2010年11月8日
表单自动化-他和超越
爱丽丝·谢泼德
郑重声明
第二十二卷第二十期，第14页
通过解决整个医院内表格(包括临床和非临床)的分布问题，医疗保健组织可以创造空间并节省资金。
医院是纸张密集型组织。即使那些已经实施了电子健康档案系统的人也发现他们使用了大量的文件，其中大部分是非临床和准临床的工作流程表格。标准注册医疗保健战略发展和渠道副总裁Scott Wallace表示，医院部门的表格数量因专业、提供的服务、国家地区、付款人组合、支持的语言和人口而有很大差异。有些部门只有20张表格，而其他部门则有数百张。
Wallace引用了HIMSS Analytics的一份报告，该报告显示，尽管47%的美国医院目前拥有电子表格管理软件或至少签订了服务合同，但许多医院的文档自动化系统还没有充分利用，自动化的表格还不到50个。
按需表单节省大笔费用
Darice Grzybowski, MA, RHIA, FAHIMA, HIMentors, LLC的总裁，提供HIM和表格管理咨询，他认为有很多表格的自动化可以提高HIM和其他部门的效率，包括复制医疗记录号码识别跟踪表格，与记录销毁或清除相关的表格，记录何时提交委员会的表格，签名处理批准表格，与账单相关的处理表格，用于跨部门传送批准或信息请求的表单、人力资源表单、库存表单和信息发布跟踪文档。
Grzybowski说:“通过在这些表格中预先填充电子文档管理系统、电子病历或档案系统的信息，可以避免大量的打字工作。”
表单自动化有两种基本类型。比较简单的是对表单进行编目的管理软件。它被称为“按需表单”、“即时表单管理”或“电子表单库存”。
健康信息专家有限责任公司(Health Information expert, LLC)的总裁凯利·麦克伦登(Kelly McLendon)解释说:“用户可以登录系统，从菜单中选择一个表格，然后根据需要打印出来，以供硬拷贝使用。”该公司帮助指导医院进行电子文档管理项目。通常以这种方式自动化的HIM表单的一个例子是编码查询，这是一种准临床表单，在一些医院被认为是合法医疗记录的一部分，但在其他医院则不是。有了简单的表格管理软件，编码人员只需按一下按钮，就可以打印查询表格，填写好，然后以硬拷贝的形式发送给医生。”
Grzybowski说:“由于大多数医院仍然打印表格，制作副本并将其交给部门，即时表格管理使得定制打印和修改表格变得容易。”“这样可以减少浪费，并且表格上可以打印患者标识符，避免混淆，从而提高安全性。”
医院通常对整个企业以及临床和非临床表格实施这样的表格管理程序。通常从住院部的病人登记表和同意书开始推广，然后再推广其他不打算完全电子化的病历表格。
“购买表格管理软件的医院每年可以节省数十万到100万美元的预打印表格和标签，否则他们将从供应商那里购买，”麦克伦登说。“按需表单技术还减少了对存储空间的需求，因为表单可以少量打印并分发给各部门，而不是在存储设施中维护大量供应商发货。”
Grzybowski还欣赏这项技术如何在设施中创造开放空间。她说:“节省空间也节省了设备费用。”“电子表格管理程序可避免储存大量表格及处理过时表格的需要。”
洛杉矶的怀特纪念医疗中心(White Memorial Medical Center)最近重建了其大部分设施，并没有投资大量的货架，因为它预计将进一步推进电子病历的实施。“我们意识到我们的存储空间只能容纳有限数量的文件，”副总裁玛拉·布莱恩特说。“我们的施乐DocuShare企业内容管理(ECM)软件使我们能够以电子方式管理文档和表格，减少存储需求，弥合当前纸张世界和完全电子化的未来之间的差距。ECM系统为我们提供了一个安全的地方来保存我们的业务文件，而不会堵塞临床记录系统。”
该医院估计，每年可节省20多万美元，其中包括大幅提高生产率。
McLendon指出，当表格管理软件与医院的入院、出院和转院(ADT)系统连接起来，在表格上自动打印病人姓名或条形码时，表格管理软件的好处就会成倍增加。“不再需要粘贴标签，这使得扫描更有效率。一旦表格被扫描，医院的文件管理系统可以很容易地根据文件和患者进行分类，从而最大限度地减少错误并提高安全性，”他说。
例如，佛罗里达州布里瓦德县的“健康第一”组织。，已将其FormFast表单管理技术与ADT系统无缝集成。高级软件工程师Judi Spillers解释说:“ADT系统将注册商输入的信息发送到FormFast服务器，就像将打印作业发送到打印机一样，因此两个程序之间不需要接口。服务器捕获并读取信息，并打印必要的表格(例如，住院病人包)供病人签名。该程序还查找语言偏好，并在必要时以西班牙语打印表格。注册主任立即将所有填妥并签署的表格扫描到ADT系统，以便将其提供给HIM和其他部门。表单管理软件的另一个好处是，当外部方(如Medicare或保险公司)要求更改时，可以快速有效地修改表单。通过打印供应商修改表格需要更长的时间。”
这家医院计划在未来实现完全无纸化，包括为病人提供电子签名药片。
