2011年9月26日

ROI管理
Lisa A. Eramo著
郑重声明
第二十三卷第十七页

在正确的方向上扬帆，在需求变化的海洋中保持漂浮。

在当今快速变化的信息发布(ROI)环境中，更严格的时间表、电子信息请求和请求者(包括审计员)数量的增加只是HIM专业人员面临的一些挑战。

在这些变化中，始终存在的问题是:在满足州、联邦和HITECH法案要求的同时，管理信息发布的复杂性的最佳方法是什么?

专家们一致认为，如今，ROI管理本质上需要某种类型的软件解决方案来跟踪请求者、时间线和其他细节。随着越来越多的患者和第三方要求提供信息，特别是当要求以电子格式提供信息时，医院最好有一个快速响应的计划。

ScanSTAT Technologies客户服务副总裁查德•蒂尔曼表示:“如果医院没有配备训练有素的自动化技术人员来负责投资回报率，那么医院可能会失败。”

特别是与电子信息相关的发布过程的及时性，给医院管理投资回报率带来了额外的压力，并且管理得很好。IOD公司隐私和合规官、注册会计师艾米·德林克(Amy Derlink)说。beplay最新备用网站当然，这是在确保准确性和保护患者隐私之外的，这两者一直是一个成功的ROI过程的基本要素，她补充说。

专家表示，医院应该根据新的监管要求重新评估投资回报率管理。考虑以下反映当今审计密集型和电子环境的步骤。

步骤1:增强日志记录和跟踪过程
甚至在HITECH之前，记录和跟踪ROI的请求是最重要的。HealthPort Technologies, LLC的ROI服务副总裁兼总经理Matt Rohs说，现在医院正在努力满足有意义的使用标准，恢复审计承包商(rac)和其他公司正在严格的时间期限内争夺信息，ROI专家必须在收到请求的那一刻就记录下来。

他说:“医疗机构必须有立即记录并开始跟踪请求的能力，这样，如果请求者有任何后续行动，你就能知道什么时候收到请求，状态是什么，以及是否有任何与之相关的并发症。”“跟踪系统应该允许你看到请求的整个发展阶段，直到它真正实现，然后在后台，允许你报告交易。”

德林克说，一个基本的手动跟踪系统是远远不够的。她说:“跟踪系统现在确实需要更加先进，技术确实需要达到更高的水平，以满足有意义的使用、披露报告能力的核算以及违规报告要求。”

专家表示，所有医院至少应该记录和跟踪每个请求的以下信息:

•收到请求的日期。

•谁或什么实体提出了信息请求。考虑一般类别，如合规(如rac)、支付相关(如商业保险公司和政府付款人)beplay最新备用网站、法律(如传票)和患者，Rohs说。

•要求的信息采用何种格式(例如，纸质还是电子)。请注意，如果患者要求他或她自己的诊断测试、问题列表、药物列表、过敏反应或程序列表的电子副本(这些信息以电子方式存储)，医院必须在三个工作日内提供这些信息，以满足有意义的使用标准。

•所要求的信息类型。特别是，标记诊断测试、问题列表、药物列表、过敏反应或程序列表的请求，因为当信息以电子方式存储且患者请求电子副本时，这些请求可能与有意义的使用有关。

•所要求的信息是否有任何限制。例如，根据HITECH，自费接受治疗和服务的患者有能力限制向第三方披露这些治疗和服务。

•信息存储的位置(如缩微胶卷、非现场、纸上或电子)。电子存储的信息可能会对有意义的使用产生影响，这取决于所要求的信息的类型和格式。

•请求必须满足每个州，联邦或HITECH要求的日期。

•请求完成的日期。

记录和跟踪请求很重要的原因有很多。例如，跟踪上面列出的信息可以让医院生成报告，证明他们已经达到了有意义的使用标准，Derlink说。

AHIMA专业实践资源经理、MHA、RHIA、CHPS Angela K. Dinh说，管理和跟踪限制尤其有助于确保HITECH的要求得到满足。例如，如果病人自掏腰包进行艾滋病毒检测，他或她有权限制雇主、健康保险公司和其他第三方提供这些信息。

“从系统和操作上来说，这将是一个挑战。你必须确保每发放一次，这都是一种限制物品。”他补充说，这种限制不适用于持续的护理。Dinh是HIM专业团队的一员，该团队负责创建新的AHIMA ROI实践简报，该简报将于今年晚些时候发布。实践概要将探讨电子环境中的ROI，包括生产力、周转时间和其他操作挑战。

Derlink说，限制信息带来了运营上的挑战，因为设施必须实施触发限制的机制。她补充说，会计和/或注册部门可能需要标记有特定限制的自费患者，并确保ROI专家和其他人了解患者的意愿。

