11月2017

上行过程中的HIM盘整
Selena Chavis著
郑重声明
第二十九卷第十一页

随着卫生系统努力简化操作，部门集中化正变得越来越普遍。

在当今的卫生保健环境中，综合交付网络正在迅速发展——这是有充分理由的。这些模式为创建业务协同效应和扩大规模以提高底线提供了框架。

根据这些趋势，医院的财务和临床领导者继续寻找机会，将各种临床和运营职能整合到集中的服务中心。HIM也不能幸免于这些运动，许多组织要么已经完成了一个整合项目，要么正在进行中。

这一举动的经济效益往往是显而易见的。例如，弗吉尼亚州Bon Secours医院HIM部门的企业主管Sharon Boggio表示，从2013年到2014年，里士满和汉普顿路医院HIM部门的整合节省了近240万美元。

除了更强大的利润外，Primeau咨询集团总裁Debi Primeau, MA, RHIA, FAHIMA表示，HIM整合的其他好处包括标准化，最佳实践的实施以及功能领域之间沟通的改善。

另一方面，Primeau指出，集中化可能会减少当地医院层面团队成员之间的互动，特别是医生和临床领域。Jane Schulze, RHIA, Sutter共享服务(加州Sutter Health的一部分)的HIM负责人，亲身经历了这个缺点。“当你不在医院，没有直接与医院管理人员和医生面对面接触时，可能会有一点脱节。这可能会变得不那么私人，”她补充说，她的团队努力保持这些关系的完整。

尽管HIM集中化存在潜在的负面影响，但业内专业人士一致认为，这一趋势不太可能放缓，尽管他们警告说，这些复杂的举措不适合胆小的人，需要深思熟虑的计划。3M Health Information Systems收入周期解决方案高级营销经理Brooks Tingey表示:“将个人医疗信息系统部门整合为一个集中的企业医疗信息系统部门，显然会对人员、流程和技术产生影响，但也会带来显著的好处。”“当集中化的努力建立在透明、沟通和变革管理的原则之上时，就会取得成功。”

整合的好处:更深入的观察
Tingey将集中式HIM的主要好处分为三个方面:规模经济、共享目标和报告、一致的教育和员工职业发展。

就规模经济而言，他解释说，集中化创造了更深层次的编码和临床文档改进专业人员。廷吉指出:“例如，作为一名人力资源管理主管，你可能会在一个设施中进行意想不到的大规模普查，这需要增加编码资源，或者你可能会临时重新分配你的团队，以弥补同事的家庭或病假。”集中化的HIM部门使您能够灵活地将资源分配到最需要的地方。”

通过将供应商的数量整合到一个集中的结构中，可以获得额外的规模经济。例如，博吉欧表示，Bon Secours通过降低办公用品成本、购买服务成本和场外仓储费，显著节省了成本。

廷吉说，共同的目标和汇报是另一个好处。他解释说:“集中化确保组织中的每个设施都遵循相同的标准，并使用相同的方法进行测量。”“报告效率的细微差别;已卸货，未付最后帐单;病例混合指数;使用不同技术和流程的设施的质量可能会有所不同。”

Boggio对此表示赞同，他指出，集中化有助于确保Bon Secours的每家医院都在做同样的事情。她指出:“整合标准化了我们的工作流程和流程，我们能够实施最佳实践。”“这对我们来说是一段积极的旅程。在我们完成了弗吉尼亚州的合并之后，我们对员工进行了一次盖洛普满意度调查，在这两个市场的满意度都达到了90%。我第一次有几个员工说，我现在知道公司对我的期望了，我们有了明确的目标。”

廷吉补充说，集中化可以让员工接受持续的培训，并为团队创造职业发展机会。员工可以更容易地学习新的专业和部门，晋升到中层管理职位，并最终领导一个更大的协调部门。

项目准备:克服障碍
行业专家表示，尽管这是一项复杂的任务，但HIM集中化的利大于弊。然而，医疗信息系统主任和医院管理人员必须用精心磨练的变革管理策略来处理这个项目。现实情况是，整合对HIM内部和外部的员工都产生了巨大的影响。

就现有的HIM员工而言，Primeau表示，职位通常会被取消，现有员工通常需要“重新面试”。她指出:“有些员工可能在离家很近的工厂工作，可能只能选择搬迁到另一个城市的集中办公室。”“他们可能需要额外的培训和/或认证。这是每个人都必须了解未来并做出最适合他们未来职业和家庭目标的决定的时候。”

Boggio承认，在Bon Secours的集中工作中，工作人员的裁减占节省的最大比例。她说，在第一个整合项目(里士满)中，人力资源部门发布了职位，所有有兴趣留在公司的员工都需要参加面试，这个过程花了大约9个月的时间来完成。

“人力资源部门非常支持，”她说。“我们有些员工没有薪资。人力资源部门会巡视员工，帮助他们做好准备，甚至还会对他们进行模拟面试。”

对于汉普顿路的整合，Bon Secours采用了一种不同的策略。人力资源部门从重组的角度来处理这个项目，不需要面试，并且允许一个持续三到四个月的更有效的过程。

舒尔茨表示，萨特健康公司在整合过程中也采取了类似的重组方式。一项调查要求员工就偏好、灵活性和要求提供反馈。例如，它注意到员工是否可以通勤到新的共享服务地点。然后根据调查结果、资历、当前技能和绩效来选择员工。

