2012年12月3日

ICD-10:给他们一些话题
Lisa A. Eramo著
郑重声明
第二十四卷第二十二页

一个明确的沟通计划可以有效地传播关于成功的全院过渡所需步骤的信息。

如果你的医院现在还没有关于ICD-10的交流，你还在等什么?每个人——是的，每个人——都应该谈论这个巨大的变化，以及它将如何影响组织中的每个人。Edifecs临床解决方案和提供者部门总经理Deepak Sadagopan说:“问题在于，仍有许多设施尚未定义这种简化的沟通结构。”

在一些医院，沟通是如此之差，以至于首席财务官(cfo)甚至不知道拟议的ICD-10在第一次宣布时，CPC, CPC- i, CPC- h, CPC- p, CPMA, CEMC, CPCD, COBGC, CCS-P, CDIP, ahima认可的ICD-10- cms培训师和Blue & Company的高级经理Deborah Grider说。

格莱德说，在许多医院，沟通计划总体上没有达到标准。她说:“这很有问题，因为每个人都关注信息系统、教育和培训、文件或流程，但他们不关注如何相互沟通。”

组织如何确保沟通渠道是开放的，并按计划进行?专家们一致认为，沟通需要大量的计划和投入。然而，好消息是ICD-10推迟到2014年给了组织额外的一年时间来制定一个可靠的沟通计划或完善现有的计划。无论哪种方式，我们的目标都是开始交谈，并让这些交谈继续下去。

让沟通小组委员会更进一步
专家说，每个ICD-10指导委员会都必须包括一个沟通小组委员会，负责让每个人都了解情况并保持一致。该小组委员会应监督一项传播战略，确定谁需要知道哪些具体信息以及如何和何时传递这些信息。

该小组委员会应包括来自高级管理层、HIM、收入周期、质量以及医生和护理联络员的代表，HIMSS业务中心系统高级主管、ICD-10负责人、MSN、CCRN、FNP-BC的Juliet Santos说。她说:“某个人可能不具备向所有人传达信息的专业知识。”

桑托斯说，让高级管理人员参与有助于确立该计划的总体重要性，也有助于避免任何潜在的资金障碍。她说:“有医院告诉我，他们还在向他们的首席执行官宣传这一点，并乞求资金。”“他们不应该把它卖给高层管理人员。”

the Breakaway Group研究副总裁Heather Haugen博士说，让医生领导参与沟通小组委员会是至关重要的，因为理想情况下，他们会把重要的细节直接传达给其他医生。她补充说，定期与医生沟通有助于他们了解组织有实施计划，医生在该计划中发挥作用。

Haugen说，如果没有这些交流，就医生理解他们在ICD-10中的作用而言，往往存在很大的差距。Breakaway小组进行了焦点小组讨论，在此期间，大型医院和学术医疗中心的医生领导重申，尽管医生知道ICD-10将影响他们和他们的文件，但他们并不确切地了解对他们的期望。

一些组织在创建沟通小组委员会时也可能希望包括市场营销或公共关系。“他们是组织的发言人，”Grider说，他在全国各个ICD-10指导委员会担任顾问，并补充说，组织最困难的是保持他们的沟通努力。她说:“其他相互竞争的问题也浮出水面。”

Grider说，ICD-10传播小组委员会应该至少每隔一个月召开一次会议，以跟踪其进展，并每月向ICD-10指导委员会报告。

谁需要知情?
“每个人都需要了解ICD-10。它几乎影响到一个设施的方方面面，”美可咨询公司(Medco Consultants)总裁、CPC- i的党组成员Jacqueline Thelian说。

Grider说，关键利益相关者(即董事会、医疗主管、首席财务官和首席执行官)必须是第一批收到icd -10相关信息的人。他们还应每月收到最新资料，概述ICD-10总体预算、迄今发生的费用和估计的未来费用。格莱德说:“我认为我们没有让他们了解我们应该了解的情况。”