步骤2:确定周转时间要求
有这么多不同的请求者，如果管理不当，跟踪周转时间需求可能是一场噩梦。考虑以下几点:

RAC信息请求
医院必须在请求函之日起45天内作出答复。

患者信息请求
根据HIPAA，医院有30天的时间做出回应;然而，这个时间框架通常不会提高客户的服务满意度，Rohs说。他说，邮寄请求的平均周转时间是三到五天，而预约请求通常在患者等待的当天就能得到满足。

•蒂尔曼对此表示赞同。他说:“如果病人或请求者认为医院不能有效地管理一个简单的PHI(受保护的健康信息)请求，他们就会开始质疑他们所得到的护理的其他方面。”

披露的会计处理
根据HIPAA，医院有60天的时间对披露账目的要求做出回应，如果需要，可以延长30天。然而，根据2011年5月31日HITECH法规下的披露会计建议，医院将只有30天的时间来回应这类请求，如果需要，可以延长30天，Dinh说。

与有意义使用相关的请求
Derlink说，如果医院试图满足有意义的使用标准，他们必须在三个工作日内提供诊断测试、问题清单、药物清单、过敏反应和程序清单的电子副本，假设这些信息是以电子方式存储的。如果患者要求其他类型的信息(与有意义的使用无关)，医院在技术上有30天的响应时间(根据HIPAA)，如果州法规更严格，则时间更短。

Derlink说，由于缩短了周转时间，可以考虑将与有意义的使用相关的请求与其他类型的请求分开。这不仅有助于确保效率，而且还有助于跟踪有意义的使用标准。她说:“如果你的系统不能以你需要的方式跟踪(信息)，你将做一个更繁琐的计算。”

MRO公司的合规和现场操作主管唐·哈德威克说:“我们将尽一切努力提供完整的请求，即使部分请求不符合(有意义的使用要求)。作为一家公司，我们也会努力把病人的最大利益放在心中。”beplay最新备用网站

其他要求和时间表
Rohs说，律师发出的传票也将包括具体的周转时间，商业保险公司和其他公司也会这样做，因此注意每个请求的要求很重要。

蒂尔曼说，ROI专家应该在每天结束时生成一份“待处理”报告，以确保他们不会在不经意间忽略任何根据周转时间要求本应在当天完成的请求。

步骤3:验证授权和检索信息
“我不认为HITECH会有什么改变。HIPAA确实定义了有效授权所需的内容，而HITECH规则只是简单地设置了违规通知流程和电子交付部分。这并没有改变获得访问权限的要求，”德林克说。

然而，会发生变化的是，患者和其他人可能会开始要求电子拷贝信息。根据HITECH，当医院使用电子病历时，无论医院是否试图满足有意义的使用标准，如果要求，患者有权获得电子格式的医疗记录副本。如果医院没有达到有意义的使用标准，三个工作日的周转时间将不适用;然而，Derlink说，HIPAA规定的30天时间框架(如果州规定更严格，则更短)将适用。

哈德威克说，电子书的需求还没有流行起来。在MRO每月处理的数千份申请中，很少有人要求电子交付。

专家表示，底线是医院需要设计一种提供电子信息副本的方法。考虑以下选项:

•加密CD, DVD，或拇指驱动器;

•加密电子邮件;

•患者门户;

•卫生信息交流;和

•一种电子传递模式，当信息可以下载、打印或刻录到CD时，接收方会收到一个警报。接收方会收到一个单独的机密电子邮件，其中包含访问信息的密码。

Dinh说，作为验证过程的一部分，ROI专家需要验证接收者是否具有接收信息的电子能力。例如，如果医院选择发送加密的电子邮件，则必须有人打电话来验证收件人是否具有接收电子邮件的技术能力。同样，如果患者要求将信息以CD或闪存驱动器的形式发送给另一个提供者，ROI专家将需要验证提供者是否有能力查看这些信息。

Rohs说，由于信息可以存储在各种媒体中，因此ROI专家能够及时轻松地识别信息来源非常重要。他补充说，主患者索引应该包括患者就诊类型和日期的综合记录，这样ROI专家就可以确定信息可能存在的位置。

第四步:制定计划处理披露信息的会计处理
除了要求电子信息外，患者可能还想知道谁访问了他们的信息以及为什么访问。德林克说，拟议的披露会计规则允许患者要求以下一项或两项。

披露的会计报告
根据建议，医院应能够基于以下具体原因生成披露会计报告:公共卫生活动、司法和行政程序、执法活动、军事和退伍军人活动，以避免对健康或安全的严重威胁、工人赔偿、提供公共福利的政府方案，以及受保实体尚未根据HITECH违规通知规则通知个人的不允许的披露。

