2010年10月11日

企业内容管理的价值
作者:Sandra Nunn, MA, RHIA, CHP
郑重声明
第二十二卷十八页

我们不是在谈论柯克和斯波克如何在他们的跨星系飞船上存储数据。相反,重点是能够支持临床医生和HIM工作人员的技术,并为任何电子病历系统增添亮点。

在4月份的信息和图像管理协会会议上,IT听众渴望了解如何更好地向医疗保健市场销售企业内容管理(ECM)技术,因为医疗保健市场的IT财务资源主要用于EHR开发和满足有意义的使用需求。具有讽刺意味的是,ECM供应商在电子记录保存的基础上发挥了历史性的作用。

ECM功能最初用于扫描纸质文档,并将其索引到文件夹或标签下以供电子阅读。由于最初的“电子健康记录”只是纸质记录的扫描副本,因此,随着医疗保健客户以及其他行业争相摆脱纸质记录,文档管理供应商看到了业务的飙升。然而,这些影像记录没有互动性,不能深入搜索,也不能用作数据存储库,从中收集信息以识别可能改善治疗的模式或趋势。

此外,文档管理供应商已经认识到,他们在医疗保健中支持的传统功能(即扫描旧医疗记录、执行信息发布流程、支持计费等后台功能)将逐渐被淘汰。尽管如此,ECM供应商通常仍然会根据医疗保健客户过去执行的工作来看待吸引他们的潜力。

毫无疑问,在短期内,扫描项目可以降低维护纸质记录的成本,并使纸质文件更容易获取。但精明的ECM开发人员认识到,目前以硬拷贝形式进行扫描的内容很快就会变成不需要扫描的数字形式。随着IT技术发现如何将签署的同意书数字化,并以电子方式捕获所有医疗文件,无论这些文件是在哪里生成的,硬拷贝的医疗记录内容的数量正在迅速减少。

ECM功能如何成功吸引医疗保健客户?在财务和监管压力空前高涨的情况下,医疗保健客户(尤其是临床医生)正在寻找内容管理的能力,以提供安全的患者护理,同时控制媒体经常抱怨的失控成本。目前扫描到EHR系统的信息包括手写笔记、签署的同意书、图纸和其他类型的图像。作为图像进入电子病历的还有放射学检查、心血管视频和其他非结构化信息。

一些医疗保健组织正在扩展其文档管理系统的基本扫描功能,以包括捕获与EHR相关但实际上不属于EHR的非数字化文件。西雅图的瑞典医院的企业内容系统架构师指导了一项活动,在该活动中,支持电子记录所需的辅助内容(如预先指示、健康保险卡和从其他医院收到的临床内容)被捕获到与EHR紧密结合的ECM系统中。

其他HIM领导与他们的临床同事合作,正在使用ECM软件的表单开发和管理功能来创建能够迁移到EHR系统的临床表单。构建EHR必须创建的大量表单在ECM系统中找到了一个理想的论坛,在ECM系统中,工作流功能允许临床医生之间协作创建表单,然后以电子方式批准发布到EHR中。临床医嘱集可以根据最新批准的医学最佳实践,在医学专业的各个成员之间以这种方式制定。

从法律和遵从性的角度来看,ECM系统的另一个优点是其功能允许将过时的订单集和其他类型的临床表单的元数据标beplay最新备用网站记归档到长期内容存储库中。试图为其组织辩护的律师将能够搜索ECM档案,并通过用于在特定时间执行护理的命令集和表格,建立适用于诉讼时间框架的护理标准。

通过ECM系统对表单开发的最新增强是捕获和索引文本块的能力,这些文本块可以“粘”到表单上以创建新文档或内容块。该功能允许临床管理人员(包括HIM专业人员)使用模板和选择文本块来创建新表单。例如,临床编码员的空白职位描述表单可以用相关的文本块填充,并在一天内发布。这迫使描述类似工作功能的语言必须标准化。通过将适当的文本块附加到页面上,可以简单地创建合同或业务关联协议,从而消除了自定义每个合同的成本,并允许使用标准化语言。就像其他类型的文档一样,这些文本块可以被命名、索引和存档,以便将来参考。

随着六西格玛(Six Sigma)和精益丰田(LEAN Toyota)等理论的到来,ECM提供了一些独特的支持,这些理论强调对现有流程的重新检查和对这些流程的修订,以改善患者护理和降低成本。现有“工作方式”的团队文档可以在ECM系统中捕获。当更改流程以提高性能时,还可以在ECM系统中记录和捕获新流程以及为支持新临床流程而创建的任何新表单。当临床医生倾向于重新审视这一过程时,以前记录的信息(叙述和图表)将在手边进行修订。不必从头开始,这对资金紧张的医疗机构大有帮助。

