2011年10月10日

密切关注数据
大卫·耶格尔
郑重声明
第二十三卷第十八期，第20页

企业内容管理解决方案可以帮助卫生系统满足临床和业务目标。

随着医疗保健机构继续消除纸张，数字文档的兴起给了HIM专业人员暂停的理由。毫无疑问，临床部门和其他部门，如注册、计费和人力资源部门，正在从数字化中获益，但在电子病历之外创建的非结构化内容通常无法在集中位置获得或易于访问。由于在企业范围内共享文档的需求日益增长，这是医疗保健组织不得不面对的一个问题。

数字化纸质记录的能力对HIM部门来说是一个福音，但是组织和传播越来越多的电子文档可能是令人生畏的。尽管大多数HIM部门不再需要在成排的文件柜中搜索所需的文档，但数字文档的多个存储库也会带来同样大的挑战。更复杂的是，多个部门可能需要相同的文件。

“我认为过去的挑战是，即使组织可能转向电子医疗记录环境，他们也能够看到电子医疗记录中填充的离散数据，但他们无法看到或访问非结构化内容，”Susan deCathelineau说，她是俄亥俄州西湖Hyland Software的医疗解决方案高级经理，也是前HIM主管。

许多医疗保健系统才刚刚开始努力解决这个问题。例如，宾夕法尼亚州布林莫尔的干线卫生系统。美国已开始通过其医疗记录委员会进行讨论，以便更好地了解在法律医疗记录之外如何组织和访问结构化和非结构化内容。

RHIT的HIM系统总监苏珊娜·莱恩(Suzanne Layne)表示，这个问题很快就会对整个组织产生影响。目前，Main Line Health System正在考虑采用一种全系统的方法，该系统在选定的站点使用西门子的Soarian、NextGen的流动电子病历和Cerner的Millennium来处理这些数据。

Layne说:“(我们组织中的)很多人都意识到，我们需要一种更加结构化的企业内容管理(ECM)方法。”“我认为很多组织都处在我们今天所处的位置。与过去纸质世界的情况相比，没有一对一的比较，所以，随着所有新技术的出现——比如所有权、访问权限、如何维护HIPAA安全性和患者机密性，同时仍然使信息在实体之间可用，以保持护理的连续性——有时这些法规似乎彼此冲突。这是一个非常复杂的环境。”

deCathelineau说，需要在这种环境中导航，这为HIM部门发挥主导作用提供了机会。提供快速和安全访问的需求从未像现在这样大，而确保整个医疗保健范围内的文件可用的责任落在了HIM身上。HIM经理能够很好地制定组织的ECM政策，因为他们与不同部门合作的经验以及他们对HIPAA和隐私法的了解。此外，由于当出现不熟悉的文件时，HIM往往是最后的求助部门，因此它最终成为大量非机密文件的中心。

临床上来说
无论组织是否拥有EMR，它仍然可以从ECM解决方案中受益。弗吉尼亚州威斯维尔的威斯县社区医院有一个混合环境，但它使用Laserfiche的ECM解决方案来制作临床内容，如心电图(EKG)结果，以电子方式提供。该解决方案允许该设施将放射科、实验室和心脏病学结果分成电子标签下的不同部分，以便急诊科(ED)医生更容易访问。

“当我与(ED)医生会面时，他们最需要的东西之一是心电图，而这在其他系统中是不存在的，”帕特里夏·霍尔(Patricia Hall)说，他是怀斯医疗中心的HIM主管和隐私官。“一个心脏病标签可以让他们调出病人，点击他们最近的心脏病心电图，这样他们就可以更好地治疗急症患者。”

此外,医院已经使用ECM解决集中病人图表和组织门诊记录。临床转诊实验室、门诊急诊科就诊、当日手术、高级指示、生前遗嘱和医疗授权书文件对授权个人全天候可用。医生可以通过电子方式签署订单，这有助于满足联邦政府对每个订单签署、日期和时间的要求。当与当地养老院合作时，Wythe医生能够签署x光或测试的订单，ECM检查标准以确保正确的位置和设施是正确的医生，并将其自动传真到养老院，从而消除了医生在医院和养老院签署相同订单的需要。

其他ECM解决方案也支持电子签名。例如，在密苏里州圣查尔斯的SSM St. Joseph健康中心和密苏里州圣路易斯湖的SSM St. Joseph医院，Hyland的OnBase ECM解决方案直接与EMR接口，电子签名显著提高了报告完成的效率。

医生能够签署95%的所需文件，并且该设施可以创建仅以需要签名的文件为特征的文件组。在实施之前，这些设施需要超过14名日常员工，6名待命员工和1名临时工，需要加班。现在，员工需求已经缩减到每天8.6名员工，没有备用人员、临时工或加班。此外，当需要签名时，这些设施能够以电子方式通知医生，他们不必访问HIM部门来完成任务。

“医生可以利用电子健康记录查看他的收件箱，看看哪些效率需要他的行动，包括那些需要他签名的扫描文件，他可以在电子健康记录中立即采取行动;界面都在那里，”威尔克说。

除了传统的纸质文件外，ECM还允许多种形式的媒体成为患者记录的一部分。还可以捕获来自临床系统的照片、视频和内容。使这些信息快速、方便地提供给临床医生，有可能改善病人的护理。ECM系统还可以更容易地查找意外归档在错误患者病历中的文件，这一壮举在纸质文件中几乎是不可能的。