她指出，与首席财务官定期沟通尤为重要。“我认为我们必须传达的信息是，首席财务官掌握着财务大权。他或她必须批准所有的支出和变化，他们应该积极参与。”她说。

最初，组织中的每个人都应该得到关于ICD-10的相同总体信息。Grider说，在最初的全组织培训中强调，ICD-10的成功过渡对组织的整体运作至关重要。“其中的沟通部分非常重要，因为[ICD-10]关系到该组织的财务健康。如果我们做得不好，如果我们不能得到适当的报酬，组织就会失败。”她补充说，接下来每季度召开一次全公司范围的会议，讨论到目前为止的成就、即将到来的目标，以及员工可以做些什么来提供帮助。

定制信息
除了提供更一般的组织范围的沟通之外，沟通小组委员会应该为组织内的几个重要小组定制消息，主要是HIM、IT、质量、财务、C-suite和提供者。沟通应反映ICD-10将如何直接影响每个群体。桑托斯说，这包括工作流程中非常具体的变化，以及这些变化将如何实施或解决。

Sadagopan补充说:“这是一项重大举措，每个人只会在最相关的情况下，将最适用于自己的信息内化。”“当人们了解自己的工作将发生多大变化时，他们就会开始更加关注。”

例如，当与编码人员沟通时，组织必须清楚地阐明他们的计划，以改进将分配代码的文档，培训编码人员如何使用ICD-10，并可能维护双重编码以适应早期实施后阶段的历史数据。桑托斯说，沟通这些细节将大大有助于缓解焦虑和防止人员流失。

豪根说，向医生传达的信息也必须明确，这对他们个人有什么好处，而不是对整个行业有什么好处。她补充说，提供具体的例子，说明ICD-10编码数据最终将如何帮助指导他们做出临床决策。

Sadagopan说，让临床医生确切地知道他们所提供的服务类型。他指出，候选名单、索引卡和其他工作辅助工具，可以让医生在记录或回应时快速了解要点，在过渡之前、期间和之后都很有帮助。

“我们如何吸引临床医生的智慧是如此重要，”豪根说。如果可能的话，她建议完全避免使用“ICD-10”一词。相反，将医生培训的重点放在临床文件的改进上，其副产品将是ICD-10的编制。她说，当组织开始把重点放在临床文件上时，他们就会提出更强有力的理由来改善患者护理、数据和临床决策支持。“突然间，(医生)说，‘好吧，我关心这个!’”

保持积极的态度
组织制定ICD-10过渡的方式至关重要。桑托斯说:“我会鼓励医院尽可能以最积极的方式来构建它。”承认改变的困难，但重申为什么必须改变。她补充说，提醒人们，通过参与过渡，他们是解决方案的一部分，将影响医疗保健和数据报告的更大利益。

Haugen说，将ICD-10与电子病历的采用结合起来可能会有所帮助。她指出:“这其中确实存在一些协同效应。”例如，电子病历和ICD-10都需要仔细审查临床记录结构以及临床医生决策支持规则。通过适当的计划，当许多关键涉众在同一个房间时，其中一些对话可以一起进行。

仔细选择信息的时间
泰伦说，现在应该在整个组织范围内进行广泛的沟通。她补充说，开始与医生沟通也不算太早，因为一个组织在向ICD-10过渡方面的成功将在很大程度上直接取决于医生的记录。

格莱德说，一般来说，越早开始沟通越好。每个组织都应该制定一个沟通时间表/日程表，清楚地描述培训活动或其他主要沟通的时间，以及这些活动或沟通的目标和目的。她补充说，要区分组织范围的信息和特定部门的信息。

格莱德说，尽早沟通可以帮助各个部门提前制定计划。例如，一些软件供应商可能无法过渡到ICD-10, IT专业人员需要能够将这些信息以及潜在的解决方案传达给可能受影响的每个人。格里德说:“每个受这个软件程序影响的部门都需要知道，你可能需要更换(这个程序)。”

Sadagopan说，他合作过的许多组织都没有在早期阶段将IT部门完全纳入沟通策略，现在他们正因为缺乏远见而陷入混乱。“(他们)还没有完全掌握这种转变如何影响诸如报告和临床决策支持等领域，”他说。“大量报告依赖于ICD程序和诊断代码，这意味着这些报告必须进行迁移。组织往往低估了这些任务的资源需求和重要性。”

Sadagopan说，大型设施中的通信更为复杂，因此需要更多的规划时间。通过收购发展起来的大型、多设施机构仍然保留着大部分自主设施。他说:“在这种环境下，设立一个有效的集中项目经理，与每个工厂的领导协调，是成功的关键。”