“这对人们来说很难，”舒尔茨说，并补充说，要实现员工角色的整合并不容易。“也许有人在同一家医院工作了20年，现在他们在公司办公室工作。他们可能会觉得他们失去了联系。”

由于医疗信息系统整合是与Sutter Health的一个更大的共享服务项目一起完成的，Schulze指出，与将在同一设施中运行的其他功能相比，医疗信息系统的需求存在一些脱节。“如果你置身于他的世界之外，你会发现并不是每个人都知道他是做什么的，”她指出，最初选择用于共享服务的大楼从晚上7点到早上7点以及周末都关闭。“我们说这对他不起作用。我们的一些地区是全天候工作的。”

舒尔茨说，大楼刚开放时，每个人都处于学习模式，审批和变更程序都没有解决。“你拿一个为A医院发布信息的人，现在他们必须为A到D医院发布记录……他们不认识这些医院的医生。他们也不熟悉每家医院使用的表格或他们治疗的病人。对很多人来说，这是一个很大的学习曲线。”

如今，Sutter Health的大多数HIM员工都在家工作，并建立了系统，以便在共享服务中心扫描或打印文件，并满足HIM员工的要求和需求。Schulze提醒说，在这样一个规模的项目之前，很难识别和解决所有障碍，但在前端完成的越多，整个过程就会越顺利。

技术是另一个必须克服的共同障碍。Tingey说，为了使医疗卫生信息系统整合工作顺利进行，卫生系统的所有领域都需要使用相同的电子病历。他说:“卫生系统内的各个设施可能运行不同的电子病历、编码系统或信息发布系统。”“随着时间的推移，这些差异会得到调和，技术最终也会标准化，但与此同时，员工必须接受多种系统的培训，这可能会在短期内降低生产率。”

最佳实践注意事项
博吉欧表示，获得管理层对整合项目的支持应该是重中之重。“里士满的首席执行官和汉普顿路的首席执行官说他们希望这件事发生。我得到了所有我需要的支持，”她说。“在开始这样的旅程之前，你肯定需要高层领导的支持——还有人力资源部门的支持，因为人力资源部门与这段旅程密切相关。”

Primeau认为，员工参与并不是整合HIM的必要条件，但这对实现平稳过渡大有帮助。她说:“变化将会发生，在任何变化过程中，沟通是平稳过渡的关键。”“由于各种原因，有些人愿意接受这种改变，有些人不愿意接受。如果沟通计划和计划的执行是有效的，那么员工就更有可能接受。”

Bon Secours的团队多次会面，讨论计划、头脑风暴和想法。“我认为领导者必须是一个非常好的倾听者，并在做出决定之前处理所说的话，”博吉欧说。“这个决定需要集体做出。你需要管理层和一线员工的支持。在这一过程中，我们与员工进行了多次沟通。我们让他们问问题，然后给他们当时最好的答案。”

Primeau说，沟通策略从医生延伸到支持临床工作人员和HIM。“最终目标必须得到很好的沟通和理解，”她说。“不要急于求成，要有一个非常强大的项目管理计划，包括当前的工作流程和未来的工作流程，这样你就知道成功需要做出哪些改变。”

Tingey说，在过去五年中，许多卫生系统已经成功地将其医疗卫生系统部门集中起来，并补充说，随着各组织将其设施和专业服务编码结合起来，该行业正开始看到下一阶段的集中形成。就像第一阶段的集中化一样，这种新兴趋势有好处，也有潜在的障碍，必须仔细考虑。

廷吉说:“首先，在单一路径上完成编码可以提高编码效率。”他指的是由单个编码员在单个工作流程中执行便利和专业编码。“其次，为专业和设施编码员提供持续的教育和员工发展，为编程专业的职业发展提供机会。第三，费用和设施索赔的集中对账减少了审计表现不佳的可能性。”

他警告说，大多数HIM专业人员都不了解专业编码规则、指导方针和计费活动，而专业服务编码人员和他们的设施编码知识也是如此。因此，他认为有必要对培训、流程和程序进行标准化。Tingey说:“如果您的组织选择将设施和专业编码组织集中起来，那么要知道要克服障碍，但好处可能是显著的。”

他的角色转变
随着整合的继续，HIM专业人员必须与时俱进，并相应地调整他们的技能。博吉欧强调了批判性思维技能和技术悟性的重要性。“现在我们处于电子病历的世界，批判性思维是我的首要任务。我寻找的是那些能够跳出思维定势、具备批判性思维能力的员工。”“当他们看到一些东西时，他们会提出质疑。”

Boggio说，强调患者匹配和图表错误已经改变了医疗卫生专业人员所追求的技能。她说:“在我的(主病人索引)团队中，这些人必须是非常优秀的批判性思考者，非常擅长使用技术。”“我们发现有几个人意识到自己不具备这项技能，于是选择退休。这就是我们所处的技术。(HIM专业人士)必须是技术驱动型和批判性思考者。”

- Selena Chavis是佛罗里达州的一名自由撰稿人，她的文章经常出现在各种贸易和消费者出版物上，内容涵盖从企业和管理到医疗保健和旅游的所有主题。