12月2014

抓紧时间等待
Lisa A. Eramo著
郑重声明
第二十六卷第十二页

编码管理人员必须努力工作，重新激活ICD-10的工作，然后希望新代码能够真正得到实施。

像许多HIM专业人士一样，当莎拉·卢卡斯听说ICD-10将再次推迟时，她感到震惊。华盛顿大学医学院的ICD-10项目主任自2011年以来一直领导9个实体卫生系统的实施，他说该组织已经准备好正面解决ICD-10问题。“我最初的反应是难以置信，”她说。“然后我们立即开始发送通信，让人们知道发生了什么，以及他们在接下来的几天和几周内会发生什么。”

今年4月首次宣布的延迟令许多编码经理、HIM主管和其他人难以理解。最早采用ICD-10的华盛顿大学医学院(UW Medicine)刚刚完成对医生和编码员的培训，就宣布推迟使用ICD-10。医生记录ICD-10所需的具体细节，而编码员每天进行双重编码。卫生系统还确定了即将到来的一年的预算周期。

当推迟的消息传出时，一切似乎都已就绪。卢卡斯说:“对我们来说，挑战在于保持长期战略，以便我们的编码人员和医生都能继续实践，同时保持对临床和运营生产力、收入周期吞吐量以及继续其他举措的期望。”“我们不能把所有的工作都浪费在培训程序员和临床医生上。我们必须问自己，‘我们如何保持已经完成的工作，扩大我们在以前的时间表上无法解决的领域，暂停我们可以暂停的工作，并准备好在时间到来时迅速恢复工作?’”

专家们一致认为，即使是准备最充分的医院也会因为ICD-10的延迟而面临挑战。编码员会继续使用双重编码吗?组织能否负担得起无限期地继续雇用外包工作人员?程序员将如何以及何时接受进修培训?该组织将如何让医生和其他人相信ICD-10这一次是真的?这些只是管理者现在必须解决的几个问题。

重拾动能
咨询公司North Highland的全国医疗保健负责人弗莱彻•兰斯(Fletcher Lance)表示，编码经理面临的最大挑战之一是，在宣布推迟实施后，并不是每个组织都有足够的动力在短期内保持这一举措。他说:“当宣布推迟时，行政层面的许多人真的决定放慢进度或停止工作。”他补充说，ICD-10的资源只是分配给了其他倡议。兰斯说，这些机构面临的挑战将是恢复ICD-10的工作，重新吸引医生和高管。

Addison Group HIM分公司经理Lindsay Davis也曾与一些组织合作，这些组织因ICD-10的延迟而完全停止了工作。她说:“我们看到，在宣布延期后，预算被彻底削减。”“这笔预算被重新分配，目的是在最后期限临近时恢复。其他网络保持节目正常运行，业务照常进行——这实际上是一个具体情况具体分析，取决于预算。”

兰斯说，那些开始又停止努力的机构可能会有一段特别困难的时期。他指出:“很难形成这种惯性。”“根据你的活动清单，你如何重新振作并评估你所处的位置?”
兰斯说，这取决于医疗保险和医疗补助服务中心(CMS)，以激发新的努力。他说:“CMS真的必须让市场相信，这一次它将上线。”“仍然有一点怀疑和不确定性，甚至可能有些供应商希望它会被推迟甚至取消。”

在延迟之前已经获得医生支持的组织可能更容易恢复势头;然而，这并不能保证。医生和其他人对此持怀疑态度，许多人认为他们完全有权利保持怀疑。

幸运的是，对于西华大学医学院来说，医生的参与并不是一个大问题，因为卢卡斯、医生领导和她的团队的其他成员努力接受不同的意见，并与提供者公开沟通。在ICD-10被推迟发布后，一些医生不想继续记录ICD-10的特殊性，但卢卡斯与医生支持者合作，尽可能让每个人都参与进来。

额外的时间也让编码人员能够深入研究每位医生的文档，并提供具体的反馈。卢卡斯说:“和其他组织一样，我们也遇到了阻力。“但如果我们明确地说，‘我们查看了你的10份医疗记录。这是你记录得很好的地方，这是你有机会改进的地方，我们发现这真的打破了障碍。医生通常喜欢对自己表现的反馈，如果反馈是周到和适当的。这也给了我们一个机会，与我们的编码人员合作，如何更有效地与我们的医生沟通。”

兰斯说，在恢复ICD-10的努力中，医生支持者——无论是在组织内部还是组织外部——和个性化教育发挥着关键作用。例如，CMS为医生推出了一些专门的资源来帮助他们做好准备。其网站www.roadto10.org包括网络广播、模板和医生关于ICD-10对他们意味着什么的个性化故事。

