11月2016

数据驱动的远程编码管理
伊丽莎白·s·高尔著
郑重声明
第二十八卷第十一页

密切关注非现场员工的表现,会产生更高的生产力和受过更好教育的编码人员。

数据已成为医疗保健的命脉,有望改善该系统的几乎每一个临床和管理方面。HIM,尤其是编码,当然也不例外。也许没有什么地方比远程编码劳动力的管理更能体现数据的前景了。

然而,尽管数据具有潜力,但许多编码管理人员仍未充分利用数据。医疗编码与咨询服务公司(HCCS)的首席运营官詹姆斯•克罗宁表示:“在这个时代,你必须知道如何使用数据。”该公司使用一种专有软件来跟踪生产力和监控内部审计。“许多编码公司和医院没有使用摆在他们面前的数据……以确保编码人员在能够成功的设施中,将他们与正确的病例组合、正确的编码器等一切相匹配。”如果你对现有的数据进行分析,所有这些信息就会变得非常明显。”

得到颗粒状
克罗宁的公司雇佣了大约200名远程编码员,他指出,那些负责管理远程编码员队伍的人面临的最大挑战是,准确了解每个编码员在任何给定时间都在做什么,包括每个编码员在一周内收到多少图表,以及这些图表的复杂性。这些因素使ccs能够设定适当的配额。例如,一个编码员可能看起来落后于他的同事,而实际上他或她一直在编写高度复杂的图表,而其他人正在编写更一般、更容易的图表。

编码系统自动收集的数据可以消除这一障碍,并帮助管理人员查明个别编码人员生产率下降的原因,区分休息日或高峰时期与编码人员可能需要额外教育或培训的情况。

不幸的是,许多编码经理未能利用他们所掌握的大量数据来简化流程、适当规模的人员配置水平,并协助远程编码人员进行技能开发。原因似乎是缺乏从数据分析中获得洞察力的意识,以及缺乏挖掘数据力量所需的强大工具。

“如果你遇到了一个有问题的程序员,而你得到了很多否定,你可能会深入研究,但我不认为编码主管有足够的时间深入研究每个程序员的生产力数据,”安吉·康弗(Angie Comfort)说,她是RHIA、CDIP、CCS、AHIMA HIM实践卓越高级总监。“拥有计算机辅助编码(CAC)的大型设施有很多工具可供他们使用。那些没有CAC的设施依赖于抽象系统。他们必须运行报告并手动评估。”

未能利用数据分析来详细记录工作效率和准确率也可能导致克罗宁所说的过度招聘的“滑坡效应”。当医院认为编码人员落后时,最初的反应往往是雇佣更多的全职员工,而不是深入研究数据,以确定可以调整的领域,以提高速度和准确性。

他说:“最终医院的编码部门会变得非常臃肿。”“最后,会有一个新的临时首席财务官或收入周期总监,看着这些指标,说,‘我们有太多的编码员来处理大量的病人记录。’”

这可能会产生一种意想不到的鞭打效应,即削减员工水平的指令会导致编码人员再次无法跟上工作流程的步伐,或者因为无法实现人为的高配额而让优秀的人被解雇。克罗宁表示,当经理们被要求调整部门规模时,他们最会哀叹自己缺乏客观的绩效数据。

他表示:“我们要么必须做出决定,认为这些程序员速度较慢,所以我们要裁掉他们,要么认为有些程序员速度较快,有些程序员速度较慢,但最终结果会持平。”“我们必须深入到颗粒级别,以处理不同设施和不同图表类型下的单个编码人员的生产力。”

可操作的数据
投资必要的系统和分析工具来充分跟踪生产力和准确性只是第一步。其次,解决方案必须提供给那些能够利用它们做出改变的人。方便地访问全面和易于理解的性能数据可以以多种方式授权一线管理人员和审计人员,包括使他们能够更有效地指导个人编码人员,并支持实现更精简、更准确和更高效的编码团队的首要目标。

当编码人员处于远程时,所有这些都变得更加复杂。健康信息联盟(Health Information Alliance,简称HIA)是一家全国性的外包编码服务提供商,其行政总监兼首席执行官卢•泰斯塔(Lou Testa)表示,例如,管理人员错过了面对面的互动和对编码人员生活中发生的事情的第一手了解,这可能会影响生产力和准确性。

他说:“如果一个程序员的工作效率有差异,你需要找出原因,(而这)归结为沟通问题。”“是不是因为他们通常做的是骨科,所以排满了他们不熟悉的肿瘤图表?”或者是家里的干扰,从恶劣的天气和停电到家里的蛇出没,或者是拜访不尊重某人在家工作的姻亲?”

