10月2018

有针对性的电子病历培训方法提高了成功率
作者:Lisa A. Eramo, MA
郑重声明
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一家著名的癌症中心要求进行模拟培训,这是组织试图使过渡尽可能顺利的方法之一。

想象一下,一名医生走进一间检查室,一名志愿者病人正在那里等待,而一名电子病历培训师静静地看着他们使用一种新的记录保存系统导航整个访问过程。2016年3月,休斯顿MD安德森癌症中心的1850多名临床医生在从最佳电子病历系统过渡到集成系统的过程中,体验到了这种亲身实践的模拟学习环境。

MD安德森临时首席信息官克雷格•欧文(Craig Owen)表示:“我们试图做的是,演练医疗服务提供者第一次带着病人走进房间,不得不使用新的电子病历时的情景。”“他们将如何与患者和新系统互动?”我们在生命安全培训中进行了类似的模拟,所以我们想,‘为什么我们不能在电子病历培训中利用类似的东西呢?’”

利用模拟训练
EHR转换或实现是一项庞大的任务。欧文说,对于任何试图在新系统中评估和诊断患者并进行记录的提供者来说,这种经历可能会令人生畏。模拟训练可以减轻这种焦虑。在MD安德森,EHR模拟培训的目标是在这一重大转变期间和之后促进积极的患者体验,同时也帮助提供者对使用新系统有信心。

MD安德森的提供者在完成两次一小时的强制性模拟培训之前,参加了20到24小时的强制性课堂培训。在模拟训练期间,患者志愿者按照脚本提示他们说某些事情,以测试提供者对新电子病历的了解。例如,患者故意忘记告诉医生有关药物的情况,因此他或她必须在工作流程中回溯以正确记录。

模拟室内的EHR培训师在医生使用该系统时对他们进行了评估。欧文说,培训师将这些反馈提供给另一个人,这个人随后与医生进行一对一的工作,使电子病历更加个性化,从而更有效地满足他们的需求。

志愿者患者完成了一项调查,评估医生在使用电子病历时对病人的态度。他们回答了这样的问题:提供者在使用电子病历时看过你吗?你觉得提供者关心你吗?你的经历愉快吗?

为了提供培训,MD安德森将25个输液室改造成配备医疗设备、检查台和用品的流动诊所空间。这些正在建设中的房间作为模拟训练空间大约五个月。

“你必须考虑投资,”欧文说。“什么能帮助你获得安全、积极的患者和提供者体验?”从长远来看,我认为模拟训练是确保成功的一项小投资。”

除了电子病历模拟培训之外,HIM领导者还可以通过其他方式倡导最佳实践,从而安全成功地采用电子病历。考虑以下10个策略。

强制培训
Pivot Point consulting咨询服务主管、PMP扎克•蒂施(Zack Tisch)表示,电子病历培训与外科手术新设备的培训没有什么不同。“如果有人要使用这个系统并提供病人护理,他们需要接受培训,”他说。

CTG Healthcare Solutions的解决方案总监、注册会计师Jeannine M. Arnold对此表示赞同。她说:“一些组织说,如果你没有接受过培训,你就无法在开始工作时使用电子病历,你就无法照顾你的病人。”

阿诺德说,失业的医生很有挑战性,因为他们有时会抵制培训。为了克服这一障碍,她建议将每个供应商的名字放在自助餐厅的大海报上。当供应商参加电子健康档案培训时,核对他们的名字。这引起了那些没有参加培训的人的注意。

阿诺德补充说,一些组织决定支付所有失业医生参加电子病历培训的费用。

Tisch说,强制培训规则的一个潜在例外是已经在另一家机构使用过相同电子病历并且能够证明熟练的医生。他补充说,一些组织选择让这些医生参加一个简短的培训,只关注组织特定的工作流程。

寻找经济实惠,高效的选择
optimal Healthcare IT负责培训和激活的副总裁贝基•曼恩表示,除了课堂培训,还可以考虑网络研讨会、电子学习或自学包,员工可以在停机时间在自己的工作站阅读或观看,以学习系统基础知识。根据员工自己已经学到的知识,利用实践课程来亲身体验电子病历。她说,这样就避免了长达数天的课堂培训,后者往往会使工作效率停滞不前。

曼恩说,有些公司会为员工在工作时间之外学习电子病历的时间支付加班费。这样就不需要在员工参加冗长的课堂培训时支付临时雇员的费用。她说:“这完全取决于预算所能容忍的程度。”

将培训重点放在最终用户需求和工作流程上
Tisch说,虽然电子病历供应商提供基本培训,但这种教育通常不是针对组织的特定需求,包括其独特的工作流程。

此外,很容易做出假设,因为通常没有文档来支持每个工作流(例如,这个人使用这些特定的步骤执行这些任务)。员工经常会执行超出工作描述要求的任务。曼恩说,这些都是可能被忽视的培训方面。

例如,技术上不需要安排病人的护士可能会在每个月的第四个星期六执行安排功能,因为安排人员不在办公室。或者护士可能会在晚上处理入院事宜,因为病房职员不上那个班。

曼恩说:“关键是要知道该问什么问题,这样合适的人在做任何事情时都能得到合适的培训。

阿诺德对此表示赞同,他举了一些例子,比如一名保安在夜班职员休息时负责登记,或者一名护士主要在急诊科工作,但在需要时每月会到医疗/外科楼层去几次。“没有放之四海而皆准的办法。每个终端用户都有独特的需求。”

