9月2016

第411号传票
基思·洛里亚
郑重声明
第二十八卷第九页

当医院的医疗记录被送达通知时会发生什么?

AHIMA将合法健康记录定义为在医疗保健组织或为医疗保健组织生成的文件，作为其业务记录，并指定为应要求发布的记录。

当医院的电子病历被传唤时，该组织可能面临与纸质环境中存在的问题不同的问题。例如，发布电子患者数据和纸质记录之间有什么区别?电子病历的哪些部分应该公布?电子数据的打印输出是否可以作为诉讼中的可采证据?

“当传票来的时候，你需要做的第一件事就是核实传票是针对你的管辖范围，”安吉拉·罗斯说，他是MHA, RHIA, CHPS, FAHIMA, AHIMA的HIM实践卓越主管。“还有一些事情是你肯定想要寻找和核实的，比如病人在传票要求的日期是否真的是病人。”

了解规则
伊利诺伊州中西部医疗记录协会(Midwest Medical Records Association)的HIM顾问克里斯汀·里斯(Christine Rys)指出，首先，在回答传票时必须遵守联邦和州法律。“每个州都略有不同，了解这些差异很重要，”她说。“每个医疗机构也可能有自己的解释，应该就这些细节咨询他们的法律部门。”

Karen Gallagher Grant, RHIA, CHP，总部位于马萨诸塞州的MRA健康信息服务的首席运营官，一个信息发布供应商，注意到所有的传票都应该由警察亲手送到医院的一个中心位置。她说:“一份有效的传票必须由法院书记员、公证人或治安法官签发并签署，必须写明法院的名称、诉讼的标题，并支付证人费。”

MRA负责信息披露管理的副总裁凯西•戈登(Kathy Gordon)表示，医疗卫生部门接受传票的人员必须仔细检查。她说:“他们应该确定这实际上是针对医疗卫生部门的，他们正在寻找的是医疗记录，而不是账单或人力资源记录。”“他们真的需要花点时间仔细检查，而不是给它起个名字，然后把它堆在一起处理。”

在MRA收到的一份传票中，措辞含糊，只要求“记录”。这份文件经过审查后发现，它与医疗信息毫无关系——它寻求的是一份人事档案。在这种情况下，卫生保健组织必须谨慎行事，否则其行为可能被视为违反受保护的健康信息。

戈登说:“你真的需要专业的健康信息专家来发布这些信息，因为它很复杂。”“有时你必须与合规官员交谈，有时你必须与律师交谈，而在一些医院，你beplay最新备用网站没有专业人员来做这件事，这可能会导致问题。”

还应注意传票的到期日。Rys说，这些都是时间敏感的文件，不能与其他类型的请求混在一起，因为它们可能会在混乱中丢失，并补充说，提供者还必须确定是否需要法院命令或患者授权。她说，律师事务所可能不明白传票没有履行的原因。例如，当传票要求提供“任何和所有”送达日期时，记录可能需要从场外存储设施中提取，从而延长了处理时间。

里斯说要警惕不正确的授权表格。如果有空白，就不应该填写。例如，如果病人的记录包含敏感信息或医院指示，某些传票要求提供病人的授权表(即工人赔偿表)。

Verisma系统公司负责客户业务的副总裁朱莉娅·阿普尔盖特(Julia Applegate)说，供应商最常犯的错误是接受律师的请求，而律师签名的似乎是有效的摘要编号，而不是法院官员。

“在很多情况下，律师试图让请求看起来更正式。但如果没有患者或合法授权代表的授权，医疗服务提供者就会错误地处理请求。”“我们的团队使用一份清单来验证任何传票请求。”

传票核对表
根据Applegate的说法，大多数组织都遵循传票的一般指导方针，尽管一些医疗机构有更严格的指导方针，在检查清单上附加了更多的保障措施，其中包括以下信息:

•法院名称;

•原告和被告的姓名;

•发出传票的律师的姓名和电话号码;

•诉讼摘要或民事诉讼编号;

•诉讼的日期、时间和地点(审判传票要求24小时通知，而证据开示传票要求10天通知);

•所寻求的具体文件(例如，规定时限的医疗记录);

•对方律师的复印件;

•在指定的取证日期之前，传讯的证据不得出示或出示，如果被传讯人被告知撤销传讯的动议已经提交，他或她不得出示或出示证据，直到法院下令或诉讼各方同意出示或出示证据。(这不适用于审判传票或法院命令。);和

•被授权发出传票的人的签名。

挑战无处不在
在大多数情况下，传票是相当老套的，但是当提供者试图满足请求时，可能会出现许多挑战，首先是及时收集所有信息。

“假设医生还没有完成记录中的报告。这就产生了一个问题，因为在最终确定之前你不能释放它，我们必须找到医生，”戈登说。“此外，现在大多数医疗机构都有电子病历，我们正在处理混合病历。这本身就是一个挑战，因为你必须获得硬拷贝和电子拷贝，并将所有内容合并在一起。”