尽管注册表格被扫描并立即提供给任何需要访问的人，但重要的是，软件将它们按正确的顺序排列，以确保HIM的效率。White Memorial的HIM部门最初遇到了一些工作流程中断，当时编码员试图使用扫描的注册表格。布莱恩特说:“我们必须重新设计文件，重新排列图像的顺序，以便编码人员能够快速浏览文件。”“现在他们可以立即看到他们必须首先编码的页面，而不必对他们不需要的图像进行排序。大多数其他员工可能不关心图像页面的流程，但对于接触每条记录的编码人员来说，将它们按一定的顺序排列会产生巨大的影响。”
Bryant建议在表单管理软件实现的早期让编码人员参与进来，这样他们就可以为页面的设计和流程提供输入。
无纸化形式
当按需表单软件减少了必须生成和存储的纸质表单的数量时，第二种类型的表单管理系统通过创建完全电子的表单节省了更多的空间。工作人员用电子方式填写，并根据需要以电子方式分发。在具有电子签名功能的设施中，工作人员或患者可以在没有打印的情况下签署表格。
麦克伦登说:“例如，在这个系统中，编码查询表格不会以硬拷贝的形式发送给医生。”相反，编码员将从在线菜单中选择表格，输入查询，然后以电子方式将表格发送给医生。然后医生可以完成查询并以同样的方式返回给编码员，或者可以打印出来并在纸上完成。”
麦克伦登估计，超过25%的医院目前正在利用按需表格系统节省的成本，而完全在密码板上签名的电子表格却没有被广泛采用，也许是因为节省的费用不足以抵消该技术的成本。他指出，随着医院更加关注电子病历，医生可以通过电子方式完成的电子表格可能不会得到太多关注。
实现表单自动化
在按需表单系统中设置和配置1000多个表单供大量医院员工使用并不困难，但这很耗时。Grzybowski说:“根据设施的规模，实施可能需要3到18个月的时间，平均每家医院有大约800种有效的临床形式和更多的非临床形式。”
McLendon说:“仔细规划表格的自动化，考虑到你要把完成的表格扫描到你的文档管理系统中。”您可以先推出表单管理系统，但如果您需要一两年的时间来实现所有表单的自动化，那么您将无法在这段时间内实现扫描已完成表单的全部好处。安排这些举措还应考虑到你推出电子健康记录的计划，这将使一些形式过时。”
为了确保跨学科投入的可控推出，Grzybowski建议任命一个表格委员会。“如果没有表格委员会，医院可能会遇到一些问题，比如供应商、医生或个人电脑上的‘流氓’表格，这些表格没有经过适当的批准或格式化;在数量和内容上都重复的表格;过度的形式，试图满足每一种可能的减轻责任的情况;以及外部形式的需求，如不受提供商控制的状态形式，”她说。
委员会的职责之一是建立临床和非临床表格的格式标准，例如，确保医院和病人的身份标识在所有表格上一致地出现在同一位置。“委员会还应该围绕表格的目的和内容制定标准，”Grzybowski说。“每个部门都应该有一个‘所有者’，根据对该部门表格的充分了解来生成表格，以确保新引入的表格和对表格的更改符合表格委员会的标准。”
在“健康第一”，一个多学科表格委员会详细审查所有表格，并确定它们是否已在必要时得到小组委员会的批准。“新表格或对现有表格的修改必须在使用前提交委员会审查，”斯皮勒说。“委员会已经为表单定义了模板，包括标准的页眉和页脚、字体和大小、条形码类型等，以确保它们不仅能与表单管理程序兼容，还能与我们的扫描仪和文档管理系统兼容。”所有患者的人口统计信息都一致地放在相同的位置，以大黑体字母，使其易于阅读，避免错误。我们的风险管理部门也会审查表格，以确保患者身份和安全的一致性。”
Grzybowski建议采用以下自动化表单的项目管理步骤:
•盘点现有表单。
•分析表格的内容，确保它们仍然是相关的，避免重复和冗余。
•确定当前任何纸质表单不支持但可以从自动化表单中受益的流程。
•描述围绕这些过程的工作流程。
研究并确定合适的表单自动化软件应用程序。
•填充预编程软件(如果由供应商提供)或自行开发软件(如果需要)。
Grzybowski说:“如今更复杂的程序还包括内容管理和表单分析。“使用自然语言处理技术，他们可能会搜索并发现临床形式的不一致。在非临床方面，内容管理可能处理更新和修订，例如，优先更新表单。诸如此类的复杂软件程序使您能够以更高的效率和回报管理表单程序，并迫使您将表单维护到符合标准的状态。”beplay最新备用网站
•开展培训和实施。Grzybowski说:“这可能会很笨拙，因为在这个过程中，新的形式会不断出现，其他形式也会发生变化。”“外部的推动者和向导会让事情变得更顺利。”
如果一家医院打算同时实施电子病历和表格管理技术，Grzybowski建议从临床表格清单开始，并使所有的临床表格自动化。然后，医院可以继续进行非临床表格的自动化或实施电子病历。她建议，首先完成所有表格的自动化可能会更有效率一些。
Grzybowski说:“不幸的是，一些HIM主管并没有像他们应该做的那样积极参与表单控制和自动化，可能是因为其他部门已经带头了。”“无论是临床形式还是非临床形式，医疗信息系统主任最适合在领导表格管理方面发挥积极作用。他们对医院的流程有最全面的了解，因此他们自然适合担任表格委员会主席或担任其他领导角色，以确保医院实现表格自动化的全部好处。”
爱丽丝·谢泼德是南加州的一名企业对企业记者，专门报道医疗保健话题。
