记录。

“在不久的将来，我们将打破我们最后的物理记录，”Metheny说。这将是Ruby纪念馆庆祝的理由，从护理的角度来看，它将完全无纸化。Metheny还没有彻底销毁数字唱片，但她已经在考虑这将意味着什么。

不同的动物
“我认为这将是一个艰难的挑战，因为这是一个现场记录，”Metheny说。“把零件拉出来并不是那么简单。我相信销毁过程会复杂得多。”

当她开始制定电子记录销毁政策时，Metheny可能不得不承担一个新的严格的研究和法律咨询过程。这是另一个国家法规起不到什么作用的领域。在没有关于如何销毁电子数据的具体指导方针的情况下，组织只能提出一个涵盖其基础的程序。

EvriChart首席信息官Tony Maro说:“我们利用一个应用程序，在丢弃硬盘之前，用随机数据覆盖硬盘20次。对于cd - rom和dvd，即使数据是加密的，我们也会用交叉碎纸机粉碎它们。”

根据Maro的说法，更大的问题是“当公司没有意识到电脑、硬盘或u盘上有PHI(受保护的健康信息)就被丢弃了，或者忘记检查。”这通常是在出现漏洞的时候，因为没有人试图破坏数据。”

正如AHIMA所说，“今天，电子病历可以并且经常驻留在几个不同的信息系统中。HIM专业人员确保在这些不同的系统中一致地应用信息管理和护理标准记录，以保持卫生保健组织记录所需的完整性水平。”

对于像WVU医学这样的卫生系统来说，销毁电子数据也意味着要知道数据存在的所有地方。这本身就使得电子销毁比销毁物理记录要复杂得多。

萨拉·埃尔金斯是西弗吉尼亚州的一名自由撰稿人。