然而，规模较小的医院当然也不能幸免于挑战。“要沟通的人更少了，利益相关者之间的关系也更好了，”豪根说。“然而，我们发现他们在资源方面受到了限制。”她说，这些设施可能更有可能雇佣外部帮助，因为它们没有内部专业知识。

不要忘记外部交流
在制定内部沟通计划的过程中，组织不能忘记必须与大量外部各方进行沟通。这些包括供应商、第三方记账商、票据交换所和外部记账商/编码员。

“谁负责与这些人的(沟通)?”你不应该想当然地认为他们已经准备好了。你必须让它们成为你沟通计划的一部分，”泰伦说。

软件供应商经常被排除在沟通循环之外。Grider说，具体询问供应商他们正在为2014年10月1日的上线日期做什么准备。

Grider说，一些医院还忘记了他们的沟通计划必须考虑到ICD-10将如何影响患者。“我们的病人就是我们的顾客。一旦我们开始使用ICD-10，与患者的沟通将是至关重要的，因为他们不知道我们正在转向一个新的编码系统，”她说。“他们不知道可能会有拒绝、延误和暂停索赔的情况。”

泰伦还说，不要忘记把你所在医院拥有和经营的医生诊所也包括在内。她补充说，其中一些做法将过渡到ICD-10，并与医院转移到相同的电子病历，这使得有效和包容的沟通计划变得更加重要。

评估计划的有效性
一旦制定了沟通计划，你怎么知道它是否有效呢?

了解人们是否在谈论和思考ICD-10的一种方法是，简单地穿过各个部门，询问一下。格里德说:“无论是谁监督沟通委员会，都必须在各部门内部与主管和员工交谈，了解他们对icd -10的看法——是好是坏，还是无所谓。”“如果他们对此一无所知，那么你就知道这个部门缺乏沟通。”

桑托斯说:“在教育课程中，倾听工作人员提出的问题类型，因为这些信息可能表明他们对ICD-10的任何误解，以及你的信息是否被理解。”

出席会议可能是你的策略是否奏效的另一个晴雨表。格莱德说，缺勤可能是信息没有传达的一个迹象。她补充说，可以考虑重新安排出席率较低的会议，并强制参加。

特别是当临床医生不参与或不参加会议时，这表明沟通策略可能需要一些调整。豪根说，与医生领导接触会有所帮助。

泰伦说，在指导委员会和小组委员会会议上，当人们被要求报告他们的进展(或缺乏进展)时，也可以衡量进展。

豪根说，过度简化ICD-10的过渡也可能是一个不好的迹象。“当人们开始认为这是一个简单的项目时，我认为这是一个信号，表明它不会实现你需要的目标。人们会发现，花费大量时间却收效甚微，”她说。

豪根说，组织可能希望完全避免使用“项目”这个词，因为这个词通常意味着一个规模较小、有明确开始和结束的项目。医院需要明确，ICD-10是一个没有结束日期的长期过程。“[ICD-10]不会在[2014年]10月结束。它实际上从那时开始，”她说。“这不应该是我们为了服从命令而必须做的事情。遵守命令和改善临床文件以改善临床护理是非常不同的。”

根据Thelian的说法，监控沟通计划的有效性还可能包括跟踪实际的沟通，以确定人们是否在阅读它们。“如果你给150个人发了一封电子邮件，有多少人回复了?谁没收到留言?有可能那10个没有得到信息的人是需要得到信息的关键人物，”她说。“事情开始从裂缝中滑落。”

桑托斯说，确保有一个跟踪系统，这样每个收到信息的员工都可以签收，表明他们阅读了材料，参加了活动等。她说，大多数医院都可以为此目的使用现有的人力资源跟踪系统。

格莱德说，董事和监事可以提供帮助。她表示:“我认为，我们需要让每个部门的董事和主管承担一些责任，以确保他们的员工了解最新的信息。”强制组织范围内的培训可能是一个解决方案。格莱德说，参与者可以签到和签到以验证出勤，甚至可以进行测试以确保他们理解了信息。

Lisa a . Eramo是罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑，专门研究医疗监管、HIM和医疗编码主题。