减轻营业额
与ICD-10延迟相关的另一个挑战是，员工可能会在实际投入使用之前来了又走。人员流动在任何时候都很难管理，但在像ICD-10这样的转型过程中，当编码人员的知识如此宝贵时，它就更加令人印象深刻了。

咨询公司Small jumping的首席执行官兼创始人泰勒•华莱士(Tyler Wallace)表示，ICD-10实施的时间越长，发生人事变动的可能性就越大。Wallace说，虽然城市医院可能更容易填补空缺，但农村地区的医院可能很难填补空缺。他为一个为期18个月的全国农村医院ICD-10合作项目提供了项目管理基础设施，其中包括50家关键医院。

他说:“我们在支持50家医院时遇到的最大问题之一是ICD-10项目团队的频繁更替。”团队成员通常包括执行发起人(例如，CEO或CFO)，项目团队负责人(通常是HIM主管)和核心员工(例如，编码人员，IT人员，财务人员)。华莱士说:“在这些当地的ICD-10项目团队中，我们看到每个月都有两三个人离开一段时间。”“这些问题包括家庭成员死亡、产假、裁员、辞职或升职等。”

戴维斯说，由于几个原因，人员流动是一个巨大的挑战。她说:“现在对编码人员的需求很高，而有才能的人却很短缺，因为远程编码医院正在全国范围内争夺人才，而不仅仅是与附近的医院竞争。”“供应商也提供了很多钱来吸引人才加入他们的客户。”

在转型过程中，当大型医院收购规模较小的农村医院时，问题也隐约出现。华莱士说:“这让农村的HIM经理陷入了困境，因为他们不仅会因为组织外部或退休而失去程序员，还会因为公司实体需要程序员而失去程序员。”

为了减轻人员流失带来的挫折，他建议所有机构采取以下步骤:

•明确定义ICD-10项目的角色和职责。

•创建一个机制来跟踪每个团队成员的进度。

•确保可靠的文档，以便新来的团队成员可以快速查看信息并轻松跟上进度。

戴维斯指出，不要忘记培养团队精神。她说:“建立一个协作的、以团队为导向的工作环境至关重要。”“人员流动率如此之高，重要的是每个人都保持一致，这样在有人离开的情况下，组织可以确信任何项目都能按计划进行，重要信息不会随着离职的员工而流失。”

卢卡斯说，所有员工都喜欢开诚布公的沟通。“一开始，我们开始讨论导致程序员离开的原因。他们不只是为了更多的钱而离开。他们离开是因为还有其他事情要做，为了更多的钱。”“我们确实与编码和临床文档改进团队合作，了解他们的担忧，并公开沟通我们将如何解决这些担忧。我们很早就训练他们，然后定期给他们练习的机会。我们没有等到最后。我们真的让他们参与进来，以确保他们对自己的环境感到满意，并参与到组织中来。”

戴维斯说，为了克服人员流失的挑战，医疗机构必须加强他们的留住策略。她说:“程序员希望在提供ICD-10培训的地方工作，这将使程序员有机会进一步提升他们的职业生涯。”“奖金还能鼓励程序员坚持自己的组织。”

拯救教育
在华盛顿大学医学院，当ICD-10最初的截止日期2013年10月1日宣布时，确实有几名程序员退休了。卢卡斯说，在那个时候，该组织与当地一家机构合作，创建了一个广泛的编程培训项目，让新毕业生获得在职经验。在为期三个月的项目中，参与者在ICD-9和ICD-10中编写真实的患者遭遇，以供审核。成功完成项目后，毕业生将以实习生的身份进入中心办公室工作第一年。这种双赢的安排为新程序员提供了培训，并创造了一个快速填补空缺的渠道。

卢卡斯表示，与应届毕业生合作减轻了严重依赖外包编码公司的需要。此外，新手程序员通常具有很强的解剖学、生理学和药理学知识。

西澳大学医学院的这个项目可能是一种趋势的一部分。明尼苏达州德卢斯圣斯考拉斯蒂卡学院(College of St. Scholastica)的HIM助理教授布鲁克•帕尔基(Brooke Palkie)表示:“在过去的一年里，我们确实看到很多人对希望与教育机构合作的组织感兴趣。”

像许多学校一样，圣斯考拉斯蒂卡学院遵循AHIMA的指导，在2013学年改用icd -10课程。在此期间，学生们没有接受任何关于ICD-9的培训。当4月宣布推迟ICD-10时，卫生信息学和信息管理认证委员会决定将RHIA和RHIT认证考试改回ICD-9。帕尔基说:“我们立即试图为那些只接受icd -10教育的学生提供资源。”“这是AHIMA在有限的基础上提供的，我们的职责是让学生们了解到这一点。”