更广泛的应用
ECM的效率并不局限于临床方面。该技术可以通过允许将保险卡和电子同意书添加到患者记录中来帮助患者登记。业务办公室可以跟踪账单信息和发票。人力资源部门可以使用ECM存储汇成的数据，而医务人员办公室可以维护认证文件。将所有这些信息放在一个可搜索的存储库中可以帮助组织提高效率，减少纸张存储和销毁成本，同时确保质量和安全性。

“在某些情况下，其他部门，如注册部门，可能会捕获识别患者的内容，如驾驶执照。在某些临床领域，同意书或紧急结果或报告需要尽快成为医疗记录的一部分，因此他们最终可能会在护理点扫描这些文件，”deCathelineau说。“医疗信息系统部门负责确定这些不同位置捕获内容的位置，以及我们如何集中这些内容，以便他们能够质量检查这些内容是否被适当捕获，是否被索引到正确的患者，是否可供有权查看患者信息的人访问。”

提供更好的结构可以节省大量的时间。在Wythe，财务流程自动化减少了审查操作报告所花费的时间。一个HIM员工过去每个月要花10到11个小时打印报告，按部门分类，然后装进信封。现在这个过程已经自动化了，只需要20分钟。

ECM还允许工作人员扫描所有发票。通过应用可定制的规则来指定特定的审批级别，可以通过电子方式批准发票并将其转发给应付账款部门。此外，业务办公室可以访问满足保险公司要求所需的患者信息，从而减少了从HIM请求这些数据的需要。

“我们过去一周会收到100个商业办公室的请求，说‘保险公司要求提供这些信息来支付账单。霍尔说:“我们现在可以访问这些信息……所以我们不会受到来自商务办公室的大量信息的轰炸。”“他们可以进去，他们可以提取自己的信息，他们可以登录到我们的会计披露系统，他们负责将这些信息发送给保险公司。”

在HIM部门，Wythe已经能够减少纸张和浪费的时间。现在，扫描和质量检查只需15分钟，而不是花一个小时整理一英寸的纸张。另外，在10分钟内完成200张编码纸的扫描和质量检查。

Welker指出，一旦纸张被扫描并成为电子记录的一部分，就需要对其进行处理，制定处理这些纸张的计划很重要。SSM有90天的保留和销毁政策。

“一旦(这些文件)被扫描到电子健康记录中，那就是合法的医疗记录。从法律上讲，那份文件已经不存在了。但实际上确实如此，”威尔克说。“在与电子健康记录合并之前，所有的纸张都要经过100%的质量检查。SSM的程序包括在销毁文件之前对一定比例的文件进行第二次质量检查。所有纸质文件在扫描后都会保存90天。”

教育与实施
由于ECM涉及医疗企业的每个部分，因此实施需要整个系统的努力，首先是对最终用户的教育。Layne表示，临床用户通常不关心权限、安全性、数据所有权或版本控制等问题。虽然这不是故意的疏忽，但这些领域并不总是被理解。人力资源管理部门的部分工作就是确保他们做到这一点。

“我们必须做一些教育，让他们知道区别是什么，”Layne说，“有时像指定的记录集，理解临床存储库和法律记录之间的区别。有时这些区域会变得模糊。真的，仅仅理解一些简单的事情之间的区别，比如发现错误时如何进行纠正，以及它如何影响下游系统，这还没有完全理解。有时它们非常微妙，但这些差异真的会对组织产生影响。”

HIPAA和隐私规则已被证明是一个特别棘手的问题。一方面，轻松访问文档的能力使每个人都能更有效地工作。另一方面，对记录的访问必须与患者隐私和数据安全的需求相平衡。Layne说，确保患者控制谁可以访问数据尤其重要，而协调相互矛盾的需求可能是一项挑战。

为了确保利益相关者在同一页上，他们需要在决策过程中有发言权。HIM、IT、业务办公室、临床部门(如护理、应付账款)和人力资源主管应该参与到ECM解决方案的选择中。从那里，可以建立标准来确定特定的需求。所有用户都有不同的目标和访问存储库中的信息的级别，因此必须提前进行规划。

迪卡利诺建议考虑以下几种选择。她说，除了成本之外，还有三个关键领域需要解决。首先，ECM解决方案是否捕获各种内容并将其集中以供最终用户访问?它是否与组织的EMR集成，并通过其接口提供内容?它能在整个组织中使用吗? ECM供应商能随着组织的增长而扩展吗?

虽然这些问题需要大量的功课，但最终结果对整个卫生系统有潜在的好处，包括减轻卫生保健部门的负担。

Hall说道:“从管理的角度来看，当我们第一次执行游戏时，很明显，我被游戏的上线所淹没。“但现在我们已经开始运作了，从管理的角度来看，实际的日常流程几乎没有时间。”

大卫·耶格尔是宾夕法尼亚州罗伊斯福德的自由撰稿人和编辑。