HIA分析编码员生产力和准确性审计的结果,以确定问题何时开始渗透。Testa指出,由于HIA非常注重沟通,公司甚至可以与程序员分享负面的审计结果,而不必担心被误解或被误解。

他说,打电话“很浪费时间”,但对于确保经理和程序员在个人层面上保持联系来说,电话是必不可少的。泰斯塔说:“如果人们不能及时了解公司或机构内发生的事情,他们就会对远程工作感到不满。”

换句话说,与远程编码团队建立定期的通信是至关重要的,不仅要确保他们了解重要的发展,而且要建立信任,并使远程团队感到参与并成为组织的一部分。这很重要,因为它确保远程编码员不仅参与其中,而且在某些事情妨碍他们维持正常工作负载时,也能足够舒服地说出来,希望在数据分析显示生产力或准确性下降之前。反过来,这让编码管理人员可以使用解决方案来防止积压和影响。

管理人员必须找到“创造这种企业文化,并确保他们对员工的需求做出反应”的方法,特斯塔说。他指出,除了电话会议和电子邮件,HIA还使用“社交媒体来保持企业文化的健康,并让我们的远程员工保持联系。”

培养这些沟通渠道有助于HIA在其现场和远程编码人员之间保持以家庭为导向的环境。

数据和其他挑战
数据利用不足和通信渠道薄弱是远程编码操作管理人员面临的主要问题。但它们远不是唯一的挑战。beplay最新备用网站遵守HIPAA和其他隐私要求,确保远程编码员可以排除日常工作中出现的任何技术问题,以及在自然灾害或其他问题导致编码员离线时拥有足够的备份,这些都是需要考虑的问题。

为了解决这些问题,Comfort建议建立全面的政策和程序,涵盖与该计划相关的所有内容,从编码员离职时如何归还设备到工作空间要求和连接期望。她说,这应该是任何远程编程项目待办事项清单上的第一项。

康福特说:“在我开始为公司写白皮书、让我们的程序员回家之前,我甚至没有想到有很多细微差别。”她指的是她之前在一家医院系统的职位,当时她管理着50名远程程序员。

然而,在一天结束时,确保远程编码团队以最高生产力和准确性运行的最佳方法之一是利用数据的力量。持续监控性能并阻止小问题成为大问题通常会使程序顺利运行。

克罗宁说:“激励工作效率和准确性是至关重要的,这样才不会仅仅是及格或不及格。”“要么程序员做得足够好,他们就能保住工作,要么他们做得不够好,我们就会解雇他们。如果他们工作得更快,就应该得到奖励,因为他们能完成多少工作和HCCS收费多少之间存在直接关联。”

这导致了另一个与数据相关的挑战,即抵制将生产率和准确性数据用作惩罚性工具的诱惑。为了对抗这种趋势,HCCS采用了一种积极的方法,使用专有软件来收集生产力数据,并以美观的报告形式交付审计结果,旨在使编码人员受益。

克罗宁说:“从我们与潜在员工的第一次谈话开始,我们就会把我们的内部审计和生产力跟踪程序和工具作为程序员的主要好处,这样他们就可以以一种可衡量的方式不断提高自己的技能。”“这很有趣,我们不希望我们的员工觉得自己只是数字,但我们绝对是数据的狂热者。”

对于每个医疗机构来说,这通常归结为一个数字游戏。当涉及到维护一个高效、运转良好的远程编码团队时,这些数据是无价的。

Elizabeth S. Goar是佛罗里达州坦帕市的自由撰稿人,专门从事医疗保健和HIT方面的工作。


投入的程序员=快乐的程序员
对于费城托马斯·杰斐逊大学医院编码和数据运营主管、RHIT、CSS的迪娜·尼多罗斯特(Dina Nedorost)来说,找到与员工沟通的最佳方式是几年前她所在部门实现远程化的首要任务。对她的团队来说,坚持是关键。

她说:“制定一个例行程序,这样人们就知道会发生什么,知道有明确的(沟通)渠道。”“要非常清楚。让他们始终通过你的沟通方式和频率感到联系。”

对于Thomas Jefferson的远程程序员来说,这包括每两周一次的“编码会议”,以及每月一次的强制性现场工作日。Nedorost还鼓励她的团队在强制性的电话和会议之外相互沟通,她说:“这保持了一个健康的环境,这样他们就不会感到那么孤立。”

她对编码员参与和沟通的关注甚至延伸到新远程员工的入职和培训。Nedorost通过WebEx管理这两个流程,因此新员工可以直接远程进入医院系统,了解他们将要做什么。

此外,“考虑工作流程的挑战和日程安排,”她说。“我们非常重视员工敬业度,并且在日程安排上非常灵活。他们可以早在早上5点开始,晚到下午6点结束。这有助于他们保持快乐和投入,并弥补他们没有联系的那部分。”

——环境、社会和治理