帕尔基说，对于已经花费了大量时间和资源进行准备的医疗机构来说，这一延误是毁灭性的，但对于那些试图培养知识渊博的专业人员的学校和大学来说，这同样是毁灭性的。

目前，圣斯考拉斯蒂卡学院的学生接受ICD-9和ICD-10的双重培训。他们接受ICD-9的正式培训，并完成ICD-10的在线自学培训。她说:“双重培训是一项艰巨的任务，对学生来说，学习两种体系真的是一项艰巨的任务。”

无论他们是否接受过ICD-9、ICD-10或两者的培训，新毕业生面临的最大挑战仍然是他们缺乏在卫生保健环境中工作的实际经验。帕尔基说:“如果我们想继续培养出在医疗保健领域工作的成功的、有能力的人才，我们就必须在商业和教育方面建立更多的合作关系。”

解决双重编码挑战
最大的未知因素之一是企业能否在2015年继续使用双重代码。

在西澳大学医学院，编码员——以及通常不持续编码的合规审核员——继续每beplay最新备用网站天一小时的专业编码和设施服务。作为编码人员的双重编码，他们能够使用电子文档工具向医生提供即时反馈，这在缺乏文档导致敏锐度变化的情况下是一个重要的考虑因素。

卢卡斯说，双重编码对生产力没有太大的影响，因为编码人员在编码ICD-9时就会预先执行它。“当编码人员在他们的工作队列中移动时，他们必须阅读该图表以在ICD-9中进行编码。在双重编码时，我们要求他们从ICD-10编码开始，然后同时编码ICD-9编码，”她说。“在我们培训医生以记录ICD-10所需的特异性的同时，我们也看到了ICD-9特异性的提高。我们还能够审核编码人员或临床医生需要更多教育的领域，然后快速响应材料以解决风险领域。”

然而，并不是所有的组织都允许编码人员使用双重编码。Lance说道:“我认为很多人都发现双重编码太多了。“同时经营两个编程工作室太难了。我认为在此期间会有一些关于如何运作的实验。”

华莱士说，组织必须为不确定性做好计划，这可能包括ICD-10的又一次延迟。“如果你现在开始双重编码，谁知道它是否会再次被推迟?如果我们只是碰运气，它会再次被推迟。这是过去历史告诉我们的。”

华莱士建议在3月或4月之前停止双重编码工作，特别是在农村医院。“农村医院没有很多资源。在乡村医院，你可能会有一个、两个或三个程序员。在乔治亚州，50%的乡村医院都处于亏损状态。他们无法承受因为无限期地双重编码而导致程序员生产力下降20%的后果。”

充分利用延迟时间
专家表示，无论一个组织在ICD-10准备方面处于什么位置，重要的是要充分利用额外的准备时间。专家表示，为了应对延迟带来的任何挑战，编码经理应该确定几个相关问题的答案。

如果您的组织在宣布延迟后停止或放慢了ICD-10的工作，那么围绕重新开始实施的沟通策略是什么?你将如何提醒人们为什么ICD-10具有临床相关性，为什么它对商业有好处，以及它将如何潜在地改善结果?你将如何在2015年保持这种沟通(例如，培训)?

该组织将如何修改其时间表以反映2015年10月1日的最后期限?例如，培训过医生的组织现在必须鼓励他们继续按照ICD-10的特异性进行记录。你将如何确保这种情况发生?华莱士说，如果一个组织还没有开始医生培训，它应该计划从现在到春天把重点放在文档和编码审计上。他补充说，根据这些审计结果，为每位医生制定量身定制的教育计划，然后在4月份推出教育项目。

组织将如何安排资源以配合修订后的时间表?华莱士说，许多程序员已经完全为2014年的正式工作做好了准备，这意味着组织现在必须为持续的进修培训做好预算。因此，他们可能还需要为较长时间的外包编码援助编列预算。他补充说，ICD-10的实施时间越长，这些成本将继续增加。

你的玩家测试策略是什么?考虑到额外的准备时间，请尝试与尽可能多的付费用户进行测试。组织如何加强与供应商的关系?如果您正在与两到三个编码供应商合作，Davis建议将其加倍，以确保您获得所需的覆盖范围。

“一旦切换到ICD-10，生产力将大幅下降，大约下降50%，然后稳步上升至70%。医疗服务提供者需要增加人手，以确保生产力下降不会对业务产生负面影响。”

组织如何确保编码人员和医生满意?卢卡斯说，不要太沉迷于技术细节，而忘记了与医生和程序员沟通。他补充说，对于管理者来说，确保一个积极和支持性的工作环境很重要。

Lisa a . Eramo是罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑，专门研究HIM、医疗编码和医疗保健监管主题。