发布过多的信息也会带来问题。罗斯指出，在执行传票请求时，HIM专业人员应该准确地提供所要求的内容，不能多也不能少。

“这可能是一个灰色地带，因为最低需求的定义并不完全明确。对一个组织的意义对另一个组织可能有完全不同的意义。”“因此，你最终可能会发布比需要的更多的信息，这将违反最低必要原则。”

授权也可能是危险的。它是否必须与传票一起出现在法庭上取决于各州的法律，甚至这也不是直截了当的。“例如，在俄克拉何马州，授权必须伴随着传票，否则你不能发布信息，”罗斯说。“最近，民权办公室(Office for Civil Rights)发布了有关准入的指导意见，这让人们对什么是患者请求、什么是授权产生了一些困惑。”

发送或不发送
并不是所有的传票都应该遵守。戈登说，事实上，MRA去年收到的近40%的传票都因各种原因遭到了反对。有些没有包含病人的出生日期，有些没有要求提供服务日期，还有一些则要求提供不允许公布的信息。

例如，格兰特指出，如果记录包含特权或敏感信息，传票就不适用。她说:“如果没有正确送达或邮寄，那是不可接受的。”“还应提供保险函。”

罗斯说，除非得到病人的适当授权，否则不应填写要求心理治疗记录或酒精和药物滥用记录的传票。她说:“这些国家有单独的法律为(病人)提供进一步的保护，所以很多时候我们需要法院的命令。”

在这种情况下，必须向要求提供信息的律师发出反对信，解释为什么不能发布信息以及为什么不能处理传票。“责任在律师身上。他们有责任获得法院命令或患者授权，”格兰特说。“我们的责任就是把这封信寄出去。”

医疗保健组织通常很难理解遵循法院指令和遵守HIPAA法规之间的灰色地带。只要传票由具有适当管辖权的法官签署，根据司法或行政法庭的命令发出的传票就凌驾于任何HIPAA义务之上。然而，格兰特说，如果签署法院命令的法官不在州内，医疗保健机构就没有义务对传票作出回应。

修订信息
阿普尔盖特说，一些医疗机构可能会修改文件，但大多数州通常不会修改特定页面上列出的实际信息。相反，如果没有涵盖/授权，文件将从记录中全部删除。

阿普尔盖特引用了一个案例，在这个案例中，被请求的记录中包含了健康信息，指出存在艾滋病毒和其他性传播疾病。传票被迅速退回给请求方，并要求获得支持授权，以涵盖敏感信息的发布。在一周内，向工厂提供了有效的授权，记录未经修订就发布了。

阿普尔盖特说:“如果由于法定保护的信息不在传票范围内而有必要进行编辑，提供者可以退回要求患者授权的请求，其中包括受保护的信息。”“有几个州的一些供应商通常会使用民权办公室的工具编辑整个图表中的所有信息。”

对编校技术感兴趣的卫生保健组织除了联邦工具之外还有其他选择。例如，Verisma提供了一个审查解决方案，可以帮助用户定位受法律保护的信息，并在处理和发布之前识别那些需要更多信息或授权的请求/传票。

MRA的信息披露管理主管Ann Dooley表示，传票中的信息通常不会被编辑，并补充说，如果存在敏感信息问题，组织应该首先通过提交反对信来回应。她说:“如果有法院命令回应，说我们需要编辑受法律保护的信息，在这种特殊情况下，我们会这样做。”“还有一些时候，部门主任会直接告诉我们需要修改，我们也会这样做。”

Rys建议组织在编辑敏感信息之前寻求患者授权或法院命令。她指出:“编辑过于主观，可能出现的错误可能会使医疗机构面临诉讼。”

据罗斯说，请求者可能不确定他们需要的确切信息，所以他们会要求病人的全部病史。结果，HIM部门浪费了时间和资源。开放的沟通方式可以解决这个问题。罗斯说:“很多时候，与请求者交谈将有助于缓解所有这些问题，并弄清楚真正需要的是什么——实验室结果或某个日期的东西——这节省了时间。”“但是，你不能只是拿走信息。”

在求和
在大多数情况下，传票具有优先地位，如果有效，则立即执行。然而，阿普尔盖特说，在某些情况下——取决于机构的观点——传票直到截止日期前几天才履行，意图在确切的截止日期交付。虽然这种策略并不常见，但当一个机构认为对方律师应该有合理的机会撤销一项动议时，这是一项协议。

谈到传票，罗斯指出，遵守传票很重要，但同样重要的是，只有在要求符合所有标准的情况下才这样做，包括签名、盖章和文件。这可以归结为一系列的制衡。

“很多时候，你可能已经见过病人，但他们要求的服务日期并不是他们在那里的日子，他们可能只是把它发送到错误的地方。你不会主动提供他们没有要求的信息，”罗斯说。“当涉及到更敏感的信息时，确保你知道法律。对于所有传票，你都要确保你的满意保证是按照HIPAA的要求完成的。”

传票的发出有许多不同的原因，并要求提供多种类型的患者信息。因此，这可能是一个混乱的过程，使得HIM部门确保每个请求都有效变得更加重要。

基思·洛里亚是弗吉尼亚州奥克顿的一名自由撰稿人。