9月2017

转录趋势:HDS性能测量技巧
帕特里夏·金
郑重声明
第29卷第9页

尽管多年来经历了许多变化和技术进步，但医疗保健文档职业仍然生机勃勃。虽然许多医疗保健机构将转录工作外包给大型和小型医疗转录服务组织(mtso)，但仍有数量惊人的医疗保健组织保留了自己的员工队伍。这些机构和mtso都使用各种方法和指标来衡量其医疗保健文档专家(HDS)和质量评估(QA)工作人员的绩效。

面对日益严格的联邦法规、激励措施和惩罚措施，高质量的医疗记录比以往任何时候都更加重要。因此，衡量和管理HDS员工的绩效是至关重要的。

新的孩子在街区
除了与文件相关的更传统的任务外，还出现了一个新的角色:临床医生创建的文件完整性(CCDI)审核员。由于许多前端语音识别平台不保留语音文件，中纪委审计不进行录音。CCDI审核员是高级hds，他们的技能非常适合这项复杂的任务。

有资格进行此类审查的文件包括由临床医生或其代表直接输入电子病历的文件和使用前端语音识别创建的文件。越来越多的组织正在采用这种测量和维护高质量医疗记录的新方法，以支持患者安全和护理以及编码、计费、报销和医疗法律问题。

测量了
传统HDS角色的性能度量长期以来都是基于简单的度量标准。无论是评估仅负责传统转录的HDS，还是编辑后端语音识别的草稿文本的HDS，还是综合了这些技能的HDS，衡量的要素都是相同的:质量和生产力。(时间管理也可以考虑。)

软技能也必须考虑到绩效评估。最重要的是，必须记住每个HDS都是一个独特的人，具有不同的天赋、能力和行为特征。

组织必须有一个健全和全面的QA程序，具有明确定义的政策和程序，以及足够的劳动力来测量适当的和真正随机抽样的转录和编辑文件。该方案应易于理解并对所有工作人员完全透明;同样，它必须公平地交付。

一个成功的QA程序是基于对组织质量原则的清晰理解，考虑影响质量的因素，各种错误类别及其定义，以及评分方法，并根据可用资源保持严格的抽样指导方针。医疗保健文档完整性协会(AHDI)建议使用QA审计和评分来进一步教育hds，但不要将分数与薪酬挂钩。

正如医疗保健文档质量评估和管理最佳实践工具包中概述的那样，AHDI建议hds保持98%或更高的标准质量分数。此外，AHDI强调需要消除可能影响患者安全和护理的严重错误。

与传统的质量保证计划类似，CCDI计划必须具有一套质量原则，致力于减少可能影响患者安全和护理的严重错误。然而，由于与临床医生本身的直接互动，CCDI的原则可能与传统的质量保证计划略有不同。

测量工具
长期以来，生产力一直是以每小时转录或编辑的行数来衡量的，尽管有些工厂使用指定的分钟作为衡量标准。然而，从一分钟口述中转录或编辑的行数可能因口述作者的不同而有很大差异。因此，除非有非常认真的努力将不同的作者均匀地分布在hds中，否则口述分钟方法是比转录或编辑行方法更不准确的生产力度量。

根据组织的薪酬方法，在评估HDS绩效时可能会评估时间管理。当hds按他们转录或编辑的每一行或每一分钟付费时，就不太需要衡量时间管理。按小时支付HDS员工工资的机构可能更倾向于为其员工建立时间管理标准。例如，以12.5%的最大时间管理度量为例。这意味着每8小时工作日有1小时的非转录或非编辑时间，为HDS员工提供了累计1小时的管理时间，例如电子邮件和计时、术语研究、设备程序和EHR中的信息验证。它可能还包括带薪休假。

在CCDI项目中，审核员使用几个因素进行评估，例如确定了哪些错误类型以及确定的关键和非关键错误的数量。已经实施这些计划的组织已经开始监控质量和生产力，并为员工建立相应的标准。一些组织要求工作人员接受继续教育和/或获得注册卫生保健文件专家或认证卫生保健文件专家证书。

建议每隔一段时间(每周、每两周、每月或每季度)测量所有指标，并随时间跟踪。

质量审计
在幕后，QA审核员在HDS员工队伍中扮演着至关重要的角色。与其他HDS员工相比，衡量他们的表现可能具有挑战性。QA人员通常被认为是最熟练的hds，但他们也是人，会受到隐性偏见和偶尔的错误的影响。

对QA审核员进行评估，以确保他们的工作(审查并向HDS员工提供反馈)基于组织的QA计划是准确和一致的，这一点很重要。在多名专业人员执行QA的组织中，必须监督员工遵守政策和程序，以保持公平和平等的教育机会给他们所服务的HDS员工。

为了帮助实现这一目标，管理者可以审核几个随机文件，并要求每个QA人员独立地做同样的事情。将经理的“钥匙”与QA人员审核的文件进行比较，可能会发现不一致的地方和其他潜在问题，从而带来改进的机会。应与工作人员分享调查结果，寻求解决方案，制定行动计划，并跟踪正在进行的进展。这一过程应至少每季度进行一次，并定期进行。在小型组织中，经理可能会审查被审核的文件，只在必要时才听语音文件。错误应该被记录、测量，并与QA人员一起审查，以教育和评估绩效。

其他需要考虑的因素
虽然与传统HDS角色(转录和/或后端语音编辑)相关的各种指标可能看起来很简单，但这些指标相互作用，并且当与其他品质、技能集和特征相结合时，会产生关于性能的各种结论。

例如，HDS可能以最低的生产力标准生产，但他或她的质量可能是例外的，很少询问QA人员。同时，另一个具有相同生产力和质量标准的HDS可能会向QA发送高比例的文档。举个进一步的例子，HDS可能工作效率很高，但很难达到最低QA分数，或者在时间管理方面有困难。在这群人中，谁做得最好?

值得一试
QA人员的表现很难衡量。管理人员可能需要创造性地设计一种在他们的特定环境中行之有效的方法。中纪委审核员的作用仍处于起步阶段，衡量这一重要劳动力绩效的指标和其他手段正在开发中。

评估所有这些指标，再加上考虑软技能和行为特征，对HDS经理来说，充其量是一项复杂而耗时的工作。然而，这项看似艰巨的任务是确保患者安全和优质护理的重要和必要因素。当HDS经理衡量他们独特的才华和关键员工的表现时，这是激励和激励他们的因素。

Patricia (Patt) King是亚利桑那州图森市图森医疗中心HIM转录部的经理。King于2015年参与了AHDI薪酬最佳实践工具包的创建，2016年担任后端语音识别实施最佳实践工具包的联合主席，现任AHDI经理-主管联盟主席和QA最佳实践工作组联合主席(2017年)。