披露的核算不包括治疗、支付和操作(TPO)以及有关虐待、忽视或家庭暴力受害者的披露;卫生监督活动;研究目的;验尸官、法医和葬礼承办人的遗属;捐献尸体器官、眼睛或组织;披露为总统和其他人提供保护服务的情况;以及法律要求的披露。

按照建议，每项披露的会计处理必须包括以下内容:

•披露的日期(或每项披露的大致日期或期间，包括至少一个月和一年)或描述性日期(例如，在解雇后的15天内);

•收到受保护健康信息的实体或个人的名称(和地址，如果知道的话);

•对披露信息类型的简要描述;和

•披露目的的简短声明(或要求披露的书面副本)。

访问报告
如提议的那样，医院应该能够生成一份访问报告，确定访问过电子指定记录集的每个人，而不管该人是受保实体的员工还是外部第三方。访问报告应该标识访问信息的人员或实体的日期、时间和名称。它还应该提供所访问的信息的描述，以及在信息可用的范围内用户的操作。

根据拟议规则，"查阅权报告将提供关于谁在指定记录集中查阅了受电子保护的健康信息的信息(包括出于治疗、支付和医疗保健业务目的的查阅)。虽然会计权将为某些目的向所涉实体及其商业伙伴以外的人提供关于披露指定记录集信息(无论是硬拷贝还是电子)的额外信息。访问报告的目的是允许个人了解特定人员是否访问了他们的电子指定记录集信息(它不会提供有关个人访问目的的信息)。相比之下，披露会计的目的是为最有可能影响个人的某些披露提供更详细的信息(‘全面会计’)。”

好消息是，大多数电子病历已经通过审计日志跟踪TPO的访问情况，因此这应该不会成为医院的运营负担，Derlink说。然而，她补充说，医院可能需要更新他们的隐私实践通知，并教育员工，患者可以要求披露账目或访问报告。

德林克说:“如果病人要求披露账目，他们只能获得他们尚未授权披露的信息。”他补充说，TPO的披露被明确排除在披露账目要求之外。

哈德威克说，尽管大多数患者还没有意识到他们可以要求一份披露账目，也可能要求tpo提交一份访问报告，但公众意识到这一点只是时间问题。他说:“我的猜测是，在头六个月到一年的时间里，这种情况将相当有限，然后会逐步发展。”

哈德威克补充说:“这是不祥之兆:这些规定不会变得不那么严格，因此，在披露信息时，这些机构有必要参与进来，确保所有的事情都做得井井有条。”“如果他们不这样做，他们就会给自己制造责任问题。”

第五步:复印收费
Rohs说，大多数州都有规定，规定医院可以对第三方要求的医疗记录副本收费。

“HIPAA要求的是，如果病人要求提供他们的医疗记录的副本，你可以要求他们补偿与制作该副本相关的成本，但你不能收取搜索和检索费用。你只能按每页收取与提出请求相关的成本相一致的费用，”他说。“因此，你必须有一些文件，表明你已经评估了与产生请求相关的成本，如果你要向病人收取副本费用，你必须有一个基础来支持这一点。”

然而，根据HITECH的拟议修改，当医院使用和维护电子病历，并且患者要求以电子格式复制记录时，医院可以收取人工成本。

“劳动力成本”这个词还没有定义;然而，德林克说，医院可以通过一个简单的数学公式来了解这可能需要什么。她说，用一小时内处理请求的平均数量除以实际劳动力成本，即平均员工处理请求的时薪，以及他们的福利和间接成本的百分比。

Derlink说:“作为ROI供应商，我们知道提供信息发布服务所涉及的人力成本非常高。“一般来说，你要查看记录和跟踪，验证请求，只发布授权信息，保护你的敏感信息，以及从电子病历中检索相关信息，然后完成这些信息，并以最机密和最有效的格式发布。”

医院在提供资料副本之前可能要求预付费用;然而，Rohs说，大多数医院选择将信息副本与发票一起发布。当发票未付时，有必要跟进以确保付款。他说，这既耗时又昂贵。

“ROI的平均发票约为40美元，对于大型医疗机构来说，这不是一个很大的数字，但你必须为低美元发票建立一个相对密集的收集流程。这确实是外包的最佳理由之一。外包商将有巨大的动力收取40美元，而医疗机构可能无法花费时间和资源来跟进，”Rohs说。

Lisa a . Eramo是罗德岛Cranston的自由撰稿人和编辑，专门研究医疗监管主题、HIM和医疗编码。