有一种特殊类型的文件被临床医生和其他医疗工作者认为是有问题的:电子邮件。由于电子邮件是医疗保健日常生活中如此重要的组成部分,因此它经常被认为是理所当然的,而没有从法律角度考虑。然而,越来越多的人通过传票或法院命令来要求这样做。

据称ECM系统构建和管理大型电子邮件档案的能力将间接支持EHR的开发。大多数医疗保健组织需要对电子邮件及其管理进行建设性的思考。在患者-提供者上下文中提供的电子邮件(这将使其成为EHR的一部分)与被视为业务内容一部分的电子邮件之间存在明显的区别。许多ECM供应商现在提供定制的电子邮件管理软件,帮助医疗保健组织通过处理大量记录来控制成本,允许重复删除冗余电子邮件,并自动保留和管理指定为记录的电子邮件。

协作软件是完整ECM策略的一个组成部分,它对临床医生、HIM专业人员和从事电子病历实施所需的长期项目的管理人员非常有帮助。例如,分布在不同地理位置的护士可以使用SharePoint站点来协作护理文档表单的开发、最佳治疗实践文档,或者为进入电子病历部署入门阶段的临床医生编写培训材料。ECM捕获和索引在SharePoint网站上开发的EHR内容的能力使组织可以避免重新发明轮子。例如,临床医生可以重新利用其他临床医生开发的内容,并对其进行调整以适应其他临床学科。那些参与六西格玛/精益丰田工作以重新设计临床流程并同时推出EHR的医疗保健实体从ECM功能中获得了双重价值。事实上,他们可以做到以下几点:

•捕获原始临床和业务(HIM)流程,包括在实施EHR之前创建的患者流程视频;

•捕获重新设计的临床和业务流程,以适应电子病历的使用;

•索引流程图和视频,以便与其他临床团队共享,以获得企业价值;和

•自动保留过程文件,以控制长期存储成本。

当组织大量投资于ECM技术时,就会有更多的工具来支持EHR的开发和管理。在一个成熟的ECM系统中,该软件可以组织、索引和控制数千个不同的ehr相关信息对象。这些项目可以是临床政策和程序,为患者护理创建的协议和指南,或临床能力,如在任何护理文档库中找到的护理版本。

在完整的ECM部署中,临床医生可以“订阅”与其专业相关的内容,并在适用于其工作领域的内容更改时接收自动更新。通过协作网站,医生和护士可以分享新的临床文献或更新临床治疗实践,从而改变护理标准。

ECM系统的记录管理模块与即时患者护理不太直接相关,可以帮助HIM专业人员和临床医生参与遗留临床系统的退役过程。当EHR软件系统被新技术取代时,ECM可以跟踪所需的文件,保存在旧临床系统关闭期间电子记录移动的分类账,并存档退役文件以供未来的HIM主任使用。

ECM技术最好的成本控制方面之一是它能够自动记录ECM存储库中存档的所有文档和信息对象。在纸质世界中,保留必须在逐个记录的基础上进行管理,通常基于EHR系统中活动的最后日期。ECM系统允许电子记录在预定义日期自动过期,或者当文件中没有任何活动发生时(即,当患者在医疗保健组织中有10年或更长时间没有任何活动时)从服务器中删除。这种自动化节省了大量的人为干预,减少了员工管理保留功能的需要。

拥有更多IT资源的医疗保健组织可以使用完整ECM套件中的记录管理功能来组织协作场(站点组),例如使用SharePoint创建的协作场。跟踪和索引这些临床相关文件从SharePoint农场到记录存储库的迁移,允许关闭废弃或终止的协作站点,同时保留这些站点上生成的基于团队的知识。

最后,一个实施良好的ECM系统通过跟踪电子病历中受保护健康信息的披露账目,帮助当今的医疗保健系统满足《美国复苏与再投资法案》的要求。同一系统可以跟踪任何患者信息泄露,包括如何根据法律要求减轻此类泄露。医疗事故案件和其他类型的诉讼也可以与支持文件一起追踪。

除了直接支持临床医生之外,ECM系统还可以帮助HIM组织、维护和控制必须保存的文件,以管理多个审计,包括由恢复审计承包商和医疗补助完整性承包商进行的审计。事实上,有了ECM系统,任何类型的审计都可以得到更好的管理。

总的来说,随着电子病历的完善和普及,对ECM的投资将越来越多地应用于临床应用。

- Sandra Nunn, MA, RHIA, CHP,是新墨西哥州阿尔伯克基Melinunn咨询公司的顾问,也是郑重声明