曼恩说,对工作流程进行深入分析,并围绕分析建立电子病历培训。在开发特定于工作流程的培训时,请考虑以下问题:

“训练应该是‘生命中的一天’。”它让人们通过他们的角色,因为它与病人的经历有关,”曼恩说。

从一开始就吸引超级用户
Tisch说,最好的做法是在设计、验证和测试阶段让员工——尤其是超级用户——参与进来,让他们对系统有一个基本的了解。他说:“在正式投产前的传统培训阶段,人们已经掌握了基本知识。”“他们已经摆脱了焦虑。因为你让他们参与了这个项目,他们理解了为什么系统是这样设计的,他们已经准备好进行更多基于场景的培训。”

这种方法消除了组织在上线前一两个月引入培训师的情况。蒂施说:“他们来了,很快就学会了你的设置,并进行了‘及时’培训。”相反,想想你可能为整个项目分配的12或18个月。帮助你的培训计划走向成功的接触点和机会在哪里?”

把培训看作是一项正在进行的工作
根据阿诺德的说法,企业犯的最大错误之一就是他们制定了培训计划,但没有保持灵活性。当员工“试驾”系统时,组织必须愿意适应并改变他们的培训计划。例如,如果超级用户说某个特定的培训视频没有帮助,也许组织可以开发一个新的视频或网络研讨会来覆盖相同的材料。阿诺德说,企业需要在电子病历的推出过程中留出足够的时间,以吸取这些经验教训。

Tisch表示同意。“把培训看作是持续的改进。你需要不断地给人们提供工具和技术,帮助他们更有效地完成工作,”他补充说,即使在正式的培训期结束后,组织也应该继续让员工参与到关于电子病历系统功能的公告和快速提示中来,这些都是基于对系统的反馈。

区分新员工和现有员工
正如培训应该适应最终用户的需求一样,它也应该区分新员工和现有员工。阿诺德说,对新员工的培训应该纳入入职培训过程,以防止不遵循有效工作流程的未经批准的变通办法。她补充说,一些组织还会在新员工接受培训后为他们指派一位“伙伴”,以确保他们遵守规定,并在出现问题时回答问题。

现有员工可能有不同的需求。例如,他们可能被困在某些工作流程上,或者他们可能继承了需要解决的坏习惯,蒂施说。他们可能还需要工作流程的交叉(例如,这是我们在旧系统中使用的方法,这是我们现在使用的方法),他补充道。

此外,现有员工可能需要变革管理方面的支持,阿诺德说。培训师必须能够认识到,新技术一开始可能会令人望而生畏。他们必须帮助员工应对这种不确定性,并在需要时提供额外的支持。

规模很重要
曼恩说,大型组织通常有更明确的角色,这可能会使培训更直接。她说:“在小公司里,每个人都身兼数职。“从教练的角度来看,你需要非常清楚地确保你涵盖了所有这些角色。”

然而,大型组织有更多需要培训的用户。欧文说,挑战在于,如果让每个人都接受培训需要几个月的时间,那么那些先接受培训的人如果不积极使用这些信息,可能会记不住一些信息。欧文在MD安德森负责监督大约1.5万名用户的培训。他说,为了解决这个问题,大型组织可能需要额外的培训师来培训接近上线日期的所有用户,或者在持续的基础上提供进修培训。

知道在哪里提供培训
一些组织急于为电子病历培训提供高质量的内容,却忽视了培训将在哪里进行的问题。物理空间必须靠近,提供足够的空间容纳每个人,理想情况下,提供个人访问电子病历,曼恩说。

一些组织可能会将一个空间(例如,外科医生休息室或会议室)转换为临时培训空间。其他人可能需要在组织外部寻找潜在的培训地点。例如,曼恩提供咨询服务的一个组织使用了附近一家奥特莱斯购物中心的空间。

曼恩说,如果某一地点不符合要求——这通常是那些医生执业异常的组织的情况——那么可能需要确定多个地点。“请记住,如果你分散培训以使其更有利于参与,它通常会增加你需要的培训师的数量。这又回到了预算问题,”她说。

不要忘记停机培训
曼恩说,在急于培训用户使用电子病历的过程中,企业可能忘记了员工也需要知道停机时该怎么做。

她说:“大多数人都非常了解如何使用这项技术,但他们需要接受教育,知道在没有这项技术的情况下该怎么做。”“有些员工从来不需要写书面文件。当你告诉他们进入停机程序时,他们看着你,好像他们不能照顾病人,因为系统瘫痪了。”

停机培训应该针对每种类型的场景(例如,由于停电、系统升级、与天气有关的灾难或各种其他原因导致的停机),Manne说。

把它与病人护理联系起来
电子病历培训需要感觉像是病人护理培训,而不是系统培训。蒂施说:“多考虑患者,少考虑技术本身。”

曼恩对此表示赞同,并补充说,员工在使用电子病历时应该感到自信。她说,信心会带来更高的效率,进而带来更好的患者体验。

不管具体情况如何,专家们一致认为,培训是电子病历成功推出的一个关键方面。“培训是一项吃力不讨好的工作。如果上线顺利,那是因为我们的构建很棒。这是事实,但这也是因为当时训练有素的体格,”曼恩说。

- Lisa a . Eramo, MA,罗德岛克兰斯顿的自由撰稿人和编辑,专门研究HIM,医疗编码和医疗保健监管主题。